Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniuz 15 lipca 2026 r., sygn. akt I SA/Po 478/26

Uzasadnienie

Samorządowe Kolegium Odwoławcze (dalej: SKO, organ odwoławczy) po rozpoznaniu na posiedzeniu w dniu 23 grudnia 2025r. odwołania O. T. (dalej: strona, skarżąca, O. T.) od decyzji Wójta Gminy K. G. (dalej: Wójt, organ I instancji) z dnia 14 sierpnia 2025r. w sprawie zwrotu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości - działając na podstawie art. 1, art. 17 ust. 1 i art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 570 z późn. zm.), art. 17 pkt 1, art. 127 § 2 i art. 138 § 1 pkt 1 kodeksu postępowania administracyjnego orzekło o utrzymaniu w mocy decyzji organu I instancji.

Decyzja ta została wydana w następującym stanie.

Zawiadomieniem z dnia 5 grudnia 2024r. organ I instancji poinformował stronę o wszczęciu postępowania administracyjnego w przedmiocie zwrotu do budżetu Gminy K. G. dotacji pobranej nadmiernej wysokości.

Decyzją z dnia 10 stycznia 2025r. Wójt Gminy K. G. orzekł zwrot przez O. T. dotacji w kwocie 156.162,77 zł. pobranej w nadmiernej wysokości, która została udzielona na podstawie umowy z dnia 9 grudnia 2015r. na realizację zadania "Wsparcie systemu ratownictwa chemiczno-ekologicznego i służb ratowniczych Województwa [...] na wypadek wystąpienia zjawisk katastrofalnych lub poważnych awarii poprzez zakup samochodu dla OSP w ramach KSRG - etap I" uzupełnionej aneksem nr [...] z dnia 10 czerwca 2024r. wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

Na skutek odwołania skarżącej SKO wydało dnia 31 marca 2025 r. decyzję uchylającą decyzję organu I instancji i przekazało sprawę do ponownego rozpatrzenia.

Decyzją z dnia 14 sierpnia 2025r. Wójt Gminy K. G. orzekł zwrot przez O. T. dotacji w kwocie 156.162,77 zł. pobranej w nadmiernej wysokości, która została udzielona na podstawie umowy z dnia 9 grudnia 2015r. na realizację zadania "Wsparcie systemu ratownictwa chemiczno-ekologicznego i służb ratowniczych Województwa [...] na wypadek wystąpienia zjawisk katastrofalnych lub poważnych awarii poprzez zakup samochodu dla OSP w ramach KSRG - etap I" uzupełnionej aneksem nr [...] z dnia 10 czerwca 2024r. wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczanymi począwszy od dnia następującego po upływie 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności pobrania dotacji w nadmiernej wysokości, czyli od dnia 20 października 2024r.

Od powyższej decyzji odwołanie złożył O. T. Odwołujący zarzucił naruszenie prawa materialnego poprzez niezastosowanie przepisów przedawnieniu, tj. art. 60 pkt 1 i art. 67 ust. 1 ustawy o finansach publicznych w zw. z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej - poprzez przyjęcie, że obowiązek zwrotu nie uległ przedawnieniu. Naruszenie prawa materialnego przez błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie art. 252 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 252 ust. 3 ustawy o finansach publicznych - polegające na niezasadnym zakwalifikowaniu dotacji jako "pobranej w nadmiernej wysokości", mimo, że w dacie jej wykorzystania cel i zakres wydatku zostały zrealizowane w całości zgodnie z umową (zakup pojazdu i przekazanie do użytkowania OSP K. G.. Naruszenie przepisów postępowania mogące mieć istotny wpływ na wynik sprawy: art. 7, 77 § 1, 80 oraz 107 § 3 kpa przez niewyczerpujące wyjaśnienie stanu faktycznego, dowolną ocenę materiału dowodowego oraz pomijające istotę sprawy uzasadnienie podstaw "nadmiernej wysokości" i naliczania odsetek.

Samorządowe Kolegium Odwoławcze po rozpoznaniu odwołania uznało jego zarzuty za niezasadne.

Organ II instancji stwierdził, że w dniu 9 grudnia 2015r. zawarta została trójstronna Umowa Partnerska dotycząca realizacji projektu pn. "Wsparcie systemu ratownictwa chemiczno-ekologicznego i służb ratowniczych Województwa [...] na wypadek wystąpienia zjawisk katastrofalnych lub poważnych awarii poprzez zakup samochodów dla OSP w ramach KSRG - etap I" (dalej: "Projekt"). Stronami umowy były: Gmina K. G. (dalej: "Gmina"); Ochotnicza Straż Pożarna w K. G. (dalej: "OSP") oraz O. T. (dalej: "O. T. ").

Na mocy § 4 ust. 1 ww. umowy Gmina zobowiązała się do przekazania na rzecz OSP dotacji celowej w łącznej kwocie 410.000,00 zł z przeznaczeniem na realizację Projektu. Zgodnie z § 4 ust. 3 umowy, OSP zobowiązała się przekazać otrzymane od Gminy środki na specjalnie utworzony przez O. T. rachunek bankowy. Zgodnie z § 9 ust. 1 umowy, O. T., jako Beneficjent (Lider porozumienia), zobowiązał się do realizacji Projektu z należytą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym do przeprowadzenia postępowania przetargowego (§ 3 ust. 1). Jednocześnie, zgodnie z § 8 ust. 4 umowy, strony przyjęły na siebie odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości w realizacji Projektu.

Środki w łącznej kwocie 410.000,00 zł zostały przekazane przez Gminę na rzecz OSP w dwóch transzach: 400.000 zł i 10.000 zł. Z analizy wyciągu bankowego z rachunku Gminy wynika, że przelew głównej transzy dotacji w wysokości 400.000,00 zł na zakup samochodu ratowniczo-gaśniczego został dokonany w dniu 9 czerwca 2016 r., natomiast przelew kwoty 10.000 zł został dokonany w dniu 9 lutego 2017r. Następnie OSP przekazała otrzymane środki na rzecz O. T., co potwierdzają dowody wpłaty z dnia 10 czerwca 2016 r. na kwotę 400.000,00 zł oraz z dnia 30 stycznia 2017r. na kwotę 10.000,00 zł.

Przeprowadzone postępowanie kontrolne wykazało, iż O. T., jako podmiot odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę 15 sztuk samochodów ratowniczo-gaśniczych, dopuścił się szeregu nieprawidłowości. Jak wynika z pisma Instytucji Zarządzającej WRPO (Departament Wdrażania Programu Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa [...] dalej: "Instytucja Zarządzająca") z dnia 21 grudnia 2023r. (znak: [...]), nieprawidłowości te polegały m.in. na: ustaleniu nierealnego terminu realizacji zamówienia, co ograniczyło konkurencję, współdziałaniu z wybranym wykonawcą w sposób naruszający zasady równego traktowania; poświadczeniu nieprawdy w protokołach odbioru sprzętu, które antydatowano, aby uniknąć kar umownych za opóźnienie w dostawie (rzeczywiste dostawy miały miejsce 20 stycznia 2017r., a nie - jak wynikało z protokołów – 27 grudnia 2016r).

W związku z ujawnionymi nieprawidłowościami wszczęto postępowanie karne, które zakończyło się wniesieniem aktu oskarżenia przeciwko osobom reprezentującym O. T. oraz wydaniem przez Sąd Rejonowy P. wyroku skazującego.

W następstwie stwierdzonych nieprawidłowości Instytucja Zarządzająca pismem z dnia 21 grudnia 2023r. poinformowała O. T. o nałożeniu korekty finansowej w wysokości 25% wartości wydatków kwalifikowalnych. [...] ta została nałożona z uwagi na istotne naruszenie zasad konkurencyjności i uczciwości postępowania, co skutkowało pomniejszeniem dofinansowania o kwotę 3.302.250,00 zł.

Również w dniu 21 grudnia 2023r. O. T. zawarł z Instytucją Zarządzającą porozumienie, w którym w pełni zaakceptował ustalenia dotyczące nieprawidłowości oraz nałożoną korektę finansową.

Ostateczne rozliczenie projektu przez Instytucję Zarządzającą nastąpiło pismem z dnia 24 czerwca 2024r. (znak: [...]).

Wobec powyższego, w dniu 10 czerwca 2024r. Gmina, OSP oraz O. T. zawarły Aneks nr [...] do Umowy partnerskiej. W aneksie tym, w wykonaniu § 4 ust. 5 Umowy partnerskiej, strony, uwzględniając nałożoną korektę finansową, określiły ostateczną wysokość wydatków kwalifikowalnych przypadających na OSP w K. G. na kwotę 117.318,75 zł oraz wydatków niekwalifikowalnych na kwotę 136.518,48 zł. W ust. 4 Aneksu wskazano, że Gmina K. G. nie będzie ponosiła negatywnych konsekwencji finansowych wynikających z nieprawidłowości, a O. T. dokona na rzecz Gminy zwrotu kwoty wynikającej z rozliczenia dotacji.

W dniu 4 października 2024r. do Urzędu Gminy K. G. wpłynęło pismo O. T. wraz z końcowym rozliczeniem Projektu. Z dokumentu tego wynikało, że po nałożeniu korekty finansowej, prawidłowa wysokość wydatków przypadających na OSP K. G. wyniosła łącznie 253.837,23 zł.

Dzień 4 października 2024r. uznać należy zatem za dzień stwierdzenia okoliczności pobrania dotacji w nadmiernej wysokości, o których mowa w art. 252 ust. 6 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Następnie Gmina pismem z dnia 11 października 2024r. wezwała O. T. do zwrotu kwoty 156.162,77 zł wraz z odsetkami.

O. T. w piśmie z dnia 22 listopada 2024r. poinformował Gminę o swojej trudnej sytuacji finansowej i zaproponował alternatywne formy rozliczenia (m.in. odstąpienie od zwrotu, kompensatę, rozłożenie na raty), jednocześnie nie kwestionując samego faktu istnienia zobowiązania.

Wobec braku dobrowolnego zwrotu, Wójt Gminy K. G. pismem z dnia 5 grudnia 2024r. zawiadomił strony (O. T. oraz OSP) o wszczęciu z urzędu postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości. P. zostało doręczone O. T. w dniu 10 grudnia 2024r.

Organ II instancji wskazał również sposób wyliczenia kwoty dotacji do zwrotu.

Organ ten wskazał, że podstawą wyliczenia jest łączna kwota środków publicznych przekazanych przez Gminę K. G. na realizację zadania, która zgodnie z § 4 ust. 1 Umowy Partnerskiej oraz potwierdzającymi tę operację dowodami księgowymi, która wynosi: 410.000,00 zł.

W wyniku przeprowadzonego przez Instytucję Zarządzającą postępowania kontrolnego i nałożonej korekty finansowej, strony w Aneksie nr [...] z dnia 10 czerwca 2024r. zgodnie określiły wysokość wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych w ramach Projektu przypadających na OSP K. G.. Kwota ta stanowi sumę ostatecznie uznanych wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych i jest kwotą niezbędną do sfinansowania zadania w części dotyczącej Gminy i OSP K. G.. I tak wydatki kwalifikowane wyniosły - 117.318,75 zł., wydatki niekwalifikowalne (wynikające z korekty nałożonej na Beneficjenta) - 136.518,48 zł. Suma wskazanych wydatków stanowi całkowitą kwotę, jaka była niezbędna do pokrycia kosztów zadania po stronie OSP K. G.: 117.318,75 zł + 136.518,48 zł = 253.837,23 zł.

Zatem kwota dotacji pobrana w nadmiernej wysokości obliczona została jako różnica pomiędzy całkowitą kwotą przekazaną przez Gminę a ostateczną kwotą niezbędną do sfinansowania zadania po uwzględnieniu wszystkich rozliczeń i korekt: 410.000,OOzł. - 253.837,23 zł. = 156.162,77 zł. Zatem kwota 156.162,77 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości, która podlega zwrotowi do budżetu Gminy K. G..

Jednocześnie termin od którego należy naliczać odsetki od kwoty podlegającej zwrotowi przypada na dzień 20 października 2024 r. Bowiem w dniu 4 października 2024r. do Urzędu Gminy K. G. wpłynęło od O. T. pismo wraz z załączonym końcowym rozliczeniem Projektu, z którego jednoznacznie wynikała ostateczna, prawidłowa wysokość wydatków przypadających na OSP K. G. po nałożeniu korekty finansowej. Zatem organ I instancji, uzyskał w dniu 4 października 2024 r. pełną i ostateczną wiedzę na temat kwot i podstawy rozliczenia, powziął tym samym wiadomość o fakcie pobrania dotacji w nadmiernej wysokości, co stanowiło przesłankę do podjęcia dalszych działań.

W konsekwencji w dniu 11 października 2024 r., organ I instancji wezwał O. T. do zwrotu nienależnej części dotacji. Mając na uwadze powyższe fakty, dzień 4 października 2024r. był w ocenie organu II instancji dniem, w którym doszło do stwierdzenia okoliczności pobrania dotacji w nadmiernej wysokości.

SKO wskazało, że kwestię zwrotu dotacji reguluje art. 252 ustawy z dnia 27 sierpnia 2016r. o finansach publicznych, który stanowi w ust. 1, że "dotacje udzielone z budżetu jednostki samorządu terytorialnego pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości podlegają zwrotowi do budżetu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności, o których mowa w pkt 1 lub pkt 2".

Następnie ustawa definiuje powyższe pojęcie stanowiąc, że "dotacjami pobranymi w nadmiernej wysokości są dotacje otrzymane z budżetu jednostki samorządu terytorialnego w wysokości wyższej niż określona w odrębnych przepisach, umowie lub wyższej niż niezbędna na dofinansowanie lub finansowanie dotowanego zadania" (ust. 3). Zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego podlega ta część dotacji, która została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, nienależnie udzielona lub pobrana w nadmiernej wysokości (ust. 5).

Zgodnie z przepisem art. 252 ust. 6 pkt 2 ustawy o finansach publicznych odsetki od dotacji podlegających zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego nalicza się począwszy od dnia następującego po upływie terminów zwrotu określonych w ust. 1 i 2 w odniesieniu do dotacji pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości.

Ustosunkowując się do podnoszonej przez odwołującego kwestii przedawnienia organ wskazał, iż zgodnie z przepisem art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 z póżn. zm.), który w niniejszej sprawie ma zastosowanie na mocy przepisu art. 67 ust. 1 ustawy o finansach publicznych zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z dominującym stanowiskiem w orzecznictwie bieg terminu przedawnienia powstałego z mocy prawa obowiązku zwrotu dotacji, przy odpowiednim stosowaniu art. 70 o.p., nie może się rozpocząć przed ostatecznym rozliczeniem dotacji podmiotowej, która ma charakter roczny, a jej rozliczenie zwykle następuje po upływie roku. Zatem bieg terminu przedawnienia obowiązku zwrotu tej części rocznej dotacji podmiotowej, która została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem lub została pobrana w kwocie wyższej od należnej rozpoczyna się od końca roku następującego po roku za który dotacji udzielono (wyrok WSA w Olsztynie z 22.11.2017 r., ISA/01415/17, LEX nr 2411713. Tak też: wyrok NSA z 15.12.2023 r., I GSK 1811/22, LEX nr 3670939).

SKO wskazało, że w przedmiotowej sprawie nie mamy do czynienia z typową dotacją podmiotową o charakterze rocznym, lecz z dotacją celową na realizację wieloletniego projektu partnerskiego. Kluczowy dla ustalenia momentu rozpoczęcia biegu przedawnienia jest zatem moment, w którym zobowiązanie do zwrotu mogło się skonkretyzować, a więc moment ostatecznego rozliczenia dotacji pomiędzy stronami umowy. Dopóki Beneficjent (O. T.) nie zakończył procesu rozliczenia całego projektu z Instytucją Zarządzającą, nie posiadał ostatecznych i wiążących danych finansowych, które pozwoliłyby mu na prawidłowe i ostateczne rozliczenie się z partnerem Projektu - Gminą K. G.. Obowiązek zwrotu dotacji przez O. T. na rzecz Gminy materializuje się dopiero z chwilą, gdy znane są wszystkie parametry finansowe Projektu, w tym ostateczna wysokość wydatków po uwzględnieniu nałożonej korekty finansowej.

Analiza zgromadzonego materiału dowodowego bezsprzecznie wskazuje, że proces ten zakończył się dopiero w 2024 roku. Jak wynika z dokumentów, O. T. najpierw musiał zakończyć rozliczenie z Instytucją Zarządzającą, co formalnie potwierdziło pismo tejże instytucji z dnia 24 czerwca 2024 r. Dopiero posiadając te ostateczne dane, Beneficjent mógł przystąpić do rozliczenia dotacji z Gminą. Ten proces dokonał się w dwóch kluczowych krokach:

1. 1) w dniu 10 czerwca 2024 r. strony, w tym Gmina K. G. i O. T., zawarły Aneks nr [...] do Umowy partnerskiej. Na mocy tego aneksu, opierając się na wstępnych ustaleniach z Instytucją Zarządzającą, strony zgodnie i ostatecznie określiły wysokość wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych w Projekcie, co stanowiło wstępne umowne rozliczenie dotacji.
2. 2) pismem z dnia 4 października 2024 r., O. T. formalnie przedłożył Gminie końcowe rozliczenie projektu, które stanowiło materialne potwierdzenie ustaleń z aneksu i podstawę do stwierdzenia przez Gminę faktu pobrania dotacji w nadmiernej wysokości.

Wobec powyższego, ostateczne rozliczenie dotacji pomiędzy stronami, które pozwoliło na precyzyjne ustalenie kwoty do zwrotu, nastąpiło w roku 2024. Bieg 5-letniego terminu przedawnienia, zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, rozpoczął się zatem dopiero z końcem 2024 roku i upłynie z dniem 31 grudnia 2029 r. W świetle powyższego, podniesiony przez stronę zarzut przedawnienia jest w sposób oczywisty bezzasadny albowiem na dzień wydania niniejszej decyzji bieg terminu przedawnienia jeszcze się nie zakończył.

Biorąc powyższe pod uwagę, w świetle zgromadzonego materiału dowodowego, organ stwierdził, że w niniejszej sprawie mamy do czynienia z dotacją pobraną w nadmiernej wysokości w rozumieniu art. 252 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Gmina K. G. przekazała na realizację zadania kwotę 410.000,00 zł. Natomiast w wyniku ostatecznego rozliczenia Projektu, co zostało potwierdzone przez wszystkie strony w Aneksie nr [...] do Umowy Partnerskiej z dnia 10 czerwca 2024 r., kwota niezbędna do sfinansowania tego zadania wyniosła 253.837,23 zł. Różnica w kwocie 156.162.77 zł stanowi zatem dotację pobraną w wysokości wyższej niż niezbędna, która podlega zwrotowi do budżetu Gminy. Organ ten wskazał ponadto, iż powyższy obowiązek zwrotu dotacji wynika z mocy prawa (ex lege). Jak wskazuje się w judykaturze i orzecznictwie, decyzja w przedmiocie zwrotu dotacji ma charakter deklaratoryjny, bowiem zobowiązanie do zwrotu decyzji powstaje z mocy prawa (por. L. Lipiec - Warzecha Komentarz do art. 169 ustawy o finansach publicznych, Wyd. ABC 2011 r.; prawomocny wyrok WSA w Warszawie z dnia 5 marca 2008 r., V SA/Wa 1748/07, LEX nr 506979; wyrok NSA z 3 września 2014 r., II GSK 916/13 (CBOSA).

Biorąc pod uwagę powyższe Samorządowe Kolegium Odwoławcze, orzekło jak w sentencji.

Zaskarżonej decyzji skarżąca w skardze kierowanej do WSA w Poznaniu zarzuciła:

1. I. naruszenie prawa materialnego (ustawy o finansach publicznych) poprzez błędne zastosowanie przesłanki "dotacji pobranej w nadmiernej wysokości"
2. 1. naruszenie art. 252 ust. 1-3 i ust. 6 ustawy o finansach publicznych (dalej u.p.f) poprzez błędne uznanie, że doszło do pobrania dotacji w nadmiernej wysokości, mimo że:
3. - przekazana kwota dotacji była zgodna z umową partnerską dotyczącą realizacji projektu pn. Wsparcie ratownictwa chemiczno-ekologicznego i służb ratowniczych Województwa [...] na wypadek wystąpienia zjawisk katastrofalnych lub poważnych awarii poprzez zakup samochodu dla OSP w ramach KSRG - etap I z 9 grudnia 20215 r. (zwanej dalej "Umową Partnerską") z 9 grudnia 2015 r., określającą limit kwotowy na kwotę 410 000,00 zł,
4. - cel został osiągnięty (zakup pojazdu specjalnego pożarniczego średniego ratowniczo - gaśniczego z napędem 4x4 i przekazanie go OSP K. G.),
5. - rzekoma "nadwyżka" została wywiedziona wyłącznie z późniejszej korekty dofinansowania w projekcie nr [...] pn. "Wsparcie ratownictwa chemiczno-ekologicznego i służb ratowniczych Województwa [...] na wypadek wystąpienia zjawisk katastrofalnych lub poważnych awarii poprzez zakup samochodu dla OSP w ramach KSRG - etap I" realizowanym przez Skarżącego na podstawie Umowy zawartej z Województwem [...], (zwanym dalej "Projektem"), co nie jest tożsame z "nadmierną wysokością" dotacji jednostki samorządu terytorialnego w rozumieniu art. 252 u.f.p.
6. 2. naruszenie art. 252 ust. 3 u.f.p. przez wadliwą wykładnię pojęcia "kwoty niezbędnej do sfinansowania dotowanego zadania" i utożsamienie jej z "ostateczną kwotą wydatków po korekcie finansowej", ustalaną w Projekcie w reżimie Instytucji Zarządzającej WRPO 2014-2020, a nie w reżimie Umowy Partnerskiej.
7. 3. naruszenie art. 252 u.f.p. przez przyjęcie, że korekta Województwa [...] jako Instytucji Zarządzającej WRPO 2014-2020 (dalej IZ) stanowi podstawę do uznania dotacji Gminy K. G. za pobraną w nadmiernej wysokości, mimo że Umowa Partnerska przewiduje, że kwota dotacji zostaje przeznaczona na "(...) udział w kosztach zakupu Pojazdu oraz na wykonanie wszelkich działań związanych z przygotowaniem i realizacją Projektu (...)" a "(...) środki niewykorzystane oraz oszczędności uzyskane np. w ramach postępowań przetargowych zostaną zwrócone OSP najpóźniej po zakończeniu Projektu" co następuje na podstawie uzyskanej ceny zakupu Pojazdu w wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego i rozliczenia wydatków na pozostałe działania związane z realizacji Projektu (§ 4 ust. 1 i 8)".
8. II. naruszenie prawa materialnego — niewłaściwe określenie podmiotu zobowiązanego do zwrotu,
9. 4. naruszenie art. 252 ust. 1 u.f.p. przez orzeczenie zwrotu wobec Skarżącego, mimo że z ustaleń organów wynika, iż dotacja z budżetu Gminy K. G. została przekazana na rzecz OSP K. G., a Skarżący jedynie dysponował środkami przekazanymi mu przez OSP K. G. w ramach Umowy Partnerskiej (tak § 4 ust. 1). Skoro adresatem dotacji Gminy K. G. było OSP K. G., to organ nie wykazał podstaw do stosowania reżimu zwrotu dotacji wobec Skarżącego.
10. III. naruszenie prawa materialnego przez błędne przyjęcie braku przedawnienia (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej w zw. z art. 252 u.f.p.)
11. 5) naruszenie art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej stosowanego odpowiednio do należności z tytułu zwrotu dotacji w zw. z art. 252 u.f.p., poprzez błędne przyjęcie, że zobowiązanie do zwrotu dotacji nie uległo przedawnieniu, w szczególności przez nieprawidłowe określenie początku biegu terminu przedawnienia oraz pominięcie konieczności wykazania i oceny ewentualnych przesłanek jego zawieszenia lub przerwania.
12. IV. naruszenia przepisów postępowania mające istotny wpływ na wynik sprawy tj.:
13. - naruszenie art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a. poprzez brak wyczerpującego ustalenia, czy i w jakiej części dotacja JST była niewykorzystana lub wydatkowana poza przeznaczeniem oraz brak ustalenia, jakie konkretnie wydatki sfinansowano z dotacji Gminy K. G. (w zakresie dozwolonym Umową Partnerską) oraz jaka część dotacji pozostała do zwrotu jako "oszczędność/niewykorzystanie".
14. - naruszenie art. 80 k.p.a. poprzez dowolną ocenę materiału dowodowego i przyjęcie mechanicznego schematu "korekta Projektu = dotacja nadmierna" bez wykazania, że w relacji Gmina K. G. - Skarżący faktycznie doszło do pobrania środków ponad należną kwotę.
15. - naruszenie art. 107 § 3 K k.p.a. poprzez brak należytego uzasadnienia prawnego i rachunkowego: organy nie wykazały normatywnego łańcucha, dlaczego korekta dofinansowania w Projekcie ma skutkować powstaniem "nadmiernej wysokości" dotacji udzielonej przez Gminę K. G., ani dlaczego właściwym trybem jest art. 252 u.f.p.

Strona wniosła o:

1. 1) uchylenie w całości zaskarżonej decyzji SKO w [...]
2. 2) uchylenie decyzji organu I instancji tj. Wójta Gminy K. G. z dnia 14 sierpnia 2025 r., znak: [...],
3. 3) dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z akt administracyjnych sprawy na okoliczność ustalenia: dat przekazania dotacji, terminów i sposobu rozliczenia przewidzianych Umową Partnerską, czynności organów mogących mieć wpływ na bieg terminu przedawnienia (w tym ewentualnych zdarzeń przerywających lub zawieszających bieg), a także daty powstania i przesłanek kwalifikowania dotacji jako pobranej w nadmiernej wysokości,
4. 4) zasądzenie na rzecz Skarżącego kosztów postępowania sądowego według norm przepisanych.

W odpowiedzi na skargę organ II instancji wniósł o jej oddalenie.

Postanowieniem z dnia 20 kwietnia WSA w Poznaniu odmówił wstrzymania wykonania zaskarżonej decyzji.

Dnia 14 maja 2026 r. wpłynęło do Sądu pismo Gminy K. G. w którym wniesiono o oddalenie skargi w całości oraz rozpoznanie sprawy na rozprawie.

Ponadto dnia 9 lipca 2026 r., po zamknięciu rozprawy wpłynęło do Sądu pismo procesowe strony skarżącej.

Wojewódzki Sąd Administracyjny rozważył, co następuje

Skarga zasługuje na uwzględnienie.

Skarga podlegała uwzględnieniu z powodów naruszenia przez organy obu instancji przepisów prawa procesowego, które mogły mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Zgodnie z art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Postępowanie przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r., poz. 143, dalej: p.p.s.a.) rozstrzygając daną sprawę, wojewódzki sąd administracyjny, co do zasady, nie jest związany zarzutami i wnioskami skargi, a ponadto może zastosować przewidziane ustawą środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia (art. 135 p.p.s.a.). Stwierdzenie, że poddaną kontroli decyzję wydano z naruszeniem prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszeniem prawa dającym podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego, innym naruszeniem przepisów postępowania, jeżeli mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, obliguje sąd do uchylenia zaskarżonego aktu (art. 145 § 1 pkt 1 p.p.s.a.). Natomiast w razie nieuwzględnienia skargi, sąd skargę oddala odpowiednio w całości albo w części (art. 151 p.p.s.a.).

Po rozpoznaniu sprawy w tak zakreślonych granicach kognicji Sąd uznał, że postępowanie administracyjne na etapie obu instancji przeprowadzone zostało w sposób sprzeczny z wzorcami normatywnymi, a zaskarżona decyzja i decyzja organu I instancji naruszały prawo w sposób który uzasadnia ich uchylenie.

Wskazać należy na wstępie, że zarówno organ I jak i organ II instancji w trakcie postępowania naruszyły zarówno ogólne, naczelne zasady postępowania administracyjnego, jak i zasady tego postępowania w aspekcie dowodowym oraz w zakresie decyzji administracyjnej. Ponadto zaniechały kompleksowej analizy sprawy z perspektywy prawa materialnego.

Sąd po przeanalizowaniu akt sprawy uznał, że decyzja organu I, jaki i II instancji była wydana po przeprowadzeniu postępowania w sposób sprzeczny z wzorcami normatywnymi zawartymi w prawie procesowym, regulującymi m.in. zasady naczelne (art. 7, 8 § 1, 11 i 15 k.p.a.), zasady dowodowe (art. 75 § 1 i 2 i art. 77 § 1 k.p.a.), zasady postępowania administracyjnego na etapie postępowania odwoławczego (art. 127 - 140 k.p.a.). Naruszone zostały też wzorce w zakresie elementów składowych decyzji administracyjnej (art. 107 § 3 k.p.a.).

Podkreślić należy, że organy obu instancji naruszyły art. 7 i 77 § 1 k.p.a. Ustanowiona w k.p.a. zasada oficjalności obciąża organ administracji publicznej obowiązkiem zebrania, a następnie rozważenia całego materiału dowodowego z urzędu (B. Adamiak [w:] B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks..., s. 73). Koresponduje z nim przyjęta w postępowaniu administracyjnym koncepcja spoczywającego na organach administracji ciężaru dowodu (J. Wegner [w:] Z. Kmieciak, M. Wojtuń, J. Wegner, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2023, art. 77).

W postępowaniu I instancyjnym organ ma dokonać wyczerpujących ustaleń faktycznych na podstawie odpowiednio zebranego i przeanalizowanego materiału dowodowego. Następnie należy ocenić stan faktyczny sprawy w kontekście obowiązujących norm prawnych.

Wskazać należy ponadto, że w postępowaniu odwoławczym organ II instancji zobowiązany jest z kolei nie tylko do odniesienia się do zarzutów zawartych w odwołaniu ale także do całościowego ponownego rozpatrzenia danej sprawy administracyjnej w aspekcie merytorycznym.

W dwuinstancyjnym postępowaniu administracyjnym każda sprawa administracyjna podlega dwukrotnemu rozpatrzeniu przez organy obu instancji. Organ II instancji zobowiązany jest zatem do dokonania ponownej oceny zebranego materiału dowodowego i do wskazania, czy organ I instancji ustalił w sposób prawidłowy stan faktyczny sprawy. Na tej podstawie organ II instancji winien dokonać oceny prawnej danego stanu faktycznego z punktu widzenia przepisów prawa obowiązujących w dacie powstania zdarzenia wywołującego skutki w obszarze prawa administracyjnego.

Zaniechanie przeprowadzenia kompleksowego postępowania dowodowego wywiera także wpływ na ocenę prawidłowości decyzji w zakresie jej uzasadnienia.

Istotną wadą prawną zaskarżonej decyzji oraz decyzji organu I instancji, która skutkowała wyeliminowaniem tych decyzji z obrotu prawnego jest naruszenie zarówno przez organ odwoławczy jak również przez organ I instancji art. 107 § 1 pkt 6 i art. 107 § 3 k.p.a.

Zgodnie z ww. normami prawnymi uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne - wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa. Zarzut naruszenia art. 107 § 3 k.p.a. dotyczy więc wad w obszarze uzasadnienia decyzji.

Uzasadnienie aktu administracyjnego, stanowiąc jego integralną część, wpływa na jego treść. Sporządzenie uzasadnienia jest nie tylko wymogiem formalnym - wynikającym wprost z brzmienia art. 107 § 1 i 3 k.p.a. - ale także ma istotne znaczenie merytoryczne. Przedstawienie toku rozumowania organu administracyjnego wpływa na kontrolę rozstrzygnięcia w postępowaniu sądowoadministracyjnym.

Jak wskazuje się w orzecznictwie, np. w wyroku NSA z dnia 6 października 2020 r., I OSK 3235/18, uzasadnienie decyzji jest wadliwe nie tylko wtedy, gdy nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, ale także wtedy, gdy mimo formalnej poprawności jego treść - ze względu np. na ogólnikowość stwierdzeń i argumentów - nie pozwala na skontrolowanie poprawności rozstrzygnięcia sprawy, a tym samym czyni w stopniu istotnym wątpliwym poprawność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sprawie (zob. wyrok WSA w Białymstoku z 12 maja 2021 r., sygn. akt I SA/Bk 167/21).

Wskazać również trzeba, iż uzasadnienie faktyczne i prawne jest istotnym elementem decyzji ponieważ przedstawia tok rozumowania organu, który doprowadził do wydanego rozstrzygnięcia. Prawidłowo zredagowane uzasadnienie wymaga logicznego i czytelnego przedstawienia przez organ swojego stanowiska. Poprawne pod względem merytorycznym uzasadnienie ma kluczowe znaczenie także dla realizacji zasady przekonywania wyrażonej w art. 11 k.p.a. Trzeba też dodać, iż sporządzenie uzasadnienia decyzji ma charakter następczy w stosunku do samego podjęcia decyzji w sprawie.

Dlatego uwzględnienie skargi opartej o samoistne naruszenie art. 107 § 3 k.p.a. może mieć miejsce w sytuacji, kiedy na podstawie uzasadnienia decyzji nie da się ustalić motywów organu, które doprowadziły do określonego rozstrzygnięcia (wyrok WSA w Krakowie z dnia 6 listopada 2017 r., II SA/Kr 1023/17). Odstąpienie przez organ od wyczerpującej, jednoznacznej i logicznej argumentacji dla zaprezentowania swojego stanowiska w istocie pozbawia stronę możliwości obrony jej słusznych interesów oraz prowadzenia polemiki z organem w odpowiednim zakresie.

Wskazać należy ponadto, że naruszenie art. 107 § 3 k.p.a. powoduje również niespełnienie zasady pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa, a zatem stanowi naruszenie art. 8 § 1 k.p.a. oraz art. 2 Konstytucji RP, a więc zasady ochrony zaufania obywatela do państwa i do prawa. "Zawarta w art. 8 zasada pogłębiania zaufania obywateli do władzy publicznej określa wyraźnie to, co implicite jest zawarte w zasadzie praworządności. Z zasady wyrażonej w art. 8 wynika bowiem przede wszystkim wymóg praworządnego i sprawiedliwego prowadzenia postępowania i rozstrzygnięcia sprawy przez organ administracji publicznej, co jest zasadniczą treścią zasady praworządności. Tylko postępowanie odpowiadające takim wymogom i decyzje wydane w wyniku postępowania tak ukształtowanego mogą wzbudzać zaufanie obywateli do władzy publicznej nawet wtedy, gdy decyzje administracyjne nie uwzględniają ich żądań. Brak zaufania obywateli do władzy publicznej jest z reguły skutkiem naruszenia prawa przez organy państwowe, zwłaszcza zaś niektórych wartości w nim wyrażonych, takich jak równość i sprawiedliwość." (por. A. Wróbel [w:] M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2025, art. 8).

Zdaniem Sądu zaskarżona decyzja I oraz II instancji takich kryteriów nie spełnia dlatego też decyzje te podlegają uchyleniu.

Na podstawie analizy akt sprawy administracyjnej WSA stwierdza, że w przedmiotowej sprawie w dniu 9 grudnia 2015r. zawarta została trójstronna Umowa Partnerska dotycząca realizacji projektu pn. "Wsparcie systemu ratownictwa chemiczno-ekologicznego i służb ratowniczych Województwa [...] na wypadek wystąpienia zjawisk katastrofalnych lub poważnych awarii poprzez zakup samochodów dla OSP w ramach KSRG - etap I" (dalej: "Projekt") – k. [...] akt administracyjnych. Stronami umowy były: Gmina K. G. (dalej: "Gmina"); Ochotnicza Straż Pożarna w K. G. (dalej: "OSP") oraz O. T. (dalej: "O. T. "). Na mocy § 4 ust. 1 ww. umowy Gmina zobowiązała się do przekazania na rzecz OSP dotacji celowej w łącznej kwocie 410.000,00 zł z przeznaczeniem na realizację Projektu. Zgodnie z § 4 ust. 3 umowy, OSP zobowiązała się przekazać otrzymane od Gminy środki na specjalnie utworzony przez O. T. rachunek bankowy.

Zgodnie z § 9 ust. 1 umowy, O. T., jako Beneficjent (Lider porozumienia), zobowiązał się do realizacji Projektu z należytą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym do przeprowadzenia postępowania przetargowego (§ 3 ust. 1). Jednocześnie, zgodnie z § 8 ust. 4 umowy, strony przyjęły na siebie odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości w realizacji Projektu. Środki w łącznej kwocie 410.000,00 zł zostały przekazane przez Gminę na rzecz OSP w dwóch transzach: 400.000 zł i 10.000 zł. Z analizy wyciągu bankowego z rachunku Gminy wynika, że przelew głównej transzy dotacji w wysokości 400.000,00 zł na zakup samochodu ratowniczo - gaśniczego został dokonany w dniu 9 czerwca 2016 r., natomiast przelew kwoty 10.000 zł został dokonany w dniu 9 lutego 2017r. Następnie OSP przekazała otrzymane środki na rzecz O. T., co potwierdzają dowody wpłaty z dnia 10 czerwca 2016 r. na kwotę 400.000,00 zł oraz z dnia 30 stycznia 2017r. na kwotę 10.000,00 zł.

Organ II instancji wskazał w uzasadnieniu decyzji, że przeprowadzone postępowanie kontrolne wykazało, iż O. T., jako podmiot odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę 15 sztuk samochodów ratowniczo-gaśniczych, dopuścił się szeregu nieprawidłowości.

Zdaniem organu jak wynika z pisma Instytucji Zarządzającej WRPO (Departament Wdrażania Programu Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa [...], dalej: "Instytucja Zarządzająca") z dnia 21 grudnia 2023r. (znak: [...]), nieprawidłowości te polegały m.in. na: ustaleniu nierealnego terminu realizacji zamówienia, co ograniczyło konkurencję, współdziałaniu z wybranym wykonawcą w sposób naruszający zasady równego traktowania; poświadczeniu nieprawdy w protokołach odbioru sprzętu, które antydatowano, aby uniknąć kar umownych za opóźnienie w dostawie (rzeczywiste dostawy miały miejsce 20 stycznia 2017r., a nie - jak wynikało z protokołów – 27 grudnia 2016r). – k. [...] akt administracyjnych. W związku z ujawnionymi nieprawidłowościami wszczęto postępowanie karne, które zakończyło się wniesieniem aktu oskarżenia przeciwko osobom reprezentującym O. T. oraz wydaniem przez Sąd Rejonowy P. wyroku skazującego.

W następstwie stwierdzonych nieprawidłowości Instytucja Zarządzająca pismem z dnia 21 grudnia 2023r. poinformowała O. T. o nałożeniu korekty finansowej w wysokości 25% wartości wydatków kwalifikowalnych. Korekta ta została nałożona z uwagi na istotne naruszenie zasad konkurencyjności i uczciwości postępowania, co skutkowało pomniejszeniem dofinansowania o kwotę 3.302.250,00 zł.

Również w dniu 21 grudnia 2023r. O. T. zawarł z Instytucją Zarządzającą porozumienie, w którym w pełni zaakceptował ustalenia dotyczące nieprawidłowości oraz nałożonej korekty finansowej – k. [...] akt administracyjnych.

Ostateczne rozliczenie projektu przez Instytucję Zarządzającą nastąpiło pismem z dnia 24 czerwca 2024r. (znak: [...]) – k. [...] akt administracyjnych.

Wobec powyższego, w dniu 10 czerwca 2024r. Gmina, OSP oraz O. T. zawarły Aneks nr [...] do Umowy partnerskiej – k. [...] akt administracyjnych. W aneksie tym, w wykonaniu § 4 ust. 5 Umowy partnerskiej, strony, uwzględniając nałożoną korektę finansową, określiły ostateczną wysokość wydatków kwalifikowalnych przypadających na OSP w K. G. na kwotę 117.318,75 zł oraz wydatków niekwalifikowalnych na kwotę 136.518,48 zł. W ust. 4 Aneksu wprost wskazano, że Gmina K. G. nie będzie ponosiła negatywnych konsekwencji finansowych wynikających z nieprawidłowości, a O. T. dokona na rzecz Gminy zwrotu kwoty wynikającej z rozliczenia dotacji. W dniu 4 października 2024r. do Urzędu Gminy K. G. wpłynęło pismo O. T. wraz z końcowym rozliczeniem Projektu – k. [...] akt administracyjnych.

Z dokumentu tego wynikało, że po nałożeniu korekty finansowej, prawidłowa wysokość wydatków przypadających na OSP K. G. wyniosła łącznie 253.837,23 zł. Zdaniem organu II instancji dzień 4 października 2024r. uznać należy zatem za dzień stwierdzenia okoliczności pobrania dotacji w nadmiernej wysokości, o których mowa w art. 252 ust. 6 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Następnie Gmina pismem z dnia 11 października 2024r. wezwała O. T. do zwrotu kwoty 156.162,77 zł wraz z odsetkami – k. [...] akt administracyjnych.

O. T. w piśmie z dnia 22 listopada 2024r. poinformował Gminę o swojej trudnej sytuacji finansowej i zaproponował alternatywne formy rozliczenia (m.in. odstąpienie od zwrotu, kompensatę, rozłożenie na raty), jednocześnie nie kwestionując samego faktu istnienia zobowiązania – k. [...] akt administracyjnych.

Wobec braku dobrowolnego zwrotu, Wójt Gminy K. G. pismem z dnia 5 grudnia 2024r. zawiadomił strony (O. T. oraz OSP) o wszczęciu z urzędu postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości. P. zostało doręczone O. T. w dniu 10 grudnia 2024r. – k. [...] akt administracyjnych. Organ II instancji wskazał również sposób wyliczenia kwoty dotacji do zwrotu. Podstawą wyliczenia jest łączna kwota środków publicznych przekazanych przez Gminę K. G. na realizację zadania, która zgodnie z § 4 ust. 1 Umowy Partnerskiej oraz potwierdzającymi tę operację dowodami księgowymi, która wynosi: 410.000,00 zł. Organ II instancji stwierdził, że w wyniku przeprowadzonego przez Instytucję Zarządzającą postępowania kontrolnego i nałożonej korekty finansowej, strony w Aneksie nr [...] z dnia 10 czerwca 2024r. zgodnie określiły wysokość wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych w ramach Projektu przypadających na OSP K. G..

Kwota ta stanowi sumę ostatecznie uznanych wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych i jest kwotą niezbędną do sfinansowania zadania w części dotyczącej Gminy i OSP K. G.. I tak wydatki kwalifikowane wyniosły - 117.318,75 zł., wydatki niekwalifikowalne (wynikające z korekty nałożonej na Beneficjenta) - 136.518,48 zł. Suma wskazanych wydatków zdaniem SKO - stanowi całkowitą kwotę, jaka była niezbędna do pokrycia kosztów zadania po stronie OSP K. G.: 117.318,75 zł + 136.518,48 zł = 253.837,23 zł. Zatem kwota dotacji pobrana w nadmiernej wysokości obliczona została jako różnica pomiędzy całkowitą kwotą przekazaną przez Gminę a ostateczną kwotą niezbędną do sfinansowania zadania po uwzględnieniu wszystkich rozliczeń i korekt: 410.000,OOzł. - 253.837,23 zł. = 156.162,77 zł.

W ocenie organu kwota 156.162,77 zł stanowi zatem dotację pobraną w nadmiernej wysokości, która podlega zwrotowi do budżetu Gminy K. G..

Jednocześnie termin od którego należy naliczać odsetki od kwoty podlegającej zwrotowi przypada na dzień 20 października 2024 r. Bowiem w dniu 4 października 2024r. do Urzędu Gminy K. G. wpłynęło od O. T. pismo wraz z załączonym końcowym rozliczeniem Projektu, z którego jednoznacznie wynikała ostateczna, prawidłowa wysokość wydatków przypadających na OSP K. G. po nałożeniu korekty finansowej.

Zatem - zdaniem SKO - organ I instancji, uzyskał w dniu 4 października 2024 r. pełną i ostateczną wiedzę na temat kwot i podstawy rozliczenia, powziął tym samym wiadomość o fakcie pobrania dotacji w nadmiernej wysokości, co stanowiło przesłankę do podjęcia dalszych działań. W konsekwencji w dniu 11 października 2024 r., organ I instancji wezwał O. T. do zwrotu nienależnej części dotacji.

Mając na uwadze powyższe fakty, dzień 4 października 2024r. był w ocenie organu II instancji dniem, w którym doszło do stwierdzenia okoliczności pobrania dotacji w nadmiernej wysokości.

SKO wskazało, że kwestię zwrotu dotacji reguluje art. 252 ustawy z dnia 27 sierpnia 2016r. o finansach publicznych, W kwestii zarzutu przedawnienia organ odwoławczy wskazał, że zgodnie z przepisem art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 z póżn. zm.), który w niniejszej sprawie ma zastosowanie na mocy przepisu art. 67 ust. 1 ustawy o finansach publicznych zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Organ ten wskazał, że w przedmiotowej sprawie nie mamy do czynienia z typową dotacją podmiotową o charakterze rocznym, lecz z dotacją celową na realizację wieloletniego projektu partnerskiego. Kluczowy dla ustalenia momentu rozpoczęcia biegu przedawnienia jest zatem moment, w którym zobowiązanie do zwrotu mogło się skonkretyzować, a więc moment ostatecznego rozliczenia dotacji pomiędzy stronami umowy. Dopóki Beneficjent (O. T.) nie zakończył procesu rozliczenia całego projektu z Instytucją Zarządzającą, nie posiadał ostatecznych i wiążących danych finansowych, które pozwoliłyby mu na prawidłowe i ostateczne rozliczenie się z partnerem Projektu - Gminą K. G.. Obowiązek zwrotu dotacji przez O. T. na rzecz Gminy materializuje się dopiero z chwilą, gdy znane są wszystkie parametry finansowe Projektu, w tym ostateczna wysokość wydatków po uwzględnieniu nałożonej korekty finansowej. Analiza zgromadzonego materiału dowodowego zdaniem SKO bezsprzecznie wskazuje, że proces ten zakończył się dopiero w 2024 roku.

Jak wynika z dokumentów, O. T. najpierw musiał zakończyć rozliczenie z Instytucją Zarządzającą, co formalnie potwierdziło pismo tejże instytucji z dnia 24 czerwca 2024 r. Dopiero posiadając te ostateczne dane, Beneficjent mógł przystąpić do rozliczenia dotacji z Gminą. Ten proces dokonał się w dwóch elementach. W dniu 10 czerwca 2024 r. strony, w tym Gmina K. G. i O. T., zawarły Aneks nr [...] do Umowy partnerskiej. Na mocy tego aneksu, opierając się na wstępnych ustaleniach z Instytucją Zarządzającą, strony zgodnie i ostatecznie określiły wysokość wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych w Projekcie, co stanowiło wstępne umowne rozliczenie dotacji.

Następnie, pismem z dnia 4 października 2024 r., O. T. formalnie przedłożył Gminie końcowe rozliczenie projektu, które stanowiło materialne potwierdzenie ustaleń z aneksu i podstawę do stwierdzenia przez Gminę faktu pobrania dotacji w nadmiernej wysokości.

Zdaniem organu II instancji ostateczne rozliczenie dotacji pomiędzy stronami, które pozwoliło na precyzyjne ustalenie kwoty do zwrotu, nastąpiło w roku 2024. Bieg 5-letniego terminu przedawnienia, zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, rozpoczął się zatem dopiero z końcem 2024 roku i upłynie z dniem 31 grudnia 2029 r. W świetle powyższego, podniesiony przez stronę zarzut przedawnienia jest zdaniem organu w sposób oczywisty bezzasadny, albowiem na dzień wydania niniejszej decyzji bieg terminu przedawnienia jeszcze się nie zakończył.

Biorąc powyższe pod uwagę, w świetle zgromadzonego materiału dowodowego, organ II instancji stwierdził, że w niniejszej sprawie mamy do czynienia z dotacją pobraną w nadmiernej wysokości w rozumieniu art. 252 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Jak wykazano, Gmina K. G. przekazała na realizację zadania kwotę 410.000,00 zł. Natomiast w wyniku ostatecznego rozliczenia Projektu, co zostało potwierdzone przez wszystkie strony w Aneksie nr [...] do Umowy Partnerskiej z dnia 10 czerwca 2024 r., kwota niezbędna do sfinansowania tego zadania wyniosła 253.837,23 zł. Różnica w kwocie 156.162.77 zł stanowi zatem dotację pobraną w wysokości wyższej niż niezbędna, która podlega zwrotowi do budżetu Gminy.

Zdaniem Sądu z uzasadnienia decyzji organów obu instancji nie wynika prawidłowość wyliczenia żądanej dotacji w kwocie 156.162,77 zł.

Również kwestia ewentualnego zarzutu przedawnienia nie została precyzyjnie wyjaśniona przez organy.

Istotne bowiem jest określenie momentu, od którego można liczyć bieg terminu przedawnienia w przypadku realizowania wieloletniej wieloetapowej inwestycji (w tym zakresie zob. wyrok NSA z 18 marca 2026 r. sygn. akt I GSK 806/23. Nie ustalono ponadto, czy w przedmiotowej sprawie wystąpiły okoliczności powodujące przerwanie lub zawieszenie biegu przedawnienia. WSA stwierdza, że okoliczności te były podnoszone przez SKO w [...] w decyzji z dnia 31 marca 2025 r. – k. [...] akt administracyjnych. WSA wskazuje, że tych okoliczności faktycznych nie wskazał w wyczerpujący sposób organ I instancji w uzasadnieniu swojej decyzji z dnia 14 sierpnia 2025 r. Zasadniczym dowodem w kontrolowanej judykacyjnie sprawie jest umowa partnerska z dnia 9 grudnia 2015, która została zawarta w ramach realizacji projektu finansowanego z Osi priorytetowej 4 "Środowisko" WRPO na lata 2014-2020 w ramach konkursu ogłoszonego przez Zarząd Województwa [...] dla Działania 4.1 Poddziałanie 4.1.5 – "Wsparcie systemu ratownictwa chemiczno – ekologicznego i służb ratowniczych na wypadek wystąpienia zjawisk katastrofalnych lub poważnych awarii" - nr [...] Jednakże w sprawie istotne są też dokumenty konkursowe albowiem dokumenty te stanowią – jak wynika z treści umowy partnerskiej - podstawę do działania strony skarżącej w ramach realizacji ww. projektu.

W orzecznictwie sądowym podnosi się wagę aktów wydawanych co do każdego konkursu przez właściwego ministra do spraw rozwoju regionalnego. Chodzi o regulaminy i wytyczne, które są procedurami obowiązującymi w procesach wykorzystania środków z budżetu Unii Europejskiej, m. in. ich beneficjentów (zob. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 2 czerwca 2026 r., sygn. akt I SA/Po 459/26).

Sąd stwierdza, że w aktach administracyjnych sprawy brak jest niezbędnych dowodów stanowiących podstawę dla właściwych organów wydających decyzję w kontrolowanej sprawie. W konsekwencji powyższego brak jest podstaw do uznania, że w kontrolowanej judykacyjnie sprawie postępowanie zostało przeprowadzone zgodnie z wyżej opisanymi zasadami naczelnymi oraz zasadami w zakresie postępowania dowodowego.

WSA podkreśla, że stosownie do art. 54 § 2 zd. pierwsze p.p.s.a., organ, którego działanie jest przedmiotem skargi, przekazuje ją sądowi wraz z kompletnymi i uporządkowanymi aktami sprawy i odpowiedzią na skargę w terminie trzydziestu dni od dnia jej otrzymania. Do uregulowania tego nawiązuje art. 133 § 1 zd. pierwsze p.p.s.a., który stanowi, że sąd wydaje wyrok po zamknięciu rozprawy na podstawie akt sprawy, chyba że organ nie wykonał obowiązku, o którym mowa w art. 54 § 2 p.p.s.a. Aktami sprawy w rozumieniu art. 133 § 1 p.p.s.a. są zarówno akta sądowe, jak i przedstawione sądowi akta administracyjne. W niniejszej sprawie akta przekazane przez organ zawarte są w jednej teczce załączonej do akt sądowych.

W przypadku, gdy akta te nie spełniają wymagań określonych w art. 54 § 2 p.p.s.a., przewodniczący wydziału lub wyznaczony sędzia na mocy art. 62 pkt 1 p.p.s.a. zarządza skompletowanie akt niezbędnych do rozpoznania sprawy, a w razie potrzeby także innych dowodów. Powyższe uzupełnienie powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów, które stanowiły składnik akt sprawy administracyjnej i którymi dysponował organ, przesyłając zaskarżony do sądu akt. W piśmiennictwie zauważa się, że niekompletność akt administracyjnych sprawy nie może być utożsamiana z niekompletnością materiału dowodowego zgromadzonego przez organ administracji publicznej w toku postępowania administracyjnego. Przypisywana omawianemu wymaganiu waga jest wynikiem tego, że to na podstawie akt sprawy sąd administracyjny ocenia, czy zebrany w postępowaniu administracyjnym materiał dowodowy jest pełny, czy został prawidłowo zebrany oraz, czy jest wystarczający do ustalenia stanu faktycznego sprawy i wydania kwestionowanego aktu administracyjnego.

Podkreślić należy, że w niniejszej sprawie akta sprawy administracyjnej – jak wynika z ich analizy - zostały przesłane w komplecie. WSA stwierdza, że przedstawione przez organ akta sprawy zakończonej wydaną w sprawie zaskarżona decyzją były kompletne, tj. stanowiły całość materiału, którym dysponował organ, podejmując decyzję ustalającą kwotę pobranych środków w nadmiernej wysokości.

Tak więc w niniejszej sprawie wystąpiła niekompletność materiału dowodowego zgromadzonego przez organ administracji publicznej w toku postępowania administracyjnego.

Jak już wyżej zostało wskazane przedmiotem kontroli Sądu w niniejszej sprawie jest ww. decyzja określająca kwotę do zwrotu w wysokości 156.162,77 zł wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.

WSA wskazuje, że przedmiot rozważań organów powinny stanowić także przepisy ustawy z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 818 tj. ze zm.; dalej: ustawa wdrożeniowa), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 – dalej: u.f.p.) oraz rozporządzenia PEiR (UE) Nr 1303/2013 (pełną nazwę aktu i publikator podano wyżej; dalej: rozporządzenie ogólne).

Zgodnie z treścią art. 207 ust. 1 u.f.p. w przypadku gdy środki przeznaczone na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich są:

1. 1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
2. 2) wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184,
3. 3) pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości - podlegają zwrotowi przez beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji, o której mowa w ust. 9, na wskazany w tej decyzji rachunek bankowy, z zastrzeżeniem ust. 8 i 10.

Przepis art. 184 ust. 1 u.f.p. stanowi zaś, że wydatki związane z realizacją programów i projektów finansowanych ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3, są dokonywane zgodnie z procedurami określonymi w umowie międzynarodowej lub innymi procedurami obowiązującymi przy ich wykorzystaniu. Dotyczy środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej (art. 5 ust. 1 pkt 2 u.f.p.).

Z treści art. 207 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 184 ust. 1 u.f.p. wynika, że wydatki związane z realizacją programów i projektów finansowanych ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 tej ustawy (tj. m.in. pochodzących z budżetu UE) są dokonywane zgodnie z procedurami określonymi w umowie międzynarodowej lub innymi procedurami obowiązującymi przy ich wykorzystaniu. "Inne procedury", o których mowa w art. 184 ust. 1 u.f.p., to także procedury określone w umowie między beneficjentem a Instytucją Zarządzającą (lub Instytucją Pośredniczącą) projektem.

W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, a Sąd orzekający w niniejszej sprawie stanowisko to podziela, że dokonując interpretacji pojęcia "innych procedur obowiązujących przy ich wykorzystaniu", o którym mowa w art. 184 ust. 1 u.f.p., należy uwzględnić zarówno potoczne znaczenie wyrazu "procedura", jak i sposób uregulowania w prawie krajowym wdrażania programów operacyjnych (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 września 2023 r., sygn. akt I GSK 1283/22, publ.: baza CBOSA). Inne procedury, o których mowa w art. 184 ust. 1 pkt 2 u.f.p. to także procedury określone w umowie między beneficjentem a instytucją zarządzającą projektem (por. wyrok NSA z 13 kwietnia 2023 r., sygn. akt I GSK 173/19, publ.: jak wyżej). Dokonywane zgodnie z procedurami określonymi w umowie międzynarodowej lub innymi procedurami obowiązującymi przy ich wykorzystaniu rozumie się nie tylko normy proceduralne, lecz także i inne regulacje wynikające z prawa ustrojowego, czy prawa materialnego.

Wyrażenie to obejmuje swym zakresem również wytyczne do poszczególnych programów wydawane przez właściwego ministra do spraw rozwoju regionalnego. Z kolei w umowach o dofinansowanie projektów ze środków europejskich umieszczane są postanowienia obligujące beneficjentów do przestrzegania tych wytycznych, na co wprost wskazuje art. 206 ust. 2 pkt 4a u.f.p. I choć wytyczne posiadają odmienny charakter prawny od ustaw i rozporządzeń, nie stanowią bowiem źródeł prawa powszechnie obowiązującego w świetle art. 87 Konstytucji RP, to należy je zaliczyć do przepisów (procedur) obowiązujących przy wykorzystaniu środków z budżetu UE, które w głównej mierze kierowane są do podmiotów zaangażowanych w realizację określonego programu, w szczególności do jego beneficjentów (por. wyrok WSA w Poznaniu z 12 kwietnia 2024 r., sygn. akt III SA/Po 72/24, publ: j.w.).

Dodatkowo należy uwzględnić, że zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy wdrożeniowej podstawę dofinansowania projektu stanowi umowa o dofinansowanie projektu albo decyzja o dofinansowaniu projektu. Umowa taka określa warunki dofinansowania projektu, a także prawa i obowiązki beneficjenta z tym związane i stanowi istotną podstawę realizacji projektu.

Wskazać także trzeba, że samo naruszenie procedur obowiązujących przy wykorzystaniu środków pochodzących z budżetu UE nie oznacza automatycznie obowiązku stosowania korekt i zwrotu środków unijnych. Konieczna jest bowiem ocena skutków tego naruszenia w kontekście uregulowań określonych w art. 2 pkt 36 Rozporządzenia Ogólnego. Środki unijne podlegają zatem zwrotowi tylko wówczas, gdy wykorzystano je z naruszeniem procedur, które to naruszenie stanowi "nieprawidłowość" w rozumieniu art. 2 pkt 36 Rozporządzenia Ogólnego.

Wymieniona "nieprawidłowość" ma natomiast miejsce w sytuacji, gdy wskutek naruszenia procedur doszło do powstania szkody lub mogłoby dojść do jej powstania w budżecie ogólnym UE. Możliwość powstania szkody należy rozumieć jako możliwość uszczuplenia środków unijnych. Dla uznania zatem, że doszło do powstania "nieprawidłowości" w rozumieniu art. 2 pkt 36 Rozporządzenia Ogólnego wystarczy ustalenie, że wskutek naruszenia procedur obowiązujących przy wydatkowaniu środków unijnych powstała hipotetyczna możliwość powstania szkody w budżecie ogólnym UE.

Stwierdzenie nieprawidłowości nakłada na państwo członkowskie - zgodnie z art. 143 ust. 2 Rozporządzenia Ogólnego - obowiązek dokonania korekt finansowych.

Korekty finansowe polegają na anulowaniu w całości lub części wkładu publicznego w ramach operacji lub programu operacyjnego. W konsekwencji, wykrycie naruszenia czy to prawa unijnego, czy też prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego i uznanie go za nieprawidłowość w rozumieniu art. 2 pkt 36 Rozporządzenia Ogólnego rodzi obowiązek odzyskania przez państwo członkowskie kwot wydatkowanych nieprawidłowo - poprzez nałożenie korekty finansowej. Dla zaistnienia obowiązku stosowania korekt i zwrotu środków unijnych muszą zostać spełnione dwie następujące przesłanki:

1. - po pierwsze musi mieć miejsce naruszenie procedur obowiązujących przy wykorzystaniu środków unijnych (określonych m.in. w umowie o dofinansowanie),
2. - po drugie naruszenie to spowodowało lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym UE (por. wyrok NSA z 20 listopada 2014 r. sygn. II GSK 917/13, publ. j.w.).

Z regulacji powyższych wynika, że wydanie decyzji o zwrocie dofinansowania jest możliwe po uprzednim ustaleniu przez organ, że stwierdzone naruszenie procedur ma charakter nieprawidłowości w rozumieniu art. 2 pkt 36 Rozporządzenia Ogólnego. Ocena nieprawidłowości, jakich dopuścił się beneficjent jest najistotniejszym elementem stanu faktycznego stanowiącym przesłankę rozstrzygnięcia w sprawie zwrotu dofinansowania. Zatem rozstrzygnięcie sporu między stronami wymaga przesądzenia, czy wskazywane przez organ uchybienia mieszczą się w pojęciu "nieprawidłowości" w rozumieniu art. 2 pkt 36 Rozporządzenia Ogólnego i w konsekwencji musiały skutkować nałożeniem określonych w zaskarżonej decyzji środków prawnych.

Szczegółowe zasady dofinansowania projektu (czyli przedsięwzięcia realizowanego w ramach programu operacyjnego - art. 5 pkt 9 ustawy wdrożeniowej), a także prawa i obowiązki beneficjenta z tym związane, regulowane są w formie umowy zawieranej między beneficjentem, którego projekt został wybrany do dofinansowania, a instytucją zarządzającą albo działającą w jej imieniu instytucją pośredniczącą lub instytucją wdrażającą. Jak stanowi art. 52 ust. 1 ustawy wdrożeniowej umowa o dofinansowanie projektu stanowi podstawę dofinansowania projektu. Umowa ta określa warunki dofinansowania projektu, a także prawa i obowiązki beneficjenta z tym związane, w czym mieszczą się także zasady zwrotu otrzymanych środków w przypadku ich nieprawidłowego wykorzystania.

Podkreślić należy, że organy obu instancji w uzasadnieniach decyzji poza zakresem rozważań pozostawiły – poza ustawą z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U z 2025 r., poz. 111), dalej jako O.p.) i ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1530 ze zm.), dalej jako u.f.p. – wyżej opisane akty, a w szczególności przepisy ustawy z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 - 2020 (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 818 ze zm.), dalej jako ustawa wdrożeniowa. Podkreślić należy, że w ww. Regulaminie konkursu ustawa wdrożeniowa została wskazana jako jeden z podstawowych aktów normatywnych.

Należy wskazać, że w ramach dokonywanej przez Sąd kontroli judykacyjnej zaskarżonego aktu do podstawowego materiału dowodowego zaliczyć należy, poza wyżej opisanymi aktami normatywnymi, Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków jak i Umowę zawartą pomiędzy Instytucją Zarządzającą a Beneficjentem (Liderem porozumienia), ale także Umowę zawartą dnia 9 grudnia 2015r. pomiędzy Beneficjentem a Odbiorcą (OSP w K. G.) oraz Gminą K. G.. Jako załącznik do umowy o dofinansowanie projektu wskazywany został dokument – Kwalifikowalność kosztów, wnioski o płatności oraz zwroty środków.

Umowy te oraz ich załączniki, a także regulamin konkursu określą procedury, zasady, warunki i tryb, na jakich Beneficjentowi zostało przyznane dofinansowanie, a także prawa i obowiązki Beneficjenta, a także konsekwencje wynikające m.in. z naruszenia zarówno aktów prawnych, jak i postanowień Umów. Umowa jest istotnym elementem wchodzącym w skład systemu wzorców postępowania oraz w zakresie konsekwencji normatywnych naruszenia zasad realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich. Z umowy wynika m.in. wartość projektu, całkowite wydatki kwalifikowane, a także wysokość środków finansowych (a) z budżetu środków europejskich oraz (b) z budżetu państwa przeznaczonych na realizację projektu, a więc okoliczności istotne i niezbędne także z perspektywy postępowania w przedmiocie zwrotu dotacji.

W ramach dokonywanej przez Sąd kontroli judykacyjnej zaskarżonego aktu należy dokonać oceny prawidłowości działania organów w ramach procedury w zakresie zwrotu środków z perspektywy ww. aktów normujących prawa i obowiązki adresata decyzji w przedmiocie zwrotu. Tych rozważań w uzasadnieniach decyzji administracyjnych organu I, jak i II instancji brak. Brak jest też powyższych dokumentów w aktach sprawy administracyjnej. Nie były one przedmiotem kontrolowanego postępowania administracyjnego. Okoliczność ta powoduje, że postępowanie organów obu instancji prowadzone było sprzecznie z naczelnymi zasadami postępowania oraz zasadami dowodowymi. Organy nie zebrały podstawowego materiału dowodowego pozwalającego na: a) ustalenie praw i obowiązków beneficjenta; b) konsekwencji prawnych naruszenia obowiązków; c) określenie procedury oraz organu właściwego do przyprowadzenia oceny zachowania strony skarżącej z perspektywy wyżej opisanych wzorców postępowania.

W konsekwencji powyższego należy uznać, że postępowanie obu instancji prowadzone było sprzecznie z naczelnymi zasadami postępowania administracyjnego (art. 6 k.p.a., art. 7 k.p.a., art. 8 § 1 k.p.a.) czy też zasadami dowodowymi (art. 75 k.p.a., art. 77 § 1 k.p.a., art. 80 k.p.a.). W konsekwencji powyższego także decyzje organów administracji obu instancji nie odnoszą się kompleksowo do problematyki istotnej z perspektywy przedmiotu postępowania oraz podnoszonych przez Stronę skarżącą zarzutów. Doszło więc także do naruszenia przez organy art. 107 k.p.a. Uwzględniając skargę Sądu stwierdza, że zaistniały przesłanki normatywne do uchylenia decyzji organu I, jak i II intonacji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c w związku z art. 135 p.p.s.a., a to z uwagi na istotne naruszenie przez organy przepisów postępowania i naruszenia te mogły mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

W aktach sprawy brak jest m.in. istotnego dowodu w postaci Umowy zawartej dnia 30 maja 2016 r. (informacja o jej zawarciu zamieszczona została w piśmie z dnia 21 grudnia 2023r. k. 12 akt administracyjnych) pomiędzy Zarządem Województwa [...] działającym w imieniu i na rzecz Województwa [...] jako, a Beneficjentem tj. O. T. Podkreślić należy, że Beneficjent przystępując do realizacji Projektu i podpisując Umowę o dofinansowanie, dobrowolnie zobowiązuje się do realizacji postanowień wynikających z ww. Umowy.

Z doświadczenia Sądu wynika, że w tego typu umowach Beneficjent zobowiązuje się przede wszystkim do przestrzegania przepisów zarówno prawa unijnego (m.in. Rozporządzenia Ogólnego wraz ze zmianami oraz odpowiednimi rozporządzeniami wykonawczymi), jak i przepisów prawa krajowego. W zakresie realizacji powyższej umowy beneficjent może mieć także - z uwagi na przedmiot programu – obowiązek postępowania w zakresie udzielania zamówień publicznych i zamówień w ramach projektu. Z perspektywy przedmiotu sprawy istotne są także postanowienia umowy odsyłające do obowiązku stosowania przez Beneficjenta Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. Jest to niezwykle istotny dokument wskazujący także wzorce postępowania Beneficjenta w zakresie realizacji projektu.

Ponadto istotne są postanowienia Regulaminu konkursu, a to z perspektywy obowiązku ich przestrzegania przez Beneficjenta w ramach realizacji programu. Jednakże bez dokonania analizy ww. umowy brak jest możliwości ustalenia zakresu obowiązków Beneficjenta oraz konsekwencji ich naruszenia, a to także z perspektywy umowy partnerskiej.

Jak wynika, z wyżej opisanego stanu faktycznego brak jest jakichkolwiek rozważań organów w zakresie relacji i obowiązków wynikających stanowiącego podstawę do dokonania oceny działania beneficjenta.

Organy zobowiązane będą dokonać analizy przepisów prawa (m.in. ustawy wdrożeniowej, ustawy o finansach publicznych i ustawy – Ordynacja podatkowa), jak również treści umowy o dofinansowanie projektu i załączników do tej umowy (tj. aktu współtworzącego system realizacji programu pomocowego) w zakresie nieprawidłowego wykorzystania środków oraz ich odzyskania, a to także z perspektywy właściwości organów właściwych do rozstrzygania w tym przedmiocie zwrotu dofinansowania oraz w przedmiocie zwrotu dotacji.

Organy zobowiązane będą także do dokonania analizy instytucji przedawnienia (jeżeli jest to program wieloletni, uwzględniając okresy trwałości - por. wyrok NSA z dnia 18 marca 2026r., I GSK 806/23). Okoliczności powyższe powinny wynikać nie tylko z regulaminu konkursu, ale także z treści umowy o dofinansowanie projektu. Okoliczności te nie zostały poddane kompleksowej analizie. Organy obu instancji nie odwoływały się do dokumentacji konkursowej m.in. wniosku o dofinansowanie z załącznikami, regulaminu konkursu i umowy o dofinansowanie projektu w uzasadnieniach swoich decyzji. Tymczasem regulamin ten reguluje ramowo schemat warunków do udzielenia pomocy finansowej oraz do jej prawidłowego wykorzystania – z perspektywy ww. wzorców - na zrealizowanie danego projektu. Na podstawie powyższych dokumentów można też dokonać oceny skutków naruszenia określonych procedur konkursowych, Także w zakresie kwalifikowalności/braku kwalifikowalności wydatku.

Jest to istotne także z perspektywy realizacji umowy partnerskiej i obowiązków stron tej umowy. Okoliczność ta wynika bowiem jednoznacznie z § 1 umowy partnerskiej. Zgodnie z jego treścią: "Umowę zawiera się w związku z realizacją projektu..., którego beneficjentem (Liderem porozumienia) jest O. T. w ramach konkursu ogłoszonego przez Zarząd Województwa [...]...". W ramach tej umowy skarżący zobowiązał się w zakresie realizacji Projektu przeprowadzić postępowanie przetargowe w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w wyniku którego zostanie zakupiony w imieniu i na rzecz OSP nowy, średni samochód ratowniczo - gaśniczy z napędem uterenowionym 4x4 (§ 3 umowy partnerskiej).

Obok regulaminu kolejnym istotnym dokumentem w sprawie były Wytyczne IZ WRPO na lata 2014 – 2020 w sprawie kwalifikowalności kosztów objętych dofinansowaniem ze środków EFRR – załącznik nr [...] do regulaminu konkursu.

Ważnym dokumentem w sprawie były ponadto Wytyczne IZ WRPO na lata 2014 – 2020 w sprawie zasad rozliczania projektów – załącznik nr [...] do regulaminu konkursu. Do tych istotnych dla wyniku sprawy dokumentów również nie odniosły się organy w uzasadnieniach swoich decyzji.

Z uzasadnienia decyzji organu II instancji nie wynika zatem w ocenie Sądu, że organ ten dokonał wyczerpującej oceny całego materiału dowodowego. Brak jest również szczegółowej analizy stanu faktycznego, jak również analizy oceny tego stanu faktycznego z perspektywy znajdujących w kontrolowanej judykacyjnie sprawie przepisów prawa.

Również organ II instancji nie odniósł się w uzasadnieniu swojej decyzji wyczerpująco do kwestii zarzutu przedawnienia dochodzonych należności.

Organy obu instancji zobowiązane będą do przeprowadzenia postępowania zgodnie z ww. procesowymi wzorcami normatywnymi zawartymi w k.p.a., a następnie do wydania decyzji w sprawie, spełniającej wymogi formalne z art. 107 § 1 i 3 k.p.a.

Organy przy ponownym rozpoznaniu sprawy zobowiązane będą – biorąc pod uwagę powyższe rozważania - do dokonania kompleksowej oceny materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie, a także do odniesienia się do wniosków dowodowych strony. W przypadku uznania przez organy, że wnioski dowodowe mogą się przyczynić do wyjaśnienia sprawy – z perspektywy przedmiotu postępowania administracyjnego oraz wzorca postępowania organu w tym zakresie, zawartego w art. 75 § 1 i 2 k.p.a. - organ zobowiązany będzie do przeprowadzenia uzupełniającego postępowania dowodowego, a następnie dokonania oceny ustalonego stanu faktycznego sprawy w oparciu o przepisy prawa obowiązujące w okresie realizacji umowy o dofinansowanie z dnia 30 maja 2016r. i umowy partnerskiej z dnia 9 grudnia 2015r. Organy zobowiązane będą – z uwagi na powiązanie tych umów i przedmiot kontrolowanej judykacyjnie sprawy – do dokonania kompleksowej analizy obu ww. umów.

Natomiast w uzasadnieniach decyzji organy obu instancji zobowiązane będą do uwzględnienia wszystkich elementów formalnych w zakresie uzasadnienia decyzji wskazanych w art. 107 kpa. Należy również odnieść się wyczerpująco do ww. regulacji wynikających z regulaminu przedmiotowego konkursu.

Z uwagi zatem na istotne naruszenia przepisów prawa procesowego także w aspekcie dowodowym przedwczesne jest odniesienie się przez Sąd do zarzutów naruszenia przepisów prawa materialnego. Po ponownie przeprowadzonym postępowaniu administracyjnym organy ustalą stan faktyczny i dokonają jego subsumcji.

Z tych względów, uznając skargę za uzasadnioną Sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c w związku z art. 135 p.p.s.a., orzekł jak w punkcie pierwszym sentencji wyroku.

O kosztach orzeczono jak w punkcie drugim sentencji wyroku na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 p.p.s.a.