Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowiez 14 lipca 2026 r., sygn. akt III SA/Kr 639/26

Uzasadnienie

Zaskarżonym postanowieniem z 11 marca 2026 r. znak: WO-II.6231.2.2.2026 Wojewoda Małopolski utrzymał w mocy postanowienie Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej z dnia 22 stycznia 2026 r. nr USC.5364.4.2026 o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie wydania uwierzytelnionego wydruku aktu urodzenia z księgi urodzeń zamieszczonego w rejestrze stanu jako odwzorowanie cyfrowe, z uwagi na brak podstawy materialnoprawnej do rozpatrzenia żądania w trybie administracyjnym.

Powyższe postanowienie zostało wydane w następującym stanie sprawy.

W dniu 15 października 2025 r. D. S. (skarżący) wystąpił do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej z wnioskiem o udostępnienie oryginałów dokumentów i umożliwienie wykonania ich fotokopii oraz udzielnie informacji, dotyczących swojego aktu urodzenia. W odpowiedzi otrzymał uwierzytelnione kopie dokumentów z akt zbiorowych do aktu urodzenia nr [...], odpis skrócony, odpis zupełny aktu urodzenia oraz zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby, wydane na podstawie art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2025 poz. 594, ze zm. - dalej p.a.s.c.), wg. wzorów określonych w rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z 29 maja 2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. z 2023r. poz. 1023). Umożliwiono mu również nieodpłatne wykonanie fotokopii aktu urodzenia - jak o tym stanowi przepis art. 130 ust. 5 p.a.s.c.

W dniu 26 listopada 2025 r. skarżący powołując się na art. 26 p.a.s.c. ponownie zwrócił się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej z żądaniem dołączenia wykonanej przez siebie w siedzibie urzędu fotokopii swojego aktu urodzenia do akt zbiorowych "wraz z poświadczeniem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego". W odpowiedzi otrzymał pismo z dnia 1 grudnia 2025 r., w którym Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej wyjaśnił, że na podstawie art. 26 p.a.s.c. do akt zbiorowych dołącza się dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone do sporządzenia aktu stanu cywilnego, stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku. Załączona fotokopia aktu nie spełnia powyższych wymagań, ponieważ jest kopią już sporządzonego aktu.

W dniu 11 grudnia 2025 r. skarżący, powołując się na przepisy art. 24, art. 35 oraz art. 37 p.a.s.c. zwrócił się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej z żądaniem naniesienia wzmianki dodatkowej o sprostowaniu nazwiska rodowego matki w swoim akcie urodzenia. W odpowiedzi udzielonej pismem z dnia 19 grudnia 2025 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wyjaśnił, że powyższa czynność została dokonana 26 lutego 2020 r. w rejestrze stanu cywilnego.

Następnie w dniu 7 stycznia 2026 r. do Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej wpłynęło datowane na 5 stycznia 2026 r. pismo skarżącego, zatytułowane: "Wniosek o wydanie uwierzytelnionego wydruku aktu urodzenia z księgi urodzeń zamieszczonego w Rejestrze Stanu Cywilnego jako odwzorowanie cyfrowe". W piśmie tym skarżący zwrócił się o "wydanie wydruku będącego wiernym obrazem strony z księgi papierowej, uwzględniającego wszelkie widniejące na niej wzmianki marginesowe, skreślenia oraz poprawki (w tym pierwotne, błędne brzmienie nazwiska mojej matki przed jego późniejszym sprostowaniem)." Jednocześnie wniósł, aby uwierzytelnienie powyższego wydruku nastąpiło przez "umieszczenie przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego klauzuli: Poświadczam za zgodność z oryginałem - papierową księgą urodzeń 22 stycznia 2026 r."

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej postanowieniem z dnia 22 stycznia 2026 r., znak: USC.5364.4.2026 odmówił wszczęcia postępowania w sprawie: wydania uwierzytelnionego wydruku aktu urodzenia z księgi urodzeń zamieszczonego w rejestrze stanu jako odwzorowanie cyfrowe, z uwagi na brak podstawy materialnoprawnej do rozpatrzenia żądania w trybie administracyjnym.

W uzasadnieniu postanowienia opisano stan faktyczny sprawy oraz wskazano, że prawną formą działania w zakresie wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego jest wydawanie m. in. odpisów aktu stanu cywilnego, poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, a także umożliwienie wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego, prowadzonej przed dniem wejścia w życie ustawy p.a.s.c. Przepisy ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego nie dają kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego uprawnień do wydawania, wykonywania oraz poświadczania za zgodność z oryginałem kopii aktu stanu cywilnego, a zgodnie z orzecznictwem sądowym (wyrok WSA z dnia 11.01.2022 r. sygn. akt II SA/Rz 1655/21 oraz wyrok NSAz dnia 19.10.2023 r. sygn. akt II OSK 1222/22) - działanie kierownika Urzędu Stanu Cywilnego musi wynikać z konkretnego stosunku prawnego i mieć swoje umocowanie w przepisach prawa materialnego.

Tymczasem żądanie skarżącego nie ma podstawy w obowiązujących przepisach. Fotokopia aktu stanu cywilnego wykonana na podstawie art. 130 ust. 5 p.a.s.c., nie ma mocy dokumentu urzędowego, jednocześnie żaden przepis p.a.s.c. nie przewiduje wydania przez kierownika Urzędu Stanu Cywilnego kserokopii lub fotokopii aktu urodzenia potwierdzonej za zgodność z oryginałem.

Moc dokumentów urzędowych posiadają natomiast wydawane przez kierowników urzędów stanu cywilnego odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego.

W zażaleniu wniesionym na ww. postanowienie skarżący zarzucił organowi I instancji naruszenie:

1. - art. 61a k.p.a. przez błędne przyjęcie, że żądanie strony jest niedopuszczalne z przyczyn przedmiotowych (brak podstawy materialnoprawnej) podczas, gdy sprawa dotyczy praw i obowiązków strony wynikających z wpisów w rejestrze prowadzonym przez organ;
2. - art. 73 § 1 i 2 k.p.a. regulującego kwestie prawa wglądu strony postępowania administracyjnego w akta sprawy poprzez uniemożliwienie realizacji prawa do otrzymania uwierzytelnionych kopii z dokumentacji stanowiącej treść rejestru, co stanowi odrębne uprawnienie procesowe niezależnie od wydawania odpisów aktów stanu cywilnego;
3. - art. 130 ust. 5 p.a.s.c. poprzez jego błędną, zawężającą interpretację, polegającą na uznaniu, że przepis ten wyłącza możliwość wydawania uwierzytelnionych wydruków odwzorowań cyfrowych, do których strona ma prawo dostępu na zasadach ogólnych k.p.a.;
4. - błędną interpretację powołanego przez organ orzecznictwa sygn. akt II SA/Rz 1655/21 sygn. akt II OSK 1222/22.

Ponadto skarżący zarzucił naruszenie:

1. - art. 6 k.p.a. (zasada praworządności) wskazując, że "(...) organ musi działać na podstawie przepisów i ma obowiązek rzetelnego prowadzenia dokumentacji. Istnienie zmiany w systemie, przy jej braku w księdze źródłowej tworzy niepewność prawną;
2. - art. 7 i 77 § 1 k.p.a. - organ mimo wiedzy o błędzie w dokumencie papierowym (wniosek o sprostowanie z 26 lutego 2020 r.) zaniechał jego formalnej korekty. Zmiana danych w systemie informatycznym, przy jednoczesnym pozostawieniu błędnego dokumentu źródłowego w aktach tworzy dualizm prawny, który uniemożliwia ustalenie rzeczywistego stanu faktycznego;
3. - art. 8 k.p.a. poprzez ignorowanie wniosku strony oraz poprawienie danych w systemie bez wydania postanowienia, co narusza zasadę lojalności. Organ nie może zasłaniać się faktem, że od 2015 r. posługuje się systemem informatycznym, ponieważ akta sprawy (papierowe i zdigitalizowane) muszą być spójne i wiarygodne dla strony;
4. - art. 9 k.p.a. gdyż skarżący do dziś nie otrzymał oficjalnego rozstrzygnięcia, co do losów swojego wniosku z 2020 r. Brak wydania postanowienia w trybie art. 113 § 1 k.p.a. pozbawił stronę prawa do kontroli instancyjnej i pewności, co do treści obowiązujących dokumentów.

Wojewoda Małopolski nie znalazł podstaw do uwzględnienia zażalenia i opisanym na wstępie postanowieniem z dnia 11 marca 2026 r. orzekł o utrzymaniu w mocy postanowienia organu I instancji. Wojewoda Małopolski podkreślił, że w przedmiotowej sprawie jest władny orzec wyłącznie w kwestii słuszności lub niesłuszności samej odmowy wszczęcia przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej postępowania w przedmiocie wydania skarżącemu "uwierzytelnionego wydruku aktu urodzenia z księgi urodzeń zamieszczonego w rejestrze stanu jako odwzorowanie cyfrowe." Tylko tej kwestii dotyczy bowiem zaskarżone postanowienie.

W myśl art. 61a k.p.a. gdy żądanie o którym mowa w art. 61 zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z innych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania (art. 61 § 1 k.p.a.).

Powołując wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 11 kwietnia 2017 r. sygn. akt II SA/Wr 837/16, wyjaśniono, że działalność organów administracji publicznej i ich kompetencje do podejmowania władczych rozstrzygnięć kształtujących uprawnienia i obowiązki określonych podmiotów, regulują przepisy prawa. Zasadniczo kompetencje organów administracji ograniczają się do rozpoznawania i rozstrzygania spraw administracyjnych, tj. takich spraw, które z uwagi na swój przedmiot posiadają umocowanie do ich rozstrzygnięcia w materialnych przepisach prawa administracyjnego. W orzecznictwie wskazuje się, że istotę sprawy administracyjnej określa art. 1 pkt 1 i 2 k.p.a., warunkując jej byt od działania właściwego organu uprawnionego do wydania decyzji, której adresatem jest konkretna strona, w oparciu o przepisy materialne, w sprawie indywidualnej. Brak któregokolwiek z wyżej wymienionych konstytutywnych elementów sprawy administracyjnej skutkuje tym, że sprawa nie posiada charakteru sprawy administracyjnej.

Zatem brak powszechnie obowiązującego przepisu prawa w oparciu o który organ władny jest rozstrzygać stanowi wystarczającą podstawę do uznania, że zachodzą tzw. inne uzasadnione przyczyny dla których postępowanie nie może być wszczęte, wskazane dyspozycją art. 61a k.p.a. Skoro bowiem brak jest podstawy materialnoprawnej dla rozstrzygnięcia organu, to żądanie wniosku nie wypełnia wszystkich niezbędnych przesłanek wymienionych w art. 1 pkt 1 i 2 k.p.a., prowadzących do uznania, że sprawa ma charakter sprawy administracyjnej rozstrzyganej w drodze decyzji administracyjnej.

Wojewoda wyjaśnił nadto, że zasady i tryb rejestracji stanu cywilnego oraz dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego regulują przepisy obowiązującej od 1 marca 2015 r. ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, co wynika z art. 1 p.a.s.c. Należy więc wnioskować, że wszystko to, co nie mieści się w kategorii "zasady i tryb rejestracji stanu cywilnego", dotyczy w istocie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Z kolei w myśl przepisu art. 2 ust. 6 w zw. z art. 2 ust. 5 p.a.s.c. odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego (w tym również czynności materialno-technicznych) następuje w formie decyzji administracyjnej.

Wskazując na regulacje ustawy p.a.s.c. Wojewoda stwierdził, że nie budzi wątpliwości, że sprawy dotyczące działań kierownika Urzędu Stanu Cywilnego mających umocowanie w przepisach prawa, w tym p.a.s.c. (m.in. wydania odpisu aktu stanu cywilnego, zaświadczenia z akt stanu cywilnego, wydania dokumentów z akt zbiorowych w formie dokumentu elektronicznego, kopii lub wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, a także umożliwienia wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego czy udostępniania dokumentacji stanu cywilnego na zasadach archiwalnych) załatwiane są w formie czynności materialno-technicznych, w przypadku zaś odmowy uwzględnienia wniosku w formie decyzji - są sprawami administracyjnymi.

Żaden przepis prawa, w szczególności p.a.s.c., nie przewiduje czynności wydania przez kierownika urzędu stanu cywilnego "uwierzytelnionego wydruku aktu urodzenia z księgi urodzeń zamieszczonego w rejestrze stanu jako odwzorowanie cyfrowe."

Mając powyższe na uwadze, wobec braku możliwości podejmowania przez organ administracji działań nieprzewidzianych w przepisach prawa, organ odwoławczy stwierdził, że zachodzi w takim przypadku przesłanka odmowy wszczęcia postępowania o której mowa w art. 61 a k.p.a. Tym samym Wojewoda podzielił stanowisko organu I instancji, że wszczęcie postępowania administracyjnego w celu realizacji żądania skarżącego nie jest możliwe.

Za bezzasadny organ uznał zarzut naruszenia przez organ I instancji art. 73 § 1 i 2 k.p.a. Prowadzony w systemie teleinformatycznym rejestr stanu cywilnego nie może być w żadnym razie w jakikolwiek sposób utożsamiany z aktami sprawy administracyjnej, które co do zasady podlegają udostępnieniu stronie na podstawie k.p.a., w sprawach, do których ten kodeks znajduje zastosowanie. Skarżący może zatem realizować prawo do uzyskania dostępu do danych zgromadzonych w rejestrze stanu cywilnego na zasadach określonych w p.a.s.c., jest on bowiem osobą, której dotyczy akt podlegający udostępnieniu. Należy zatem do kręgu podmiotów wskazanych w art. 45 ust. 1 p.a.s.c., którym wydaje się odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby.

Jako osoba uprawniona do otrzymania odpisu skarżący jest również uprawniony do nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie p.a.s.c., o ile spełnione są warunki określone w przepisie art. 130 ust. 5 tej ustawy. Znalazło to odzwierciedlenie w realiach niniejszej sprawy, ponieważ skarżący dokumenty takie otrzymał. Jednocześnie podkreślenia wymaga, że z treści art. 130 ust. 5 p.a.s.c. wynika wprost, iż fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego.

Odnosząc się do określonej w art. 6 k.p.a. zasady, że organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa wyjaśniono, że znalazła ona odzwierciedlenie w art. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej. W p.a.s.c. zawarto szczególne regulacje dotyczące wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego. Treść wydawanych dokumentów została jednoznacznie określona przez ustawodawcę, co oznacza, iż w tym zakresie ma miejsce związanie organu (wyrok WSA w Krakowie z 2 lutego 2022 r. sygn. III SA/LKr 1394/21). Ponadto podkreślono, że w postępowaniu administracyjnym nie stosuje się zasady, że wszystko co nie jest zakazane jest dozwolone. Dlatego nielegalne jest zarówno działanie organu podjęte niezgodnie z obowiązującymi przepisami, jak i działanie bez podstawy prawnej.

Wojewoda za bezzasadny uznał także zarzut naruszenia art. 7 i 77 § 1 k.p.a. Organ wyjaśni, że akt stanu cywilnego sporządzony w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych z chwilą przeniesienia do rejestru stanu cywilnego jest aktem stanu cywilnego w rozumieniu przepisów p.a.s.c. Wszelkie wpisy wpływające na treść lub ważność aktu (wzmianki dodatkowe) dołączane są zatem wyłącznie w rejestrze stanu cywilnego ponieważ ustawodawca nie przewidział równoległego prowadzenia rejestracji stanu cywilnego w systemie teleinformatycznym i w księgach stanu cywilnego. Stan faktyczny sprawy znajduje zatem w pełni odzwierciedlenie w treści aktu urodzenia skarżącego figurującego w Systemie Rejestrów Państwowych.

Za nietrafny uznano także zarzut uchybienia przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej przepisu art. 8 k.p.a. Powyższy przepis, nakładający na organy administracji obowiązek prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organów administracji publicznej, bezstronności i równego traktowania jest wyrazem zasady pogłębiania zaufania do organów państwa. Jednym z jej aspektów jest także reguła rozstrzygania w taki sam sposób przy takim samym stanie prawnym zaś rozwinięciem - obowiązek informowania strony postępowania o skutkach wynikających dla niej z przepisów prawa, a mających zastosowanie w danym stanie faktycznym (art. 9 k.p.a).

Wskazać należy, że sposób rozstrzygnięcia niniejszej sprawy jest zgodny ze sposobem wypracowanym w ramach obowiązujących przepisów i orzecznictwa sądowego, co świadczy o respektowaniu przez organ rozstrzygający wymogu jednolitości poglądów prawnych organów państwowych, składającego się na istotę zasady pogłębiania zaufania do organów państwa. Informacje na temat treści przepisów znajdujących zastosowanie w toku załatwienia sprawy zostały zaś skarżącemu przekazane.

Wobec powyższego, uznając że w opisanym stanie faktycznym i prawnym nie istnieją podstawy do wyeliminowania z obrotu prawnego postanowienia Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej, Wojewoda Małopolski orzekł o utrzymaniu w mocy postanowienia organu I instancji. Końcowo, odnosząc się do zarzutu rozbieżności pomiędzy wydanym skarżącemu odpisem aktu urodzenia, a jego oryginałem z księgi stanu cywilnego (którego fotokopię również uzyskał) organ wyjaśnił, że w przypadku aktów stanu cywilnego sporządzonych przed dniem 1 marca 2015 r. w papierowych księgach stanu cywilnego, ich odpisy są wydawane (na podstawie przepisu art. 44 ust. 1 pkt 1 p.a.s.c.) po przeniesieniu (migracji) aktu do elektronicznego rejestru stanu cywilnego. Zasady migracji aktu z ksiąg papierowych do tego rejestru zawarte są w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 204).

Wzory wydawanych z rejestru stanu cywilnego odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego - w tym aktów urodzenia - określa natomiast aktualnie rozporządzenie Ministra Cyfryzacji w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1023) - odpowiednio załącznik nr 1 oraz załącznik nr 10.

W skardze wniesionej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie skarżący zarzucił naruszenie:

1. 1. art. 61a § 1 k.p.a. poprzez bezpodstawną odmowę wszczęcia postępowania przez błędne przyjęcie, że zachodzą "inne uzasadnione przyczyny" uniemożliwiające wszczęcie postępowania, co uniemożliwia skarżącemu merytoryczną obronę jego praw i uporządkowanie stanu prawnego jego aktów, w sytuacji, gdy żądanie skarżącego dotyczy jego indywidualnych praw i obowiązków wynikających z rejestrów publicznych;
2. 2. art. 73 § 2 k.p.a. poprzez odmowę wydania uwierzytelnionego wydruku (odwzorowania) z akt sprawy, mimo wykazania ważnego interesu prawnego w uzyskaniu dokumentu odzwierciedlającego pełną treść księgi papierowej, co stanowi niezależne od trybu wydawania odpisów uprawnienie procesowe strony;
3. 3. art. 7, 8, 9 oraz 77 § 1 i 80 k.p.a. poprzez rażące naruszenie zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania, polegające na zignorowaniu rozbieżności między księgą papierową, a systemem RSC (tzw. dualizmu prawnego, tj. istnienia dwóch sprzecznych ze sobą stanów prawnych w obrębie tej samej dokumentacji) oraz faktu, iż drugie sprostowanie w systemie RSC nastąpiło z pominięciem trybu decyzji administracyjnej;
4. 4. art. 6 k.p.a. naruszenie zasady legalizmu poprzez usankcjonowanie procederu dokonywania zmian w rejestrach państwowych "poza trybem", co pozbawiło skarżącego możliwości kontroli instancyjnej i poczucia bezpieczeństwa prawnego;
5. 5. art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 47 Konstytucji RP poprzez naruszenie prawa skarżącego do rzetelnej tożsamości i ochrony nazwiska rodowego w dokumentacji źródłowej, która stanowi dziedzictwo genealogiczne skarżącego oraz art. 7 Konstytucji RP poprzez usankcjonowanie przez organ działań podejmowanych bez podstawy prawnej i poza wymaganym trybem decyzji administracyjnej, co uderza w fundamenty zasady legalizmu i pewności obrotu prawnego;
6. 6. art. 217 § 1 i § 2 pkt 2 k.p.a. w zw. z art. 219 k.p.a. poprzez zlekceważenie wniosku skarżącego o wydanie zaświadczenia i skierowanie do niego jedynie "pisma informacyjnego" zamiast sformalizowanego aktu administracyjnego. Działanie to miało na celu uniknięcie przez organ urzędowego potwierdzenia faktów niewygodnych dla organu (tj. dokonania sprostowania bez decyzji oraz zaniechania wpisu w księdze papierowej), co stanowi rażące naruszenie procedury wydawania zaświadczeń;
7. 7. art. 35 ust. 1 p.a.s.c. w zw. z art. 124 ust. 2 p.a.s.c. poprzez błędną interpretację, że migracja aktu do systemu zwalnia organ z obowiązku dbałości o treść dokumentu źródłowego (archiwalnego).

W oparciu o powyższe zarzuty skarżący wniósł o uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia i poprzedzającego go postanowienia organu I instancji oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania sądowego. Ponadto wniósł o przeprowadzenie dowodu z całości akt administracyjnych, w szczególności z:

1. - fotokopii papierowej księgi urodzeń, aktualnego odpisu zupełnego z systemu RSC, pisma Kierownika USC z dnia 19.12.2025 r. oraz z dnia 27.03.2026 r. wniosku/notatki o drugie sprostowanie oraz z wezwania do usunięcia naruszeń z dnia 02.04.2026 r. - na okoliczność wykazania, że: w dokumencie źródłowym (papierowym) nazwisko rodowe matki figuruje w formie z końcówką "dz" - w polu wzmianek dodatkowych widnieje jedynie adnotacja o pierwszym sprostowaniu, natomiast całkowicie brak jest wzmianki o drugim sprostowaniu, podczas gdy w systemie RSC widnieje forma z literą "c". Dowodzi to braku spójności rejestrów (tzw. dualizmu prawnego).

W uzasadnieniu skargi skarżący podniósł, że organ bezzasadnie odmówił wydania mu uwierzytelnionego wydruku (odwzorowania) z księgi papierowej, zasłaniając się brakiem systemowego formularza. Takie działanie narusza art. 73 § 2 k.p.a. Skarżący podniósł także, że z materiału dowodowego wynika, że o ile na pierwsze sprostowanie nazwiska rodowego matki skarżącego została wydana prawidłowa, formalna decyzja administracyjna, o tyle przy drugim sprostowaniu (obecnie widocznym w systemie RSC) w aktach sprawy widnieje jedynie sam wniosek (notatka urzędowa). W aktach brakuje jakiejkolwiek decyzji, która zgodnie z przepisami powinna stanowić podstawę do dokonania zmiany w akcie stanu cywilnego. Taki sposób procedowania jest jawnym pogwałceniem zasady legalizmu.

Skarżący został postawiony przed faktem dokonanym, bez możliwości zaskarżenia merytorycznej podstawy zmiany danych, a Wojewoda, zamiast naprawić ten błąd, utrzymał w mocy odmowę wszczęcia postępowania, sankcjonując tym samym urzędową dowolność.

Skarżący wyjaśnił, że w toku sprawy zwrócił się do Kierownika USC o wydanie zaświadczenia potwierdzającego tryb i datę dokonania drugiego sprostowania nazwiska rodowego matki. W odpowiedzi organ, zamiast wydać żądane zaświadczenie (lub postanowienie o odmowie jego wydania - art. 219 k.p.a.), skierował do skarżącego zwykłe pismo informacyjne. W treści wspomnianego pisma organ wprost przyznał, że sprostowania dokonano w formie "czynności materialno-technicznej" (bez wymaganej prawem decyzji administracyjnej) oraz, że stan papierowej księgi urodzeń nie uległ żadnej zmianie, co oznacza, że sprostowanie widoczne w systemie RSC nie zostało w ogóle odnotowane w dokumencie źródłowym. Dowodzi to istnienia niedopuszczalnego dualizmu prawnego oraz braku rzetelności rejestrów publicznych, gdzie zapis cyfrowy pozostaje w całkowitej sprzeczności z zapisem archiwalnym. Unikanie formy zaświadczenia na rzecz pisma informacyjnego miało na celu pozbawienie Skarżącego możliwości sformalizowanej kontroli instancyjnej tych twierdzeń.

Skarżący podniósł także, że księga papierowa, w której do dziś figuruje błędne nazwisko rodowe matki (bez wzmianki o drugim sprostowaniu), za kilkadziesiąt lat trafi do Archiwum Państwowego jako jedyny "nośnik prawdy historycznej". Pozostawienie w niej błędnych zapisów zniekształca więzi rodzinne Skarżącego i narusza jego dobra osobiste w postaci prawa do rzetelnej tożsamości (art. 23 i 24 Kc).

W odpowiedzi na skargę Wojewoda Małopolski wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko zaprezentowane w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje.

Skarga nie zasługiwała na uwzględnienie.

Przedmiotem kontroli Sądu było postanowienie Wojewody Małopolskiego z dnia 11 marca 2026 r., utrzymujące w mocy postanowienie Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej z dnia 22 stycznia 2026 r. o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie wydania skarżącemu uwierzytelnionego wydruku aktu urodzenia z księgi urodzeń, zamieszczonego w rejestrze stanu cywilnego jako odwzorowanie cyfrowe.

Istota sporu sprowadzała się do oceny, czy określone w ten sposób żądanie skarżącego mogło stanowić przedmiot postępowania administracyjnego, a w konsekwencji, czy organy prawidłowo zastosowały art. 61a § 1 k.p.a.

Stosownie do art. 61a § 1 k.p.a., gdy żądanie wszczęcia postępowania zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z innych uzasadnionych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Przewidziana w tym przepisie instytucja odmowy wszczęcia postępowania ma charakter formalny i znajduje zastosowanie wówczas, gdy już na etapie wstępnej oceny żądania strony możliwe jest stwierdzenie istnienia przeszkody uniemożliwiającej prowadzenie postępowania administracyjnego. Odmowa wszczęcia postępowania nie może natomiast służyć rozstrzyganiu o zasadności materialnoprawnego żądania strony. Jeżeli przepisy prawa materialnego kreują określony rodzaj sprawy administracyjnej podlegającej załatwieniu przez organ administracji publicznej, ocena, czy w konkretnym przypadku strona spełnia materialnoprawne przesłanki uzyskania żądanego uprawnienia, powinna nastąpić w postępowaniu administracyjnym zakończonym rozstrzygnięciem co do istoty sprawy.

Od sytuacji tej należy jednak odróżnić przypadek, w którym żądanie strony nie znajduje oparcia w normie prawa materialnego przewidującej kompetencję organu administracji publicznej do załatwienia sprawy o takim przedmiocie w drodze indywidualnego aktu administracyjnego.

Brak normy prawnej kreującej określony rodzaj sprawy administracyjnej oznacza bowiem brak przedmiotu postępowania jurysdykcyjnego. W takim przypadku organ nie jest uprawniony do wszczęcia postępowania i wydania decyzji odmawiającej uwzględnienia żądania, gdyż również wydanie decyzji negatywnej wymaga istnienia normy kompetencyjnej oraz materialnoprawnej podstawy do rozstrzygnięcia sprawy w tej formie.

Na potrzebę rozróżnienia pomiędzy brakiem sprawy administracyjnej a brakiem materialnoprawnych przesłanek uwzględnienia żądania zwrócił uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 kwietnia 2026 r., sygn. akt III OSK 29/25. Z rozróżnienia tego wynika, że art. 61a § 1 k.p.a. może znaleźć zastosowanie wówczas, gdy brak jest normy prawa materialnego umożliwiającej uczynienie określonego żądania przedmiotem postępowania administracyjnego, nie może natomiast zastępować merytorycznego rozpoznania sprawy należącej do właściwości organu administracji publicznej.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpoznawanej sprawy, Sąd uznał, że organy prawidłowo zakwalifikowały żądanie skarżącego. Skarżący domagał się wydania przez kierownika urzędu stanu cywilnego uwierzytelnionego wydruku aktu urodzenia z księgi urodzeń, zamieszczonego w rejestrze stanu cywilnego jako odwzorowanie cyfrowe, mającego stanowić wierny obraz strony dawnej księgi papierowej, uwzględniający znajdujące się na niej wzmianki, skreślenia i poprawki. Tak określony przedmiot żądania miał decydujące znaczenie dla sposobu załatwienia sprawy.

Przepisy ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego określają prawne formy udostępniania danych i dokumentów dotyczących rejestracji stanu cywilnego oraz kompetencje kierownika urzędu stanu cywilnego w tym zakresie. Ustawa przewiduje w szczególności wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń, jak również, na zasadach określonych w art. 26 ustawy, wydawanie dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.

Odrębną regulację zawiera art. 130 ust. 5 ustawy, zgodnie z którym osobie uprawnionej do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego można umożliwić nieodpłatne wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie ustawy, jeżeli wykonanie fotokopii nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Ustawodawca wyraźnie zastrzegł przy tym, że fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego.

Żaden z przepisów ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego nie przewiduje natomiast kompetencji kierownika urzędu stanu cywilnego do wydania osobie zainteresowanej uwierzytelnionego wydruku odwzorowania cyfrowego dawnego aktu stanu cywilnego, stanowiącego wierny obraz strony księgi papierowej i posiadającego walor dokumentu urzędowego. W szczególności podstawy takiej nie stanowi art. 26 ustawy. Przepis ten reguluje akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, które obejmują dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego, dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu albo zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego.

Akt stanu cywilnego sporządzony w księdze stanu cywilnego nie jest dokumentem z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Okoliczność, że historyczny akt został odwzorowany cyfrowo i zamieszczony w systemie teleinformatycznym, nie prowadzi do zmiany jego charakteru prawnego ani nie powoduje powstania po stronie osoby, której akt dotyczy, uprawnienia do otrzymania uwierzytelnionego wydruku tego odwzorowania.

Nie zasługiwało również na uwzględnienie stanowisko skarżącego, zgodnie z którym brak przepisu wyłączającego możliwość wydania takiego dokumentu powinien przemawiać za dopuszczalnością jego wydania. Organy administracji publicznej działają na podstawie i w granicach prawa. Kompetencji organu do dokonania określonej czynności urzędowej, a zwłaszcza do wytworzenia i wydania dokumentu posiadającego walor dokumentu urzędowego, nie można domniemywać ani wyprowadzać z samego braku ustawowego zakazu dokonania takiej czynności. Konieczne jest istnienie pozytywnej normy kompetencyjnej określającej organ, przedmiot działania oraz prawną formę realizacji kompetencji. Takiej normy w odniesieniu do żądania skarżącego brak.

W ocenie Sądu nie zachodziła przy tym sytuacja, w której organy, stosując art. 61a § 1 k.p.a., dokonały niedopuszczalnej oceny materialnoprawnych przesłanek uzyskania przez skarżącego określonego uprawnienia. Organy nie badały bowiem, czy skarżący spełnia ustawowe przesłanki otrzymania żądanego dokumentu. Przesłanki takie nie zostały przez ustawodawcę ustanowione, gdyż obowiązujące przepisy nie przewidują ani wydawania dokumentu określonego w żądaniu skarżącego, ani prowadzenia postępowania administracyjnego w przedmiocie jego wydania. Dokonana przez organy analiza przepisów ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego służyła zatem ustaleniu, czy istnieje norma prawna kreująca sprawę administracyjną odpowiadającą przedmiotowi żądania skarżącego. Samo dokonanie wykładni przepisów prawa materialnego w celu ustalenia dopuszczalności wszczęcia postępowania nie oznacza merytorycznego rozpoznania sprawy.

Zastosowanie art. 61a § 1 k.p.a. wymaga bowiem uprzedniego ustalenia, czy żądanie strony może być przedmiotem postępowania administracyjnego i czy organ posiada kompetencję do jego załatwienia w formie przewidzianej prawem. W konsekwencji Sąd podzielił stanowisko organów, że w rozpoznawanej sprawie zachodziła przedmiotowa przeszkoda wszczęcia postępowania, o której mowa w art. 61a § 1 k.p.a.

Bez wpływu na wynik sprawy pozostawała okoliczność, że skarżący wcześniej uzyskał odpis skrócony i zupełny aktu urodzenia, zaświadczenia oraz uwierzytelnione kopie dokumentów z akt zbiorowych, jak również umożliwiono mu wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego na podstawie art. 130 ust. 5 ustawy. Okoliczności te potwierdzają jedynie, że organy realizowały przewidziane ustawą formy udostępniania dokumentów i informacji dotyczących rejestracji stanu cywilnego. Nie stanowią natomiast zasadniczej podstawy rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie.

Decydujące znaczenie miał brak normy prawnej przewidującej kompetencję kierownika urzędu stanu cywilnego do wydania dokumentu określonego w żądaniu skarżącego.

Nie był zasadny również zarzut naruszenia art. 73 k.p.a. Przepis ten reguluje prawo strony dostępu do akt konkretnego postępowania administracyjnego. Akty stanu cywilnego, księga stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego nie stanowią akt sprawy administracyjnej w rozumieniu art. 73 k.p.a., a zasady dostępu do tych dokumentów określają przepisy szczególne ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego. Art. 73 k.p.a. nie może zatem stanowić samodzielnej podstawy żądania wydania uwierzytelnionego odwzorowania cyfrowego aktu stanu cywilnego ani służyć rozszerzeniu katalogu dokumentów wydawanych przez kierownika urzędu stanu cywilnego.

Za niezasadne Sąd uznał także zarzuty naruszenia art. 6, art. 7, art. 8, art. 9 i art. 77 § 1 k.p.a. Zasady ogólne nie mogą kreować kompetencji organu ani materialnoprawnego uprawnienia strony, którego ustawa nie przewiduje. Zatem zarzuty te nie mogły odnieść skutku, skoro organy prawidłowo ustaliły przedmiot żądania, dokonały jego prawnej kwalifikacji i wyjaśniły przyczyny zastosowania art. 61a § 1 k.p.a.

Natomiast zakres postępowania prowadzonego na podstawie art. 61a § 1 k.p.a. jest ograniczony do ustalenia, czy istnieją podstawy do wszczęcia postępowania administracyjnego. Organy prawidłowo ustaliły treść żądania skarżącego, dokonały jego kwalifikacji prawnej i wyjaśniły przyczyny, dla których obowiązujące przepisy nie pozwalają uczynić tego żądania przedmiotem postępowania administracyjnego. Zasady ogólne postępowania administracyjnego nie mogą natomiast stanowić samoistnej podstawy prawnej do kreowania kompetencji organu administracji publicznej ani uprawnienia jednostki, których przepisy prawa materialnego nie przewidują.

Z tych względów, skoro zaskarżone postanowienie odpowiadało prawu, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, działając na podstawie art. 151 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, oddalił skargę.