Uzasadnienie
Wojewoda postanowieniem z 29 kwietnia 2026 r., nr [...], na podstawie art. 58 § 1 i 2 oraz art. 59 § 2 w związku z art. 123 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 poz. 1691) oraz art. 31 ust. 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. z 2025 r. poz. 620) odmówił przywrócenia terminu do wniesienia odwołania R. P. od decyzji Starosty [...] z dnia 16 stycznia 2026 r., nr: 1433/alache/01/26 orzekającej o przyznaniu R. P. statusu bezrobotnego od dnia 07 stycznia 2026 r. oraz o odmowie przyznania mu prawa do zasiłku dla bezrobotnych od dnia 07 stycznia 2026 r.
W uzasadnieniu Wojewoda wskazał, że zgodnie z urzędowym poświadczeniem doręczenia decyzji Starosty [...] z dnia 16 stycznia 2026 r. została uznana za doręczoną R. P. w dniu 31 stycznia 2026 r.
Organ odwoławczy dalej argumentował, że celem ustalenia uprawnień zasiłkowych, pismem z dnia 16 lutego 2026 r., Powiatowy Urząd Pracy w [...] wezwał Stronę do uzupełnienia dokumentów poprzez przedłożenie świadectwa pracy. Jednocześnie, Strona została pouczona, że zgodnie z art. 221 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia "W przypadku udokumentowania przez bezrobotnego okresu uprawniającego do zasiłku po dniu zarejestrowania się w PUP, jednak w okresie posiadania statusu bezrobotnego, prawo do zasiłku przysługuje od dnia udokumentowania tego prawa na okres, o którym mowa w art. 225 ust. 1."
W dniu 27 marca 2026 r. R. P. złożył odwołanie od przedmiotowej decyzji Starosty z dnia 16 stycznia 2026 r. wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania. We wniosku poinformował, że nie dochował terminu wniesienia odwołania bez swojej winy. Decyzja oraz wezwanie zostały doręczone wyłącznie na konto w systemie praca.gov.pl, bez skutecznego powiadomienia go drogą mailową, pomimo że urząd posiadał jego adres e-mail i prowadził ze nim korespondencję. Pozostawał w uzasadnionym przekonaniu, że o wydaniu decyzji zostanie poinformowany drogą mailową.
Następnie organ przytoczył przepisy art. 58 § 1 - § 3 i art. 59 § 1 i § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (dalszej "K.p.a."), w świetle których Wojewoda uznał, że R. P. nie uprawdopodobnił w dokumentacji sprawy, iż z powodu obiektywnych okoliczności zewnętrznych nie był w stanie wnieść odwołania od decyzji Starosty [...] z dnia 16.01.2026 r. w ustawowym terminie. Składając wniosek o rejestrację jako bezrobotny, jako formę kontaktu wskazał za pośrednictwem systemu praca.gov.pl, telefonu oraz mailowo.
W świetle przepisów art. 45 ust. 1-3 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia organ II instancji wskazał, że informacja o umieszczeniu na indywidualnym koncie decyzji lub innego dokumentu jest przesyłana automatycznie na wskazany na koncie adres elektroniczny i może być przesłana na numer telefonu, pod warunkiem, że taka opcja nie została przez Stronę wyłączona.
Zgodnie z urzędowym poświadczeniem doręczenia pierwsze zawiadomienie o przesłaniu decyzji miało miejsce w dniu 16 stycznia 2026 r., ponowne zawiadomienie zostało wygenerowane w dniu 24 stycznia 2026 r. Decyzja zatem została uznana za doręczoną w dniu 31 stycznia 2026 r. Tym samym termin do wniesienia odwołania upłynął z dniem 14 lutego 2026 r.
Wojewoda dalej stwierdził, odwołując się do orzecznictwa sądów administracyjnych, iż wnosząc wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania Strona powinna uprawdopodobnić w dokumentacji sprawy, iż nie ponosi ona winy we wniesieniu odwołania po ustawowym terminie, tj. nie mogła z powodu obiektywnych przyczyn wnieść odwołania w terminie. We wniosku z dnia 2 marca 2026 r. R. P. podał jedynie, że nie otrzymał od Powiatowego Urzędu Pracy powiadomienia na adres mailowy o przekazaniu decyzji administracyjnej. Jako podstawową formę kontaktu oraz przekazywanie korespondencji zgodnie ze wskazaniem we wniosku o rejestrację odbywa się za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.
Nadto, Wojewoda stwierdził, że zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 września 2008 r. (sygn. akt I OSK 1490/07), gdy strona wraz z wniesieniem odwołania składa wniosek o przywrócenie terminu wniesienia odwołania i organ odwoławczy postanowieniem odmówił przywrócenia terminu wniesienia odwołania (art. 59 § 2 K.p.a.), wyłączona zostaje możliwość wydania odrębnego postanowienia na podstawie art. 134 K.p.a., stwierdzającego uchybienie terminu do wniesienia odwołania.
W tym stanie sprawy Wojewoda stwierdził, iż odwołanie R. P. nie mogło być merytorycznie rozpatrzone z powodu stwierdzonego uchybienia terminu do jego wniesienia.
Skargę na powyższe postanowienie wywiódł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu R. P. zaskarżając je w całości. Wniósł o stwierdzenie, że odmowa przywrócenia terminu nastąpiła z naruszeniem prawa oraz o zasądzenie kosztów postępowania, w tym kosztów ewentualnego zastępstwa procesowego według norm przepisanych.
Zaskarżonemu postanowieniu zarzucił:
- I. Naruszenie art. 58 § 1 K.p.a. poprzez jego błędną wykładnię i przyjęcie nadmiernie rygorystycznego standardu "braku winy", prowadzącego do faktycznego wyłączenia instytucji przywrócenia terminu.
- II. Naruszenie art. 7, art. 77 § 1 oraz art. 80 K.p.a. poprzez niewyjaśnienie w sposób wyczerpujący stanu faktycznego, w szczególności:
- • brak ustalenia, czy powiadomienie e-mail zostało faktycznie doręczone,
- • brak ustalenia, czy system teleinformatyczny działał prawidłowo,
- • pominięcie okoliczności uzasadniających przekonanie strony o skutecznym poinformowaniu jej o wydaniu decyzji.
- III. Naruszenie art. 8 § 1 K.p.a. (zasada zaufania do organów państwa) poprzez przerzucenie na obywatela ryzyka funkcjonowania systemu teleinformatycznego administracji publicznej.
- IV. Naruszenie art. 45 ust. 1 Konstytucji RP (prawo do sądu) – pośrednio poprzez nadmierny formalizm skutkujący faktycznym pozbawieniem strony prawa do merytorycznego rozpoznania sprawy.
W uzasadnieniu skargi Skarżący podniósł, że nie otrzymał powiadomienia o umieszczeniu decyzji na koncie w systemie praca.gov.pl, pomimo że: organ dysponował jego adresem e-mail, urząd komunikował się ze Skarżącym dwutorowo, tj. zarówno poprzez portal praca.gov.pl, jak i bezpośrednio drogą mailową, co mogło uzasadniać przekonanie Skarżącego, że istotne informacje procesowe będą sygnalizowane również poprzez wiadomości e-mail, istniało z jego strony uzasadnione oczekiwanie poinformowania drogą elektroniczną. Organ nie ustalił, czy powiadomienie zostało faktycznie doręczone, ograniczając się do wskazania, że system "automatycznie generuje powiadomienia".
Zdaniem Skarżącego, Organ oparł się na konstrukcji doręczenia po upływie 14 dni, jednak nie zbadał realnej możliwości zapoznania się przez stronę z dokumentem, nie odniósł się do przyczyn braku odbioru, nie przeprowadził żadnego postępowania dowodowego w tym zakresie. Przywołał, że w orzecznictwie sądów administracyjnych utrwalony jest pogląd, zgodnie z którym fikcja doręczenia nie zwalnia organu z obowiązku oceny, czy uchybienie terminowi nastąpiło bez winy strony.
Instytucja przywrócenia terminu ma charakter gwarancyjny i powinna być stosowana w sposób uwzględniający realia funkcjonowania strony, a nie w sposób skrajnie formalistyczny. Organ przyjął, że brak winy musi oznaczać absolutny brak jakiegokolwiek uchybienia po stronie Skarżącego, co stanowi wykładnię sprzeczną z celem przepisu.
Skarżący zarzucił, że doszło do przerzucenia ryzyka działania systemu na obywatela. W realiach sprawy organ przyjął, że samo umieszczenie decyzji w systemie oraz automatyczne generowanie powiadomień jest wystarczające do uznania skutecznego doręczenia. Tymczasem organ administracji publicznej nie może przerzucać na obywatela ryzyka wadliwego działania systemu teleinformatycznego ani jego niedoskonałości funkcjonalnych.
Organ dopuścił się nadmiernego formalizmu, gdyż zaskarżone postanowienie prowadzi do sytuacji, w której strona zostaje pozbawiona możliwości merytorycznego rozpoznania sprawy, a uchybienie o charakterze technicznym (brak powiadomienia) ma skutki definitywne. Takie podejście narusza zasadę proporcjonalności oraz prawo do sądu. Zarzucił także niespójność i niewiarygodność systemu powiadomień elektronicznych. Organ II instancji przyjął, że system powiadomień funkcjonował prawidłowo, jednakże okoliczności sprawy przeczą temu założeniu.
Po pierwsze, Powiatowy Urząd Pracy prowadził ze Skarżącym aktywną korespondencję mailową. W praktyce urząd nie ograniczał komunikacji wyłącznie do systemu praca.gov.pl, lecz korzystał równolegle również z bezpośredniej komunikacji mailowej, co dodatkowo wzmacniało uzasadnione przekonanie Skarżącego o bieżącym informowaniu go o istotnych czynnościach w sprawie również poprzez ten kanał komunikacji. W wiadomości z dnia 16.01.2026 r. urząd poinformował Skarżącego, że decyzja oraz wezwanie "zostaną wysłane na konto w praca.gov.pl", co mogło uzasadniać przekonanie, iż istotne informacje związane ze sprawą będą sygnalizowane również drogą mailową.
Po drugie, w dniu 07 marca 2026 r. Skarżący otrzyma! wiadomość e-mail dotyczącą anulowania wizyty wyznaczonej na dzień 02 lutego 2026 r., a więc ponad miesiąc po planowanym terminie wizyty. Fakt przesłania informacji o anulowaniu wizyty dopiero po upływie ponad miesiąca od jej planowanego terminu wskazuje, że komunikacja elektroniczna prowadzona przez urząd miała charakter niespójny i nieregularny, co uzasadniało po stronie Skarżącego brak pewności co do skuteczności oraz kompletności przekazywanych powiadomień.
Okoliczność ta podważa twierdzenie organu o prawidłowym i niezawodnym funkcjonowaniu systemu komunikacji elektronicznej oraz wskazuje, że przepływ informacji pomiędzy systemem a użytkownikiem nie działał w sposób gwarantujący stronie realną możliwość terminowego zapoznania się z dokumentami. Nadto Organ nie przeprowadził żadnego postępowania wyjaśniającego w zakresie faktycznego wysłania i doręczenia powiadomień, poprawności działania systemu, historii logów systemowych, ani prawidłowości konfiguracji kanałów komunikacyjnych.
W konsekwencji organ dokonał ustaleń faktycznych wyłącznie na podstawie abstrakcyjnego założenia poprawności działania systemu teleinformatycznego, bez weryfikacji jego rzeczywistego funkcjonowania w indywidualnej sprawie Skarżącego.
W odpowiedzi na skargę Wojewoda podtrzymał swe stanowisko zajęte w zaskarżonym postanowieniu odwołując się do jego uzasadnienia. Nadto, wskazał, że w jego ocenie R. P. nie dochował należytej staranności by zachować określony ustawowo termin do złożenia odwołania. Po otrzymaniu wiadomości mailowej z Urzędu Pracy w dniu 16.01.2026 r. nie zalogował się do swojego konta w systemie praca.gov.pl celem sprawdzenia otrzymanych dokumentów z PUP. Organ I instancji w prawidłowy sposób poinformował, iż decyzja dotycząca przyznania statusu bezrobotnego wraz z innymi dokumentami zostanie przekazana w systemie praca.gov.pl na konto pana R. P..
Jednocześnie wskazano, że Strona składając wniosek o przyznanie statusu bezrobotnego zaznaczyła preferowany kontakt przez praca.gov.pl, który jest podstawowym, formalnym sposobem przekazywania dokumentów urzędowych Organu zatrudnienia tj. decyzji, wezwań itd.
W piśmie procesowym z 13 lipca 2026 r. Skarżący podtrzymał swoje stanowisko wyrażone w skardze i wniósł o jej uwzględnienie.
Skarżący wskazał, że nie kwestionował, iż wybrał elektroniczną formę kontaktu przez portal praca.gov.pl przy rejestracji jako osoba bezrobotna i celem doręczania dokumentów. Organ nie odniósł się do tego, że korespondował także mailowo, co miało zasadnicze znaczenie dla oceny, czy mógł pozostawać w uzasadnionym przekonaniu, że o istotnych czynnościach w sprawie będzie informowany również za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Co więcej, sam organ w odpowiedzi na skargę przyznał, że przy rejestracji wskazał kontakt za pośrednictwem systemu praca.gov.pl, telefonicznie oraz mailowo. Tym bardziej nie sposób przyjąć, że Skarżący mógł racjonalnie zakładać, iż jedynym sposobem bieżącego przekazywania informacji będzie wyłącznie portal praca.gov.pl.
Skarżący dodał, że organ odnosząc się do skierowanej do niego wiadomości z dnia 16 stycznia 2026 r., sam organ uznał tę wiadomość e-mail za istotny element procesu informowania strony. Oznacza to, że również w jego ocenie komunikacja mailowa stanowiła element prowadzonej przez organ komunikacji ze stroną.
Skarżący podsumował, że w odpowiedzi na skargę organ nie wykazał, że powiadomienie o umieszczeniu decyzji na koncie praca.gov.pl zostało w mojej sprawie skutecznie wysłane i doręczone, a także nie odniósł się merytorycznie do przedstawionych przeze mnie okoliczności świadczących o niespójności prowadzonej komunikacji elektronicznej.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu zważył, co następuje
Skarga zasługuje na uwzględnienie.
Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1267) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, a kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Sądy administracyjne nie orzekają merytorycznie, tj. nie wydają orzeczeń, co do istoty sprawy, lecz badają zgodność zaskarżonego aktu administracyjnego z obowiązującymi w dacie jego podjęcia przepisami prawa materialnego, określającymi prawa i obowiązki stron oraz przepisami procedury administracyjnej, normującymi zasady postępowania przed organami administracji publicznej.
Z brzmienia art. 145 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm - dalej "P.p.s.a.") wynika, że w przypadku, gdy Sąd stwierdzi bądź to naruszenie prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, bądź to naruszenie prawa dające podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego, bądź wreszcie inne naruszenie przepisów postępowania, jeśli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy, wówczas - w zależności od rodzaju naruszenia - uchyla decyzję lub postanowienie w całości lub w części, albo stwierdza ich nieważność bądź niezgodność z prawem. Zaskarżona decyzja lub postanowienie mogą ulec uchyleniu tylko wtedy, gdy organom administracji publicznej można postawić uzasadniony zarzut naruszenia prawa, czy to materialnego, czy to procesowego, jeżeli naruszenie to miało, bądź mogło mieć wpływ na wynik sprawy. Przy czym z mocy art. 134 § 1 P.p.s.a. kontroli legalności Sąd dokonuje także z urzędu, nie będąc związany zarzutami i wnioskami oraz powołaną podstawą prawną.
W niniejszej sprawie przedmiotem kontroli Sądu jest postanowienie odmawiające przywrócenia terminu do wniesienia odwołania skarżącego od decyzji Starosty [...] z 16 stycznia 2026 r. o przyznaniu R. P. statusu bezrobotnego od dnia 07 stycznia 2026 r. oraz o odmowie przyznania mu prawa do zasiłku dla bezrobotnych od dnia 07 stycznia 2026 r.
Natomiast podstawę prawną podjęcia zaskarżonego postanowienia stanowił przepis art. 58 § 1 i § 2 K.p.a. i art. 59 § 2 K.p.a. w zw. z art. 123 K.p.a. oraz art. 31 ust. 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. z 2025 r. poz. 620, dalej "ustawa").
Zgodnie z art. 58 § 1 K.p.a. w razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na prośbę zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Prośbę o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu. Jednocześnie z wniesieniem prośby należy dopełnić czynności, dla której określony był termin (art. 58 § 2 K.p.a.). Natomiast jak wynika z art. 58 § 3 K.p.a. przywrócenie terminu do złożenia prośby przewidzianej w § 2 jest niedopuszczalne.
Stosownie zaś do treści art. 59 § 1 - § 2 K.p.a. o przywróceniu terminu postanawia właściwy w sprawie organ administracji publicznej. Od postanowienia o odmowie przywrócenia terminu służy zażalenie. O przywróceniu terminu do wniesienia odwołania lub zażalenia postanawia ostatecznie organ właściwy do rozpatrzenia odwołania lub zażalenia.
Z brzmienia przywołanych wyżej przepisów wynika zatem, że przywrócenie terminu do dokonania uchybionej czynności procesowej jest uzależnione od łącznego spełnienia następujących przesłanek: złożenia wniosku o przywrócenie terminu; dokonania czynności, której terminowi uchybiono; uprawdopodobnienia braku winy w niedochowaniu terminu oraz zachowanie siedmiodniowego nieprzywracanego terminu (co wynika z § 3 analizowanego przepisu) licząc od dnia ustania przeszkody, na złożenie wniosku. W przypadku niespełnienia choćby jednej z wymienionej wyżej przesłanek przywrócenia terminu, wniosek nie może być uwzględniony. Odwołanie się w art. 58 § 1 K.p.a. do braku winy powoduje, że przywrócenie uchybionego terminu uzasadniają wyłącznie takie obiektywne, występujące bez woli strony, okoliczności i zdarzenia, które mimo dołożenia należytej staranności w prowadzeniu własnych spraw udaremniły dokonanie czynności we właściwym czasie.
Tym samym termin do dokonania czynności procesowej nie może zostać przywrócony, jeżeli strona zawiniła uchybienie terminu, choćby w postaci lekkiego niedbalstwa. W orzecznictwie sądowoadministracyjnym powszechnie przyjmuje się, że brak winy w uchybieniu terminu zachodzi wówczas, gdy zachowanie strony postępowania odpowiada obiektywnemu miernikowi staranności, a więc staranności w prowadzeniu spraw, jakiej można wymagać od strony należycie dbającej o swoje interesy. Przywrócenie terminu ma charakter wyjątkowy i nie jest możliwe, jeżeli strona dopuściła się choćby lekkiego niedbalstwa przy dokonywaniu czynności w toku postępowania. O braku winy w niedopełnieniu obowiązku zachowania terminu można mówić tylko w przypadku stwierdzenia, że strona dołożyła należytej staranności, by dokonać czynności proceduralnej w terminie, lecz dopełnienie obowiązku stało się niemożliwe z powodu przeszkody nie do przezwyciężenia, tj. że strona nie mogła tej przeszkody usunąć nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku i jeśli przeszkoda ta powstała w czasie biegu terminu do dokonania czynności procesowej.
Przywrócenie terminu usprawiedliwia więc wyłącznie zaistnienie nagłych, obiektywnych, niezależnych od wiedzy i woli strony okoliczności, które mimo dołożenia odpowiedniej staranności w prowadzeniu własnych spraw udaremniły dokonanie czynności w terminie (por. wyroki: NSA z 11 kwietnia 2018 r. sygn. akt II OSK 2401/17; WSA: w Rzeszowie z 4 września 2013 r. sygn. akt II SA/Rz 360/13, w Bydgoszczy z 3 kwietnia 2013 r. sygn. akt I SA/Bd 106/13, w Warszawie z 21 marca 2013 r. sygn. akt I SA/Wa 2210/13 i z 11 czerwca 2014 r. sygn. akt III SA/Wa 604/14; www.orzeczena.nsa.gov.pl, dalej "CBOSA").
Podkreślenia również wymaga, że to na stronie, która uchybiła terminowi do wniesienia odwołania, spoczywa obowiązek wykazania, że uchybienie terminu nastąpiło bez jej winy. Organ powinien jedynie przedstawione przez nią okoliczności ocenić w świetle przesłanek z art. 58 § 1 i 2 K.p.a. Nie można bowiem wymagać od organu, aby prowadził postępowanie wyjaśniające co do przyczyn uchybienia terminu przez stronę. Przy czym co należy zaznaczyć, ustawodawca, określając przesłankę braku winy strony, nie wprowadził wymogu udowodnienia tej okoliczności, a jedynie jej uprawdopodobnienia. Aby uprawdopodobnić brak winy, strona postępowania winna uwiarygodnić stosowną argumentacją swoją staranność oraz fakt, że przeszkoda była od niej niezależna i istniała cały czas, aż do momentu wniesienia wniosku o przywrócenie terminu (por. B. Adamiak (w:) B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego.
Komentarz, 11 wydanie, C. H. Beck, s. 284). Nałożony na wnioskodawcę obowiązek uprawdopodobnienia braku winy świadczy niewątpliwie o odformalizowaniu i uproszczeniu postępowania prowadzonego na podstawie art. 58 K.p.a. i art. 59 K.p.a., mające na celu ułatwienie osobie zainteresowanej przywróceniem terminu do dokonania czynności procesowej, przedstawienia swych racji. Jednocześnie w orzecznictwie zaznacza się, że uprawdopodobnienie przyczyny spóźnienia zastępuje formalny dowód, lecz nie jest równoznaczne z gołosłownym podaniem przez wnioskodawcę przyczyny niezachowania terminu, chyba że przyczyna ta jest powszechnie znana (por. wyroki: WSA w Gliwicach z 28 marca 2019 r., IV SA/Gl 1064/18; WSA w Łodzi z 21 lutego 2019 r., II SA/Łd 1008/18; WSA w Warszawie z 30 stycznia 2019 r., VIII SA/Wa 812/18; CBOSA).
Istotnymi dla rozpoznania zaistniałego sporu w niniejszej sprawie okolicznościami faktycznymi pozostaje ciąg "zdarzeń" procesowych.
W dniu 7 stycznia 2026 r. R. P. złożył wniosek o dokonanie rejestracji jako bezrobotny za pośrednictwem platformy praca.gov.pl. W formularzu, rubryce dotyczącej danych kontaktowych (nr 5) zaznaczył kontakt poprzez: konto w systemie praca.gov.pl. i numer telefonu oraz adres e-mail (k. 8 akt adm. I inst.). Nadto w części wniosku dotyczącej nabycia prawa do zasiłku dla bezrobotnych wśród danych do kontaktu wskazał adres e-mail (k. 2 akt adm.).
W dniu 16 stycznia 2026 r. Starosta [...] wydał decyzję o przyznaniu R. P. statusu bezrobotnego oraz o odmowie przyznania mu zasiłku dla bezrobotnych. Decyzja zawierała prawidłowe pouczenie o przysługującym od niej środku odwoławczym i jego ustawowym terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. Została następnie umieszczona w systemie praca.gov.pl w dniu 16 stycznia 2026 r. z datą odbioru w dniu 31 stycznia 2026 r., jako datą uznania pisma za doręczone (UPD k. 40 akt adm. I inst.). Zatem ustawowy 14-dniowy termin do jej zaskarżenia upływał z końcem dnia 14 lutego 2026 r.
W dniu 27 marca 2026 r. R. P. złożył wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania od decyzji z Starosty z 16 stycznia 2026 r. oraz odwołanie wraz z dokumentacją uzupełniającą. Jednocześnie wyjaśnił, że o decyzji dowiedział się dopiero 25 marca 2026 r. kiedy zalogował się do systemu i zapoznał z decyzją. Organy przyjęły że wniosek o przywrócenie terminu został złożony w ustawowym, 7-dniowym terminie, co Sąd ocenia jako prawidłowe. Zachowane zostały zatem wymogi formalne do skutecznego złożenia wniosku o przywrócenie terminu.
Następnie obowiązkiem osoby ubiegającej się o przywrócenie terminu jest uwiarygodnienie, a nie udowodnienie istnienia okoliczności uzasadniających przywrócenie terminu. W tym zakresie Skarżący konsekwentnie podnosił, że pozostał w uzasadnionym przekonaniu, że organ poinformuje go e-mailem o wydaniu decyzji i na tą wiadomość czekał. Przekonanie to uzasadniał okolicznością, że we wniosku złożonym 7 stycznia 2026 r. o przyznanie statusu bezrobotnego i o zasiłek dla bezrobotnych podał adres e-mail oraz zaznaczył także tą formę komunikacji z organem. Na potwierdzenie swojego stanowiska przedstawił e-mailową korespondencję z organem.
Zdaniem Sądu w rozpoznawanym przypadku wydane przez organ postanowienie jest błędne i narusza wymienione powyżej przepisy postępowania przed organem administracji, co miało istotny wpływ na wynik sprawy. Nadto, organ naruszył przepisy ustawy o rynku pracy i służbie zatrudnienia, co także miało wpływ na wynik sprawy.
Zgodnie z art. 44 ust. 1 ustawy Skarżący składając wniosek o uznanie statusu bezrobotnego oraz o przyznanie zasiłku dla bezrobotnych złożył go za pośrednictwem indywidualnego konta w systemie praca.gov.pl. Organ tymczasem nieprawidłowo zastosował przepis art. 45 ust. 1 zdanie drugie ustawy, zgodnie z którym "Informacja o umieszczeniu na indywidualnym koncie decyzji, postanowienia, zawiadomienia, wezwania, informacji, umowy oraz innego pisma jest przesyłana na wskazany na koncie adres elektroniczny i może być przesłana na numer telefonu." Z powyższych przepisów wynika zatem, że skoro Skarżący posiada indywidualne konto w systemie i za jego pośrednictwem składał wniosek inicjujący postępowanie, to organ decyzje dotyczące w szczególności statusu bezrobotnego i zasiłku doręcza w formie elektronicznej na to właśnie indywidualne konto, ale jednocześnie informację o umieszczeniu decyzji na tym indywidualnym koncie obligatoryjnie przesyła na wskazany na koncie adres elektroniczny, a dodatkowo może być ona przesłana na numer telefonu.
W ocenie Sądu taki mechanizm informowania o umieszczeniu decyzji na indywidualnym koncie ma pełnić funkcję gwarancyjną, wzmacniać ochronę prawną strony przez zapewnienie jej wiedzy o dokonanym doręczeniu, przy czym ustawodawca nie przewidział obligatoryjnych przesłanek stosowania kanału SMS, a jedynie fakultatywne poinformowanie tą drogą.
Przepis art. 45 ust. 3 ustawy reguluje bowiem moment, w którym dokument uznaje się za doręczony. Konstrukcja przepisu odpowiada rozwiązaniu znanemu z art. 44 § 4 K.p.a. oraz art. 39ą K.p.a. (doręczenia elektroniczne). Dokument uważa się za doręczony z chwilą jego odbioru na indywidualnym koncie (doręczenie faktyczne) oraz po upływie 14 dni od dnia umieszczenia dokumentu w systemie w przypadku nieodebrania (fikcja doręczenia).
Z drugiej bowiem strony, rozwiązanie to chroni interes organu i przeciwdziała celowemu unikaniu odbioru dokumentów. Stosowanie fikcji doręczenia wymaga jednak zachowania szczególnej ostrożności i poszanowania zasady prawa do obrony i prawa do sądu (art. 42 i 45 Konstytucji RP). W niniejszej sprawia wymagane było dochowanie przez organ ustawowej procedury informowania o umieszczeniu decyzji na indywidualnym koncie, czego organ I instancji nie dopełnił. W ocenie Sądu w przypadku takim, jak w niniejszej sprawie, gdy strona nie został prawidłowo poinformowana o umieszczeniu decyzji w systemie praca.gov.pl, powinna mieć możliwość przywrócenia terminu do dokonania czynności procesowej (art. 58 K.p.a.).
W przedstawionych Sądowi aktach, ani z wyjaśnień organu nie wynika, że taka informacja o umieszczeniu decyzji na koncie w systemie praca.gov.pl została przesłana na adres e-mail Skarżącego. W ocenie Sądu za taką informację, o jakiej mowa w art. 45 ust. 1 zd. 2 ustawy nie może być uznany skierowany do Skarżącego e-mail z 16 stycznia 2026 r. Stanowi on bowiem odpowiedź na zapytanie Skarżącego z 13 stycznia 2026 r. (także e-mailem), w której wskazał, że zarejestrował się elektronicznie jako bezrobotny, ale nie uzyskał informacji zwrotnej czy jego wniosek rejestracyjny został przesłany do organu. W wiadomości e-mail z 16 stycznia 2026 r. organ potwierdził, że wnioskodawca został zarejestrowany jako bezrobotny z dniem 7 stycznia 2026 r. Decyzja o przyznaniu statusu bezrobotnego oraz wezwanie na spotkanie z doradcą ds. zatrudnienia oraz oświadczenia, z którymi należy się zapoznać zostaną tego samego dnia wysłane na konto w systemie praca.gov.pl. (k. 25 – 27 akt sąd.).
Ostatecznie jednak umieszczona w systemie została decyzja Starosty z 16 stycznia 2026 r. ale nie dotyczyła ona tylko statusu bezrobotnego, ale także odmowy przyznania zasiłku dla bezrobotnych, o czym nie było mowy w zwrotnej wiadomości e-mail organu z 16 stycznia 2026 r. Przyjąć należy, że informacja była co najmniej niepełna i nieprecyzyjna. Słusznie wskazuje zatem Skarżący, że miał uzasadnione podstawy do przyjęcia, że właściwe powiadomienie o umieszczeniu decyzji w systemie dopiero otrzyma, i to wiadomością e-mail, skoro organ korespondował z nim przez ten kanał poczty elektronicznej.
W tym stanie, organ dokonał nieprawidłowej interpretacji zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, co w konsekwencji doprowadziło do błędnego uznania przez organ, iż Skarżący nie uprawdopodobnił, że uchybienie terminowi nastąpiło bez jego winy.
Zgodnie z art. 8 § 1 K.p.a. organy administracji publicznej prowadzą postępowanie w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej, zaś stosownie do art. 9 K.p.a. organy te obowiązane są do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.
Jak podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 7 grudnia 2023 r. w sprawie II GSK 241/23 zasada zaufania obywateli do organów państwa wyrażona w art. 8 K.p.a. uznawana jest za klamrę, która spina całość ogólnych zasad postępowania. Jest to zasada najszersza pod względem zakresu. Można w niej pomieścić bogaty katalog zasad ogólnych. W tym zakresie Sąd rozpoznający niniejszą sprawę podziela stanowisko wyrażone w wyroku WSA w Poznaniu z dnia 26 sierpnia 2026 r. (sygn. akt III SA/Po 556/26, CBOSA), iż zasada wynikająca z treści art. 8 K.p.a. stanowi podstawę uznania, że przy rozpoznawaniu sprawy organ administracji publicznej - zwłaszcza stosując normy o charakterze sankcyjnym - nie powinien negatywnie dla strony interpretować wieloznacznych okoliczności sprawy, w sytuacji, gdy do powstania takiej wieloznaczności przyczynił się sam organ administracji publicznej. Zapatrywanie to podzielane jest w piśmiennictwie:
"Zasada zaufania uznawana jest "za klamrę, która spina całość ogólnych zasad postępowania. Jest to zasada najszersza pod względem zakresu. Można w niej pomieścić bogaty katalog zasad ogólnych. Niewątpliwie bowiem pogłębianiu zaufania obywateli do organów państwa służy podejmowanie wszelkich działań niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, uwzględnianie interesu społecznego i słusznego interesu obywateli, udzielanie należytej i wyczerpującej informacji, zapewnienie stronom czynnego udziału na każdym etapie postępowania, wyjaśnianie zasadności przesłanek, którymi organ kieruje się przy załatwianiu sprawy czy szybkość postępowania organu" (wyrok NSA z 26.09.2012 r., I OSK 1094/11 137). Jako taka obejmuje ona wszystkie przypadki działania przez organ w sposób sprzeczny z poczuciem sprawiedliwości (zwłaszcza gdy prowadzi to do negatywnych dla strony skutków), i to niezależnie od tego, czy się da, czy też nie zakwalifikować je jako naruszenie innych przepisów Kodeksu." Chróścielewski Wojciech (red.), Krawczyk Agnieszka (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz Opublikowano: WKP 2025.
Ta najwyższa staranność organów w zachowaniu zasad z art. 8 § 1 i 9 K.p.a. musi też zostać odpowiednio udokumentowana w aktach sprawy, czego brak w niniejszej sprawie, by organy mogły skutecznie odeprzeć ewentualne późniejsze zarzuty strony co do braku jej świadomości podejmowanych działań. Organy winny tym samym procedować w taki sposób, aby nie mogło powstać wrażenie, że ich działania stanowią dla stron swego rodzaju pułapkę, a starania organów w tym zakresie muszą znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie w aktach sprawy.
Zdaniem Sądu, argumentacja Skarżącego zwłaszcza w świetle treści przepisu art. 45 ust. 1 zd. 2 ustawy zasługuje na uwzględnienie, co czyni wniesioną skargę zasadną. W tych okolicznościach skargę należało uwzględnić, bowiem zaskarżone postanowienie narusza przepisy postępowania administracyjnego (art. 8 § 1 K.p.a., art. 9 K.p.a.) w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy oraz narusza przepis art. 45 ust. 1 zd. 2 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, które to naruszenie miało wpływ na wynik sprawy. Wobec powyższego Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i c P.p.s.a. orzekł o uchyleniu zaskarżonego postanowienia, jak w wyroku.
Sąd nie orzekł o kosztach postępowania (art. 200 P.p.s.a. i art. 205 § 1 P.p.s.a.), bowiem postępowanie w sprawie dotyczącej statusu bezrobotnego oraz zasiłków przysługujących bezrobotnemu zwolnione jest od obowiązku uiszczania kosztów sądowych z mocy prawa (art. 239 § 1 pkt 1 lit b P.p.s.a.).
Organ uwzględni wskazania co do dalszego postępowania, które wynikają wprost z przedstawionych rozważań Sądu.