Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczeciniez 23 lipca 2026 r., sygn. akt II SA/Sz 438/26

Uzasadnienie

Wnioskiem z dnia 30 marca 2026 r. Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w S. (dalej: "WITD", "wnioskodawca") zwrócił się do Prezydenta Miasta (dalej: "Prezydent", "organ") o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru PESEL A. S., w związku z toczącym się postępowaniem nr [...] r. w sprawie naruszeń określonych w załączniku nr 4 do ustawy o transporcie drogowym oraz nałożeniem kary pieniężnej na zarządzającego transportem.

Postanowieniem z dnia 1 kwietnia 2026 r., nr WSO-IV.5345.6.246.2026.PN Prezydent, na podstawie art. 47 ust. 3a w związku z art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 384, dalej: "u.e.l") odmówił wszczęcia postępowania w sprawie udostępnienia danych jednostkowych z rejestru PESEL dotyczących A. S. w zakresie numeru PESEL na wniosek Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w S..

W uzasadnieniu organ wskazał, że wnioskodawca posiada dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych i nie jest uprawniony do uzyskiwania danych w trybie jednostkowym. Okoliczność ta wyłącza możliwość występowania o dane w trybie wnioskowym, gdyż Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w S. jest zobowiązany do korzystania z urządzeń teletransmisji danych.

Skargę na to postanowienie złożył Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego (dalej: "ZWITD", "skarżący"), zarzucając mu naruszenie:

1. 1. art. 7 w zw. z art. 77 § 1 i § 4 oraz art. 80 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691, dalej: "k.p.a.") poprzez nieprawidłowe ustalenie, że WITD posiada dostęp do rejestru PESEL w trybie teletransmisji danych na podstawie wpisu w aplikacji Źródło, zaniechanie dogłębnego wyjaśnienia stanu sprawy pomimo, że wpis w aplikacji Źródło nie był powiązany z numerem decyzji o przyznaniu dostępu do rejestru PESEL za pomocą urządzeń do teletransmisji danych oraz dowolną, a nie swobodną ocenę zgormadzonego materiału dowodowego poprzez założenie, że dla WITD została wydana pozytywna decyzja teletransmisyjna;
2. 2. art. 46 ust. 1 w zw. z art. 48 ust. 1 u.e.l. poprzez jego niewłaściwe zastosowanie co doprowadziło do uznania, że WITD znajduje się w kręgu podmiotów zobowiązanych do korzystania z trybu teletransmisji danych;
3. 3. art. 47 ust. 1 u.e.l. poprzez jego niezastosowanie, co spowodowało niezastosowanie koniecznego w niniejszej sprawie trybu udostępniania danych z rejestru PESEL na wniosek jednostkowy, a w rezultacie odmowę wszczęcia postępowania i udostępnienia numeru PESEL A. S. na wniosek z dnia 30 marca 2026 r.;
4. 4. art. 47 ust. 3a u.e.l. poprzez jego niewłaściwe zastosowanie, co spowodowało wydanie zaskarżonego postanowienia, którym odmówiono wszczęcia postępowania oraz udostępnienia wnioskowanych danych jednostkowych z rejestru PESEL;
5. 5. art. 48 ust. 2 u.e.l. poprzez jego niezastosowanie, co w konsekwencji skutkowało odmową wszczęcia postępowania oraz udostępnienia numeru PESEL A. S..

W oparciu o tak postawione zarzuty skarżący wniósł o:

1. 1. uchylenie zaskarżonego postanowienia i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania;
2. 2. zobowiązanie Prezydenta, na podstawie art. 145a ust. 1 p.p.s.a., do udostępnienia numeru PESEL A. S., a także do stosowania trybu wnioskowego w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w odniesieniu do WITD zgodnie z art. 48 ust. 2 u.e.l., do określonego w nim limitu 300 danych jednostkowych rocznie;
3. 3. zasądzenie od organu rzecz skarżącego kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego, według norm przepisanych;
4. 4. przeprowadzenie dowodów z następujących dokumentów - notatki służbowej z dnia 9 kwietnia 2026 r., notatki służbowej z dnia 13 kwietnia 2026 r., wydruków z tabeli "Podmioty publiczne 04.11.2025 r." na fakt, że WITD nie występował z wnioskiem i nie posiada pozytywnej decyzji teletransmisyjnej.

W uzasadnieniu skargi skarżący podniósł, że ustalenia organu nie opierają się na prawdzie, bowiem WITD nie posiada dostępu do danych z rejestru PESEL w trybie teletransmisji, co więcej nigdy nie występował z wnioskiem o taki dostęp, w konsekwencji nie wydano również dla skarżącego pozytywnej decyzji teletransmisyjnej. Skarżący wskazał, że stosownie do art. 46 ust. 1 pkt 1 u.e.l., znajduje się w kręgu podmiotów, które są uprawnione do korzystania z udostępniania danych z rejestru PESEL w trybie teletransmisji danych, jednak ze względu na przeszkody dotyczące infrastruktury telekomunikacyjnej (brak dostępu do światłowodu Orange koniecznego do prowadzenia teletransmisji danych) z uwagi na położenie siedziby Inspektoratu w miejscowości L., WITD nigdy nie występował do Ministra Cyfryzacji z wnioskiem o dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń do teletransmisji danych, tym samym nie została również wydana decyzja o dostępie do danych PESEL w trybie teletransmisji danych.

W związku z faktem, że dotychczas WITD bez przeszkód uzyskiwał dane z rejestru PESEL w trybie wniosku jednostkowego, w dniu 9 kwietnia 2026 r. pracownica skarżącego skontaktowała się telefonicznie z pracownicą, która z upoważnienia organu wydała zaskarżone postanowienie, w celu uzyskania dodatkowych informacji. Pracownica ta poinformowała, że WITD w aplikacji Źródło tj. systemie do obsługi rejestru PESEL - widnieje jako podmiot, który nie jest obecnie uprawniony do uzyskiwania danych w trybie jednostkowym, przez co nie miała możliwości udostępnienia danych z rejestru PESEL. Dodała jednak przy tym, że wpis ten nie zawiera adnotacji o numerze decyzji o przyznaniu skarżącemu dostępu do danych z rejestru PESEL za pomocą urządzeń do teletransmisji danych.

W związku z tym zaleciła kontakt z Ministerstwem Cyfryzacji w celu wyjaśnienia sprawy. W dniu 13 kwietnia 2026 r. pracownicy skarżącego skontaktowali się z pracownikiem Ministerstwa Cyfryzacji w Centralnym Ośrodku Informatyki Oddział w K.. Celem rozmowy było ustalenia czy WITD nie został omyłkowo wpisany do rejestru podmiotów, którym wydano decyzję o dostępie do danych PESEL w trybie teletransmisji danych. Pracownik ten poinformował, że nie odnotował wniosku WITD o dostęp do danych z rejestru PESEL w trybie teletransmisji danych. Ponadto wskazał, że na dzień 13 kwietnia 2026 r. pozytywną decyzję teletransmisyjną posiadają jedynie Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w R. oraz w K., zaś wniosek Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego jest procedowany.

Ponadto poinformował, że pomocniczo można kierować się listą podmiotów posiadających pozytywną decyzję o teletransmisji danych, która znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Cyfryzacji pod adresem: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/udostepnianie-danych-z-rejestru-pesel-uwaga-zmiany. Dodał, że lista ta jest cyklicznie aktualizowana. Pracownik skarżącego dokonał analizy tabeli "Podmioty Publiczne 04.11.2025 r.", znajdującej się pod wspomnianym linkiem do strony internetowej Ministerstwa Cyfryzacji. Na dzień sporządzenia skargi tj. 16 kwietnia 2026 r. tabela liczy 1516 wpisów, dokonując przeszukania tabeli odnaleziono jedynie następujące wpisy:

1. - pod pozycją [...]. Główny Inspektor Transportu Drogowego, data wydania decyzji 30.05.2011 r., nr decyzji [...];
2. - pod pozycją [...]. Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w R., data wydania decyzji 07.01.2025 r" nr decyzji [...];
3. - pod pozycją [...]. Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w K., data wydania decyzji 14.12.2025 r., nr- decyzji [...];
4. - pod pozycją [...]. L. Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego w L., data wydania decyzji 19.06.2020 r., nr decyzji [...]

Skarżący podkreślił, że nigdy nie występował z wnioskiem o dostęp do danych z rejestru PESEL za pośrednictwem teletransmisji danych m.in. ze względu na przeszkody związane z infrastrukturą telekomunikacyjną. Wskazał, że to wniosek skarżącego inicjowałby postępowanie w sprawie wydania decyzji o dostępie do rejestru PESEL za pomocą urządzeń do teletransmisji danych. Zaznaczył również, że samo wskazanie organów administracji publicznej w art. 48 ust. 1 u.e.l. jako zobowiązanych do stosowania trybu udostępniania danych z rejestru PESEL za pomocą urządzeń do teletransmisji danych, nie oznacza, że z mocy prawa stosują one ten tryb, a konieczny jest wspomniany wyżej wniosek.

Ponadto korzystanie z trybu teletransmisji danych wymaga spełnienia szeregu warunków zaczynając od infrastruktury telekomunikacyjnej, poprzez wymagania co do wykorzystywanego sprzętu komputerowego, a także pomieszczeń, w których dane z rejestru PESEL byłyby przeglądane. Mając na względzie te okoliczności, a także fakt, że liczba wniosków o udostępnienie danych z rejestru PESEL WITD nie przekracza w roku kalendarzowym 300 szt., skarżący zdecydował o korzystaniu z trybu udostępniania danych z rejestru PESEL w trybie jednostkowym, stosownie do brzmienia art. 48 ust. 2 u.e.l.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Wskazał, że wniosek złożył WITD z siedzibą w L.. Po zweryfikowaniu listy podmiotów publicznych figurujących w rejestrze PESEL odnaleziono podmiot o nazwie: "Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego w S." z adresem [...]. Jak wynikało z informacji systemowych, powyższy podmiot nie jest obecnie uprawniony do uzyskania danych z rejestru PESEL w trybie jednostkowym. Zapis ten dotyczy podmiotów, które uzyskały decyzję teletransmisyjną i zgodnie z art. 47 ust. 3a u.e.l. nie mogą uzyskiwać danych w trybie wnioskowym, ze względu na już posiadany dostęp do rejestru PESEL. Z tego względu zostało wydane zaskarżone postanowienie. Skargę zaś złożył ZWITD z siedzibą [...]. Organ wskazał, że ten podmiot figuruje na liście podmiotów publicznych w rejestrze PESEL jako uprawniony do złożenia wniosku i otrzymania danych w trybie jednostkowym. Podkreślił jednak, że podmiotem składającym wniosek był WITD tj. podmiot, któremu dane nie mogą zostać udostępnione a nie ZWITD, który złożył skargę. Podanie prawidłowej nazwy organu należy do podmiotu składającego wniosek, a nie do organu gminy.

W piśmie procesowym z dnia 17 czerwca 2026 r. skarżący podniósł, że organ nie ustosunkował się do kluczowego zarzutu skargi tj. faktu, że WITD nie posiada pozytywnej decyzji teletransmisyjnej, w związku z czym jest uprawniony do uzyskiwania danych z rejestru PESEL w trybie jednostkowym. Podkreślił, że przy wydawaniu zaskarżonego postanowienia nie zostało przeprowadzone postępowanie wyjaśniające mające na celu ustalenie czy faktycznie dla WITD wydana została pozytywna decyli teletransmisyjna. Nadto organ nie wyjaśnił przyczyn braku numeru decyzji przy wpisie "wnioskodawca posiada dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych i nie jest uprawniony do uzyskania danych w trybie jednostkowym" w aplikacji Źródło, mimo, że posiada wiedzę, iż w przypadku pozytywnej decyzji teletransmisyjnej taki numer i data wydania decyzji są widoczne przy wpisie.

Odnosząc się do zarzutu organu dotyczącego niewłaściwego oznaczenia przez skarżącego nazwy podmiotu wnioskującego o dane z rejestru PESEL poprzez wskazanie WITD zamiast ZWITD skarżący wskazał, że sam wniosek o udostępnienie danych z rejestru PESEL wymaga podania nazwy wnioskodawcy, nie precyzując, że konieczne jest podanie nazwy organu. W związku z tym skarżący posłużył się nazwą urzędu obsługującego organ jako Inspektorat, nie zaś organu jako Inspektora. Abstrahując jednak od powyższego bezsprzecznym jest, że to na organie rozpoznającym wniosek spoczywa, w szczególności właściwe ustalenie strony, czego w niniejszej sprawie organ nie wykonał. Przesądza o tym samo brzmienie zaskarżonego postanowienia, w którego sentencji zabrakło informacji jakiemu podmiotowi organ odmówił wszczęcia postępowania. Z postanowienia wynika jedynie jaki urząd złożył wniosek. Tymczasem właściwe określenie strony to podstawowy obowiązek organu.

Zarzutowi organu odnoszącemu się do niewłaściwego oznaczenia wnioskodawcy przeczy również wspomniany w skardze prowadzony przez Ministra Cyfryzacji rejestr podmiotów publicznych, które uzyskały pozytywną decyzję teletransmisyjną "Podmioty Publiczne 04.11.2025 r.". W rejestrze tym jako podmioty uprawnione wskazane są zarówno Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w R., Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w K., jak również Główny Inspektor Transportu Drogowego oraz L. Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego, co w ocenie skarżącego oznacza, że dopuszczalne jest określenie wnioskodawcy nie tylko poprzez wskazanie organu, ale także poprzez wskazanie urzędu obsługującego ten organ. Skarżący zaznaczył, że nie występował o decyzję teletransmisyjną, stąd też nie jest wpisany do wspomnianego rejestru ani jako WITD ani jako ZWITD.

Skarżący wskazał, że wnioskiem z dnia 11 maja 2026 r. zwrócił się o udzielenie danych jednostkowych z rejestru PESEL do Urzędu Miasta w G., podając jako wnioskodawcę WITD. W odpowiedzi z dnia 25 maja 2026 r. uzyskał wnioskowane dane. Podkreślił, że odpowiedź zaadresowana została do ZWITD, mimo, że we wniosku wskazano WITD. Zdaniem skarżącego dowodzi to, że istnieje możliwość udostępnienia danych z rejestru PESEL w trybie jednostkowym, nawet jeśli jako wnioskodawcę wpisano WITD, bowiem to organ realizujący wniosek jest obowiązany do ustalenia właściwej formy podmiotu wnioskującego i następnie załatwienia wniosku zgodnie z przepisami.

Skarżący wniósł o przeprowadzenie dowodów z dokumentów - wniosku o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru PESEL z dnia 11 maja 2026 r. oraz odpowiedzi Prezydenta Miasta G. z dnia 25 maja 2026 r. na okoliczność udostępnienia danych z rejestru PESEL w trybie jednostkowym, w sytuacji, gdy jako nazwę wnioskodawcy wskazano nazwę urzędu tj. WITD.

W piśmie procesowym z dnia 21 lipca 2026 r. organ wyjaśnił, że udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL następuje na podstawie wypełnionego przez wnioskodawcę i złożonego w organie gminy wniosku. W punkcie 2 wniosku wnioskodawca wpisuje swoje dane oraz podaje inne wymagane informacje. Organ gminy otrzymując wniosek ustala, czy podmiot wnioskujący jest podmiotem realizującym zadania publiczne, a jeśli tak, to czy ten podmiot uprawniony jest do uzyskania żądanych danych w trybie jednostkowym. Polega to na wprowadzeniu nazwy wnioskodawcy wpisanej na wniosku do rejestru PESEL (zakładka udostępnianie danych).

Następnie pojawia się informacja o możliwości lub braku możliwości udostępnienia danych, co ma miejsce w przypadku posiadania decyzji teletransmisyjnej. Posiadanie ww. decyzji powoduje w rejestrze PESEL blokadę, która technicznie uniemożliwia realizację udostępnienia danych i zapobiega ewentualnej pomyłce organu gminy. Jeśli w wyniku powyższej weryfikacji ustalono, że dane jednostkowe mogą zostać udostępnione, następuje to w formie czynności materialno-technicznej. W przypadku negatywnej weryfikacji wydawane jest postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Z tego wynika, że organ gminy w ww. sytuacjach nie prowadzi postępowania administracyjnego, a więc nie ustala stron tego postępowania. Stroną jest zawsze wnioskodawca wpisany w punkcie 2 wniosku o udostępnienie danych. W niniejszym przypadku wnioskodawcą wpisanym we wniosku był WITD. Organ wprowadził do rejestru PESEL podaną nazwę podmiotu i uzyskał informację, że ww. podmiot nie jest obecnie uprawniony do uzyskania danych z rejestru PESEL w trybie jednostkowym.

W ocenie organu brak jest podstaw do uznania czy domysłu, że wnioskodawcą jest inny podmiot niż wskazany na wniosku. Organ podkreślił, że skarżący w postępowaniu skargowym konsekwentnie oznacza siebie jako ZWITD i nie posługuje się nazwą WITD.

Odnosząc się do zarzutu braku figurowania wnioskodawcy w rejestrze podmiotów publicznych posiadających pozytywną decyzję teletransmisyjną organ podkreślił, że rejestr ten prowadzony i aktualizowany jest przez Ministra Cyfryzacji. Organ gminy nie może zatem wyjaśnić podstawy wpisania lub braku figurowania danego podmiotu w tym rejestrze. Dodał, że na dzień 21 lipca 2026 r. plik zawierający dane podmiotów posiadających pozytywną decyzję oznaczony jest datą 22 maja 2026 r. Dlatego należy mieć na uwadze pewne opóźnienie pomiędzy datą uzyskania decyzji teletransmisyjnej a datą wpisania danego podmiotu do tego rejestru. Jeśli rejestr PESEL w dacie sprawdzenia danego podmiotu posiada blokadę uniemożliwiającą udostępnienie danych w trybie jednostkowym, organ nie zakłada istnienia błędu po stronie ministra właściwego do spraw informatyzacji, który odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru PESEL, lecz właśnie uzyskanie decyzji teletransmisyjnej przez podmiot wnioskujący. Organ zgodził się ze skarżącym, że ZWITD nie posiada decyzji teletransmisyjnej i dane w trybie jednostkowym mogą być mu udostępniane po złożeniu wniosku zawierającego poprawną nazwę wnioskodawcy.

Końcowo organ podał, że fakt udostępnienia danych jednostkowych przez Urząd Miasta w G. nie stanowi podstawy do przyjęcia, że inny organ jest zobowiązany do podjęcia tożsamego działania. Każdy organ dokonuje oceny dopuszczalności udostępnienia danych samodzielnie, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, zakresu swoich kompetencji oraz okoliczności konkretnej sprawy.

Przewodniczący Wydziału skierował sprawę do rozpoznania na posiedzeniu uproszczonym w składzie trzech sędziów na podstawie art. 119 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm., dalej: "p.p.s.a.").

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie zważył co następuje.

Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem. W świetle art. 3 § 2 pkt 2 p.p.s.a. kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje m.in. orzekanie w sprawach skarg na postanowienia wydane w postępowaniu administracyjnym kończące postępowanie w sprawie, a także postanowienia rozstrzygające sprawę co do istoty.

Poddana kontroli Sądu sprawa dotyczy odmowy wszczęcia postępowania w przedmiocie udostępnienia danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL w trybie opisanym w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2026 r., poz. 384). Podstawą odmowy wszczęcia postępowania był art. 47 ust. 3a u.e.l., zgodnie z którym organ, który otrzymał wniosek w postaci, o której mowa w ust. 1, skierowany przez podmiot zobowiązany na podstawie art. 48 u.e.l. do korzystania z urządzeń teletransmisji danych, odmawia, w drodze postanowienia, wszczęcia postępowania. W powołanej ustawie brak jest przepisu wskazującego na to, że postanowienie wydane na podstawie art. 47 ust. 3a u.e.l. może być zaskarżone zażaleniem. Co do zasady postanowienie, na które nie służy zażalenie, strona może zaskarżyć tylko w odwołaniu od decyzji (art. 146 k.p.a.). Zasada ta dotyczy tylko tzw. postanowień wpadkowych, wydanych w toku postępowania zakańczanego decyzją.

Postanowienie z art. 47 ust. 3a u.e.l. nie jest postanowieniem incydentalnym, jest za to postanowieniem ostatecznie kończącym postępowanie w sprawie wniosku. W ocenie Sądu postępowanie w sprawie udostępniania danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL ma charakter postępowania administracyjnego prowadzonego przez organ, a zaskarżone postanowienie kończy postępowanie w sprawie. Nie budzi zatem wątpliwości, że postanowienie wydane na podstawie art. 47 ust. 3a u.e.l. jest zaskarżalne do sądu administracyjnego.

Przechodząc do merytorycznego rozpoznania sprawy wskazać należy, że na podstawie art. 46 ust. 1 u.e.l. dane z rejestru PESEL oraz rejestrów mieszkańców w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań udostępnia się następującym podmiotom:

1. 1) organom administracji publicznej, sądom i prokuraturze;
2. 2) Policji, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służbie Więziennej, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Krajowej Administracji Skarbowej, Żandarmerii Wojskowej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Ochrony Państwa, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Szefowi Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, Inspektorowi Nadzoru Wewnętrznego, organom wyborczym i strażom gminnym (miejskim);
3. 3) komornikom sądowym - wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia przez nich postępowania egzekucyjnego lub zabezpieczającego albo wykonywania postanowienia o zabezpieczeniu spadku lub sporządzania spisu inwentarza;
4. 4) (uchylony);
5. 5) państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom - w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach;
6. 6) Polskiemu Czerwonemu Krzyżowi, w zakresie danych osób poszukiwanych;
7. 7) (uchylony).

Stosownie do art. 48 ust. 1 u.e.l. podmiotom, o których mowa w art. 46 ust. 1, dane z rejestru PESEL i rejestru mieszkańców udostępnia się za pomocą urządzeń teletransmisji danych po złożeniu jednorazowego, uproszczonego wniosku i wyrażeniu przez właściwy organ zgody, o której mowa w art. 51 ust. 1 pkt 1, jeżeli spełnią łącznie następujące warunki:

1. 1) posiadają urządzenia lub systemy teleinformatyczne przeznaczone do komunikowania się pomiędzy uprawnionymi podmiotami a rejestrem PESEL, umożliwiające identyfikację osoby uzyskującej dane z rejestru, zakres oraz datę ich uzyskania;
2. 2) posiadają zabezpieczenia techniczne i organizacyjne właściwe dla przetwarzania danych osobowych, w szczególności uniemożliwiające dostęp osób nieuprawnionych do przetwarzania danych osobowych i wykorzystanie danych niezgodnie z celem ich uzyskania;
3. 3) uzyskanie danych tą drogą jest uzasadnione specyfiką lub zakresem wykonywanych zadań albo prowadzonej działalności.

Stosownie zaś do art. 48 ust. 1 u.e.l. podmiotom, o których mowa w art. 46 ust. 1, które nie posiadają decyzji o wyrażeniu zgody na udostępnienie danych za pomocą urządzeń teletransmisji danych, o której mowa w art. 51 ust. 1 pkt 1, dane z rejestru PESEL albo rejestru mieszkańców udostępnia się w sposób określony w art. 47 w liczbie nieprzekraczającej trzystu danych jednostkowych w roku kalendarzowym.

Przypomnieć należy w tym miejscu treść art. 47 ust. 3a u.e.l., zgodnie z którym organ, który otrzymał wniosek w postaci, o której mowa w ust. 1, skierowany przez podmiot zobowiązany na podstawie art. 48 do korzystania z urządzeń teletransmisji danych, odmawia, w drodze postanowienia, wszczęcia postępowania.

Biorąc pod uwagę treść przytoczonych powyżej przepisów w ocenie Sądu w rozpatrywanej sprawie organ przedwcześnie przyjął, że WITD w zakresie objętym wnioskiem z dnia 30 marca 2026 r. posiada dostęp do danych na podstawie art. 48 ust. 1 u.e.l.

W treści zaskarżonego postanowienia organ wskazał, że wnioskodawca posiada dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych. W aktach sprawy brak jest jednak decyzji teletransmisyjnej Ministra Cyfryzacji, a zatem nie sposób zweryfikować czy na rzecz WITD taka decyzja została wydana i jakich zadań ustawowych decyzja ta dotyczy. Skarżący podnosi przy tym, że taka decyzja ani na rzecz WITD ani ZWITD nie została wydana. W istocie więc w toku postępowania organ nie wyjaśnił i nie wskazał jaka konkretnie decyzja teletransmisyjna, o której mowa w art. 48 ust. 1 u.e.l. była podstawą wydania zaskarżonego postanowienia. W tej sytuacji wydanie postanowienia w oparciu o art. 47 ust. 3a u.e.l. uznać należy za w żaden sposób nieuzasadnione okolicznościami faktycznymi sprawy. Organ nie przeanalizował bowiem istotnej okoliczności czy WITD dysponuje stosowną decyzją teletransmisyjną, która obejmuje zgodę na udostępnienie danych z rejestru PESEL dla realizacji zadań wskazanych we wniosku. Zdaniem Sądu ustalenia takiego nie można poczynić wyłącznie na podstawie komunikatu systemowego, że podmiot nie jest uprawniony do uzyskania danych w trybie jednostkowym.

W postępowaniu administracyjnym prowadzonym na podstawie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, jako podstawowe zasady postępowania dowodowego wymieniane są najczęściej zasady: prawdy obiektywnej, oficjalności, bezpośredniości, otwartego sytemu dowodów, równej mocy środków dowodowych, swobodnej oceny dowodów, czynnego udziału stron w postępowaniu dowodowym oraz jego jawności wobec stron. Zasada prawdy obiektywnej jest wyrażona w art. 7 k.p.a. jako zasada ogólna postępowania administracyjnego. Znajduje ona odzwierciedlenie również w przepisach o dowodach (art. 75–86 k.p.a.), a w szczególności w art. 77 § 1 k.p.a., z którego wynika obowiązek organu administracyjnego, aby w sposób wyczerpujący zebrał i rozpatrzył cały materiał dowodowy. Wiąże się z nią zasada oficjalności w postępowaniu wyjaśniającym (dowodowym), zgodnie z którą ciężar udowodnienia faktów istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy spoczywa na organie administracji.

Ustalenie stanu faktycznego sprawy przez organ administracyjny następuje zgodnie z zasadą swobodnej oceny dowodów (art. 80 k.p.a.), która powinna opierać się na zebranym materiale dowodowym i ma stanowić wynik wszechstronnej oceny wszystkich dowodów, przy czym rozumowanie organu prowadzące do ustalenia faktów powinno być zgodne z zasadami logiki i doświadczenia życiowego. Jednym z elementów decyzji administracyjnej jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Powinno ono zawierać wskazanie okoliczności faktycznych i prawnych, którymi organ administracji publicznej kierował się przy podejmowaniu decyzji. W szczególności powinno ono zawierać ocenę zebranego w postępowaniu materiału dowodowego, dokonaną przez organ wykładnię stosowanych przepisów oraz ocenę przyjętego stanu faktycznego w świetle obowiązującego prawa.

Organ nieprawidłowo, bo przedwcześnie, zastosował art. 47 ust. 3a u.e.l., przy czym naruszono art. 7 k.p.a., art. 77 § 1 k.p.a. i art. 80 k.p.a., a w konsekwencji także art. 107 § 3 w zw. z art. 126 k.p.a. Zgodnie z tym ostatnim przepisem do postanowień stosuje się odpowiednio przepisy art. 107 § 2-5 k.p.a.

Ponownie rozpatrując sprawę organ uwzględni powyższą ocenę prawną i wskazania. Konieczne jest wyjaśnienie czy WITD dysponuje decyzją, o której mowa w art. 48 ust. 1 u.e.l., a jeśli tak to jakich jej ustawowych zadań ona dotyczy, a zatem czy w istocie w sprawie wniosku z dnia 30 marca 2026 r. organ może zastosować przepis art. 47 ust. 3a u.e.l. Jeśli okaże się, że taką decyzją WITD nie dysponuje organ powinien podjąć dalsze czynności w sprawie z wniosku z dnia 30 marca 2026 r. zgodnie z przepisami u.e.l.

Końcowo należy wskazać, że nie ulega wątpliwości, że organem inspekcji transportu drogowego jest wojewódzki inspektor transportu drogowego działający przy pomocy i kierujący wojewódzkim inspektoratem transportu drogowego (art. 51 ust. 1 pkt 2 i ust. 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym – Dz. U. z 2025 r. poz. 1490 ze zm.). Stosownie do art. 55c ust. 1 tej ustawy w zakresie zadań określonych w ustawie oraz w przepisach odrębnych inspekcja może nieodpłatnie uzyskiwać dane ze zbiorów danych, w tym zbiorów danych osobowych, prowadzonych przez organy władzy publicznej oraz państwowe lub samorządowe jednostki organizacyjne. Sam techniczny brak możliwości udostępnienia wnioskowanych danych (pojawienie się lub nie komunikatu systemowego "Podmiot nie jest obecnie uprawniony do uzyskania danych z rejestru PESEL w trybie jednostkowym" w zależności od wpisu "Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego w S.", Z. S.) w przypadku ustalenia, że nie została wydana decyzja teletransmisyjna, nie może prowadzić do sytuacji, w której uprawniony podmiot zostałby pozbawiony możliwości uzyskania danych z rejestru PESEL.

Prowadziłoby to bowiem do sytuacji, że uprawniony podmiot nie mógłby uzyskać należnej mu z mocy prawa informacji tylko z przyczyn technicznych. W takim przypadku organ powinien rozważyć możliwość udostępnienia danych w innej, spełniającej kryteria bezpieczeństwa i poufności, formie.

W tym stanie sprawy Sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. orzekł jak w punkcie I sentencji wyroku.

O kosztach postępowania (punkt II sentencji wyroku) Sąd orzekł na podstawie art. 200 p.p.s.a. i art. 205 § 1 p.p.s.a., zasądzając od organu na rzecz skarżącego kwotę 100 zł, uiszczoną tytułem wpisu od skargi.