Uzasadnienie
Zaskarżonym postanowieniem z 13 maja 2026 r. nr 809/2026 Komendant Wojewódzki Policji w Białymstoku stwierdził uchybienie przez K. K. terminu do wniesienia odwołania.
Postanowienie zapadło w następującym stanie faktycznym i prawnym sprawy.
Rozkazem personalnym z 17 listopada 2025 r. nr 401/2025 Komendant Powiatowy Policji w Bielsku Podlaskim (dalej: KPP) zwolnił sierż. szt. K. K. ze służby w Policji z dniem 12 grudnia 2025 r. na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2025 r., poz. 636 - z późn. zm.), dalej: u.P. Rozkazowi nadano rygor natychmiastowej wykonalności na podstawie art. 108 § 1 k.p.a. oraz przesłano go na adres zamieszkania zwolnionego funkcjonariusza za pośrednictwem operatora pocztowego. Po dwukrotnym awizowaniu w dniach 19 i 27 listopada 2025 r. korespondencję zwrócono organowi, który włączył ją do akt postępowania.
Z akt sprawy wynika, że K. K.(dalej: wnioskodawca, skarżący):
- - w dniu 25 grudnia 2025 r. przesłał drogą elektroniczną na adres Komendanta Głównego Policji wniosek o "usunięcie bezczynności decyzyjnej po wygaśnięciu zawieszenia oraz podjęcie czynności nadzorczych", w którym wskazał, że skoro zawieszenie go w czynnościach służbowych miało miejsce w okresie 25 września 2025 r. – 24 grudnia 2025 r., to wniosek o podjęcie czynności jest uzasadniony, gdyż nadal nie wydano decyzji dopuszczającej go do służby lub przedłużającej zawieszenie (k. 171 akt adm.);
- - w piśmie z 2 stycznia 2026 r. wnioskodawca, do KGP i ponownie drogą elektroniczną, zawnioskował "o usunięcie bezczynności decyzyjnej po wygaśnięciu zawieszenia oraz podjęcie czynności nadzorczych". Wywiódł, że od 25 września 2025 r. na okres 3 miesięcy był zawieszony w czynnościach służbowych, zawieszenie wygasło 24 grudnia 2025 r. Po tym dniu nie doręczono mu skutecznie żadnej nowej decyzji (k. 180 akt adm.).
Obydwa pisma (z 25 grudnia 2025 r. i z 2 stycznia 2026 r.) KGP przesłał do KPP, który w piśmie z 26 stycznia 2026 r. poinformował wnioskodawcę, że został zwolniony ze służby w Policji z dniem 12 grudnia 2025 r. rozkazem personalnym, który po dwukrotnym awizowaniu w miejscu zamieszkania pozostawiono w aktach sprawy. Odpowiedź ta w systemie e-Doręczeń została uznana za odebraną 10 lutego 2026 r. po awizacji elektronicznej (k. 184-186 akt adm.);
- - w piśmie z 3 stycznia 2026 r. wnioskodawca wystosował do KPP wniosek o wyjaśnienie braku wypłaty uposażenia za styczeń 2026 r. Wyjaśnił, że nie doręczono mu żadnego aktu (decyzji, rozkazu) skutecznie wstrzymującego wypłatę.
W odpowiedzi KPP wyjaśnił w piśmie z 7 stycznia 2026 r., że ww. został zwolniony ze służby rozkazem personalnym z 17 listopada 2025 r. przesłanym stronie na adres zamieszkania i następnie dwukrotnie awizowanym oraz zwróconym do jednostki, który to rozkaz - na podstawie art. 44 § 4 k.p.a. - został uznany za skutecznie doręczony i jako taki pozostawiony w aktach sprawy. W związku z powyższym uposażenie nie przysługuje, dlatego też 16 grudnia 2025 r. zostało na adres strony wysłane świadectwo służby, które podobnie – po dwukrotnym awizowaniu, zostało zwrócone do KPP. Jest możliwe do odebrania po uprzednim telefonicznym umówieniu się. W piśmie zawarto też pouczenie o zasadach rozliczenia elementów wyposażenia policjanta. Jak wynika z akt sprawy odpowiedź z 7 stycznia 2026 r. została stronie doręczona 22 stycznia 2026 r. na adres e-Doręczeń (k. 175 i 178 akt adm.);
- - w dniu 9 marca 2026 r. wnioskodawca wystąpił elektronicznie do KPP o doręczenie rozkazu personalnego nr 401/2025 wraz z dowodami przesłania i doręczenia (k. 187 akt adm.).
Przy piśmie z 3 kwietnia 2026 r. znak TK.0151.130.2026.EO, w odpowiedzi na ww. wniosek, KPP przesłał wnioskodawcy skany dokumentów: rozkazu personalnego z 17 listopada 2025 r.; koperty, w której rozkaz był przesłany; dokumentu wygenerowanego 27 listopada 2025 r. z systemu Poczty Polskiej potwierdzającego nadanie i awizowanie przesyłki; świadectwo służby. Poinformował o wcześniejszym przesłaniu stronie świadectwa służby, karty zwolnienia i pouczenia o obowiązku złożenia oświadczenia majątkowego, a także o możliwości odebrania oryginału rozkazu personalnego o zwolnieniu oraz świadectwa służby w KPP po uprzednim telefonicznym umówieniu się. Pouczono o treści art. 73 k.p.a.
Pismo z 3 kwietnia 2026 r. wraz z załącznikami doręczono wnioskodawcy 3 kwietnia 2026 r. (k. 15 tom II akt adm.).
W dniu 7 kwietnia 2026 r. K. K. wniósł odwołanie od rozkazu personalnego z 17 listopada 2025 r., w którym zawnioskował m.in. o wstrzymanie wykonania rozkazu, przeprowadzenie postępowania dowodowego, ustalenie daty i trybu doręczenia tej decyzji, uchylenie w całości zaskarżonego rozkazu i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania, a także zażądał prawidłowego doręczenia egzemplarza decyzji mającego walor oryginału. Odwołujący wskazał, że "niniejsze pismo nie stanowi uznania, że organ pierwszej instancji wykazał skuteczne doręczenie rozkazu personalnego [...] ani że wiadomość z e-Doręczeń z dnia 3 kwietnia 2026 roku obejmująca skan dokumentów stanowiła prawidłowe doręczenie decyzji". Wnoszący nie zgodził się ze skutecznością doręczenia rozkazu przez operatora pocztowego, bowiem – w jego ocenie – "pola dotyczące daty doręczenia i osoby odbierającej pozostają niewypełnione", natomiast znajdowanie się na kopercie informacji "Zwrot – nie podjęto w terminie 04.12.2025r." potwierdza jedynie zwrot do nadawcy, ale nie zastępuje dowodu, że organ dopełnił wszystkich formalności wymaganych przez art. 44 k.p.a. "w szczególności formalnego pozostawienia pisma w aktach sprawy i odnotowania tej czynności w aktach".
Podobnie dokumenty z 26 stycznia 2026 r. nie dowodzą doręczenia rozkazu personalnego ani innego pisma wywołującego taki skutek. Wskazał, że do chwili sporządzania odwołania rozkaz personalny o zwolnieniu nie został mu doręczony w oryginale. Zastrzegł jednocześnie, że w razie przyjęcia przez organ odwoławczy, iż termin do wniesienia odwołania rozpoczął bieg od momentu doręczenia zastępczego, tj. od momentu wcześniejszego niż 3 kwietnia 2026 r., kiedy to doręczono skan rozkazu i dokumentów towarzyszących - formułuje także wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania na podstawie art. 58-60 k.p.a. Dodatkowo wyjaśnił, że organ wykazał jedynie nadanie, awiza oraz zwrot przesyłki, lecz nie ujawnił "pełnego łańcucha dowodowego wymaganego dla art. 44 k.p.a.", tj. nie wykazał całego toku śledzenia przesyłki wraz z dokumentami źródłowymi (k. 142 akt adm.).
Odwołanie zostało przesłane do Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku, który wezwał stronę do uzupełnienia braków formalnych tego środka zaskarżenia. Braki te uzupełniono (k. 206 akt adm.).
W tych okolicznościach Komendant Wojewódzki Policji:
- - postanowieniem z 12 maja 2026 r. nr 804/2026 odmówił przywrócenia terminu do wniesienia odwołania;
- - postanowieniem z 13 maja 2026 r. nr 809/2026 stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania.
Uzasadniając postanowienie stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania KWP wyjaśnił, że dopiero po ostatecznym przesądzeniu odmowy przywrócenia terminu do wniesienia środka zaskarżenia – możliwe jest orzeczenie o stwierdzeniu uchybienia terminu do jego wniesienia. Dlatego, jak wskazał, ustalono, że rozkaz personalny z 17 listopada 2025 r. wysłano odwołującemu przez operatora pocztowego na adres jego zamieszkania oraz po dwukrotnym awizowaniu uznano doręczenie za skuteczne na podstawie art. 44 § 2-4 k.p.a., a więc w trybie tzw. doręczenia zastępczego. Przesłanki tego przepisu zostały spełnione: z koperty zawierającej ww. korespondencję wynika, że przesyłkę przekazano operatorowi pocztowemu 17 listopada 2025 r.; doręczyciel prawidłowo dwukrotnie awizował przesyłkę w miejscu zamieszkania zainteresowanego – w dniach 19 i 27 listopada 2025 r., z czego sporządził adnotację na kopercie; 4 grudnia 2025 r. przesyłkę zwrócono nadawcy z informacją "zwrot nie podjęto w terminie 4.12.2025 r.".
Strona nie powołuje się też na jakiekolwiek okoliczności uniemożliwiające odebranie dwukrotnie awizowanej decyzji, w tym nie kwestionuje adresu doręczenia czyli aktualnego miejsca zamieszkania (pod wskazanym adresem zamieszkania formułuje odwołanie), nie kwestionuje faktycznego awizowania, nie zgłasza zmiany miejsca zamieszkania (o takim obowiązku pouczono stronę w zawiadomieniu z 17 października 2025 r. o wszczęciu postępowania). Istniały więc podstawy do przyjęcia skutecznego doręczenia w trybie tzw. doręczenia zastępczego, którego skutki wystąpiły 4 grudnia 2025 r. Następnego dnia, tj. 5 grudnia 2025 r., rozpoczął bieg czternastodniowy termin na wniesienie odwołania, który upłynął 18 grudnia 2025 r. Odwołanie wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu złożono 7 kwietnia 2026 r. (po otrzymaniu decyzji za pośrednictwem e-Doręczeń), było więc spóźnione.
Organ przeprowadził również wywód dotyczący regulacji art. 3a u.P. wyłączający instytucję doręczeń elektronicznych w sprawach osobowych funkcjonariuszy (do których zaliczył sprawę przedmiotową), podkreślił, że adresat nie kwestionował adresu zamieszkania, pod który wysłano korespondencję zawierającą rozkaz zwalniający ze służby, a kwestionował w toku postępowania skuteczność pouczenia umieszczonego w zawiadomieniu o wszczęciu, dyskredytował wartość dowodową i prawidłowość doręczanych przez organ odpowiedzi na jego pisma, a finalnie nie uznał skuteczności doręczenia rozkazu personalnego, którego odebrania – jak stwierdził KWP – "konsekwentnie unikał". Zdaniem organu postępowanie strony stanowi przyjętą linię obrony, a dowody na okoliczność prawidłowego doręczenia rozkazu są niewątpliwe i je rozważono: oceniono dowód podstawowy czyli kopertę, a także internetowy wydruk śledzenia przesyłek; organ dopełnił wszystkich formalności wymaganych zgodnie z art. 44 § 1-4 k.p.a., w szczególności formalnego pozostawienia pisma w aktach sprawy i odnotowania tej czynności w aktach.
W ocenie organu drugiej instancji zastanawiające jest jak KPP miałby powyższe udowodnić w sytuacji, gdy zainteresowany konsekwentnie unika kontaktu z organem i nie skorzystał na żadnym etapie z możliwości zapoznania się z aktami postępowania, a został poinformowany o treści art. 73 § 1 ky.p.a. Co więcej, strona miała wiedzę, że stosowny rozkaz został wydany. Mogła skorzystać z możliwości odbioru rozstrzygnięcia w jednostce. Odwołujący nie wykazał jakiegokolwiek zaangażowania zarówno na etapie toczącego się postępowania, jak i po wydaniu rozstrzygnięcia w przedmiocie zwolnienia go ze służby. Zignorował każdą z możliwości zainteresowania się swoimi sprawami zawodowymi.
Dalej KWP wywiódł na temat bezwarunkowego charakteru przepisu art. 134 k.p.a. stanowiącego podstawę do stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania, a także wskazał, że ostateczny charakter postanowienia stwierdzającego uchybienie terminu do wniesienia odwołania w toku postępowania administracyjnego nie stoi na przeszkodzie wydaniu tegoż postanowienia w przypadku wydania postanowienia odmawiającego przywrócenia do wniesienia odwołania nawet bezpośrednio po wydaniu ostatnio powołanego postanowienia. Natomiast rozpatrzenie odwołania wniesionego z uchybieniem terminu, który nie został przywrócony, stanowi rażące naruszenie prawa (art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a.), oznacza bowiem weryfikację w postępowaniu odwoławczym decyzji ostatecznej, a zatem decyzji, która korzysta z ochrony trwałości.
Odnosząc powyższe do okoliczności sprawy KWP wskazał, że skoro sama strona odwołująca się nie zaprzecza (dowodem na to jest złożenie wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania), że uchybiła termu terminowi, to owe uchybienie stanowi właśnie okoliczność obiektywną, a w konsekwencji organ drugiej instancji nie ma innej możliwości niż stwierdzić uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Rozstrzygnięcie to było poprzedzone dokładnym wyjaśnieniem stanu faktycznego w zakresie ustalenia faktu doręczenia rozkazu zwalniającego ze służby i okoliczności tego doręczenia. Bezspornie również w momencie wydania postanowienia stwierdzającego uchybienie terminu do wniesienia odwołania w obrocie prawnym znajdowało się ostateczne w administracyjnym toku instancji postanowienie o odmowie przywrócenia terminu do wniesienia odwołania od tego rozkazu personalnego.
Skargę do sądu administracyjnego na postanowienie stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania złożył K. K. Wniósł o uchylenie w całości postanowienia na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. "a" i "c" ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143 z późn. zm.), dalej: p.p.s.a.; zobowiązanie organu do przekazania sądowi kompletnych akt administracyjnych sprawy RP-401/2025, w tym metryki sprawy, karty doręczeń, dokumentów kancelaryjnych, pełnego EPOR lub równoważnego dokumentu operatora pocztowego, dokumentu pozostawienia pisma w aktach sprawy oraz dokumentów z akt osobowych dotyczących doręczenia RP-401: rozpoznanie skargi łącznie albo w ścisłym powiązaniu ze skargą dotyczącą drugiego postanowienia, ponieważ oba rozstrzygnięcia dotyczą tego samego rozkazu personalnego, tej samej przesyłki nr [...] i tej samej spornej daty doręczenia; dopuszczenie i przeprowadzenie dowodów z dokumentów wskazanych w załącznikach 01-03 do skargi - na okoliczność przebiegu doręczeń, braków materiału źródłowego oraz konsekwentnego kwestionowania skuteczności doręczenia przez stronę; zasądzenie kosztów postępowania według norm przepisanych.
Uzasadniając skargę wskazał, że w jego ocenie doszło do naruszenia art. 134 k.p.a. przez stwierdzenie uchybienia terminu mimo nieusuniętych wątpliwości co do daty i skuteczności doręczenia RP-401; doszło też do naruszenia: art. 44 § 1-4 k.p.a. przez przyjęcie skutecznego doręczenia zastępczego bez wykazania wszystkich elementów tej konstrukcji, w szczególności pozostawienia pisma w aktach sprawy; art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a. przez oparcie rozstrzygnięcia na niepełnym materiale dowodowym dotyczącym doręczenia; art. 129 § 2 k.p.a. przez przyjęcie rozpoczęcia biegu terminu odwoławczego mimo braku bezspornego doręczenia decyzji; art. 109 §1 i art. 110 § 1 k.p.a. przez wyprowadzenie skutków procesowych z aktu, którego wejście do obrotu wobec strony nie zostało wykazane.
Dalej skarżący wywiódł, że:
- 1. organ wykazał co najwyżej obieg pocztowy, a nie pełne doręczenie w rozumieniu art. 44 k.p.a. Skarga nie kwestionuje samego faktu istnienia awiz i zwrotu przesyłki. Skarga kwestionuje wyprowadzenie z tych elementów definitywnego skutku procesowego bez pełnego EPOR, bez formalnej adnotacji o pozostawieniu pisma w aktach, bez dokumentów kancelaryjnych i bez dokumentów z akt osobowych potwierdzających doręczenie rozkazu;
- 2. status "doręczona" po statusie "zwrócona" nie jest doręczeniem stronie. Z podglądu śledzenia przesyłki wynika, że status "doręczona" pojawia się po statusie "zwrócona". Taki układ statusów nie oznacza doręczenia decyzji adresatowi. Oznacza zakończenie obiegu zwrotnego przesyłki po jej niepodjęciu. Nie może więc zastępować dowodu doręczenia RP-401 skarżącemu;
- 3. EPOR rozszerzone wymaga pełnego dokumentu źródłowego. Dane przesyłki wskazują usługę EPOR - Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru - rozszerzone. Organ powinien przedstawić pełny dokument EPOR albo kompletny raport operatora pocztowego. Sam podgląd śledzenia nie zastępuje dokumentu źródłowego służącego kontroli legalności doręczenia zastępczego;
- 4. wiedza o postępowaniu nie jest doręczeniem decyzji kończącej. Organ powołuje się na wcześniejszą aktywność skarżącego, odbiór korespondencji elektronicznej i wiedzę o postępowaniu. Okoliczności te nie zastępują doręczenia decyzji kończącej sprawę. Od doręczenia RP-401 biegnie termin odwoławczy, dlatego organ musiał wykazać doręczenie tego aktu, a nie jedynie wiedzę strony o sprawie;
- 5. znaczenie przesyłki z 3 kwietnia 2026 r. KPP przesłała tego dnia pliki przez e-Doręczenia, ale sama określiła je jako "skany dokumentów" i wskazała, że oryginał rozkazu oraz świadectwo służby pozostają do odbioru w KPP. Jeżeli 3 kwietnia 2026 r. traktować jako pierwszy skuteczny moment przekazania treści decyzji, odwołanie z 7 kwietnia 2026 r. było terminowe. Jeżeli nie traktować go jako skutecznego doręczenia, termin odwoławczy nie rozpoczął biegu;
- 6. brak pełnych dokumentów aktowych mimo żądań strony. Organ pomimo wielokrotnych żądań strony nie przedstawił pełnych aktowych dokumentów źródłowych dotyczących doręczenia RP-401, w szczególności pełnego EPOR, dokumentów kancelaryjnych, metryki sprawy oraz formalnej adnotacji o pozostawieniu pisma w aktach sprawy. Braki te uniemożliwiają uznanie, że data skutecznego doręczenia została wykazana w sposób bezsporny.
Z wyżej wskazanych powodów, zdaniem skarżącego, postanowienie nr 809/2026 powinno zostać uchylone. Organ nie mógł stwierdzić uchybienia terminu, skoro nie wykazał bezspornie, że RP-401 został skutecznie doręczony 4 grudnia 2025 r.
Skarga zawiera trzy załączniki (01-03), w których wskazano m.in., że: 1. status doręczona z 5 grudnia.2025 r. występuje po statusie zwrócona z 4 grudnia 2025 r. Nie może być utożsamiany z doręczeniem przesyłki adresatowi. Oznacza zakończenie obiegu zwrotnego;
- 2. tracking potwierdza przebieg pocztowy do zwrotu przesyłki, ale nie zastępuje pełnego dokumentu EPOR ani dokumentacji kancelaryjnej organu;
- 3. skoro przesyłka miała usługę EPOR rozszerzone, organ powinien przedstawić pełny dokument EPOR albo kompletny raport operatora pocztowego. Sam podgląd śledzenia nie jest równoważny z pełnym dokumentem źródłowym;
- 4. tracking nie potwierdza formalnego pozostawienia pisma w aktach sprawy, jest to odrębny element art. 44 § 4 k.p.a., który powinien wynikać z akt organu;
- 5. nawet przy przyjęciu prawidłowych awiz i zwrotu organ nadal powinien wykazać kompletny łańcuch art. 44 k.p.a. W konsekwencji materiał wykazuje awiza i zwrot przesyłki, ale nie wykazuje pełnego łańcucha art. 44 k.p.a. Braki dotyczą dokumentów źródłowych, których organ nie ujawnił mimo wielokrotnych żądań strony. To jest, zdaniem skarżącego, rdzeń zarzutu do WSA.
W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie.
Przy piśmie z 18 maja 2026 r. skarżący przesłał do sądu "Uzupełnienie i podtrzymanie odwołania RP-401/2025 – zarzuty doręczeniowe – TK.1241.3.2025.EO/TK.0151.130.2026.EO".
W piśmie z 19 czerwca 2026 r. skarżący przedstawił "Replikę skarżącego na odpowiedź organu na skargę", w którym zaprzeczył jakoby unikał kontaktu z organem. Wskazał, że przed wydaniem rozkazu personalnego wskazał organowi "kanał elektroniczny" do doręczenie i choć, jak nadmienił, nie twierdzi on, że "istnienie kanału elektronicznego automatycznie uchyla każde doręczenie pocztowe", to jednak znaczenie ePUAP/e-Doręczeń jest w tej sprawie przede wszystkim dowodowe". Podkreślił, że skarżony odwołaniem rozkaz personalny doręczono mu dopiero 7 kwietnia 2026 r., od której to daty powinien być liczony termin na wniesienie odwołania.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku zważył, co następuje.
Skarga podlega oddaleniu, bowiem jej zarzuty nie podważają legalności zaskarżonego postanowienia z punktu widzenia przesłanek z art. 145 § 1 i 2 p.p.s.a.
Według organu wobec wydania 12 maja 2026 r. postanowienia odmawiającego przywrócenia terminu do wniesienia odwołania od rozkazu personalnego z 17 listopada 2025 r. o zwolnieniu skarżącego ze służby – jego obowiązkiem było stwierdzenie uchybienia terminu do wniesienia odwołania na podstawie art. 134 k.p.a. Ze stanowiskiem tym należy się zgodzić.
Przede wszystkim nie narusza prawa ustalenie o skutecznym doręczeniu rozkazu personalnego o zwolnieniu ze służby. Jest to co prawda punkt wyjścia dla rozważań na temat przywrócenia uchybionego terminu do wniesienia odwołania (a więc w sprawie II SA/Bk 376/26), jednak z uwagi na zarzuty formułowane w sprawie niniejszej oraz z uwagi na ścisły związek tych spraw, należy je również przytoczyć.
Z akt sprawy w sposób niebudzący wątpliwości wynikają okoliczności, na podstawie których organ ustalił powyższe doręczenie. Na k. 135 akt adm. znajduje się sporny rozkaz personalny z 17 listopada 2025 r., na k. 140 – koperta, w której wysłano rozkaz skarżącemu za pośrednictwem operatora pocztowego (Poczta Polska), na k. 141 – znajduje się z kolei dokument elektroniczny wygenerowany z systemu Poczty Polskiej, na którym widnieją daty pierwszego i drugiego awizowania – odpowiednio 19 i 27 listopada 2025 r. wraz z godzinami wprowadzenia informacji o awizowaniu do systemu elektronicznego operatora (odpowiednio 8:35 i 11:35). Daty te odpowiadają odręcznej adnotacji na pieczątkach awizowania znajdujących się na papierowej kopercie, w której przesłano rozkaz. Informacje znajdujące się w wygenerowanym dokumencie elektronicznym zawierają również wskazanie miejsca pozostawienia awiza jako "w skrzynce oddawczej" oraz urząd pocztowy, w którym można odebrać przesyłkę w terminie 14 dni od podjęcia pierwszej próby jej doręczenia (17-100 UP Bielsk Podlaski 1, Bielsk Podlaski, ulica Adama Mickiewicza 20). Na kopercie znajduje się również data 4 grudnia 2025 r., tj. data zwrotu korespondencji do nadawcy w wyniku jej nieodebrania.
W ocenie sądu organ bez naruszenia prawa ocenił powyższe fakty jako spełniające przesłanki ustalenia (na podstawie domniemania), iż doszło do skutecznego doręczenia w trybie zastępczym w oparciu o art. 44 § 1-4 k.p.a.
Zgodnie z tym przepisem w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43 k.p.a. (tj. w miejscu zamieszkania, miejscu pracy albo na adres do korespondencji wskazany w bazie adresów elektronicznych; a także za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu): 1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego (§ 1 pkt 1); zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata (§ 2); w przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia (§ 3); doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy (§ 4). Wszystkie powyższe przesłanki, jak wyżej opisano, zostały spełnione.
Dla zupełności wywodu dodać należy, że organ pierwszej instancji doręczając rozkaz personalny nie naruszył prawa stosując doręczenie w formie tradycyjnej (papierowej) a nie elektronicznej (skarżący w replice do odpowiedzi na skargę twierdzi, że przed wydaniem rozkazu personalnego "zgłosił organowi problem doręczeniowy i wskazał kanał elektroniczny. Organ ten znał kanał, zaakceptował w praktyce i sam skutecznie użył, doręczając przez ePUAP zawiadomienie TK.1241.3.2025 odebrane 7 listopada 2025 r."). Przy czym zauważyć należy, że w dalszej części ww. repliki, na s. 3, skarżący zamiennie używa dla określenia wskazanego "kanału elektronicznego" nazwy ePUAP/e-Doręczenia wywodząc, że "Skarżący nie twierdzi, że samo istnienie kanału elektronicznego automatycznie uchyla każde doręczenie pocztowe. Znaczenie ePUAP/e-Doręczeń w tej sprawie jest przede wszystkim dowodowe".
W związku z powyższym wskazać należy za organem (vide s. 7 postanowienia z 13 maja 2026 r. nr 809/2026 stwierdzającego uchybienie terminu do wniesienia odwołania, którego legalność sąd skontrolował w sprawie II SA/Bk 375/26) na regulację art. 39 § 4 k.p.a., zgodnie z którą w przypadku doręczenia decyzji, której organ administracji publicznej nadał rygor natychmiastowej wykonalności, albo decyzji, która podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy, w sprawach osobowych funkcjonariuszy oraz żołnierzy zawodowych albo jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny, organ administracji publicznej może doręczyć decyzję w sposób określony w § 3. Przepisów § 1 i § 2 pkt 1 nie stosuje się.
Z kolei zgodnie z art. 39 § 3 k.p.a. w przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w § 1 i § 2 pkt 1, organ administracji publicznej doręcza pisma: 1) przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366, 820 i 1456), albo 2) przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Sposoby doręczenia opisane w art. 39 § 1 i § 2 pkt 1 k.p.a. (wyłączone ze stosowania w § 4 tego przepisu), to doręczenia elektroniczne, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu, a także przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
Skoro zaś w sprawie niniejszej mamy niewątpliwie do czynienia z decyzją dotyczącą funkcjonariusza podjętą w sprawach osobowych i której nadano rygor natychmiastowej wykonalności – zastosowanie mógł znaleźć przepis art. 39 § 4 k.p.a., co oznacza możliwość wyłączenia doręczenia tej decyzji w sposób określony w art. 39 § 1 k.p.a., tj. m.in. z wykorzystaniem konta w systemie teleinformatycznym organu (czyli na ePUAP). Inaczej rzecz ujmując korespondencja prowadzona ze skarżącym za pomocą ePUAP w trakcie postępowania o zwolnienie ze służby (doręczenie mu zawiadomienia o wszczęciu postępowania w dniu 7 listopada 2025 r. i składanie przez skarżącego wniosków o uruchomienie trybu nadzorczego odnośnie m.in. pouczenia zawartego w tym zawiadomieniu) - nie może mieć decydującego znaczenia dla oceny legalności doręczenia rozkazu personalnego o zwolnieniu ze służby z wykorzystaniem operatora pocztowego.
Organ mógł bowiem wykorzystać ten tryb z uwagi na wystąpienie przesłanek z art. 39 § 4 k.p.a. ("organ może", decyzja z rygorem natychmiastowej wykonalności dotycząca spraw osobowych funkcjonariuszy), a także z uwagi na brak innych przesłanek koniecznych do spełnienia dla wykorzystania możliwości jakie daje art. 39 § 4 k.p.a. W konsekwencji także okoliczność doręczenia przez ePUAP zawiadomienia o wszczęciu postępowania w dniu 7 listopada 2025 r. nie musiała przesądzać o rezygnacji przez organ z możliwości jakie daje przepis art. 39 §4 k.p.a.
Dodatkowo wskazać należy na przepis art. 3a u.P., zgodnie z którym w sprawach osobowych funkcjonariuszy Policji, byłych funkcjonariuszy Policji oraz gdy doręczenie korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo publicznej usługi hybrydowej mogłoby istotnie utrudniać lub uniemożliwić realizację zadań Policji – wyłączone jest stosowanie obowiązku wyżej wskazanych sposobów doręczenia. Przepis ten obowiązuje od 5 października 2021 r. Sąd wskazuje na tę regulację z uwagi na – jak już wyżej wskazano – posługiwanie się przez skarżącego zamiennie dla pojęcia "kanału elektronicznego" określeniami ePUAP i e-Doręczenia. Tymczasem z art. 39 § 4 k.p.a. oraz z art. 3a u.P. wynika wola ustawodawcy niestosowania (od 1 stycznia 2026 r.) bądź możliwość wyboru niestosowania (do 31 grudnia 2025 r.) sposobu doręczenia elektronicznego w sprawach osobowych funkcjonariuszy Policji.
Końcowo w kwestii skuteczności doręczenia zauważyć należy, że przepis art. 44 k.p.a., w szczególności jego § 4 nie wymaga uczynienia adnotacji "do akt ze skutkiem doręczenia" na określony dzień, gdyż przepis ten brzmi "Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy". Oznacza to, że z upływem 14 dni licząc od pierwszego prawidłowo dokonanego awizo – w przypadku nieodebrania pisma, należy zastosować tzw. fikcję doręczenia, tj. uznać pismo za doręczone pozostawiając je w aktach sprawy. Kwestia odnotowania na kopercie lub w inny sposób daty uznania pisma za doręczone jest wyłącznie techniczna, gdyż nawet jej nieprawidłowe odnotowanie bądź nieodnotowanie nie uchyla skutku z art. 44 § 4 k.p.a. Skoro zaś w sprawie niniejszej pierwsze awizo miało miejsce 19 listopada 2025 r. oraz miało miejsce drugie awizo w terminie 14 dni licząc od pierwszego (jednocześnie wydruk z monitoringu przesyłki potwierdza pozostawienie awiza w skrzynce pocztowej adresata, a skarżący tego w istocie nie kwestionuje, tj. nie twierdzi, że awiza fizycznie nie było) – skutek doręczenia nastąpił 3 grudnia 2025 r. (nie jak wskazuje organ 4 grudnia 2025 r., bowiem 4 grudnia 2025 r. nastąpił jedynie zwrot do nadawcy).
Tym samym termin na wniesienie odwołania upływał we środę 17 grudnia 2025 r. Do tej daty odwołanie nie wpłynęło do organu ani nie zostało skutecznie nadane, gdyż nastąpiło to dopiero 7 kwietnia 2026 r. wraz ze złożeniem wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania. Było zatem spóźnione.
Bez naruszenia prawa KWP ustalił istnienie podstaw do wydania postanowienia o stwierdzeniu uchybienia terminu do wniesienia odwołania przy zastosowaniu art. 134 k.p.a.
Jednoznaczne i kategoryczne brzmienie art. 134 k.p.a. powoduje, że wyłączną przesłanką jego wydania jest okoliczność ustalenia wniesienia odwołania jako spóźnionego, bez konieczności badania przyczyn uchybienia terminowi, w szczególności czy były one zawinione przez stronę (jeśli strona nie wnosi o przywrócenie terminu), ewentualnie – gdy strona wnosi o przywrócenie terminu – po przesądzeniu w sposób ostateczny, że brak jest podstaw do przywrócenia terminu (gdy organ wydał postanowienie o odmowie jego przywrócenia). Stwierdzenie uchybienia terminu do wniesienia odwołania nie zależy więc od uznania organu rozpoznającego odwołanie.
Nie ulega również wątpliwości, że wydanie kończącego postępowanie w sprawie orzeczenia w trybie art. 134 k.p.a. winno być poprzedzone bezspornymi ustaleniami w zakresie prawidłowości i daty doręczenia stronie rozstrzygnięcia wydanego w pierwszej instancji, jak też ustaleniami co do tego, czy strona skarżąca przekroczyła termin określony w art. 129 § 2 k.p.a. Jak wyżej wskazano w tym zakresie organ poczynił ustalenia, które nie budzą wątpliwości.
W orzecznictwie sądów administracyjnych wskazuje się, że wydanie postanowienia o stwierdzeniu uchybienia terminu do wniesienia odwołania jest obowiązkiem organu odwoławczego w każdym przypadku, gdy takie uchybienie miało miejsce. Uchybienie terminu jest okolicznością obiektywną i w razie jego stwierdzenia organ odwoławczy nie ma innej możliwości, niż wydanie postanowienia przewidzianego w art. 134 k.p.a. Jednakże w razie uchybienia przez stronę terminu do wniesienia odwołania i równoczesnego wystąpienia z wnioskiem o jego przywrócenie, kwestii tego, czy uchybienie terminu nastąpiło bez winy strony (art. 58 § 1 k.p.a.) należy przypisać znaczenie pierwszoplanowe, czego skutkiem jest obowiązek rozpatrzenia w pierwszym rzędzie ww. wniosku złożonego przez stronę. Sposób rozstrzygnięcia o żądaniu strony, o którym mowa w art. 58 § 2 k.p.a. w zw. art. 59 § 2 k.p.a., wywiera bezpośredni wpływ na ocenę terminowości złożonego odwołania, którego formalnym wyrazem jest skorzystanie przez organ odwoławczy z kompetencji przewidzianej w art. 134 k.p.a., bowiem w sytuacji uwzględnienia prośby strony o przywrócenie terminu brak jest możliwości wydania postanowienia o uchybieniu terminu do wniesienia odwołania, natomiast w przypadku odmownego rozpatrzenia wniosku postanowienie określone w art. 134 k.p.a. musi być traktowane jako procesowa konsekwencja poprzedzającego go aktu (vide np. wyrok z 14 kwietnia 2026 r., III OSK 2967/24, orzeczenia.nsa.gov.pl).
W ocenie sądu w sprawie niniejszej wszystkie wyżej wskazane przesłanki do wydania postanowienia na podstawie art. 134 k.p.a. zostały spełnione – dlatego zaskarżone postanowienie nie narusza prawa.
W tych okolicznościach skarga podlega oddaleniu na podstawie art. 151 p.p.s.a.
Sąd orzekał na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w oparciu o regulację art. 119 pkt 3 p.p.s.a.
Anna Bartłomiejczuk Elżbieta Lemańska Marta Czubkowska