Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodziz 26 sierpnia 2026 r., sygn. akt II SA/Łd 447/26

Uzasadnienie

Postanowieniem z dnia 7 kwietnia 2026 nr KO.432.4.2026 Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Piotrkowie Trybunalskim na podstawie art. 58 § 1 i 2, art. 59 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691, dalej również jako: "k.p.a.") odmówiło A Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Ł. przywrócenia terminu do wniesienia wniosku o ustalenie, że aktualizacja opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego jest uzasadniona w innej wysokości.

Powyższe rozstrzygnięcie zapadło w oparciu o następujące ustalenia faktyczne i ocenę prawną:

Działając na podstawie art. 78 w zw. z art. 72 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (wówczas t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1145 ze zm., dalej również jako "u.g.n."), Prezydent Miasta Piotrkowa Trybunalskiego wykonujący zadanie z zakresu administracji rządowej pismem z dnia 1 grudnia 2025 r., znak: IGN.6843.2.543.2025 wypowiedział A Sp. z o.o. z siedzibą w Ł., wysokość dotychczasowej opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej stanowiącej własność Skarbu Państwa, położonej w P. przy ul.A, oznaczonej nr działki [...] o pow. 0,1779 ha i [...] o pow. 0,3907 ha, obręb [...] i zaoferował, począwszy od 1 stycznia 2026 r., nową opłatę roczną. Pismo to zawierało pouczenie o treści art. 78 ust. 2 u.g.n. i zostało doręczone Spółce na adres do doręczeń elektronicznych ([...]) w dniu 16 grudnia 2025 r., na co wskazuje potwierdzenie otrzymania dotyczące przesyłki oznaczonej identyfikatorem [...].

Wniosek, że aktualizacja opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego jest uzasadniona w innej wysokości, datowany na dzień 12 stycznia 2026 r., został złożony przez pełnomocnika Spółki za pośrednictwem operatora pocztowego w dniu 16 stycznia 2026 r., na co wskazuje data stempla pocztowego na kopercie oznaczonej nr [...], a więc z uchybieniem trzydziestodniowego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2 u.g.n.

Orzeczeniem z dnia 20 lutego 2026 r. Kolegium, stwierdzając uchybienie terminu do wniesienia przez A Sp. z o.o. z. w Ł. wniosku o ustalenie, że aktualizacja opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej jest nieuzasadniona, orzekło o oddaleniu wniosku użytkownika wieczystego. Orzeczenie zostało doręczone pełnomocnikowi Spółki w dniu 25 lutego 2026 r.

W dniu 6 marca 2026 r. do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Piotrkowie Trybunalskim wpłynął wniosek z dnia 4 marca 2026 r. o przywrócenie terminu do wniesienia wniosku o ustalenie, że aktualizacja opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego jest uzasadniona w innej wysokości. We wniosku pełnomocnik Spółki podniosła, że do uchybienia terminu na złożenie wniosku doszło z przyczyn niezawinionych przez Spółkę. Mianowicie Spółka nie jest w stanie uzyskać ani wygenerować z systemu e-doręczeń żadnego dokumentu/dowodu, który pozwalałby stwierdzić, że przesyłka została uznana za doręczoną z dniem 16 grudnia 2025 r., a przecież odbiorca przesyłki powinien być pewien co do terminu doręczenia oraz powinien móc zweryfikować, czy twierdzenia SKO są prawdziwe. Jedyna data, jaka pojawia się w dowodzie doręczenia oznaczona jako data odbioru, to data 18 grudnia 2025 r. Ponadto pouczenie dotyczące tzw. fikcji doręczenia zawarte w tzw. "dowodzie z usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych" zaczyna się od wersji językowej angielskiej i płynnie przechodzi w wersję językową polską, zlewa się z nią, przez co jest nieczytelne, a pojęcia w nim zawarte są rozbieżne od tych, którymi posługuje się operator w dalszej części dokumentu.

Mianowicie w pouczeniu pojawia się pojęcie "wpłynięcia korespondencji na adres doręczeń podmiotu niepublicznego" przy jednoczesnym posługiwaniu się również sformułowaniem "czas nadania". Są to dwa zupełnie inne sformułowania, które w odbiorze przeciętnego użytkownika nie są tożsame, a co więcej czasy te mogą się różnić. Wreszcie wnioskodawca podkreślił, że odbiorca przesyłki, czyli adres: [...] nie otrzymał żadnego zawiadomienia o tym, że w systemie czeka dla A Sp. z o.o. jakakolwiek przesyłka, mimo że nadal ten mail widnieje jako właściwy do doręczeń na koncie użytkownika. W zakładce "dowody z przesyłki" co prawda znajduje się informacja o notyfikacji z dnia 1 grudnia 2025 r. oraz z dnia 8 grudnia 2025 r.

Dalej pełnomocnik wskazał, iż Spółka korzysta z usługi e-Doręczenia Certum. Adres e-Doręczeń Spółki (ADE) został przeniesiony do dostawcy usług elektronicznych Certum. Certum (Asseco Data System) jest jednym z kwalifikowanych dostawców usługi (KDU), czyli podmiotem, który uzyskał uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i został wpisany do rejestru dostawców usług zaufania. Wnioskodawca działał w pełnym zaufaniu do dostawcy usługi, z której korzysta, w związku z posiadaniem przez niego uprawnieniami kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wyjaśnia następnie, iż zgodnie z informacjami zawartymi w zakładce "dowody dla przesyłki" do doręczenia wnioskodawca przesyłki zawierającej wypowiedzenie dotychczas obowiązującej opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste nieruchomości położonej w P. doszło skutecznie dnia 18 grudnia 2026 r. W zakładce "dowody dla przesyłki" znajdowały się następujące informacje: z 1 grudnia 2025 r. - akceptacja nadania przesyłki, z 1 grudnia 2025 r. - akceptacja przekazania przesyłki pomiędzy usługami RDE, z 1 grudnia 2025 r. - notyfikacja o przesyłce gotowej do odbioru, z 8 grudnia 2025 r. - notyfikacja o przesyłce gotowej do odbioru, z 1 grudnia 2025 r. - przesyłka przygotowana do odbioru oraz z 18 grudnia 2025 r. - dostarczenie przesyłki. Ponadto w treści dowodu z usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych, pt. "Dostarczenie przesyłki" widnieje data 18 grudnia 2025 r.

Pełnomocnik podniósł, iż w żadnym dokumencie ani na żadnym etapie odbioru przesyłki użytkownik nie został poinformowany o tym, że przesyłka została uznana za doręczoną w dniu 16 grudnia 2025 r., a użytkownik powinien o takiej dacie być poinformowany i nie powinien się zastanawiać, kiedy mogło dość do doręczenia poprzez tzw. "podwójne awizo". Obecnie odbiorca przesyłki jest w sytuacji, która nie pozwala stwierdzić czy twierdzenia przedstawione przez SKO są prawdziwe, bowiem nie jest w posiadaniu żadnego dokumentu, który świadczyłby o odbiorze przesyłki w dniu 16 grudnia 2025 r. i mimo zwracania się do usługodawcy usługodawca nie jest w stanie takie dokumentu dostarczyć. W oparciu o powyższe wyjaśnienia pełnomocnik postawił tezę, iż biorąc pod uwagę datę dostarczenia przesyłki widniejącą w zakładce "dowody dla przesyłki" oraz treść wygenerowanego dowodu z usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych wnioskodawca pozostawał w oczywiście usprawiedliwionym przekonaniu, że datą doręczenia przesyłki jest 18 grudnia 2025 r. i to właśnie od tej daty obliczył termin na złożenie wniosku.

Zaskarżonym postanowieniem z dnia 7 kwietnia 2026 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Piotrkowie Trybunalskim odmówiło przywrócenia terminu do wniesienia wniosku o ustalenie, że aktualizacja opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego jest uzasadniona w innej wysokości. W uzasadnieniu Kolegium wskazało m.in., iż sugerowanie przez pełnomocnika Spółki, iż przedstawione w orzeczeniu Kolegium z dnia 20 lutego 2026 r. fakty w zakresie dat doręczenia Spółce korespondencji nie są prawdziwe, jest bezpodstawne. Wskazywane przez wnioskodawcę problemy techniczne w zakresie odbierania korespondencji przez kanał doręczeń elektronicznych (o ile faktycznie wystąpiły, bowiem w żaden sposób nie zostały dowiedzione), nie usprawiedliwiają stawiania tezy, iż obecnie odbiorca przesyłki jest w sytuacji, która nie pozwala stwierdzić, czy twierdzenia przedstawione prze SKO są prawdziwe, bowiem nie jest w posiadaniu żadnego dokumentu, który świadczyłby o odbiorze przesyłki w dniu 16 grudnia 2025 r.

Kolegium podkreśliło, iż zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 3, dalej jako "u.o.d.e.") dowód otrzymania jest wystawiany po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. W tym przypadku korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego.

Odnosząc się do kwestii ustalenia dnia 16 grudnia 2025 r. jako daty doręczania korespondencji, organ odwoławczy wskazał, że przedstawione przez pełnomocnika załączniki złożone do wniosku o przywrócenie terminu w pełni potwierdzają prawidłowość w ustalaniu daty doręczania spółce przesyłki na dzień 16 grudnia 2025 r. Wydruk poszczególnych kart dotyczących informacji "Dowody dla przesyłki", tj. akceptacji nadania przesyłki (A1) oznaczonej datą i czasem "10:36:13 01.12.2025 GMt+0", akceptacja przekazania przesyłki pomiędzy usługami RDE (B1) oznaczonej datą i czasem "11:14:51 01.12.2025 GMT+0", notyfikacji o przesyłce gotowej do odbioru (D3) oznaczonej datą i czasem "11:14:51 01.12.2025 GMT+0", notyfikacji o przesyłce gotowej do odbioru (D3) oznaczonej datą i czasem "11:14:52 08.12.2025 GMT+0", przesyłce gotowej do odbioru (D1) oznaczonej datą i czasem "11:14:51 01.12.2025 GMT+0" oraz dostarczenie przesyłki (E1) oznaczonej datą i czasem "10:55:48 18.12.2025 GMT+0" pokazują proces doręczenia ww. przesyłki.

Z powyższych dokumentów, w ocenie Kolegium, jednoznacznie wynika, iż przesyłka oznaczona identyfikatorem [...] została nadana na adres Spółki [...] w dniu 1 grudnia 2025 r. i w tym dniu nastąpiły kolejne zdarzenia w procesie doręczenia, tj. akceptacja nadania przesyłki (A1), akceptacja przekazania przesyłki pomiędzy usługami RDE (B1), uznanie że przesyłka została przygotowana do odbioru (D1) oraz notyfikacja o przesyłce gotowej do odbioru (D3). Natomiast z dokumentu - notyfikacja o przesyłce gotowej do odbioru (identyfikator dowodu: [...]) wynika, iż system wygenerował dokument, "drugie awizo" oznaczone datą i czasem "11:14:52 08.12.2025". Wart zaznaczenia jest fakt, iż w każdym z ww. dokumentów oznaczonych kodami (D1 i D3) w punkcie "Powody powstania dowodu" zawarto informację "......./Przesyłka pomyślnie przesłana do upoważnionego adresata". Skoro zatem pierwsza informacja dotycząca przygotowania przesyłki do odbioru nastąpiła w dniu 1 grudnia 2025 r., to mając na uwadze ogólną zasadę obliczania terminów wskazaną w art. 57 § 1 k.p.a. oraz wynikając z ww. przepis art. 42 ust. 3 u.o.d.e. przyjąć należało, iż doręczenie opisywanej wyżej przesyłki nastąpiło w dniu 16 grudnia 2025 r.

Odnosząc się natomiast do stanowiska pełnomocnika Spółki w zakresie wskazania dnia 18 grudnia 2025 r. jako daty doręczenia ww. korespondencji, Kolegium stwierdziło, iż jest ono błędne. Dokumentu nazwanego "dostarczenie przesyłki" nie należy utożsamiać z doręczeniem przesyłki. Ww. dokument oznaczony kodem E1 (identyfikator dowodu: [...]) oznaczony datą i czasem "10:55.48 18.12.2025", został wygenerowany przez system wskutek nieodebrania korespondencji przez okres 14 dni od jej wpłynięcia na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego. Takie też pouczenie zostało w nim zawarte, na co wskazuje sama pełnomocnik Spółki.

Odnosząc się do kwestii braku tożsamości sformułowań zawartych w tym dokumencie, a mianowicie "czasu nadania" i "wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych", Kolegium przyznało, iż nie są one tożsame (są to dwa różne zdarzenia w procesie doręczenia) i różnią się czasem ich zaistnienia, co jest sprawą oczywistą wynikającą z procesu technicznego/informatycznego. Niemniej jednak różnica pomiędzy czasem powstania tych dokumentów (akceptacji nadania przesyłki – A1 i przesyłka gotowa do odbioru - D1), w rozpatrywanym przypadku wynosi 37 minut i 38 sekund, zatem nie mogła w żaden sposób negatywnie wpłynąć na prawa strony. Zgodnie bowiem z art. 57 § 1 k.p.a. jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło.

Zatem terminy początku 14-dniowego wpływu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych zaczął biec od dnia następnego, tj. od 2 grudnia 2025 r. i upłynął 15 grudnia 2025 r. Uwzględniając art. 42 ust. 3 u.o.d.e. uznano korespondencję za doręczoną w dniu następującym, tj. 16 grudnia 2025 r. Tak też wskazywało Kolegium w orzeczeniu z dnia 20 lutego 2026 r.

Kolegium zwróciło również uwagę na jeden z dokumentów załączonych do wniosku, a mianowicie na ten, w którym w lewej części strony w formie tabeli wskazano listę dokumentów zgromadzonych na koncie usługi e-Doręczeń oraz po prawej stronie umieszczono informację o przesyłce gotowej do odbioru datowanej na 18 grudnia 2025 r. W górnej części kartki widnieją dwa wiersze, wskazujące na wypływ w dniu 1 grudnia 2025 r. o godz. 12:14 i 12:17 korespondencji z adresu przypisanego do Urzędu Miasta P. ([...]) oznaczonej sygnaturami odpowiednio "Znak sprawy: IGN.6843.2.53.2025" i "Znak sprawy: IGN.6843.2.54.2025", co wskazuje, iż na adres do e-doręczeń Spółki wpłynęły informacje o oczekującej korespondencji od Prezydenta Miasta P. zawierającej pismo o wypowiedzenie dotychczasowej opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego gruntu.

Również w tym dokumencie (w prawej części kartki) widnieje dokument określony jako "Przesyłka gotowa do odbioru" datowany na 18 grudnia 2025 r. godz. 10:14:16+0000, który zdaniem Kolegium nie dotyczy rozpatrywanej sprawy. Wskazano w nim bowiem, iż dotyczy przesyłki [...] Upomnienie" nadanej z skrzynki "[...]- [...]" przypisanej do Urzędu Miasta Ł..

Przechodząc zaś do kwestii oceny argumentacji wnioskodawcy, wskazującej na brak winy w nieterminowy wniesieniu odwołania, Kolegium wskazało, iż podniesione we wniosku okoliczności i załączone do niego dokumenty w żaden sposób nie uprawdopodabniają, iż uchybienie terminowi na wniesienie wniosku nastąpiło bez jego winy. Potwierdza natomiast brak należytej staranności, jakiej można wymagać od strony należycie dbającej o własne interesy, poprzez nienależytą kontrolę skrzynki e-Doręczeń, w konsekwencji której doszło do nieodebrania kierowanej do Spółki korespondencji przez okres 14 dni liczony od daty jej zamieszczenia w tej skrzynce.

Reasumując, Kolegium oceniło, iż przytoczona we wniosku argumentacja nie stanowi podstawy do stwierdzenia, że Spółka bez swojej winy uchybiła terminowi na wniesienie wniosku o ustalenie, że aktualizacja opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego jest uzasadniona w innej wysokości.

Skargę na powyższe postanowienie wniosła A Sp. z o.o. z siedzibą w Ł., zaskarżając je w całości i zarzucając mu:

1. I. naruszenie przepisów prawa procesowego, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, a to:
2. a) art. 6 k.p.a., art. 7 k.p.a., art. 77 § 1 k.p.a., art. 80 k.p.a., art. 107 § 3 k.p.a. poprzez brak wszechstronnego rozpoznania zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego i uznanie, że brak jest podstaw do stwierdzenia, że Spółka uchybiła terminowi na wniesienie wniosku o ustalenie, że opłata roczna za użytkowanie wieczyste jest uzasadniona w innej wysokości bez swojej winy, w sytuacji, gdy:
3. – SKO w treści uzasadnienia skarżonego postanowienia odniosło się jedynie częściowo do argumentacji podniesionej przez Spółkę w treści wniosku o przywrócenie terminu na wniesienie wniosku o ustalenie, że opłata roczna za użytkowanie wieczyste jest uzasadniona w innej wysokości pomijając najistotniejsze w niniejszym stanie faktycznym okoliczności tj.:
4. • korzystanie przez Spółkę z usług CERTUM wpisanego na listę kwalifikowanych dostawcy usług (KDU), czyli podmiotów, które uzyskały uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostały wpisane do rejestru dostawców usług zaufania;
5. • fakt obowiązku zapewnienia przez kwalifikowanego dostawcę usług dowodów wysłania i otrzymania korespondencji, zgodnie ze standardem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczonej przez operatora wyznaczonego i kwalifikowanych dostawców usług, które są równoważne prawnie z tradycyjną pocztową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru;
6. • faktu, że z potwierdzenia doręczenia korespondencji przez kwalifikowanego dostawcę usług, którym dysponuje Spółka (które zostało załączane do wniosku o przewrócenie terminu) wynika odmienna data doręczenia korespondencji (tj. 18 grudnia 2025 r.) niż ta wskazywana przez SKO (tj. 16 grudnia 2025 r.);
7. • faktu, że odbiorca przesyłki, czyli adres: [...] nie otrzymał żadnego zawiadomienia o tym, że w systemie czeka dla A sp. z o.o. jakakolwiek przesyłka, mimo że nadal ten mail widnieje jako właściwy do doręczeń na koncie użytkownika;
8. • spółka działała w pełnym zaufaniu do dostawcy usługi, z której korzysta, w związku z posiadaniem przez niego uprawnieniami kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i w sposób w pełni uzasadniony przyjęła za datę doręczenia korespondencji datę 18 grudnia 2025 r., która widnieje w treści dowodu z usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych, pt. "Dostarczenie przesyłki";
9. – uzasadnienie skarżonej decyzji zawiera niedokładne wyjaśnienie stanu faktycznego oraz dowolną, a nie swobodną ocenę materiału dowodowego pomijając okoliczności podniesione przez Spółkę w treści wniosku o przywrócenie terminu;
10. b) art. 39 § 1 k.p.a. poprzez jego błędną wykładnię i przyjęcie nadmiernie rygorystycznej interpretacji przesłanek przywrócenia terminu a w konsekwencji dokonaniu przez organ oceny winy Spółki w braku dochowania terminu w sposób oderwany od realiów funkcjonowania współczesnych form komunikacji oraz od standardów należytej staranności;
11. c) art. 107 § 3 k.p.a. w zw. z art 11 i art. 8 k.p.a. polegające na prowadzeniu postępowania w sposób niewyjaśniający stronie zasadności przesłanek, którymi kierował się organ wydający skarżone postanowienie oraz w sposób niebudzący zaufania, poprzez pominięcie przez organ wszystkich okoliczności sprawy i częściowe pominięcie argumentacji podniesionej przez Spółkę w treści wniosku o przywrócenie terminu;
12. II. przepisów prawa materialnego, tj.: art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych w zw. art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych poprzez jego błędną wykładnię i przyjęcie, że do skutecznego odebrania korespondencji przez Spółkę doszło w dniu 16 grudnia 2025 r. podczas gdy z treści przepisu art. 41 ust. 2 ww. ustawy wynika, że przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu, podczas gdy w stanie faktycznym niniejszej sprawy Spółka uzyskała możliwość zapoznania się z treścią dokumentu w dniu 18 grudnia 2025 r. a przed tym dniem nie otrzymała żadnej informacji o przesyłce oczekującej na odebranie.

W oparciu o tak sformułowane zarzuty strona skarżąca wniosła o zmianę postanowienia i przywrócenie terminu do wniesienia wniosku o ustalenie, że aktualizacja opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego jest uzasadniona w innej wysokości, ewentualnie - uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Samorządowemu Kolegium Odwoławczemu w Piotrkowie Trybunalskim oraz o zasądzenie kosztów postępowania od organu na rzecz skarżącego, w tym zwrotu kosztów zastępstwa procesowego według norm prawem przewidzianych.

W uzasadnieniu strona skarżąca wskazała m.in., iż organ nie rozważył, czy sposób doręczenia wypowiedzenia opłaty rocznej zapewniał realną możliwość terminowego złożenia odwołania, czy wewnętrzne procedury funkcjonujące w Spółce mogły wpłynąć na czas obiegu dokumentów, czy wystąpiły obiektywne przeszkody organizacyjne lub techniczne oraz czy ewentualne uchybienie może być przypisane Spółce. Brak odniesienia się do powyższych kwestii, zdaniem skarżącej prowadzi do wniosku, że organ nie dokonał rzeczywistej oceny winy Spółki, lecz ograniczył się do jej domniemania. Natomiast przyjęcie wykładni prezentowanej przez organ prowadziłoby do sytuacji, w której ciężar monitorowania systemu w sposób ciągły i natychmiastowy zostałby przerzucony na adresata, niezależnie od rzeczywistej możliwości zapoznania się z dokumentem.

W piśmie z dnia 11 maja 2026 r. strona skarżąca wniosła o przeprowadzenie dowodu z dokumentu w postaci korespondencji upoważnionego pracownika A Sp. z o.o. z Infolinią Certum na okoliczność wykazania dokonania korekty konfiguracji powiadomień przez dostawcę usług elektronicznych Certum w dniu 27 listopada 2025 r., wyłączenia powiadomień o przesyłkach dla adresu [...], braku otrzymywania przez Spółkę jakichkolwiek powiadomień mailowych dotyczących przesyłki zawierającej wypowiedzenie dotychczasowej opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste, w tym braku powiadomienia o umieszczeniu w systemie przesyłki oraz jej doręczeniu, niezawinionego uchybienia terminowi do złożenia wniosku przez Spółkę. W uzasadnieniu pisma strona skarżąca wskazała, że skierowała w dniu 26 lutego 2026 r. do dostawcy usług elektronicznych Certum prośbę o wyjaśnienie sytuacji braku otrzymywania powiadomień o przesyłkach przez adres [...].

Dopiero dnia 8 maja 2026 r., po wielokrotnych ponagleniach, Spółka otrzymała odpowiedź. Zgodnie z treścią otrzymanego przez Spółkę maila B S.A. wskazało m.in., że w dniu 27 listopada 2025 r. wprowadzona została korekta konfiguracji powiadomień. Dotyczyła ona sytuacji, w której część powiadomień była błędnie ustawiona jako obowiązkowa również dla użytkowników innych niż właściciel skrzynki. Po zmianie powiadomienia te stały się opcjonalne dla użytkowników upoważnionych (w tym m.in. powiadomienie o przesyłce gotowej do odbioru dla dowodu D3). W wyniku tej zmiany część ustawień mogła zostać automatycznie odznaczona w dniu 27 listopada 2025 r. Od tego momentu użytkownicy mogli ponownie włączyć wybrane powiadomienia zgodnie ze swoimi potrzebami. Przesyłki wskazane w zgłoszeniu (z dnia 1 grudnia 2025 r.) zostały nadane już po tej zmianie, dlatego w tym czasie powiadomienia adresu [...] mogły być wyłączone.

Natomiast, jak podkreśliła skarżąca, użytkownicy usług Certum nie otrzymali od dostawcy usług elektronicznych jakiejkolwiek informacji o wprowadzanych zmianach i ewentualnych trudnościach mogących wystąpić w związku z ich wprowadzeniem.

W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Piotrkowie Trybunalskim wniosło o jej oddalenie, podtrzymując argumentację przedstawioną w zaskarżonym postanowieniu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi zważył, co następuje

Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1267 z późn. zm.) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem.

Z kolei przepis art. 3 § 2 pkt 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r., poz. 143 z późn. zm.; dalej jako: "p.p.s.a.") stanowi, że kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na postanowienia wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także na postanowienia rozstrzygające sprawę co do istoty.

W wyniku takiej kontroli postanowienie może zostać uchylone w razie stwierdzenia, że naruszono przepisy prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy lub doszło do takiego naruszenia przepisów prawa procesowego, które mogłoby w istotny sposób wpłynąć na wynik sprawy, ewentualnie w razie wystąpienia okoliczności mogących być podstawą wznowienia postępowania (art. 145 § 1 pkt 1 p.p.s.a.).

Należy również wskazać, że w myśl art. 119 pkt 3 p.p.s.a. sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie.

Aktem poddanym sądowej kontroli w niniejszej sprawie jest postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Piotrkowie Trybunalskim w przedmiocie przywrócenia terminu do wniesienia wniosku o ustalenie, że aktualizacja opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego jest uzasadniona w innej wysokości (zwanego dalej; "wnioskiem").

W myśl art. 58 § 1 k.p.a. w razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na prośbę zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Jak natomiast stanowi art. 58 § 2 k.p.a. prośbę o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu. Jednocześnie z wniesieniem prośby należy dopełnić czynności, dla której określony był termin.

Jak wskazują powyższe unormowania, przywrócenie terminu w postępowaniu administracyjnym ma charakter wyjątkowy i możliwe jest wyłącznie po spełnieniu łącznie wszystkich przesłanek ustawowych, a więc przede wszystkim dojść musi do uchybienia terminu. Ponadto strona musi wnieść w terminie siedmiu dni od ustania przyczyny uchybienia terminu podania o przywrócenie terminu, uprawdopodobnić brak winy w uchybieniu terminu i dopełnić czynności, dla której określony był termin.

W kontrolowanej sprawie zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045 z óźn. zm.; dalej także jako: "u.o.d.e."). Stosownie do art. 40 ustawy operator wyznaczony w ramach świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wystawia dowody wysłania i dowody otrzymania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. W myśl art. 41 ust. 1 u.o.d.e. dowód otrzymania jest wystawiany po:

1. 1) odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego (pkt 1),
2. 2) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego (pkt 2),
3. 3) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.

Według art. 41 ust. 2 przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu (art. 41 ust. 3 u.o.d.e.).

Zgodnie z art. 42 ust. 2 u.o.d.e. w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 3, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego. Jak stanowi art. 44 u.o.d.e. kwalifikowany dostawca usług zaufania świadczący kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego polegającą na wysyłaniu i odbieraniu korespondencji na adres lub z adresu do doręczeń elektronicznych, wpisanego do bazy adresów elektronicznych, wystawia dowody wysłania i dowody otrzymania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Przepisy art. 41 i art. 42 stosuje się odpowiednio.

Powyższe przepisy nie pozostawiają wątpliwości co do tego, że w przypadku, gdy adresat nie odebrał korespondencji w ciągu 14 dni od daty jej wpłynięcia na adres do korespondencji elektronicznej wówczas dniem doręczenia jest dzień następujący po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania jako dzień wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego.

W realiach kontrolowanej sprawy nie może być kwestionowany fakt, że przedmiotowa korespondencja wpłynęła na adres skarżącej do doręczeń elektronicznych w dniu 1 grudnia 2025 r., co znajduje potwierdzenie w wiadomości "Dowody dla przesyłki" będącej listą dowodów wygenerowanych w ramach usługi e-doręczeń. Data 1 grudnia 2025 r. wskazywana jest również w poszczególnych dowodach z tej listy, tj.: "Dostarczenie przesyłki", "Akceptacja nadania przesyłki’, "Notyfikacja o przesyłce gotowej do odbioru" z 1 grudnia 2025r., "Notyfikacja o przesyłce gotowej do odbioru" z 8 grudnia 2025r., "Przesyłka przygotowana do odbioru" oraz "Akceptacja przekazania przesyłki pomiędzy usługami RDE".

Nie ulega wątpliwość również to, że skarżąca spółka nie odebrała korespondencji w 14-dniowym terminie, o którym mowa w art. 41 ust.1 pkt 3. Wypada także wskazać, że okoliczność, iż skarżąca korzysta z usług kwalifikowanego dostawcy usług elektronicznych nie pozbawia jej dostępu do korespondencji, która wpłynęła na przypisany do niej adres do doręczeń elektronicznych. Podnoszony w skardze argument "przeniesienia" adresu do doręczeń (ADE) na dostawcę usług elektronicznych Certum, nie jest istotny dla ustalenia dnia, w którym korespondencja wpłynęła pod ten adres.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę datę "Notyfikacji o przesyłce gotowej do odbioru" wskazaną w "Dowodzie otrzymania", korespondencję w postaci pisma Prezydenta Miasta P. wypowiadającego dotychczas obowiązującą opłatę roczną za użytkowanie wieczyste, należało uznać za doręczoną skarżącej spółce w dniu 16 grudnia 2025 r., stosownie do art. 42 ust. 3 u.o.d.e. Zatem wbrew zarzutom skargi Kolegium prawidłowo ustaliło, że termin do złożenia wniosku upływał z dniem 15 stycznia 2026 r.

Skutkiem powyższego złożenie przez skarżącą wniosku w dniu 16 stycznia 2026 r. nastąpiło z uchybieniem 30-dniowego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Odnosząc się do zarzutu naruszenia art. 41 ust. 1 w zw. z art. 41 ust. 2 u.o.d.e. oraz argumentacji skargi trzeba także podnieść, iż wskazywany przez skarżącą wymóg dysponowania przez adresata dokumentem i możliwość zapoznania się z jego treścią dotyczy definicji odebrania dokumentu elektronicznego, co w niniejszej sprawie nie nastąpiło. Wobec nieodebrania dokumentu w terminie data doręczenia została ustalona w trybie art. 42 ust. 2 ustawy. Zarzut powyższy okazał się zatem nieskuteczny.

Przechodząc do oceny uprawdopodobnienia braku zawinienia skarżącej w uchybieniu terminu trzeba podkreślić, że z akt postępowania wynika w sposób jednoznaczny, iż skarżąca sporządziła wniosek w dniu 12 stycznia 2026 r. O powyższym świadczy data, którą opatrzony jest wniosek podpisany przez profesjonalnego pełnomocnika skarżącej spółki. Z treści wniosku w sposób niebudzący wątpliwości wynika również, iż skarżącemu w dniu 12 stycznia 2026 r. znana była okoliczność, że pismem z dnia 1 grudnia 2025 r. Prezydent Miasta Piotrkowa Trybunalskiego wypowiedział dotychczas obowiązującą opłatę roczną a także treść tego pisma, które dostępne było pod adresem do doręczeń elektronicznych.

Zatem podkreślić trzeba, że skarżąca przed upływem 30-dniowego terminu a przy tym najpóźniej w dniu 12 stycznia 2026 r. nie tylko znała treść dokumentu doręczonego elektronicznie, ale także znana jej była okoliczność wpływu tego pisma oraz treść wiadomości "Dowody dla przesyłki", w której jako datę wygenerowania pierwszego dowodu "Notyfikacji o przesyłce gotowej do odbioru" wskazuje się dzień 1 grudnia 2025 r. natomiast jako datę wygenerowania dowodu "Dostarczenie przesyłki" – 18 grudnia 2025 r.

Jak wynika z zarzutów oraz uzasadnienia skargi do tut. Sądu skarżąca upatruje braku zawinienia w niedotrzymaniu terminu w okolicznościach polegających na tym, że nie otrzymał skutecznego powiadomienia o wpływie korespondencji, które to powiadomienie powinno zostać przekazane na adres e-mail: [...] Ponadto podnosi, że brak powyższej informacji był skutkiem korekty konfiguracji powiadomień dokonywanej przez dostawcę usługi, o czym skarżąca nie została powiadomiona. Nie kwestionując braku powiadomienia na adres e-mail ze strony kwalifikowanego dostawcy usług elektronicznych Certum, trzeba jednak zaznaczyć, że skarżąca miała wiedzę o wpływie przedmiotowej korespondencji, o czym świadczy powołany powyżej wniosek z dnia 12 stycznia 2026 r. Ponadto warto też zwrócić uwagę, iż skarżąca podnosi w skardze, że skorzystanie z usług Certum ma to znaczenie, że zdejmuje z niej ciężar samodzielnego monitorowania systemu w sposób ciągły.

Zatem nie pozbawia skarżącej dostępu do dokumentów doręczanych elektronicznie. W konsekwencji należało stwierdzić, że skarżąca już w dacie sporządzania wniosku miała warunki techniczne umożliwiające jej odebranie doręczanego dokumentu (art. 41 ust. 3 u.o.d.e.), skoro zapoznała się z jego treścią.

Skarżąca jako powód braku winy w uchybieniu terminu podnosi także to, że w wiadomości "Dowody dla przesyłki" jako dzień wygenerowania dowodu "Dostarczenie przesyłki" podana jest data 18 grudnia 2025 r. co skarżąca uznała za dzień doręczenia korespondencji. Argumentacja dotycząca działania skarżącej w zaufaniu do dostawcy usług nie mogła jednak okazać się skuteczna. Przede wszystkim trzeba po raz kolejny podkreślić, że w wiadomości, na którą powołuje się skarżąca podana jest data pierwszej notyfikacji o przesyłce gotowej do odbioru – 1 grudnia 2025 r. Treść wiadomości nie pozostawia również wątpliwości, że 18 grudnia 2025 r. to data powstania dowodu a nie data doręczenia.

Nie sposób również podzielić zarzutów skarżącej co do tego, że treść dowodu "Doręczenie przesyłki" jest nieczytelna, bowiem pouczenie co do brzmienia art. 42 ust. 2 w zw. z art. 41 ust. 1 pkt 3 z języka angielskiego przechodzi na język polski, co miałoby przyczynić się do braku zawinienia po stronie skarżącej.

Podkreślić wypada, że zasady ustalania daty, w której korespondencję elektroniczną nieodebraną w terminie uznaje się za doręczoną określa powszechnie obowiązujący przepis art. 42 ust. 2 u.o.d.e. Spółka jako uczestnik profesjonalnego obrotu gospodarczego, reprezentowany przez zawodowego pełnomocnika miała zatem możliwość ustalenia daty doręczenia stosownie do przepisu art. 42 ust. 2 u.o.d.e. i nie może skutecznie wskazywać na nieznajomość przepisów oraz niezrozumienie wiadomości doręczonej elektronicznie, czy też na brak dokumentu świadczącego o odbiorze przesyłki w dniu 16 grudnia 2025 r. jako uprawdopodobnienie braku winy w uchybieniu terminu

Ze zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego w tym wydruków zrzutów ekranu wykonanych przez samą stronę skarżącą, wynika, że sporna korespondencja została nadana przez Urząd Miasta P.w dniu 1 grudnia 2025 r. oraz tego dnia wpłynęła na adres do e-Doręczeń strony skarżącej. Z załączonego do wniosku o przywrócenie terminu wydruku dowodu z usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych wynika jednoznacznie, iż dzień 18 grudnia 2025 r. godz. 10:55:48 to czas powstania dowodu o nazwie "Dostarczenie przesyłki" a nie czas doręczenia korespondencji. Brak zatem obiektywnie istniejących, niemożliwych do przezwyciężenia przez skarżącą przeszkód w prawidłowym ustaleniu daty doręczenia, która przypadała na dzień 16 grudnia 2025 r., a nie jak wskazała skarżąca we wniosku - na dzień 18 grudnia 2025 r.

Należało zatem uznać, że mając wiedzę o wpłynięciu drogą elektroniczną pisma Prezydenta Miasta P. z dnia 1 grudnia 2025 r. oraz techniczną możliwość odebrania tego dokumentu skarżąca nie podołała obowiązkowi uprawdopodobnienia braku winy w uchybieniu terminu, którego ostatni dzień przypadał na 15 stycznia 2026 r. Postulat działania z należytą starannością przez spółkę prawa handlowego reprezentowaną przez profesjonalnego pełnomocnika obejmuje wymóg dokonania oceny dostępnych danych i informacji zgodnie z ich treścią oraz zastosowania obowiązujących przepisów prawa.

Za niezasadny Sąd uznał zarzut naruszenia przez Kolegium przepisów postępowania tj. art. 6, art. 7, art. 77 § 1, art. 80 oraz art. 107 § 3 w zw. z art. 11 i 8 k.p.a. Organ dokonał oceny materiału dowodowego z punktu widzenia przesłanek istotnych dla rozstrzygnięcia czemu dał wyraz w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia. Kolegium wyjaśniło podstawę prawną oraz dowody, na których oparło rozstrzygnięcie. Dokonało właściwej wykładni oraz prawidłowo zastosowało przepis art. 58 k.p.a. Wbrew zarzutom skargi odniosło się do problemów związanych z komunikacją od kwalifikowanego dostawcy usług elektronicznych Certum. Dokonane w sprawie ustalenia faktyczne (art. 7 k.p.a.), jak i przeprowadzoną ocenę zgromadzonego materiału dowodowego (art. 77 § 1 w zw. z art. 80 k.p.a.) uznać należy za wystarczające do załatwienia sprawy, a uzasadnienie kwestionowanego skargą rozstrzygnięcia odpowiada minimum wymogów określonych w art. 107 § 3 k.p.a. Niezasadny okazał się także zarzut naruszenia przepisu art. 39 § 1 k.p.a. poprzez dokonanie oceny zachowania spółki w sposób oderwany od realiów funkcjonowania współczesnych form komunikacji oraz od standardów należytej staranności. W konsekwencji należało uznać, że zaskarżone postanowienie nie narusza przepisów prawa w stopniu skutkującym koniecznością wyeliminowania go z obrotu prawnego.

Wobec powyższego Sąd oddalił skargę na podstawie art. 151 p.p.s.a. a.bł.