Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiuz 28 lipca 2026 r., sygn. akt IV SA/Wr 268/25

Uzasadnienie

Zaskarżoną decyzją z dnia 28 lutego 2025 r. nr DNK.SSD.4043.3.2025.JŻ Prorektor ds. Badań Naukowych Uniwersytetu Wrocławskiego (dalej: organ II instancji, organ odwoławczy) działając na podstawie art. 104 i art. 107 oraz art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz.U. z 2024 r., poz. 572 z późn. zm., dalej: k.p.a.) w związku z art. 197 ust. 4 i 5 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawdo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2017 r., poz. 2183 ze zm., dalej: p.s.w.) w zw. z art. 279 ust. 1 ustawy z dnia 3 lipca 2018 r. Przepisy wprowadzające ustawę- Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 r., poz. 1669, z późn. zm., dalej: p.w.p.o.s.w.)), § 24 ust. 1 (uchwała nr 61/2017 Senatu Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 26 kwietnia 2017 r. w sprawie Regulaminu studiów doktoranckich w Uniwersytecie Wrocławskim (z późn. zm.), po rozpoznaniu odwołania M. S. (dalej: Strona, Skarżąca), utrzymał w mocy decyzję Kierownika Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. (dalej: organ I instancji) z dnia 30 września 2024 r., nr WNHP.4043.3.2024.248834. MW o skreśleniu Skarżącej z listy uczestników Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. Uniwersytetu Wrocławskiego z powodu niewywiązania się z obowiązków doktoranta.

Organ I instancji decyzją z dnia 30 września 2024 r., nr WNHP.4043.3.2024.248834. MW działając na podstawie art. 279 ustawy z dnia 3 lipca 2018 r. - Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r., poz. 1669, z późn, zm,); art. 104 i art. 107 k.p.a., § 24 ust.1 uchwały nr 61/2017 Senatu Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 26 kwietnia 2017 r. w sprawie Regulaminu studiów doktoranckich w Uniwersytecie Wrocławskim skreślił Skarżącą z listy uczestników Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. Uniwersytetu Wrocławskiego.

W uzasadnieniu wskazał, że niewywiązane się z obowiązków doktoranta, tj. niezłożenie w wymaganym terminie kierownikowi studiów doktoranckich rocznej karty przebiegu studiów doktoranckich za rok akademicki 2023/2024, co spowodowało niezaliczenie czwartego (przedłużonego) roku studiów. Mając powyższe na uwadze orzekł jak na wstępie.

W odwołaniu od powyższej decyzji Skarżąca wskazała, że zgodnie z § 56 ust. 1 i ust. 2 Regulaminu studiów Uniwersytetu Wrocławskiego (Uchwała Senatu Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 24 kwietnia 2024 r.) Dziekan obligatoryjnie skreśla studenta (a także doktoranta studiów doktoranckich będącego studentem studiów doktoranckich) w przypadkach przewidzianych w katalogu zamkniętym, wyszczególnionym w § 56 ust. 1, do których zalicza się: niepodjęcie studiów, rezygnacji ze studiów w formie pisemnej, niezłożenia w terminie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego, ukarania karą dyscyplinarną wydalenia z Uczelni. Jest to katalog ściśle określony i o charakterze zamkniętym i tylko w tych wypadkach przewidzianych w § 56 ust. 1 Regulaminu studiów Uniwersytetu Wrocławskiego Dziekan zmuszony jest do tego, aby skreślić studenta i nie może się posłużyć uznaniem administracyjnym. Żadna z tych przesłanej nie dotyczy jej sytuacji.

W pozostałych przypadkach, przewidzianych w § 56 ust. 2 Regulaminu studiów Uniwersytetu Wrocławskiego Dziekan ma możliwość, ale nie obowiązek, skreślenia z listy studentów. Sytuacje te dotyczą takich okoliczności Jak: stwierdzenie braku postępów w nauce, nieuzyskania zaliczenia semestru lub roku, niewniesienia odpowiednich opłat, stwierdzenia braku udziału w zajęciach obowiązkowych. Podobnie zgodnie z art. 24 ust. 1 Regulaminu Studiów Doktoranckich UWr Dziekan może, ale nie musi, a więc pozostaje to w gestii uznania administracyjnego Dziekana, skreślić doktoranta z listy doktoranta w przypadkach przewidzianych w § 18 ust. 1 Regulaminu Studiów Doktoranckich UWr.

Skarżąca wskazała, że niewątpliwie faktem jest, iż naruszyła § 18 ust. 1 pkt 2 Regulaminu Studiów Doktoranckich UWr w taki sposób, iż nie złożyła w wymaganym terminie rocznej karty przebiegu studiów doktoranckich. Jednakże stało się to z przyczyn całkowicie od niej niezależnych, ponieważ w okresie tym, tj. od połowy sierpnia 2024 r. do końca września 2024 r. i w kolejnych dniach października cierpiała bardzo na poważne zachorowanie, które początkowo wydawało się niegroźnym letnim przeziębieniem, a pod koniec sierpnia 2024 r. przeistoczyło się w zapalenie płuc, oskrzeli oraz krtani powikłane ropowicą i znaczną opuchlizną szyi. Zmuszona była zażywać w; tym okresie bardzo duże ilości leków, w tym silnych antybiotyków, kilku na raz, cierpiała na wysoką gorączkę i praktycznie nie wstawała, jedynie po to, aby załatwić swoje najpilniejsze biologiczne potrzeby.

Z tej przyczyny nie była w stanie dopilnować terminu złożenia rocznej karty rozliczeniowej na studiach doktoranckich. Do wniosku załącza stosowne zaświadczenia lekarskie, w tym dwa zaświadczenia od lekarza sądowego, który ją w tamtym okresie diagnozował i potwierdził chorobę. W tej sytuacji nie była w stanie złożyć stosownych dokumentów w wymaganym terminie, zwłaszcza, że jej Pani Promotor, gdy niezwłocznie po częściowym wyzdrowieniu i jeszcze przed zakończeniem zwolnień lekarskich próbowała się wielokrotnie skontaktować w celu uzupełnienia dokumentacji, w tym rocznej karty przebiegu studiów doktoranckich odmówiła współpracy, stwierdzając, że "nic ja to nie obchodzi, że chorowałam". Skarżąca wskazała, że jest jej niezmiernie przykro w związku z takim obrotem sytuacji, albowiem jej choroba miała poważny przebieg, jest udokumentowana i miała charakter długotrwały (wielotygodniowy).

Dodatkowo cierpi na szereg przewlekłych problemów zdrowotnych, znajduję się w szczególnie trudnej sytuacji życiowej i żyje na granicy ubóstwa bez możliwości zaspokojenia podstawowych potrzeb w stopniu wystarczającym dla regeneracji organizmu. Nie ma nikogo, kto stanowiłby dla niej pełne wsparcie w tej sytuacji.

Ma nadzieję, że powyższe okoliczności przemawiają za umożliwieniem jej kontynuowania studiów doktoranckich. Jest zdeterminowana, aby dołożyć wszelkich starań i zakończyć przygotowanie rozprawy doktorskiej. W roku akademickim 2023/24 poczyniła znaczące postępy w przygotowywaniu rozprawy doktorskiej, m.in. opracowałam artykuł naukowy, narzędzie badawcze (stworzone samodzielnie od podstaw) oraz przygotowywała część teoretyczną i metodologiczną rozprawy doktorskiej. Prosi o ponowne rozważenie tej decyzji oraz danie jej szansy na ukończenie studiów. Nie będzie w stanie sfinansować samodzielnie kosztów związanych z obroną pracy doktorskiej z uwagi na stan zagrożenia ubóstwem, w którym się znajduje.

Zaskarżoną decyzją z dnia 28 lutego 2025 r. organ odwoławczy, po rozpoznaniu odwołania Skarżącej, utrzymał w mocy decyzję organu I instancji z dnia 30 września 2025 r.

W uzasadnieniu organ odwoławczy wskazał, że:

1. I. W wyniku zgromadzonego w przedmiotowej sprawie materiału dowodowego - znajdującego się w aktach sprawy - ustalono następujące fakty:
2. 1. Skarżąca rozpoczęła studia doktoranckie w Instytucie P. Uniwersytetu Wrocławskiego Sn roku akademickim 2018/2019 z dniem 01.10.2018 r.
3. 2. Dwukrotnie w trakcie kształcenia wystąpiła do kierownika studiów doktoranckich z wnioskiem o przedłużenie okresu odbywania studiów doktoranckich z uwagi na uzasadnioną konieczność prowadzenia długotrwałych badań naukowych. Obydwa wnioski zostały zaopiniowane pozytywnie przez promotora. W wyniku złożonych wniosków Skarżąca otrzymała dwukrotnie pozytywną decyzję kierownika studiów doktoranckich w sprawie przedłużenia okresu odbywania studiów doktoranckich na rok akademicki 2022/2023 (decyzja nr WNHP.4042.47.2022.248834 z dnia 30.09.2022 r.) oraz na rok akademicki 2023/2024 (decyzja nr WNHP.4042.18.2023.248834.MW z dnia 13.10.2023 r.).
4. 3. W dniu 03.09.2024 r. do Skarżącej została wysłana przez pracownika dziekanatu drogą mailową wiadomość przypominająca o obowiązku złożenia karty przebiegu studiów doktoranckich wraz niezbędnej do zaliczenia roku akademickiego 2023/2024. Wiadomość zawierała również informację, że zaliczenie w systemie USOS, po wcześniejszym uzyskaniu zaliczenia przez kierownika studiów doktoranckich musi nastąpić najpóźniej do 30 września 2024 r. roku akademickiego oraz iż w przypadku niezłożenia wymaganych dokumentów w terminie, nastąpi skreślenie z listy doktorantów.
5. 4. W związku z niezłożeniem przez Skarżącą w wymaganym terminie karty przebiegu studiów doktoranckich zaopiniowanej przez promotora, niezbędnej do zaliczenia roku akademickiego 2023/2024 studiów doktoranckich kierownik studiów doktoranckich podjął decyzję o skreśleniu Skarżącej z listy uczestników Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. Uniwersytetu Wrocławskiego.
6. 5. W dniu 30.09.2024 r. Kierownik Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P.i wydał decyzję nr WNHP.4043,3.2024.248834.MW w sprawie skreślenia Skarżącej z listy uczestników Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P.i Uniwersytetu Wrocławskiego z powodu niewywiązana się z obowiązków doktoranta, tj. niezłożenia w wymaganym terminie kierownikowi studiów doktoranckich rocznej karty przebiegu studiów doktoranckich za rok akademicki 2023/2024, co spowodowało niezaliczenie czwartego (przedłużonego) roku studiów.
7. 6. W dniu 05.11.2024 r. do Uniwersytetu Wrocławskiego wpłynęło odwołanie Skarżącej od decyzji nr WNHP.4043.3.2024.248834.MW z dnia 30.09.2024 r. Kierownika Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. w sprawie skreślenia z listy uczestników Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. Uniwersytetu Wrocławskiego. Odwołanie zaadresowane do Dziekana Wydziału N. Uniwersytetu Wrocławskiego zostało przekazane przez Skarżącą drogą elektroniczną na adres poczty uniwersyteckiej pracownika dziekanatu Wydziału N. Uniwersytetu Wrocławskiego. Odwołanie od decyzji zawierało załączniki, tj. skan karty przebiegu studiów doktoranckich za rok akademicki 2023/2024 - bez wymaganej opinii i podpisu promotora w zakresie przebiegu pracy naukowej doktorantki w roku akademickim 2023/2024 i w zakresie stopnia zaawansowania jej pracy doktorskiej oszacowanej na 40% przez Skarżącą. Złożone drogą elektroniczną przez doktorantkę odwołanie nie zostało uwierzytelnione podpisem elektronicznym.
8. 7. W związku z powyższym do Skarżącej zostało wysłane w dniu 22 listopada 2024 r. listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (data sporządzenia wezwania 19 listopada 2024 r.) wezwanie do uzupełnienia braków formalnych odwołania z dnia 5 listopada 2024 r. poprzez złożenie odwołania w formie zgodnej z art. 63 § 3 k.p.a., tj. opatrzenie odwołania własnoręcznym podpisem w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia niniejszego wezwania pod rygorem pozostawienia odwołania bez rozpoznania.
9. 8. W związku z niepodjęciem z poczty wezwania przez Skarżącą i datą pierwszego zawiadomienia (awiza) w dniu 26 listopada 2024 r. ostateczny termin na uzupełnienie braków formalnych odwołania upływał w dniu 17 grudnia 2024 r.
10. 9. W dniu 30 grudnia 2024 r. odwołanie Skarżącej opatrzone własnoręcznym podpisem, nieprawidłowo przez nią zaadresowane, wpłynęło drogą pocztową do Instytutu H., skąd następnie w dniu 30 grudnia 2024 r. zostało przekazane do dziekanatu Wydziału N. Uniwersytetu Wrocławskiego, Odwołanie zostało nadane w placówce P. w dniu 17 grudnia 2024 r. (data stempla pocztowego na kopercie), tj. w ostatnim dniu przewidzianym na uzupełnienie braków formalnych. Do odwołania dołączone zostały: roczna karta przebiegu studiów doktoranckich za rok akademicki 2023/2024 opatrzona własnoręcznym podpisem - bez wymaganej opinii i podpisu promotora w zakresie przebiegu pracy naukowej doktorantki w roku akademickim 2023/2024 i w zakresie stopnia zaawansowania jej. pracy doktorskiej oraz kserokopie dokumentacji medycznej, tj. kserokopie zaświadczeń I zwolnień lekarskich, skierowania do szpitala, karty informacyjnej pacjenta.
11. 10. W wyniku złożonego przez Skarżącą odwołania zaadresowanego do dziekana Wydziału N. Uniwersytetu Wrocławskiego, dziekan przekazał powyższe odwołanie wraz z załącznikami do kierownika Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. i promotora oraz poprosił o ustosunkowanie się do przedłożonej przez Skarżącą dokumentacji i wydania opinii.
12. 11. W wyniku złożonego odwołania promotor - dr hab. D. B. prof. UWr wydała jednoznacznie negatywną opinię w sprawie postępów w przygotowaniu pracy doktorskiej w roku akademickim 2023/2024 przez Skarżącą (opinia dr hab. D. B. prof. UWr z dnia 11.01.2025 r. i 14.01.2025 r.). Promotor w swojej opinii wskazała, iż w dniu 26.09.2023 r. wysłała do Skarżącej e-mail, w którym przedstawiła plan realizacji pisania pracy doktorskiej na rok akademicki 2023/24. W dniu 7.12.2023 r. promotor przypomniała Pani S. o przesłaniu części teoretycznej pracy doktorskiej, której nie otrzymała. Według opinii promotora w semestrze letnim roku akademickiego 2023/2024 Skarżąca przystąpiła do opracowania części metodologicznej pracy doktorskiej. Podjęła próbę sformułowania pytań do kwestionariusza przeznaczonego do badania stylu przywiązania do rodziców. Wyniki uzyskane od uczniów pozwoliłyby na ocenę właściwości psychometrycznych metody. Niestety nie udało się Skarżącej przeprowadzić badań tą metodą wśród uczniów szkół ponadpodstawowych. Powody nieprzeprowadzenia tych badań Skarżąca podała w e-mailu w dniu 1.07.2024 r. W miesiącu lipcu 2024 r. na prośbę Skarżącej promotor wyraziła zgodę na przedłużenie terminu oddania napisanej części teoretycznej i metodologicznej pracy doktorskiej na koniec sierpnia 2024 r., będącej podstawą do zaliczenia studiów doktoranckich w roku akademickim 2023/24. W dniu 29.08.2024 r. promotor otrzymała email od Skarżącej Informujący o nienapisaniu części teoretycznej i metodologicznej pracy doktorskiej. W konkluzji opinii promotor wskazała, że Skarżąca nie zrealizowała zadania, do którego się zobowiązała 26.09,2023 r. Korespondencja pomiędzy promotorem, a Skarżącą została dołączona do opinii promotora.
13. 12. Po wnikliwym przeanalizowaniu złożonego przez Skarżącą odwołania i zapoznaniu się z opinią promotora, kierownik Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P.i zarekomendowała negatywne zaopiniowanie odwołania, Podstawą negatywnej rekomendacji był fakt, że Skarżąca nie zrealizowała w roku akademickim 2023/2024 zadań, które zostały jej wyznaczone przez jej promotora. Dodatkowo, biorąc pod uwagę czas trwania studiów Skarżącej, tj. 6 lat (z uwzględnieniem dwukrotnego przedłużenia studiów), wykazane przez Skarżącą w karcie przebiegu studiów doktoranckich 40% postępu w realizacji pracy doktorskiej wydało się niewystarczające na złożenie pracy w terminie (opinia kierownika studiów doktoranckich z dnia 09.01.2025 r. i 21.01.2025 r.).
14. 13. Biorąc pod uwagę negatywne opinie zarówno kierownika studiów doktoranckich, jak i promotora pracy doktorskiej Skarżącej oraz po wnikliwym przeanalizowaniu złożonego odwołania od decyzji kierownika w sprawie skreślenia Skarżącej z listy uczestników Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. Uniwersytetu Wrocławskiego, dziekan Wydziału N. Uniwersytetu Wrocławskiego stwierdził, że Skarżąca nie zrealizowała w odpowiednim cyklu pracy doktorskiej, a poziom zaawansowania jej pracy doktorskiej po sześciu latach studiów doktoranckich został przez nią oszacowany na 40 %. Sugeruje to podtrzymanie decyzji o skreśleniu z dnia 30.09.2024 r. 14.Zawiadomieniem z dnia 5 lutego 2025 r. poinformowano Skarżącą o możliwości zapoznania się z materiałem dowodowym w terminie 7 dni. Do dnia sporządzenia niniejszej decyzji Skarżąca nie zapoznała się z pełną dokumentacją sprawy i nie złożyła żadnego dodatkowego wniosku.

Następnie organ odwoławczy wskazał, że po przeanalizowaniu zgromadzonego w przedmiotowej sprawie materiału dowodowego znajdującego się w aktach sprawy, tj. akt doktoranckich dokumentujących przebieg studiów doktoranckich Skarżącej, przedłożonej wraz z odwołaniem przez Skarżącą karty przebiegu studiów doktoranckich za rok akademicki 2023/2024 oraz załączonej kserokopii dokumentacji medycznej (zaświadczenia lekarskiego, zwolnienia lekarskiego, karty informacyjnej pacjenta), opinii kierownika Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P., opinii promotora i dziekana Wydziału N. Uniwersytetu Wrocławskiego oraz argumentacji zawartej w odwołaniu, ustalono, że:

1. 1. Kwestie formalnoprawne związane ze skreśleniem z listy uczestników studiów doktoranckich uregulowane zostały w art. 197 ust. 4 i 5 p.s.w w zw. z art. 279 ust. 1 ustawy z dnia 3 lipca 2018 r. Przepisy wprowadzające ustawę Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Zgodnie z treścią art. 197 ust. 1 p.s.w doktorant jest obowiązany postępować zgodnie z treścią ślubowania i regulaminem studiów doktoranckich. Do podstawowych obowiązków doktoranta, poza obowiązkami określonymi w art. 197 ust. 1 należy realizowanie programu studiów doktoranckich oraz prowadzenie badań naukowych i składanie sprawozdań z ich przebiegu, co wynika z art. 197 ust. 2 p.s.w. Doktoranci, którzy nie wywiązują się z wymienionych powyżej obowiązków, zgodnie z art. 197 ust. 4 p.s.w, mogą zostać skreśleni z listy uczestników studiów doktoranckich. Decyzję o skreśleniu podejmuje kierownik studiów doktoranckich. Do decyzji podejmowanej w powyższym przedmiocie, zgodnie z art. 207 ust. 1 p.s.w, stosuje się odpowiednio przepisy k.p.a. Odesłanie, w treści art. 207 ust. 1 p.s.w, do odpowiedniego stosowania przepisów k.p.a. oraz użyte w przepisie art. 197 ust. 4 p.s.w sformułowanie "mogą zostać skreśleni" oznacza, że zgodnie z wolą ustawodawcy decyzja o skreśleniu doktoranta z listy uczestników studiów doktoranckich podejmowana jest w ramach uznania administracyjnego.
2. 2. Zgodnie z art. 195 ust. 4a p.s.w oraz ust. 1 Regulaminu studiów doktoranckich w Uniwersytecie Wrocławskim studia doktoranckie trwają nie krócej niż dwa i nie dłużej niż cztery lata. Dokumentacja sprawy wskazuje, że do dnia wydania zaskarżonej decyzji Skarżąca nie zakończyła studiów doktoranckich.
3. 3. Stosownie do par. 18 ust. 1 pkt. 2 Regulaminu studiów doktoranckich w Uniwersytecie Wrocławskim (Uchwała nr 61/2017 Senatu Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 26 kwietnia 2017 r. w sprawie Regulaminu studiów doktoranckich w Uniwersytecie Wrocławskim z późn, zm.) "uczestnik studiów doktoranckich zobowiązany jest do: 2) realizacji obowiązującego programu studiów, prowadzenia badań naukowych i składania kierownikowi studiów doktoranckich w ustalonym terminie rocznej karty przebiegu studiów doktoranckich".
4. 4. Skarżąca błędnie przyjęła w odwołaniu, że do oceny podstawy skreślenia z listy doktorantów ma zastosowanie Regulamin studiów Uniwersytetu Wrocławskiego. Ten wewnątrzuczelniany akt prawny, przyjęty Uchwałą Nr 68/2024 Senatu Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 24.04.2024 r., nie ma zastosowania do studentów studiów doktoranckich, Ponadto, jak wynika z § 2 Uchwały, Regulamin wszedł w życie z dniem 1 października 2024 r. a więc już po wydaniu decyzji z dnia 30.09.2024 r. o skreśleniu Skarżącej z listy doktorantów.
5. 5. Analiza akt administracyjnych sprawy prowadzi do uznania, że organ orzekający w sprawie wnikliwie ustalił i ocenił okoliczności faktyczne związane ze statusem Skarżącej jako doktorantki w sposób uprawniony, z odniesieniem do stosownych regulacji normatywnych wskazał, że w przypadku Skarżącej nie było podstaw do zaliczenia roku studiów. Organ w sposób prawidłowy przyjął, na podstawie całokształtu okoliczności faktycznych sprawy, w tym kwestii zgłaszanych przez Skarżącą, że powyższe stanowi uzasadnioną podstawę do wydania decyzji w przedmiocie skreślenia z listy uczestników studiów doktoranckich. Zaskarżona decyzja wynika z wszechstronnego i dogłębnego rozważenia wszystkich okoliczności faktycznych sprawy oraz w należyty sposób ważny Interes społeczny i słuszny interes strony (art. 7 k.p.a.).
6. 6. W ocenie organu odwoławczego - ustalonej w rezultacie zbadania stanu faktycznego sprawy - stwierdza się, że decyzja Pani Kierownik Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. w sprawie skreślenia Skarżącej z listy Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. Uniwersytetu Wrocławskiego jest faktycznie i prawnie zasadna.

W świetle powyższego organ odwoławczy stwierdził, że w roku akademickim 2023/2024 Skarżąca nie wywiązała się z obowiązków doktoranta, o których mowa w § 18 ust. 1 pkt. 2 Regulaminu studiów doktoranckich w Uniwersytecie Wrocławskim. Należy zatem przyjąć, że decyzja o skreśleniu - jako zgodna z obowiązującymi przepisami prawa oraz Regulaminem studiów doktoranckich w Uniwersytecie Wrocławskim - jest faktycznie i prawnie zasadna.

Organ II instancji wskazał że w świetle - wskazanego w niniejszym uzasadnieniu - wyczerpująco zgromadzonego i ponownie wszechstronnie zbadanego materiału dowodowego w postępowaniu odwoławczym, utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję z dnia 30.09.2024 r. skreślającą Skarżącą z listy doktorantów Studiów Doktoranckich Uniwersytetu Wrocławskiego.

Na powyższą decyzję z dnia 28 lutego 2025 r. skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu złożyła Skarżąca wnosząc o uchylenie w całości zaskarżonej decyzji jako dalece krzywdzącej i wysoce niesprawiedliwej. Ponadto wniosła o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodów wynikających z treści pozwu na wskazane okoliczności, prowadzenie postępowania w trybie jawnym, na rozprawie oraz o zwolnienie od kosztów procesowych z uwagi na bardzo trudną sytuację życiową.

Zaskarżonej decyzji zarzuciła w szczególności:

1. I. Naruszenia przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, mające istotny wpływ na wynik sprawy:
2. 1) art. 7 i 77 § 1 k.p.a. (zasada pogłębionego wyjaśnienia stanu faktycznego);
3. 2) art. 8 k.p.a. (zasada zaufania obywatela do władzy publicznej);
4. 3) art. 10 k.p.a. (prawo do czynnego udziału w postępowaniu);
5. 4) złamanie zasady proporcjonalności, wyrażającej się w tym, że organy nie powinny nadużywać swoich środków i kompetencji, mające istotny wpływ na wynik sprawy;
6. 5) złamanie zasady prawdy obiektywnej, mające istotny wpływ na wynik sprawy;
7. 6) złamanie zasady prowadzenia postępowania w sposób wzbudzający zaufanie, mające istotny wpływ na wynik sprawy;
8. 7) złamanie zasady pisemności, mające istotny wpływ na wynik sprawy;
9. 8) złamanie zasady zaufania do organu administracji, mające istotny wpływ na wynik sprawy;
10. 9) złamanie zasady udzielania informacji faktycznej i przekonywania, mające istotny wpływ na wynik sprawy;
11. 10) złamanie zasady ugodowego załatwiania spraw administracyjnych, mające istotny wpływ na wynik sprawy.
12. II. Błędną wykładnię przepisów prawa materialnego art. 197 ust. 4 p.s.w. mający istotny wpływ na wynik sprawy.
13. III. Naruszenie przepisów wewnętrznych Uniwersytetu Wrocławskiego - Regulaminu studiów doktoranckich UWr, mający istotny wpływ na wynik sprawy.

W obszernym uzasadnieniu skargi Skarżąca odniosła się szczegółowo do zarzutów skargi.

Organ w odpowiedzi na skargę wniósł o jej odrzucenie na podstawie art 58 § 1 pkt 6 p.p.s.a., a z ostrożności procesowej w razie nieuwzględnienia wniosku o odrzucenie skargi wniósł o jej oddalenie. Uzasadniając wniosek o odrzucenie skargi wskazał, że skarga zawiera braki formalne, a mianowicie: nie została podpisana przez Skarżącą, co stanowi naruszenie art. 46 ust. 1 pkt 4 p.p.s.a., do skargi nie został załączony odpis dla organu, co stanowi naruszenie art. 47 § 1 p.p.s.a., Skarżącą nie załączyła dowodu uiszczenia opłaty sądowej, jak również nie złożyła wniosku o przyznanie prawa pomocy w trybie art. 252 p.p.s.a.

Przy piśmie z dnia 27 czerwca 2025 r. Skarżąca przedłożyła odpis własnoręcznie podpisanej skargi. (k: 28, 29-35)

Postanowieniem z dnia 13 sierpnia 2025 r. Skarżącej przyznano prawo pomocy w zakresie całkowitym, obejmującym zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata.

Pismem procesowym z dnia 19 czerwca 2026 r. pełnomocnik Skarżącej z urzędu zaskarżonej decyzji zarzucił:

1. 1. naruszenie art. 6 k.p.a. w zw. z art. 268a k.p.a. w zw. z 207 ust. 1 p.s.w.) w zw. z art. 197 ust. 5 p.s.w. w zw. z art. 279 ust. 1 ustawy z dnia 3 lipca 2018 r. Przepisy wprowadzające ustawę — Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (dalej jako p.w.p.o.s.w.), w zw. z § 24 ust. 2 Uchwały nr 61/2017 Senatu Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 26 kwietnia 2017 r. poprzez wydanie decyzji przez Prorektora działającego bez umocowania, co stanowi rażące naruszenie prawa i podstawę do stwierdzenia nieważności decyzji, o której mowa w art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a.;
2. 2. naruszenie art. 15 k.p.a. w zw. z art. 24 § 1 pkt 5 k.p.a. w zw. z art. 207 ust. 1 p.s.w. w zw. z art. 197 ust. 5 p.s.w. w zw. z art. 279 ust. 1 p.w.p.o.s.w., poprzez wydanie decyzji przez organ II instancji przy udziale pracowników organu administracji publicznej, tj. dr hab. A. S. — Kierownika Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. (która wydała decyzję w I instancji) oraz dr hab. D. B. (która uczestniczyła w wydaniu decyzji w I instancji), co stanowi podstawę wznowienia postępowania, o której mowa w art. 145 § 1 pkt 3 k.p.a.;
3. 3. naruszenie art. 10 k.p.a. w zw. z 207 ust. 1 p.s.w. w zw. z art. 197 ust. 5 p.s.w. w zw. z art. 279 ust. 1 p.w.p.o.s.w., poprzez wydanie decyzji przez organ II instancji z pominięciem wyznaczonego terminu do zapoznania się z aktami postępowania, który to termin upływał w dniu 3.03.2025 r., zaś decyzja została wydana 28.02.2025r. co miało istotny wpływ na wynik sprawy, bowiem uniemożliwiło Skarżącej zapoznanie się aktami postępowania i złożenie dalszych wniosków dowodowych i złożenia stanowiska w sprawie, co stanowi podstawę wznowienia postępowania, o której mowa w art. 145 § 1 pkt 4 k.p.a.;
4. 4. naruszenie art. 10 k.p.a. w zw. 61 § 1 i 4 k.p.a. w zw. z 207 ust. 1 p.s.w. w zw. z art. 197 ust. 5 p.s.w. w zw. z art. 279 ust. 1 p.w.p.o.s.w., poprzez wydanie decyzji bez przez organ I instancji bez uprzedniego wszczęcia tego postępowania, zawiadomienia strony oraz umożliwienia Skarżącej udziału w postępowaniu, w tym umożliwienia wypowiedzenia się co do zabranych dowodów i materiałów oraz zgłoszenia jakichkolwiek żądań co miało istotny wpływ na wynik sprawy, bowiem uniemożliwiło Skarżącej zapoznanie się aktami postępowania i złożenie wniosków dowodowych i stanowiska w sprawie, co stanowi podstawę wznowienia postępowania, o której mowa w art. 145 § 1 pkt 4 k.p.a.

Dalej zarzucił:

1. 5. naruszenie art. 7 k.p.a. w zw. z art. 80 k.p.a. w zw. z 207 ust. 1 p.s.w. w zw. z art. 197 ust. 5 p.s.w. w zw. z art. 279 ust. 1 p.w.p.o.s.w., poprzez dokonanie przez organ I oraz II instancji dowolnej, a nie swobodnej oceny dowodu ze zwolnień lekarskich (w tym braku ciągłości zwolnień) i błędnego ustalenia na tej podstawie stanu zdrowia Skarżącej, co miało istotny wpływ na wynik sprawy;
2. 6. naruszenie art. 7 k.p.a. w zw. z art. 77 k.p.a. w zw. z art. 84 k.p.a. w zw. z art. 86 k.p.a. w zw. z art. 136 k.p.a. w zw. z 207 ust. 1 p.s.w. w zw. z art. 197 ust. 5 p.s.w. w zw. z art. 279 ust. 1 p.w.p.o.s.w., poprzez zaniechanie przez organ I jak i II instancji przeprowadzenia postępowania dowodowego, w szczególności przesłuchania strony oraz zaniechanie ustalenia stanu zdrowia Skarżącej co wymagał wiadomości specjalnych — w tym powołania biegłego, co uniemożliwiło ustalenie, czy naruszenie przez Skarżącą obowiązków doktorantki było zawinione, czy też było skutkiem okoliczności od niej niezależnych, co miało istotny wpływ na wynik sprawy;
3. 7. naruszenie art. 7 k.p.a. w zw. z art. 107 § 1 pkt 4, 6 i § 3 k.p.a. w zw. z 207 ust. 1 p.s.w. w zw. z art. 197 ust. 5 p.s.w. w zw. z art. 279 ust. 1 p.w.p.o.s.w., poprzez wydanie przez organ I instancji decyzji bez podstawy prawnej oraz bez uzasadnienia faktycznego i prawnego, co uniemożliwiło Skarżącej weryfikację wydanej decyzji, a tym samym skuteczne jej kwestionowanie na etapie postępowania odwoławczego jak również złożenie wniosków dowodowych, co miało istotny wpływ na wynik sprawy.

Na podstawie art. 145 § 1 pkt 2 p.p.s.a. wniósł o stwierdzenie nieważności całości decyzji organu Prorektora ds. Badań Naukowych z dnia 28.02.2025 r., nr DNK.SSD.4043.3.2025.JŻ, ewentualnie - na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit b i c p.p.s.a. wniósł o uchylenie w całości ww. decyzji.

Dalej, w trybie art. 135 p.p.s.a. wniósł o uchylenie w całości decyzji Kierownika Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P.i z dnia 30.09.2024 r., nr WNHP.4043.3.2024.248834.MW.

Jednocześnie, wniósł:

1. 1. w trybie art. 106 § 3 p.p.s.a. o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z zaświadczenia lekarskiego z dnia 26.11.2024 r. wystawionego przez lek. M. Ż. na fakt złego stanu zdrowia i niezdolności Skarżącej do zajęć i podejmowania obowiązków zawodowych w okresie sierpień — październik 2024 r., a dowód przyczyni się do wyjaśnienia istotnych okoliczności i nie spowoduje nadmiernego przedłużenia postępowania w sprawie,
2. 2. o orzeczenie kosztów pomocy prawnej udzielonej Skarżącej z urzędu (które nie zostały opłacone) w wysokości 3-krotności minimalnej stawki powiększonych o wartość podatku VAT, a to z uwagi na nakład pracy, konieczność zapoznanie się z obszernymi aktami postępowania (w tym wykonania fotokopii akt postępowania administracyjnego), analizę stanu faktycznego i prawnego, spotkanie ze Skarżącą w dniu 16.06.2026 r., złożenia stanowiska na piśmie oraz przygotowanie i udział w rozprawie. (k: 121-127 akt sprawy sądowej)

Na rozprawie we dniu 9 lipca 2026 r. pełnomocnik organu złożył upoważnienie z dnia 7 stycznia 2025 r. dla A. B. Prorektora ds. Badań naukowych UW do wydania decyzji (k: 136, 137 akt sprawy sądowej).

Na rozprawie w dniu 28 lipca 2026 r. pełnomocnik Skarżącej z urzędu przedłożył oryginał złożonego na rozprawie w dniu 9 lipca 2026 r. zaświadczenia lekarskiego z dnia 26 listopada 2024 r. celem jego dopuszczenia jako dowodu w sprawie.

Pełnomocnik organu wniósł o nieuwzględnienie powyższego zaświadczenia jako dowodu w sprawie.

Pełnomocnik Skarżącej z urzędu wniósł o oddalenie dowodu z upoważnienia z dnia 7 stycznia 2025 r. (k:136 akt sprawy sądowej) z uwagi na brak daty przyjęcia obowiązków przez Prorektora i nieprzedłożenie perze Uniwersytet wyciągu z rejestru pełnomocnictw. W odpowiedzi na wniosek pełnomocnik organu wniósł o nieuwzględnienie wniosku. Uzasadnił, że upoważnienie zawiera wszelkie wymagane dane i informacje..

Pełnomocnik Skarżącej z urzędu podtrzymał skargę i wnioski w niej zawarte, jak również argumenty i wniosku zawarte w piśmie procesowym z dnia 19 czerwca 2026 r.

Skarżąca wskazała, że przygotowanie jej rozprawy doktorskiej charakteryzował wysoki poziom, na okoliczność czego przedłożyła wydruki mailowe jako załącznik do protokołu w liczbie 6 kart, które to załączniki przekazano pełnomocnikowi organu celem zapoznania.

Postanowieniem z dnia 28 lipca 2026 r. Sąd postanowił na podstawie art. 106 § 3 p.p.s.a. dopuścić jako dowód w sprawie oryginał zaświadczenia lekarskiego z dnia 26 listopada 2024 r. na okoliczność treści w nim zawartej oraz nie uwzględnił wniosku pełnomocnik

Pełnomocnik Skarżącej z urzędu prezentując stanowisko w sprawie uzasadnił jak w skardze i piśmie procesowym zarzucając przede wszystkim brak przeprowadzenia postępowania dowodowego oraz brak ustalenia stanu faktycznego sprawy. Wskazał na brak konsekwencji w ocenie ustalonego w sposób szczątkowy stanu faktycznego sprawy.

Pełnomocnik organu wniósł jak w decyzji i odpowiedzi na skargę. Uzasadniając stanowisko wskazał, że postępowanie w sprawie zostało przeprowadzone prawidłowo. Motywował, że wydane w obu instancjach decyzje odpowiadają prawu.

Pełnomocnik Skarżącej z urzędu dodatkowo zauważył, że w wydanych w sprawie decyzjach całkowicie pominięto, że brak przedrożenia wymaganych dokumentów przez Skarżącą był spowodowany jej sytuacją zdrowotną, która w ramach postępowania nie została w sprawie należycie wyjaśniona. (k: 138, 145-146 akt sprawy sądowej)

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu zważył, co następuje

Skarga zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r., poz. 143, dalej: p.p.s.a.), Sąd uwzględniając skargę na decyzję lub postanowienie uchyla decyzję lub postanowienie w całości albo w części, jeżeli stwierdzi inne naruszenie przepisów postępowania, jeżeli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Stosownie do art. 134 § 1 p.p.s.a., Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany wskazanymi przez stronę skarżącą zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Zaskarżona decyzja i poprzedzająca ja decyzja organu I instancji dotknięte są szeregiem wad natury procesowej, co wykluczało pozostawienie ich w obrocie prawnym. Nie były to jednak wady uzasadniające stwierdzenie nieważności tych decyzji, lecz uzasadniające ich uchylenie z uwagi na inne naruszenia przepisów postępowania, które mogły mieć istotny wpływ na wynik sprawy (art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a.).

W pierwszej kolejności odnosząc się do podnoszonej przez Skarżącą przesłanki nieważności, o której mowa w art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a. należy uznać, że organ wykazał, iż zaskarżona decyzja została wydana przez właściwy i prawidłowo upoważniony podmiot. Jak ustalono, upoważnieniem nr [...] z dnia 1 stycznia 2025 r. Rektor Uniwersytetu Wrocławskiego upoważnił prof. dr hab. A. B. prorektora ds. badań naukowych Uniwersytetu Wrocławskiego do podejmowania rozstrzygnięć w indywidualnych sprawach doktorantów m.in. rozstrzygania odwołań od decyzji kierowników studiów doktoranckich w indywidualnych sprawach doktorantów, za wyjątkiem spraw dotyczących przedłużenia studiów doktoranckich oraz oceny rocznej i zaliczania lat studiów. Zatem zaskarżona decyzja nie jest obarczona jest wadą określoną w art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a., gdyż została podpisana przez osobę upoważnioną do jej wydania w imieniu organu.

W niniejszej sprawie będące przedmiotem kontroli Sądu decyzje organów uczelnianych zostały wydane w sprawie skreślenia Skarżącej z listy uczestników Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. Uniwersytetu Wrocławskiego

Kontrolowane organy zastosowały przepisy uchylonej ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym oraz uchwalonego na podstawie art. 196 ust. 6 ww. ustawy przez Senat Uniwersytetu Wrocławskiego Regulaminu studiów doktoranckich. Podstawą do dalszego stosowania przepisów nieobowiązującej formalnie ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. oraz wydanego na jej podstawie regulaminu studiów doktoranckich stanowi art. 279 ustawy z dnia 3 lipca 2018 r. - Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Wskazać należy, że wydanie w konkretnej sprawie decyzji administracyjnej (skreślenie z listy doktorantów następuje w drodze decyzji administracyjnej) poprzedza postępowanie administracyjne, którego przebieg został sformalizowany przepisami prawa zawartymi w k.p.a. (odnośnie jego wszczęcia, prowadzenia i zakończenia oraz zasad, które winny znaleźć w nim zastosowanie).

Ogólną podstawą do stosowania regulacji kodeksowej w tym zakresie pozostawał przepis art. 207 ust. 1 u.s.w. w zw. z art. 279 ustawy z dnia 3 lipca 2018r. - Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Przepis art. 207 ust. 1 uchylonej ustawy stanowił m.in., że do decyzji podjętych przez organy uczelni, kierownika studiów doktoranckich lub dyrektora jednostki naukowej w indywidualnych sprawach studentów i doktorantów stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego oraz przepisy o zaskarżaniu decyzji do sądu administracyjnego.

Zdaniem Sądu, w rozpoznawanej sprawie dopuszczono się kardynalnych błędów odnośnie prowadzonego postępowania już na samym jego początku.

Zgodnie z art. 61 k.p.a., postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Sposób wszczęcia postępowania określają zwykle przepisy prawa materialnego, ale jeśli nie regulują one tej kwestii należy przyjąć, że wszczęcie postępowania w celu uzyskania uprawnień lub zwolnienia z obowiązków wymaga wniosku uprawnionego podmiotu, a nałożenie obowiązków lub cofnięcie uprawnień następuje na mocy decyzji wydanej w postępowaniu wszczynanym z urzędu. W rozpoznawanej sprawie postępowanie mogło być wszczęte wyłącznie z urzędu. Zgodnie z art. 61 § 4 k.p.a., o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie.

Z akt sprawy nie wynika, że Skarżąca była zawiadomiona o wszczęciu postępowania z urzędu. W szczególności, aby przed 30 września 2025 r., tj. przed wydaniem decyzji przez organ I instancji, była ona powiadomiona o prowadzeniu wobec niej postępowania administracyjnego w sprawie skreślenia z listy doktorantów. Strona dowiedziała się o samym postępowaniu dopiero z decyzji organu I instancji, kończącej postępowanie przed tym organem. Było to pierwsze pismo w którym ją o tym powiadomiono, co jest niedopuszczalne i narusza art. 61 § 4 k.p.a..

Konsekwencją powyższej wadliwości są kolejne naruszenia prawa w postaci naruszenia prawa Skarżącej do udziału w postępowaniu (art. 10 § 1 i art. 81 k.p.a.).

. Stosownie bowiem do treści art. 10 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Istnieje tylko jeden wyjątek od tej zasady, określony w art. 10 § 2 k.p.a. (organy administracji publicznej mogą odstąpić od zasady określonej w § 1 tylko w przypadkach, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną).

Z materiału aktowego nie wynika, aby przepis ten miał w ocenianej sprawie zastosowanie.

Organy administracji publicznej nie zapewniły Skarżącej czynnego udział w każdym stadium postępowania, czym naruszył art. 10 k.p.a. Przed wydaniem decyzji organ I instancji nie umożliwił Skarżącej wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów. Skarżąca nie mogła również zgłaszać żądań. Pierwszą korespondencją jaka Skarżąca otrzymała w niniejszej sprawie była bowiem decyzja organu I instancji. Podobnie, organ II instancji nie umożliwił Skarżącej wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów. Skarżąca nie mogła również zgłaszać żądań. Pismem z dnia 4 lutego 2025 r. organ II instancji zawiadomił Skarżącą o możliwości zapoznania się z aktami sprawy przed wydaniem decyzji. Wskazał, że zgodnie z art. 10 § 1 k.p.a. Skarżącej służy prawo wglądu do zapoznania się z całością materiału dowodowego zgromadzonego w przedmiotowej sprawie w terminie 7 dni od otrzymania niniejszego pisma. ł, że zgodnie z art. 10 § 1 k.p.a. Jednakże, po pierwsze – przy przyjęciu skutecznego doręczenia przedmiotowego zawiadomienia Skarżącej - wyznaczony przez organ II instancji termin zapoznanie się z aktami postępowania upływał w dniu 3 marca 2025 r., zaś zaskarżona decyzja została wydana 28 lutego 2025 r. co miało istotny wpływ na wynik sprawy, bowiem uniemożliwiło Skarżącej zapoznanie się aktami postępowania i złożenie wniosków dowodowych i złożenie stanowiska w sprawie. Po drugie wątpliwości budzi skuteczność doręczenia przesyłki zawierającej wskazane pismo.

Zauważyć bowiem należy, że na kopercie brak jest jakiejkolwiek informacji o tym, gdzie pozostawiono zawiadomienie o pozostawieniu przesyłki wraz z informacją o możliwości jej odbioru. Brak jakichkolwiek adnotacji o miejscu pozostawienia tegoż zawiadomienia powoduje, że nie można uznać skuteczności doręczenia zastępczego. W konsekwencji Skarżąca została pozbawiona gwarancji procesowych zmierzających do umożliwienia jej realnego udziału w postępowaniu.

Organ II instancji do przesyłek poleconych użył formularza potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych na zasadach ogólnych (tzw. "żółtego blankietu"), a nie formularza potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w postępowaniu administracyjnym.

Zdaniem Sądu ma to doniosłe znaczenie, ponieważ wpływa na ocenę, czy faktycznie w takiej sytuacji spełnione zostały przesłanki fikcji doręczenia, o której mowa w art. 44 k.p.a. W tym celu należy wyjaśnić zasady "używania" potwierdzeń nadania przesyłek przez wyznaczonego operatora pocztowego świadczącego usługi powszechne. Otóż w myśl art. 17 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. 2023 r. poz. 1640 ze zm.), dalej Prawo pocztowe, potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez operatora wyznaczonego oraz wydruk potwierdzenia nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego pobrane samodzielnie z systemu teleinformatycznego operatora wyznaczonego służącego do nadawania rejestrowanych przesyłek pocztowych lub przekazów pocztowych mają moc dokumentów urzędowych. Przez potwierdzenie nadania należy również rozumieć potwierdzenie odbioru.

Zasady wykonywania usług pocztowych, w tym warunki przyjmowania i doręczania przesyłek pocztowych określa natomiast regulamin świadczenia usług pocztowych (art. 21 ust. 2 pkt 3 Prawa pocztowego). Z kolei w § 13 Regulaminu świadczenia usług pocztowych wskazano, że nadawca przesyłki rejestrowanej przed nadaniem wypełnia odpowiedni dla danej usługi formularz nakładu P. (ust. 1 pkt 1 lit. a). Natomiast zgodnie z § 13 ust. 4 Regulaminu stosowanie przez nadawcę przesyłki rejestrowanej nadawanej w obrocie krajowym formularza zgodnego z wzorem umieszczonym przez P. na stronie internetowej [...], a także dostępnego we wszystkich placówkach pocztowych nie wymaga zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 2.

Na stronie internetowej P. można z kolei znaleźć szczegółowo określony wzór formularza potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w postępowaniu administracyjnym, określający zarówno jego wymogi techniczne, jak i jego formę graficzną. Ważnym elementem na tym potwierdzeniu odbioru jest następujące stwierdzenie: "Doręczenie przesyłki następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego". Z tego wynika, że to już tzw. "zwrotka" informuje adresata, czego przesyłka może dotyczyć, a w szczególności, że jej odbiór może wywołać skutek w postaci rozpoczęcia biegu terminu w postępowaniu administracyjnym. "Zwrotka" nie zawierająca tego stwierdzenia może z kolei wprowadzać adresata w błąd, że jest to przesyłka nieistotna, doręczana poza postępowaniem administracyjnym, której odbiór albo jego odmowa nie może wywoływać negatywnych skutków dla adresata.

Trzeba zatem przyjąć, że umieszczenie na zwrotce informacji o której mowa, jest realizacją wspomnianej już wcześniej jednej z podstawowych zasad postępowania administracyjnego, czyli nałożonego na organ administracji publicznej obowiązku informowania stron okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego (art. 9 k.p.a.).

W orzecznictwie prezentowany jest pogląd, zgodnie którym zastosowanie zwrotki doręczenia przesyłki na zasadach ogólnych może skutkować trudnościami, czy wręcz niemożliwością ustalenia, czy operator pocztowy należycie wykonał usługę doręczenia przesyłki pocztowej doręczanej w trybach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, a konkretnie czy spełnione zostały warunki określone w art. 44 k.p.a.

Z powyższego przepisu wynika, że w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43 operator pocztowy w rozumieniu Prawa pocztowego przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego (§ 1 pkt 1). Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata (§ 2). W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia (§ 3). Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy (§ 4).

Przenosząc powyższe ustalenia na grunt naszej sprawy stwierdzić należy, że na załączonej do przesyłki zawierającej ww. pismo z dnia 4 lutego 2025 r. zwrotce znajdują się wyłącznie podstawowe informacje, takie jak nadawca i adresat oraz rodzaj przesyłki (awers), a także podpis odbiorcy i data odbioru oraz dodatkowe informacje nadawcy przesyłki (rewers). Brak jest natomiast odpowiednich rubryk do wpisania, że przesyłka nie została doręczona, gdzie została pozostawiona, kiedy i gdzie umieszczono zawiadomienie, a także czy dokonano powtórnego zawiadomienia, tak jak ma to miejsce na "urzędowym" formularzu.

W niniejszej sprawie, na odwrocie koperty zawierającej ww. pismo z dnia 4 lutego 2025 r., widnieje wyłącznie informacja listonosza – adresat nieobecny a na przodzie koperty adnotacja o zwrocie wobec niepodjęcia w terminie. Brak jest adnotacji o miejscu pozostawienia awizo oraz miejscu pozostawienia przesyłki.

Mając to na uwadze, wobec niemożności stwierdzenia fikcji doręczenia względem przesyłki z dnia 4 lutego 2025 r. nieodebranej w zwykłym trybie przez Skarżącą, należało uznać, że nie został jej zapewniony czynny udział w postępowaniu przed organem II instancji. Okoliczności tej nie może sanować udostępnienie akt sprawy Skarżącej na jej wniosek już po wydaniu zaskarżonej decyzji, gdyż w toku postępowania nie został jej zapewniony czynny udział w postępowaniu.

Nie ulega wątpliwości, że wydanie decyzji przez organ I instancji bez uprzedniego zawiadomienia Strony o toczącym się postępowaniu oraz wyznaczenia jej jakiegokolwiek terminu do zapoznania się z aktami postępowania i umożliwienia składania wniosków stanowi naruszenie art. 10 § 1 k.p.a. Podobnie – z przyczyn wskazanych powyżej - w postępowaniu przed organem II instancji wydanie decyzji nastąpiło z naruszeniem prawa Skarżącej do zapoznania się z aktami postępowania i umożliwienia składania wniosków z przyczyn wskazanych mimo że stosowne zawiadomienie zostało skierowane do Skarżącej. Dopiero zapoznanie się z aktami postępowania umożliwiłoby podjęcie Skarżącej działań procesowych.

Podkreślić należy, że zasada czynnego udziału stron jest niezwykle istotna, ponieważ stanowi spełnienie postulatu zapewnienia w postępowaniu administracyjnym wewnętrznej jawności działania organów administracji, wobec podmiotów biorących udział w postępowaniu. Udział strony we wszystkich istotnych stadiach postępowania umożliwia jej przedstawienie swoich oczekiwań w stosunku do organu administracji. Podstawowe znaczenie tej zasady wiąże się z postępowaniem wyjaśniającym, w którym strona ma prawo zgłaszania wszelkich środków dowodowych (art. 78 k.p.a.) oraz udziału w przeprowadzaniu dowodów. To również uprawnienie do wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów. Umożliwienie stronie skorzystania z tego prawa jest warunkiem uznania danej okoliczności faktycznej za udowodnioną (art. 81 k.p.a.). Czynny udział stron, którego obowiązek zapewnienia przez organ wynika z art. 10 § 1 k.p.a. jest w piśmiennictwie łączony z elementami zasady kontradyktoryjności postępowania administracyjnego.

Dalej zauważenia wymaga, że do decyzji podejmowanej w przedmiocie skreślenia z listy doktorantów, zgodnie z art. 207 ust. 1 u.s.w., stosuje się odpowiednio przepisy k.p.a. oraz przepisy o zaskarżaniu decyzji do sądu administracyjnego, gdyż nie ulega wątpliwości, że stanowi ona decyzję podjętą w indywidulanych sprawach doktorantów, a więc dotyczy sfery praw i obowiązków doktoranta i wywiera bezpośredni skutek na zewnątrz (por. postanowienie NSA z 30 listopada 2011 r., sygn. akt I OSK 2204/11, wszystkie orzeczenia powołane w uzasadnieniu dostępne są na stronie internetowej Centralnej Bazy Orzeczeń Sądów Administracyjnych - http://orzeczenia.nsa.gov.pl).

Sąd dostrzega, że wprawdzie decyzje organów uczelni, w kontekście wyrażonej w art. 70 ust. 5 Konstytucji RP zasady autonomii szkół wyższych, nie muszą spełniać tak surowych kryteriów, jak decyzja organu administracji publicznej, to jednak skoro zostały poddane kontroli pod względem zgodności z prawem prowadzonej przez sąd administracyjny, powinny spełniać przynajmniej podstawowe wymogi umożliwiające przeprowadzenie tej kontroli. Nadto zasada autonomii szkół wyższych musi się mieścić w granicach wynikających z ustawy.

Zważywszy na wyraźne wskazanie decyzyjnego trybu rozstrzygania spraw w art. 197 ust. 4 u.s.w. oraz odesłanie do przepisów k.p.a., przypomnieć należy, że przepisy art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a. nakładają na organy administracji obowiązek ustalenia prawdy obiektywnej i podejmowania rozstrzygnięcia na podstawie wszechstronnie wyjaśnionego stanu faktycznego, przy zastosowaniu wszelkich koniecznych środków dowodowych, z uwzględnieniem słusznego interesu strony.

Podkreślić też trzeba, że ustanowiona w art. 80 k.p.a. zasada swobodnej oceny dowodów zobowiązuje do oparcia się przez organ na przekonujących podstawach - wskazanych w uzasadnieniu rozstrzygnięcia, stosownie do treści przepisu art. 107 § 3 k.p.a. - i z całą pewnością nie polega na formułowaniu ocen w sposób dowolny. Ostatnio wskazany przepis wyraźnie nakazuje, by organ podał w uzasadnieniu decyzji fakty uznane za udowodnione i dowody, na których się oparto, ale również przyczyny, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności. Natomiast niewyjaśnienie wszystkich okoliczności oraz nieuzasadnienie decyzji w sposób właściwy narusza zasad postępowania administracyjnego i stanowi podstawę do uchylenia przez sąd zaskarżonej decyzji. Tylko przeprowadzenie postępowania we wskazany sposób stanowi o spełnieniu warunku wydania decyzji o przekonującej treści (art. 11 k.p.a.).

Ponadto organ winien tak prowadzić postępowanie, by pogłębiać zaufanie jego uczestników do władzy publicznej (art. 8 k.p.a.), co w przypadku organu odwoławczego koresponduje z zasadą dwuinstancyjności postępowania (art. 15 k.p.a.), z której wynika obowiązek organu odwoławczego ponownego merytorycznego rozpatrzenia sprawy. Zasada ta wymaga nie tylko podjęcia dwóch rozstrzygnięć organów kolejnych instancji, lecz zakłada ich podjęcie w wyniku przeprowadzenia przez każdy z nich postępowania, umożliwiającego osiągnięcie celów, dla których postępowanie to jest prowadzone. Chodzi zatem o to, aby przeprowadzono dwukrotnie merytoryczne postępowanie, by dwukrotnie oceniono dowody, w sposób rzeczowy i dogłębny przeanalizowano wszelkie argumenty i w konsekwencji dokonano prawidłowej subsumcji przepisu prawa do stanu faktycznego zaistniałego w sprawie. Obowiązkiem organu odwoławczego jest więc ponowne rozpatrzenie sprawy tak, jak gdyby nie było rozstrzygnięcia organu pierwszej instancji.

Wskazać również trzeba, że uzasadnienie jest obowiązkowym składnikiem decyzji, mającym na celu wyjaśnienie rozstrzygnięcia, stanowiącego jej dyspozytywną część. Zasadniczym celem uzasadnienia prawnego jest natomiast wykazanie, że przyjęte w decyzji rozstrzygnięcie jest wynikiem poprawnego logicznie procesu stosowania normy materialnej, przy równoczesnym przestrzeganiu norm procesowych. Uzasadnienie decyzji powinno umożliwiać kontrolę poprawności decyzji, w tym również przez Sąd, który - sprawując kontrolę, w oparciu o przepisy p.p.s.a. – nie zastępuje organu w tym zakresie. Motywy, jakimi kierowano się przy wydaniu decyzji muszą wprost wynikać z decyzji, umożliwiając sądowi administracyjnemu kontrolę prawidłowości działań organu, które doprowadziły do wydania decyzji administracyjnej (por. wyrok NSA z 1 grudnia 2015 r., sygn. akt I OSK 1503/14; wyrok NSA z 5 stycznia 2016 r., sygn. akt II OSK 1064/14; wyrok WSA w Poznaniu z 20 stycznia 2016 r., sygn. akt IV SA/Po 958/15; wyrok WSA w Łodzi z 2 sierpnia 2012 r., sygn. akt II SA/Łd 426/12).

Odnosząc wyżej przedstawione uwagi do stanu faktycznego i prawnego kontrolowanej sprawy, Sąd stwierdza, że zaskarżone decyzje organów I i II instancji nie spełniają przedstawionych wyżej standardów, co uniemożliwia ich kontrolę pod względem ich zgodności z prawem przez sąd administracyjny.

Należy podkreślić, że przedmiotem zaskarżonych decyzji jest uniemożliwienie Skarżącej kontynuacji bezpłatnych studiów doktoranckich w wyższej szkole publicznej, do których obywatele mają zgodnie z art. 70 ust. 1 i 2 Konstytucji RP zapewniony powszechny i równy dostęp. Skreślenie z listy doktorantów jest niewątpliwie bardzo istotną przeszkodą w realizacji zamierzeń zawodowych skarżącego, bez wątpienia wpływającą na jego dalsze życie. Tak istotny przedmiot niniejszego postępowania nakazuje wymagać od organu spełnienia przedstawionych wyżej standardów postępowania, które umożliwią kontrolę decyzji wydanych w stosunku do Skarżącej.

Pomimo takiej istotności przedmiotu kontrolowanego postępowania, Kierownik Stacjonarnych Studiów Doktoranckich P. w niezwykle lakonicznym uzasadnieniu (liczącym dwa zdania) wskazał jedynie: "niewywiązane się z obowiązków doktoranta, tj. niezłożenie w wymaganym terminie kierownikowi studiów doktoranckich rocznej karty przebiegu studiów doktoranckich za rok akademicki 2023/2024, co spowodowało niezaliczenie czwartego (przedłużonego) roku studiów.

Mając powyższe na uwadze orzeczono jak na wstępie". Decyzja organu I instancji nie zawiera żadnego uzasadnienia faktycznego i prawnego, stąd z samej treści tej decyzji Skarżąca nie mogła ocenić jakie fakty zostały ustalone w toku postępowania dowodowego oraz legły u podstaw wydanej decyzji.

Również organ II instancji w zaskarżonej decyzji w lakoniczny sposób uzasadnił swoje stanowisko, przytoczył jedynie stan faktyczny sprawy, mające zastosowanie w sprawie przepisy prawa oraz stwierdził, że w roku akademickim 2023/2024 Skarżąca nie wywiązała się z obowiązków doktoranta, o których mowa w § 18 ust. 1 pkt. 2 Regulaminu studiów doktoranckich w Uniwersytecie Wrocławskim. Należy zatem przyjąć, że decyzja o skreśleniu - jako zgodna z obowiązującymi przepisami prawa oraz Regulaminem studiów doktoranckich w Uniwersytecie Wrocławskim - jest faktycznie i prawnie zasadna.

W uzasadnieniu zaskarżonej decyzji organ wskazał na opinię promotora oraz rekomendację kierownika stacjonarnych studiów doktoranckich. Jednakże nie przeprowadzono jakiegokolwiek sformalizowanego postępowania dowodowego, w szczególności nie przeprowadzono dowodów z przesłuchania świadków i wyjaśnień lub przesłuchania Skarżącej.

Zasada pogłębiania zaufania do organów administracji publicznej i związane z tą zasadą prowadzenie postępowania w sposób budzący zaufanie do tych organów wymaga, aby w przypadku tzw. decyzji uznaniowych organ wyjaśnił, dlaczego mając do wyboru różne sposoby załatwienia sprawy, wybrał takie a nie inne rozwiązanie. Tego zabrakło w zaskarżonej decyzji, a więc Strona mogła uznać, że organ nie czynił żadnych w tym zakresie rozważań i mimo fakultatywności skreślenia z listy doktorantów uznano, że skreślenie jest obligatoryjne.

Powyższe niewątpliwie świadczy o naruszeniu przepisów art. 7 art. 77 § 1 i art. 107 § 3 k.p.a.

Ponownie prowadząc postępowanie w sprawie organ obowiązany jest uwzględnić uwarunkowania prawne oraz sformułowane wyżej wskazania proceduralne

W tym stanie rzeczy, z uwagi na stwierdzone naruszenie przez organy obu instancji prawa procesowego w stopniu mogącym mieć istotny wpływy na wynik sprawy, Sąd na art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a. oraz art. 135 p.p.s.a., uchylił zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji.

Wniosek o przyznanie pełnomocnikowi Skarżącej wynagrodzenia za zastępstwo prawne wykonane na zasadzie prawa pomocy - a takowy został złożony w piśmie z dnia 19 czerwca 2026 r. - zostanie rozpoznany w odrębnym postanowieniu przez referendarza sądowego (art. 258 § 2 pkt 8 u.p.p.s.a.) a stosowne postanowienie zostanie pełnomocnikowi doręczone