Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańskuz 9 lipca 2026 r., sygn. akt III SA/Gd 182/26

Uzasadnienie

Z. S., złożył do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku wniosek o sprostowanie aktu urodzenia małoletniej D. S. Kierownik USC w Gdańsku decyzją z dnia 3 listopada 2025 r. odmówił sprostowania aktu urodzenia D. S. sporządzonego w dniu 2 września 2025 r. nr [...], poprzez wpisanie w rubryce wskazującej dane dziecka dotyczącej płci, prawidłowej płci: kobieta.

Pełnomocnik strony pismem z dnia 29 listopada 2025 r. wniósł odwołanie od powyższego rozstrzygnięcia do Wojewody Pomorskiego.

Wojewoda Pomorski, po rozpatrzeniu sprawy i przeanalizowaniu materiału dowodowego, decyzją z dnia 19 lutego 2026 r., wydaną na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r., poz. 1691 ze zm.) - dalej jako "k.p.a." w zw. z art. 35 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r., poz. 594 ze zm.) – dalej jako: "p.a.s.c." utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku o odmowie sprostowania aktu urodzenia D. S. sporządzonego w dniu 2 września 2025 r. poprzez wpisanie w rubryce wskazującej dane dziecka dotyczącej płci, prawidłowej płci: kobieta.

Zdaniem organu odwoławczego materiał dowodowy zebrany w sprawie nie budził wątpliwości i potwierdził, że akt urodzenia D. S. sporządzony w dniu 2 września 2025 r. został prawidłowo sprostowany przez Kierownika USC w Gdańsku. W akcie urodzenia małoletniej doszło do wpisania błędnej płci dziecka. Jednakże jak wynika z akt sprawy, Kierownik USC w Gdańsku po stwierdzeniu omyłki, dokonał sprostowania aktu urodzenia w trybie art. 35 ust. 1 i 3 p.a.s.c., z urzędu, w formie czynności materialno-technicznej, poprzez zamieszczenie wzmianki dodatkowej wskazującej prawidłową płeć dziecka. Tym samym organ I instancji zrealizował ustawowy obowiązek doprowadzenia treści aktu stanu cywilnego do zgodności z rzeczywistym stanem faktycznym.

W ocenie Wojewody Pomorskiego zaskarżona decyzja została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w oparciu o kompletny materiał dowodowy oraz przy prawidłowym zastosowaniu ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego.

Zgodnie z przepisami p.a.s.c., sprostowanie aktu stanu cywilnego - także w przypadku oczywistej omyłki pisarskiej - następuje w trybie art. 35 p.a.s.c., a jego forma wynika z konstrukcji całej ustawy, w szczególności z art. 24 ust. 1 p.a.s.c. Nie sposób podzielić stanowiska skarżącego, jakoby skuteczne sprostowanie wymagało ingerencji w treść zasadniczą aktu poprzez zastąpienie pierwotnego wpisu. Ustawa nie przewiduje takiego mechanizmu. Przeciwnie - system rejestracji stanu cywilnego oparty jest na zasadzie trwałości aktu oraz jego historyczności, co oznacza, że pierwotna treść aktu nie podlega "wymazaniu", a wszelkie zmiany dokonywane są w formie wzmianki dodatkowej. W konsekwencji dokonanie wzmianki dodatkowej zawierającej prawidłowe dane stanowi pełne i skuteczne sprostowanie w rozumieniu art. 35 p.a.s.c.

W ocenie Wojewody Pomorskiego nie doszło do naruszenia zasad konstytucyjnych (art. 7 i art. 1 Konstytucji RP), gdyż organ działał ściśle na podstawie i w granicach prawa, bez możliwości kształtowania sposobu sprostowania według kryteriów celowościowych. Skarżący błędnie założył, że wzmianka dodatkowa może dotyczyć wyłącznie zdarzeń następczych względem sporządzenia aktu. Tymczasem literalne brzmienie art. 24 ust. 1 p.a.s.c. obejmuje każdy wpis wpływający na treść lub ważność aktu, niezależnie od tego, czy dotyczy on zdarzenia późniejszego, czy korekty danych pierwotnych. Sprostowanie aktu stanu cywilnego - jako czynność prowadząca do usunięcia niezgodności danych - niewątpliwie wpływa na treść aktu, a zatem podlega ujawnieniu właśnie w formie wzmianki dodatkowej. Przyjęta przez organ wykładnia ma charakter systemowy i pozostaje w pełni zgodna z konstrukcją rejestru stanu cywilnego. Stan faktyczny sprawy był bezsporny - organ ustalił, że doszło do oczywistej omyłki pisarskiej w zakresie oznaczenia płci dziecka, a następnie dokonał sprostowania poprzez wzmiankę dodatkową.

Skarżący nie kwestionuje tych ustaleń, lecz wyłącznie skuteczność prawnych konsekwencji dokonanej czynności. Nie można zatem mówić o naruszeniu obowiązku wyczerpującego zebrania materiału dowodowego ani o jego dowolnej ocenie. Organ I instancji działał w oparciu o kompletny materiał dowodowy i wyprowadził z niego prawidłowe wnioski.

Dobro dziecka w niniejszej sprawie zostało zabezpieczone poprzez zapewnienie zgodności danych ujawnionych w akcie urodzenia z rzeczywistością. Wzmianka dodatkowa w sposób jednoznaczny wskazuje prawidłową płeć dziecka, eliminując jakiekolwiek wątpliwości interpretacyjne. Twierdzenie pełnomocnika strony, jakoby odpis zupełny aktu sugerował zmianę płci, nie znajduje oparcia w treści dokumentu. Wzmianka dodatkowa jednoznacznie wskazuje na sprostowanie oczywistej omyłki pisarskiej, co jest standardowym mechanizmem funkcjonowania rejestru stanu cywilnego. Nie można również przyjąć, że dla realizacji dobra dziecka dopuszczalne jest działanie organu poza granicami prawa. Zasada dobra dziecka nie stanowi samoistnej podstawy do pominięcia jednoznacznych regulacji ustawowych określających formę sprostowania aktu.

W ocenie Wojewody Pomorskiego zaskarżona decyzja została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w oparciu o kompletny materiał dowodowy oraz przy prawidłowym zastosowaniu ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Przepisy te w sposób jednoznaczny określają sposób dokonania sprostowania w akcie stanu cywilnego.

W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku na powyższą decyzję skarżący zarzucił organowi naruszenie:

1. 1. prawa materialnego, tj. art. 35 ust. 1 i 3 p.a.s.c. w związku z art. 7 i 1 Konstytucji RP poprzez błędną wykładnię polegającą na przyjęciu, że:
2. a) sprostowanie oczywistego błędu pisarskiego w akcie stanu cywilnego może nastąpić wyłącznie poprzez dołączenie wzmianki dodatkowej, przy pozostawieniu błędnego wpisu w treści głównej aktu,
3. b) forma sprostowania przyjęta przez organ I instancji - dołączenie wzmianki dodatkowej - stanowi skuteczne sprostowanie w rozumieniu art.. 35 p.a.s.c. i wyczerpuje obowiązek organu, podczas gdy dokonana czynność nie eliminuje błędu z warstwy wizualnej dokumentu głównego, lecz jedynie go dokumentuje, przez co odpis zupełny aktu urodzenia pozostaje dokumentem wewnętrznie sprzecznym;
4. 2. art. 24 ust. 1 p.a.s.c. poprzez rozszerzającą wykładnię polegającą na zastosowaniu przepisu o wzmiankach dodatkowych do korekty pierwotnego błędu pisarskiego organu, podczas gdy wzmianki dodatkowe służą do odnotowania zdarzeń następujących po sporządzeniu aktu, a nie do korygowania błędów urzędniczych popełnionych przy sporządzeniu aktu;
5. 3. art. 7, art. 77 § 1 oraz art. 80 k.p.a. poprzez błędną ocenę materiału dowodowego i uznanie, że czynność dokonana w dniu 2 września 2025 r. przez Kierownika USC w formie wzmianki dodatkowej stanowiła skuteczne sprostowanie, podczas gdy ani cel ustawowy art. 35 p.a.s.c., ani interes prawny dziecka nie zostały zrealizowane;
6. 4. art. 8 k.p.a. poprzez wydanie decyzji skrajnie formalistycznej, która sankcjonuje błąd urzędnika i przerzuca jego negatywne skutki na małoletniego obywatela, zmuszając go do posługiwania się dokumentem sugerującym zmianę płci, co narusza jego dobro osobiste;
7. 5. art. 72 ust 1 Konstytucji RP oraz art. 3 ust. 1 Konwencji o prawach dziecka poprzez pominięcie nadrzędnej zasady dobra dziecka, która wymaga, aby dokument tożsamości odzwierciedlał rzeczywisty stan dziecka w sposób jasny, czytelny i niestygmatyzujący, a wydanie decyzji utrzymującej w obrocie prawnym dokument sugerujący tranzycję płci tuż po urodzeniu narusza dobro i godność małoletniej.

Pełnomocnik skarżącego wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji Wojewody Pomorskiego oraz poprzedzającej ją decyzji Kierownika USC w Gdańsku, a także o zobowiązanie Kierownika USC w Gdańsku do dokonania sprostowania aktu urodzenia małoletniej poprzez zastąpienie w treści aktu błędnego wpisu "mężczyzna" wpisem prawidłowym "kobieta", tak aby odpis zupełny tego aktu w rubryce "płeć" zawierał wpis "kobieta", a także o zasądzenie od organu na rzecz skarżącego kosztów postępowania według norm przepisanych, w tym kosztów zastępstwa procesowego.

W odpowiedzi na skargę Wojewoda Pomorski wniósł o oddalenie skargi podtrzymując stanowisko zawarte w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku zważył, co następuje

Zgodnie z art. 3 § 1 oraz art. 145 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jednolity: Dz. U. z 2026 r., poz. 143) - dalej jako: "p.p.s.a." wojewódzkie sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, co oznacza, że w zakresie dokonywanej kontroli sąd zobowiązany jest zbadać, czy organy administracji w toku postępowania nie naruszyły przepisów prawa materialnego lub przepisów postępowania w sposób, który odpowiednio miał lub mógł mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Sądowa kontrola legalności zaskarżonych orzeczeń administracyjnych sprawowana jest przy tym w granicach sprawy, a sąd nie jest związany zarzutami, wnioskami skargi, czy też powołaną w niej podstawą prawną (art. 134 § 1 p.p.s.a.).

Kontrolą sądowoadministracyjną w niniejszej sprawie została objęta decyzja Wojewody Pomorskiego, którą utrzymano w mocy decyzję Kierownika USC w Gdańsku o odmowie sprostowania aktu urodzenia D. S. poprzez wpisanie prawidłowej płci dziecka.

Zdaniem Sądu zarówno zaskarżona decyzja, jak i poprzedzająca ją decyzja organu pierwszej instancji zostały wydane z naruszeniem prawa, które to naruszenie miało wpływ na wynik sprawy.

Rejestr stanu cywilnego stanowi publiczne i urzędowe medium, w którym gromadzi się informacje o sytuacji prawnej osób fizycznych, która, jak wynika z art. 2 ust. 1 p.a.s.c., jest wyrażana przez cechy indywidualizujące osobę, kształtowane przez zdarzenia naturalne, czynności prawne lub orzeczenia sądów, lub decyzje organów. Rejestracji stanu cywilnego dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego w formie aktów stanu cywilnego (art. 2 ust. 2 p.a.s.c.). Aktem stanu cywilnego jest wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu (art. 2 ust. 3 p.a.s.c.).

Stan cywilny zatem to sytuacja prawna osoby fizycznej, wyrażona przez cechy ją indywidualizujące, czyli takie, które są właściwe i przynależą tylko do danej osoby, jednocześnie umożliwiają ustalenie jej tożsamości, jak imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, imiona i nazwiska rodziców czy płeć. Część tych cech może być wspólna dla kilku osób, np. imię i nazwisko, ale łącznie z innymi cechami, jak data i miejsce urodzenia, imiona i nazwiska rodziców, umożliwia indywidualizację konkretnej osoby, ponieważ razem brane pod uwagę są właściwe tylko konkretnej osobie fizycznej.

Na akt stanu cywilnego składa się nie tylko sam wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie, ale także późniejsze wpisy, które wpływają na jego treść lub ważność (np. o zmianie nazwiska, przysposobieniu czy rozwodzie). Chwilą sporządzenia aktu stanu cywilnego jest dokonanie wpisu w rejestrze stanu cywilnego. Należy zwrócić uwagę, że wpis ma charakter deklaratoryjny, a zatem jedynie potwierdza fakt urodzenia, małżeństwa lub zgonu, a co za tym idzie, ma charakter wtórny do tych zdarzeń, ponieważ dokonywany jest po urodzeniu, zawarciu małżeństwa czy zgonie.

Systemowym założeniem jest zatem, aby akta stanu cywilnego były kompletne i zgodne ze stanem faktycznym. Wyrazem tego założenia są ustawowe obowiązki zgłaszania zdarzeń kształtujących stan cywilny, przede wszystkim urodzenia, małżeństwa i śmierci. Jeżeli akta stanu cywilnego zawierają błędy, są niekompletne lub stwierdzają zdarzenie niezgodne ze stanem faktycznym podlegają odpowiednio – sprostowaniu, uzupełnieniu lub unieważnieniu, co wynika jasno z art. 35, art. 37 oraz art. 39 p.a.s.c. Istotne przy tym jest to, że wszystkie te postępowania wszczyna się z urzędu lub na wniosek osoby, której akt dotyczy, osoby mającej w tym interes prawny lub prokuratora – art. 35 ust. 3, art. 37 ust. 3, art. 39a ust. 3 p.a.s.c. Dowodzi to tego, że prawidłowość informacji kształtujących stan cywilny jednostek leży tak w interesie publicznym, jak i w interesach indywidualnych osób, które mają w tym interes prawny. procedury te mając na celu zapewnienie zgodności treści aktu stanu cywilnego z prawdą (stanem faktycznym).

Zgodnie z art. 35 ust. 1 p.a.s.c. akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził. Sprostowanie aktu stanu cywilnego może być dokonane na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego, lub innego dokumentu zagranicznego potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli zawierają one dane, które podlegają sprostowaniu, stwierdzają zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych (art. 35 ust. 2 p.a.s.c.).

Sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu, na wniosek osoby, której ten akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, na wniosek osoby mającej w tym interes prawny lub prokuratora, w formie czynności materialno-technicznej (art. 35 ust. 3 p.a.s.c.). Kierownik urzędu stanu cywilnego, dokonując sprostowania, wydaje wnioskodawcy odpis zupełny sprostowanego aktu stanu cywilnego (art. 35 ust. 8 p.a.s.c.).

Z powyższych przepisów wyraźnie zatem wynika, że kierownik urzędu stanu cywilnego może sprostować akt stanu cywilnego jedynie na podstawie dokumentów, przy czym muszą to być dokumenty dotyczące zdarzeń wcześniejszych niż to zdarzenie, którego dotyczy akt stanu cywilnego podlegający sprostowaniu, a nadto muszą to być dokumenty dotyczące osoby, której dane podlegają sprostowaniu, lub dokumenty dotyczące wstępnych tej osoby. Nie mogą to być jakiekolwiek dokumenty, lecz dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, akty stanu cywilnego lub zagraniczne dokumenty stanu cywilnego. Powyższe przepisy realizują w ocenie Sądu zasadę trwałości aktu stanu cywilnego wprowadzając możliwość zastąpienia danych niezgodnych z prawdą obiektywną danym z nią zgodnym, leczy wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach.

Z kolei art. 36 p.a.s.c. stanowi, że sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje sąd w postępowaniu nieprocesowym, na wniosek osoby zainteresowanej, prokuratora lub kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli: 1) sprostowanie aktu stanu cywilnego jest niemożliwe na podstawie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub innych aktów stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych albo zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, o których mowa w art. 35 ust. 2;

1. 2) sprostowanie aktu stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego nie jest możliwe wyłącznie na podstawie dokumentów wymienionych w pkt 1.

Uprawnienie kierownika urzędu stanu cywilnego do sprostowania aktu stanu cywilnego obejmuje dane określone przez ustawodawcę jako "niezgodne", co wymaga przede wszystkim rozważenia, które akty zawierają dane niezgodne, a które odpowiadają prawdzie. Jak wskazuje się w orzecznictwie nie chodzi tylko o zapewnienie spójności rejestru, ale odzwierciedlenie obiektywnej prawdy, zgodnej z rzeczywistością. Organ może rozstrzygnąć samodzielnie tę kwestię, jeżeli dysponuje niebudzącymi wątpliwości dokumentami, które mu na to zezwalają. Zgodnie z art. 35 ust. 1 i 2 p.a.s.c. mają to być dokumenty urzędowe stanu cywilnego, których treść stanowi dowód na to, co zostało w nich urzędowo potwierdzone. Każdy z tych dokumentów jest więc wiążący, a rola organu sprowadza się do porównania dokumentów znajdujących się w dyspozycji organu i oceny, które dane należy uznać za odpowiadające prawdzie. Dopiero po rozważeniu, które dane należy uznać za niezgodne ze stanem faktycznym – w następnej kolejności, organ może analizować, czy dokument, który ma stanowić podstawę sprostowania, stwierdza zdarzenie wcześniejsze i dotyczy tej samej osoby lub jej wstępnych, a więc oceniać, czy jest uprawniony do dokonania sprostowania we własnym zakresie.

Jeżeli zaś ustalenie prawidłowej treści aktu stanu cywilnego wymaga dokonania ustaleń faktycznych oraz przeprowadzenia postępowania dowodowego, to taka sprawa zgodnie z art. 36 p.a.s.c. powinna być rozstrzygnięta w postępowaniu nieprocesowym przed sądem powszechnym z uwagi na brzmienie art. 3 p.a.s.c. W świetle tego przepisu, akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych, a ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym.

Powołane regulacje prawne nie pozostawiają wątpliwości co do tego, że aby sprostowania danego aktu mógł dokonać kierownik urzędu stanu cywilnego, muszą zostać spełnione określone warunki, wyszczególnione w art. 35 ust. 1 p.a.s.c. Ze względu na to, że kierownik może oprzeć się w takim wypadku jedynie na określonych dokumentach i nie może wziąć pod uwagę innych, tego rodzaju procedura zastrzeżona została tylko i wyłącznie do sytuacji jasnych, w których porównanie przez kierownika badanego aktu stanu cywilnego z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego czy też z innymi aktami stanu cywilnego prowadzi do jednoznacznej konkluzji co do właściwej treści aktu. Rozpoznając wniosek o sprostowanie aktu stanu cywilnego kierownik nie prowadzi zatem postępowania w oparciu o przepisy k.p.a. i poza zakresem wyraźnie wskazanym w powołanym art. 35 ust. 1 p.a.s.c. nie dopuszcza dowodów celem ustalenia prawidłowej treści aktu.

Postępowanie przed kierownikiem ma więc charakter uproszczony. Sprostowaniu w nim podlegają oczywiste (czyli bezsporne, pewne, niebudzące wątpliwości) błędy, najczęściej pisarskie, np. ewidentnie mylna pisownia, niezamierzone opuszczenie jakiegoś wyrazu, niewłaściwe użycie wyrazu, przeinaczenie, przeoczenie. Kierownik urzędu stanu cywilnego działa zatem tylko w ograniczonym zakresie, bowiem może dokonywać sprostowania wyłącznie na podstawie określonych przez ustawodawcę środków dowodowych. Tego rodzaju ograniczenia nie obowiązują zaś w postępowaniu sądowym przed sądem powszechnym, w którym sąd może wziąć pod uwagę różnego rodzaju dowody i na ich podstawie dokonać obiektywnego rozstrzygnięcia co do istoty sprawy.

W ocenie Sądu, wbrew stanowisku organów obu instancji wszystkie przesłanki do zastosowania powyższego przepisu, zostały spełnione, natomiast organy naruszyły przepisy postępowania, a mianowicie art. 7, art. 77 § 1, art. 80 i art. 107 § 3 k.p.a., ponieważ bezpodstawnie odmówiły sprostowania aktu stanu cywilnego, mimo, że pozwalały na to zgromadzone w sprawie dokumenty oraz w niejasny sposób odmówiły sprostowania aktu urodzenia dziecka skarżącego we wnioskowanym przez niego zakresie.

Podkreślić należy, że spornym między skarżącym a organami nie pozostawała kwestia płci dziecka skarżącego. Ta kwestia bowiem wynikała jednoznacznie z dokumentacji medycznej dotyczącej porodu zawierającej wpisy: "Córka żywa, donoszona", " Noworodek donoszony płci żeńskiej". Braku sporu w tym zakresie dowodzi jednoznacznie dokonanie w dniu 2 września 2025 r., a więc w dniu rejestracji dziecka przez skarżącego, sprostowania z urzędu aktu urodzenia poprzez zamieszczenie zmienionej wartości: "dziecko - płeć: kobieta". W piśmie z 5 września 2025 r. natomiast organ pierwszej instancji wyraźnie wskazał, że podczas sporządzania aktu urodzenia dziecka omyłko wpisano w akcie urodzenia dziecka płeć mężczyzna. Spornym pozostawał natomiast między stronami sposób sprostowania aktu urodzenia w omawianym zakresie. Organ dokonał bowiem sprostowania w formie wzmianki dodatkowej, podczas gdy wniosek skarżącego datowany na 2 września 2025 r. następnie popierany wnioskiem z 12 września 2025 r. zmierzał jednoznacznie do dokonania sprostowania aktu urodzenia w części obejmującej wpis płci dziecka w głównej rubryce.

Jak wynika z art. 26 ust. 1 p.a.s.c. przepis ten definiuje akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego wskazując, że zalicza się do nich dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego. W zakresie aktu urodzenia do akt zbiorowych należy karta urodzenia dziecka (art. 53 ust. 1 p.a.s.c..). Organ nie wykazywał, aby w karcie urodzenia dziecka skarżącego wskazano płeć męską. Organ jednoznacznie wyjaśnił przy tym, że omyłkowo dokonał rejestracji dziecka płci męskiej, podczas gdy urodziło się ono jako kobieta. Stąd też Sąd uznał, że w aktach zbiorowych, które w świetle ww. art. 35 ust. 1 p.a.s.c. stanowią podstawę do dokonania sprostowania aktu stanu cywilnego, znajduje się dokument wskazujący na płeć żeńską dziecka. Niezgodność danych zawartych w akcie urodzenia z rzeczywistością nie budzi wątpliwości.

W ocenie Sądu zatem, sprostowanie aktu urodzenia dziecka skarżącego było możliwe w drodze czynności Kierownika USC w oparciu o art. 35 ust. 1 p.a.s.c., ponieważ zawarte w tym dokumencie dane były niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych stanu cywilnego znajdującymi się w posiadaniu organów, stwierdzającymi zdarzenie naturalne urodzenia się dziecka płci żeńskiej, a przynajmniej organy innych okoliczności faktycznych, przeczących zaistnieniu takiego zdarzenia, nie ustaliły, nie kwestionując przecież, że dziecko skarżącego jest kobietą. Jak wskazały w uzasadnieniu swych rozstrzygnięć Wojewoda oraz organ I instancji, przedmiotowy akt urodzenia dziecka skarżącego został sporządzony niezgodnie ze stanem faktycznym. Tylko zaś w przypadku braku możliwości sprostowania aktu urodzenia przez Kierownika USC właściwym w tym zakresie pozostawałby sąd powszechny. W dyspozycji organu znajdowały się dokumenty zawierające rozbieżne dane i obowiązkiem organu było doprowadzenie do usunięcia tych niezgodności.

Stanowisko organu o konieczności dokonania sprostowania poprzez dokonanie wzmianki dodatkowej w akcie urodzenia dziecka skarżącego należy odnieść do brzmienia art. 24 p.a.s.c. Zgodnie z tym przepisem wpis wpływający na treść lub ważność aktu stanu cywilnego dołącza się do aktu stanu cywilnego w formie wzmianki dodatkowej (ust. 1). Wzmiankę dodatkową dołącza się na podstawie: 1) prawomocnych orzeczeń sądów;

1. 2) ostatecznych decyzji administracyjnych i decyzji administracyjnych o zmianie imienia lub nazwiska;
2. 3) odpisów aktów stanu cywilnego;
3. 4) protokołów sporządzanych przez kierowników urzędów stanu cywilnego albo konsulów z czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, które wymagają dołączenia wzmianek dodatkowych do aktów stanu cywilnego;
4. 5) odpisów zagranicznych dokumentów stanu cywilnego lub innych dokumentów pochodzących od organów obcego państwa, niewymagających uznania;
5. 6) innych dokumentów mających wpływ na treść lub ważność aktu (ust. 2).

W akcie urodzenia, zgodnie z art. 60 pkt 3 p.a.s.c. umieszcza się m.in. dane o płci dziecka. Niewątpliwie zatem wpis zmiany płci następuje w formie wzmianki dodatkowej. Oznacza to, że wyłącznie zdarzenia następcze wobec zdarzeń wcześniejszych, a będących podstawą rejestracji dziecka, podlegają wpisowi w formie wzmianki dodatkowej. Sekwencja historyczna zdarzeń w przypadku dziecka skarżącego nie upoważnia do stwierdzenia, że doszło do zmiany płci dziecka, co miałoby uzasadniać dokonanie wzmianki dodatkowej w jego akcie urodzenia poprzez dodanie wartości "płeć: kobieta". Przez tę sekwencję należy bowiem rozumieć następowanie określonych zdarzeń jedno po drugim. Zdarzeniem naturalnym, które powinno znaleźć swe odzwierciedlenie w akcie urodzenia dziecka było urodzenie dziecka płci żeńskiej. Nie doszło bowiem do zdarzenia polegającego na urodzeniu się D. S. o płci męskiej, po którym miałoby dojść do zdarzenia polegającego na zmianie jego płci na żeńską.

W stanie cywilnym D. S. nie nastąpiły żadne, stwierdzone przez organ, zmiany, a tylko w takim przypadku zastosowanie znalazłyby regulacje dotyczące dokonywania wzmianki dodatkowej. Sąd stoi w konsekwencji na stanowisku, uznając za prawidłową argumentację skargi, że przyjęta przez organy forma sprostowania aktu urodzenia poprzez dokonanie wzmianki dodatkowej nie odpowiada stanowi faktycznemu sprawy. W tym stanie faktycznym nie występuje bowiem okoliczność zmiany stanu cywilnego D. S. Jeżeli zaś instytucja wzmianki dodatkowej ma zastosowanie do stanów faktycznych polegających na zmianie stanu cywilnego osoby fizycznej, to błędne ustalenie stanu faktycznego sprawy przez organ skutkowało naruszeniem art. 24 ust. 1 p.a.s.c. poprzez jego błędne zastosowanie w sprawie. Wniosek skarżącego nie został prawidłowo rozpatrzony, albowiem oczywista omyłka w przeniesieniu do aktu urodzenia danych o płci dziecka z dokumentu stanowiącego podstawę jego sporządzenia, nadal nie została sprostowana pomimo ewidentnej niezgodności danych w akcie urodzenia z danymi w aktach zbiorowych.

Organ pierwszej instancji dokonał bowiem wyłącznie wzmianki dodatkowej, działając z urzędu, co nie znajdowało uzasadnienia w brzmieniu art. 24 ust. 1 p.a.s.c., a okoliczność ta stała się podstawą do odmowy sprostowania aktu urodzenia w omawianym zakresie. Niewątpliwie rację ma skarżący, wskazując, że sprostowaniu powinien ulec dokonany pierwotnie na skutek błędu pracownika USC w Gdańsku wpis "płeć: mężczyzna", tak aby doprowadzić akt urodzenia do zgodności zarówno z rzeczywistością, jak i z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego. Wzmianka dodatkowa w realiach faktycznych przedmiotowej sprawy nie mogła służyć sprostowaniu aktu urodzenia. Podstawą dokonanej przez organ pierwszej instancji czynności wzmianki dodatkowej nie mógł zatem być art. 35 ust. 1 p.a.s.c., albowiem w stanie faktycznym sprawy czynność ta nie doprowadziła do sprostowania aktu urodzenia. W akcie tym pozostaje bowiem nadal określenie płci dziecka – mężczyzna, a więc wzmianka dodatkowa nie skutkowała sprostowanie danych obiektywnie niezgodnych z prawdą.

Tak rozumianej niezgodności aktu urodzenia z prawdą nie usuwa, słuszne skądinąd twierdzenie organu, że aktem stanu cywilnego jest wpis wraz ze wzmianką dodatkową jego dotyczącą. Stanowisko organu nie przystaje jednak do stanu faktycznego sprawy, skoro sprostowaniu aktu urodzenia D. S. nie mogła służyć instytucja wzmianki dodatkowej.

Wzmianka dodatkowa stanowi aktualizację treści aktu stanu cywilnego stosowanie do zaistniałych po sporządzeniu tego aktu zdarzeń mających wpływ na jego treść lub ważność zgodnie z zasadą zupełności, na której opiera się system rejestracji stanu cywilnego (A. Czajkowska, "Charakter prawny wzmianki dodatkowej w aktach stanu cywilnego" Metryka 2014/2, s. 199-200).

Instytucję wzmianki dodatkowej ustawodawca przewidział na wypadek wystąpienia sytuacji, w której nie występuje przypadek pierwotnej niezgodności aktu stanu cywilnego z rzeczywistością (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 lipca 2008 r., II OSK 845/07). Taka zaś sytuacja występuje w niniejszej sprawie. Organy naruszyły art. 35 ust. 1 p.a.s.c., poprzez brak jego zastosowania w odniesieniu do wniosku skarżącego. Odmowa sprostowania aktu urodzenia nie mogła natomiast opierać się na stanowisku o dokonanym już sprostowaniu, skoro do tego sprostowania nie doszło, a organ dokonał jedynie wzmianki dodatkowej.

Powyższe znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądowym i doktrynie prawa. Sąd Najwyższy na tle spraw dotyczących sprostowania aktu urodzenia w przypadku zmiany płci wyrażał stanowisko, że: "Sprostować jednak można tylko to, co było błędne od początku, tj. w dacie sporządzenia aktu (ex tunc); natomiast późniejsze zmiany poszczególnych elementów stanu cywilnego (ex nunc) zarejestrowane są z reguły w formie wzmianek dodatkowych (por. uchwała Sądu Najwyższego z 22 czerwca 1989 r., III CZP 37/89, OSNC z 1989 r., z. 12, poz. 188).

W glosie aprobującej do ww. uchwały Sądu Najwyższego Marian Filar wskazywał, że: "Z błędem w akcie stanu cywilnego (zezwalającym na jego sprostowanie (...)) mamy natomiast do czynienia jedynie wówczas, gdy w dacie jego sporządzenia określony jego element został wpisany nieprawidłowo, tj. niezgodnie z prawdą obiektywną istniejącą w dacie jego spisania, z nieścisłością zaś (zezwalającą na analogiczne sprostowanie), gdy istniejący w akcie zapis nie oddaje w pełni stanu obiektywnego istniejącego w chwili jego sporządzenia, a który to stan zgodnie z prawem powinien być w tym akcie uwidoczniony. Sprostować (...) można więc jedynie to, co było błędne lub nieścisłe od początku, tj. od momentu sporządzenia aktu.(...) W związku z deklaratoryjnym charakterem aktu stanu cywilnego należy [...] pamiętać, że w trybie jego sprostowania nie można stworzyć nowego stanu prawnego, który przedtem nie istniał i to ani ze skutkiem ex nunc, ani tym bardziej ex tunc, sprostowanie jest bowiem jedynie stwierdzeniem obiektywnie istniejącego pierwotnie stanu faktycznego, nie zaś kreowaniem nowego (M. Filar, "Kwestia sprostowania w akcie urodzenia danych dotyczących płci. Glosa do uchwały SN z dnia 22 czerwca 1989 r., III CZP 37/89", PiP z 1990 r., z. 10, poz. 116-118).

Sprostować można tylko to, co było błędne od początku, tj. w dacie sporządzenia aktu (ex tunc). Z błędem w akcie stanu cywilnego mamy do czynienia wówczas, gdy w dacie jego sporządzenia pewien element jego treści wpisany został nieprawidłowo, tj. niezgodnie z prawdą obiektywną istniejącą w tej dacie, zaś z nieścisłością - gdy istniejący w akcie zapis nie oddaje w pełni obiektywnego stanu rzeczy, który istniał w chwili jego sporządzenia i podlegał wpisowi. Sprostowanie jest bowiem jedynie stwierdzeniem obiektywnie istniejącego pierwotnie stanu faktycznego, nie zaś kreowaniem nowego (sprostowanie aktu stanu cywilnego polega na zastąpieniu danych niezgodnych z prawdą danymi prawdziwymi ustalonymi w postępowaniu sądowym) (por. postanowienie Sądu Okręgowego w Białymstoku z 7 lipca 2017 r., II Ca 171/17, Lex nr 2362118).

Zatem w oparciu znajdujące się w dyspozycji organu pierwszej instancji dokumenty, istniały wystarczające podstawy do sprostowania w akcie urodzenia dziecka skarżącej błędnego oznaczenia płci.

Reasumując, stwierdzić należy, że w sprawie nie oceniono prawidłowo dowodów mogących podlegać ocenie pod kątem wystąpienia przesłanek do sprostowania aktu urodzenia skarżącej, przez co doszło naruszenia reguł postępowania administracyjnego wyrażonych w art. 7, art. 77 § 1, art. 80 i art. 107 § 3 k.p.a. w sposób mogący mieć istotny wpływ na wynik sprawy, jak również przepisów prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik tej sprawy poprzez przyjęcie, że treść przepisu art. 35 p.a.s.c. nie pozwala na przyjęcie, że w przedmiotowej sprawie zachodzą przesłanki dla sprostowania przedmiotowego aktu stanu cywilnego. Uchyleniu podlegała decyzja organu odwoławczego, jak też organu I instancji, bowiem wady procesu decyzyjnego nie mogły być konwalidowane przed organem drugiej II instancji bez naruszenia zasady dwuinstancyjności postępowania.

Przy ponownym rozpoznaniu sprawy, organy administracji uwzględnią przedstawioną powyżej ocenę prawną, stosownie do postanowień art. 153 P.p.s.a.

W tym stanie rzeczy Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, na podstawie art. 145 §1 pkt 1 lit. a i c w zw. z art. 135 p.p.s.a. orzekł, jak w pkt.

1. 1. sentencji wyroku.

O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 2 p.p.s.a. w związku z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2026 r. poz. 118). Na zasądzoną na rzecz skarżącego kwotę składają się: wpis od skargi (100 zł), koszty udzielonej pomocy prawnej (480 zł) oraz opłata skarbowa od pełnomocnictwa (17 zł).