Uzasadnienie
Pismem z dnia 8 maja 2026 r. U. P. (skarżąca) wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie skargę na bezczynność Rektora Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie w przedmiocie nierozpoznania wniosku o przyznanie stypendium socjalnego.
Skarżąca wniosła o: stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności w rozpoznaniu przedmiotowego wniosku; zobowiązanie organu do wydania stosownego aktu w terminie 14 dni od daty doręczenia odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy; stwierdzenie, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; wymierzenie organowi grzywny w wysokości określonej przez Sąd na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a.; zasądzenie od organu kosztów postępowania według norm przepisanych.
W uzasadnieniu skargi skarżąca podniosła, że w dniu 20 marca 2026 r. złożyła drogą elektroniczną (system USOS) wniosek o przyznanie stypendium socjalnego na semestr letni. W tym samym dniu skierowała do organu pismo zatytułowane "wezwanie do merytorycznego rozpoznania wniosku", w którym szczegółowo uzasadniła dopuszczalność złożenia wniosku w trakcie trwania roku akademickiego, powołując się na art. 92 ust. 1 PSAIN oraz ugruntowaną linię orzeczniczą sądów administracyjnych (m.in. wyroki WSA w Gorzowie WIkp. sygn. II SA/Go 671/19 oraz WSA w Krakowie sygn. III SA/Kr 1378/19), negującą legalność wprowadzania przez uczelnię terminów prekluzyjnych dla świadczeń socjalnych. Podniosła, że zgodnie z art. 35 § 3 k.p.a. sprawa winna zostać załatwiona nie później niż w ciągu miesiąca. Pomimo upływu tego terminu, organ nie wydał decyzji, nie zawiadomił skarżącej o przyczynach zwłoki, ani nie wyznaczył nowego terminu załatwienia sprawy, czym naruszył art. 36 k.p.a.
Wobec powyższego, w dniu 21.04.2026 r. skarżąca wniosła do Rektora UKEN (jako organu wyższego stopnia), za pośrednictwem Komisji Stypendialnej, ponaglenie na bezczynność organu. Podniosła, że Rektor nie ustosunkował się do ponaglenia, czym naruszył art. 37 § 4 k.p.a.
Zdaniem skarżącej bezczynność organu ma charakter rażący. Świadczy o tym fakt, iż do dnia wniesienia skargi nie otrzymała decyzji w sprawie wniosku o stypendium dla osób niepełnosprawnych złożonego 29.10.2025 r., co stanowi już sześciokrotne przekroczenie ustawowych terminów. Ponadto, zwłoka organu uniemożliwia poddanie sprawy kontroli instancyjnej i sądowej.
W odpowiedzi na skargę Rektor Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie wniósł o umorzenie postępowania sądowoadministracyjnego jako bezprzedmiotowego, ewentualnie o oddalenie skargi, a w przypadku uznania skargi za zasadną nie wymierzanie organowi grzywny oraz nie stwierdzanie, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa, ze względu na zaistnienie po stronie uczelni sytuacji wyjątkowej i wykonania czynność, to jest wydania decyzji.
Organ wyjaśnił, że wniosek o przyznanie stypendium socjalnego został złożony przez skarżącą w dniu 20 marca 2026 r. w terminie dodatkowym, późniejszym od terminów wyznaczonych studentom na składanie wniosków, wynikającym z przywrócenia studentce terminu do złożenia pisma. Sprawa była następnie procedowana i rozpoznana przez organ. Z historii obsługi sprawy w systemie USOS wynika, że studentka zarejestrowała wniosek w dniu 20 marca 2026 r., natomiast już w dniu 9 kwietnia 2026 r. wniosek uzyskał status "gotowy do rozpatrzenia", a następnie status "rozpatrzony". Oznacza to, że organ podejmował czynności zmierzające do merytorycznego zakończenia sprawy i nie pozostawał całkowicie bierny. O wszystkich czynnościach i planowanym rozstrzygnięciu skarżąca była informowana przez pracownika Działu Spraw Studenckich, który każdorazowo i osobiście udzielał skarżącej wyczerpujących informacji i wyjaśnień.
Jednocześnie przed złożeniem przez skarżącą skargi nie doszło do wydania oraz doręczenia formalnej decyzji administracyjnej kończącej postępowanie. Okoliczność ta była związana z problemami techniczno-organizacyjnymi dotyczącymi obsługi sprawy w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym przez Uczelnię, za pośrednictwem którego to systemu wydawane są decyzje. Trudności te dotyczyły wygenerowania decyzji w prawidłowej formie procesowej i doręczenie decyzji w sposób przyjęty, tj. za pośrednictwem systemu teleinformatycznego na indywidualne konto studenta. Było to wynikiem awarii systemu. Niemniej jednak pracownicy Działu Spraw Studenckich po wpłynięciu wniosku podjęli niezwłocznie działania, wniosek rozpoznali i poinformowali skarżącą o wynikach postępowania, a tylko na skutek awarii systemu nie mogła być wydana decyzja.
Organ podkreślił, że pozostawał ze skarżącą w kontakcie i przekazywał informacje dotyczące toku sprawy. Nie wystąpiła zatem sytuacja całkowitego zaniechania działania ani lekceważenia praw strony.
Po wpłynięciu skargi organ niezwłocznie podjął działania zmierzające do wydania decyzji kończącej postępowanie i taka decyzja została w dniu 1 czerwca 2026r. wydana. Tym samym cel skargi na bezczynność, jakim jest doprowadzenie do wydania aktu administracyjnego, został osiągnięty, bowiem w dniu 1 czerwca 2026 r. Rektor Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej wydał decyzję, w której rozpoznał wniosek skarżącej w przedmiocie stypendium socjalnego.
Końcowo organ zaznaczył, że nawet przy przyjęciu, że w sprawie doszło do bezczynności w rozumieniu przepisów ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, brak jest podstaw do uznania, że miała ona charakter rażącego naruszenia prawa, bowiem wystąpiły okoliczności nadzwyczajne, organ prowadził sprawę, podejmował czynności w jej toku, informował skarżącą o podejmowanych działaniach, a opóźnienie wynikało z obiektywnych przeszkód technicznych i organizacyjnych, nie zaś z celowego lub świadomego ignorowania obowiązków ustawowych.
Za pismem z dnia 10 czerwca 2026 r. organ nadesłał decyzję z dnia 1 czerwca 2026 r. nr 2025/2026/185186/ORNE/1 o odmowie przyznania skarżącej stypendium socjalnego. Jak wskazano w piśmie przewodnim, decyzja została ekspediowana do skarżącej w dniu 3 czerwca 2026 r.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje.
Skarga zasługiwała na uwzględnienie w zakresie, w jakim zmierzała do stwierdzenia, że Rektor dopuścił się bezczynności. Nie było natomiast podstaw do uznania tej bezczynności za rażąco naruszającą prawo ani do wymierzenia organowi grzywny. Wobec wydania i skutecznego przesłania listem poleconym do skarżącej decyzji o odmowie przyznania stypendium socjalnego po wniesieniu skargi, postępowanie sądowe stało się bezprzedmiotowe w części obejmującej żądanie zobowiązania organu do rozpoznania wniosku.
Stosownie do art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U.2026.143, dalej: p.p.s.a.), kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność w przypadkach określonych w art. 3 § 2 pkt 1-4 p.p.s.a. Wniosek skarżącej dotyczył przyznania stypendium socjalnego, a więc sprawy podlegającej rozstrzygnięciu w drodze decyzji administracyjnej.
Skarżąca spełniła również warunek formalny wniesienia skargi. Zgodnie z art. 52 § 1 i art. 53 § 2b p.p.s.a. skarga na bezczynność może zostać wniesiona w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu. W sprawie, w której od decyzji Rektora służy wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, ponaglenie wnosi się do tego samego organu na podstawie art. 37 § 3 pkt 2 k.p.a. Skarżąca przed skierowaniem skargi do Sądu wniosła ponaglenie do Rektora UKE w dniu 21 kwietnia 2026 r., Rektor co prawda nie rozpoznał ponaglenia, jednak dopuszczalność skargi nie zależała od uprzedniego rozpoznania ponaglenia, ponieważ wystarczające było jego wniesienie.
O bezczynności organu można mówić wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie nie podjął on czynności, do której był zobowiązany, w szczególności nie zakończył postępowania wydaniem aktu administracyjnego. Oceny, czy organ pozostawał w bezczynności, dokonuje się z uwzględnieniem stanu istniejącego w dacie wniesienia skargi, natomiast późniejsze załatwienie sprawy ma znaczenie dla rodzaju środków, jakie mogą zostać zastosowane w wyroku.
W myśl art. 35 § 1 k.p.a. organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Sprawa wymagająca postępowania wyjaśniającego powinna zostać załatwiona nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawa szczególnie skomplikowana - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania (art. 35 § 3 k.p.a.). Jeżeli sprawa nie może zostać załatwiona w terminie, organ ma obowiązek, wynikający z art. 36 § 1 k.p.a., zawiadomić o tym stronę, podać przyczyny zwłoki, wskazać nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczyć o prawie do wniesienia ponaglenia.
Wskazać również należy, że zgodnie z § 8 Regulaminu ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń dla studentów Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie (dalej Regulamin) stypendium socjalne przyznaje Rektor na wniosek zainteresowanego studenta, złożony w Dziale Spraw Studenckich.
W przedmiotowej sprawie wniosek wszczynający postępowanie o przyznanie stypendium socjalnego został złożony przez skarżącą drogą elektroniczną w dniu 20 marca 2026 r. Z akt nie wynika, aby sprawa skarżącej została zakwalifikowana jako szczególnie skomplikowana lub aby wystąpiły okresy niewliczane do terminu na podstawie art. 35 § 5 k.p.a. Miesięczny termin załatwienia sprawy upłynął zatem 20 kwietnia 2026 r. Do tego dnia Rektor nie wydał i nie doręczył skarżącej decyzji, jak również nie wykonał obowiązku przewidzianego w art. 36 § 1 k.p.a.
Do dnia wniesienia skargi, tj. 8 maja 2026 r., sprawa nadal pozostawała nierozpoznana. Decyzję o odmowie przyznania skarżącej stypendium socjalnego Rektor UKE wydał dopiero w dniu 1 czerwca 2026 r. W konsekwencji, stwierdzić należy, że zostały spełnione przesłanki stwierdzenia, że Rektor dopuścił się bezczynności w rozumieniu art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a.
Powoływanie się przez Rektora na awarię systemu informatycznego nie prowadzi do odmiennej oceny. Zapewnienie prawidłowej organizacji pracy uczelni i ciągłości obsługi postępowań obciąża organ. Trudności techniczne mogą wyjaśniać przyczyny opóźnienia i wpływać na ocenę jego stopnia, lecz nie zmieniają obiektywnego faktu, że sprawa nie została załatwiona w ustawowym terminie. Ponadto w razie niemożności dochowania terminu Rektor powinien był wykonać obowiązek z art. 36 § 1 k.p.a. Tym bardziej, że zgodnie z § 13 ust. 3 powołanego Regulaminu, w przypadku wystąpienia przedłużającej się awarii systemu Wirtualnej Uczelni lub USOS, Dział Spraw Studenckich na swojej stronie internetowej zamieści stosowny plik, po otwarciu którego każdy student ubiegający się o świadczenia będzie mógł sprawdzić, czy otrzymał stypendium poprzez wpisanie swojego numeru albumu. W takiej sytuacji w pliku zamieszonym na stronach Działu Spraw Studenckich, zamiast nazwisk studentów podaje się tylko i wyłącznie ich numery albumów oraz kwotę przyznanego stypendium lub informację, że stypendium nie zostało przyznane.
Rektor jednak w odpowiedzi na skargę nie wskazał, że ten sposób załatwienia sprawy został wdrożony. Nie usuwa również bezczynności twierdzenie organu, że w dniu 9 kwietnia 2026 r. wniosek skarżącej uzyskał status "gotowy do rozpatrzenia", a następnie status "rozpatrzony". Wewnętrzne przygotowanie projektu rozstrzygnięcia nie jest równoznaczne z załatwieniem indywidualnej sprawy administracyjnej. Konieczne jest wydanie decyzji i jej skuteczne doręczenie stronie. Tymczasem dopiero w dniu 10 czerwca 2026 r. do akt sprawy została dołączona przez organ decyzja datowana na dzień 1 czerwca 2026 r.;
Zgodnie z art. 149 § 1a p.p.s.a. Sąd, stwierdzając bezczynność, obowiązany jest jednocześnie rozstrzygnąć, czy miała ona miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Nie każde bowiem przekroczenie terminu, nawet oczywiste i nieusprawiedliwione, ma charakter rażący. Kwalifikacja taka jest uzasadniona wówczas, gdy naruszenie obowiązków organu jest oczywiste i znaczne, a okres bezczynności, jej przyczyny oraz sposób działania organu wskazują na szczególnie poważne, niedające się zaakceptować lekceważenie praw strony.
W rozpoznawanej sprawie Rektor przekroczył miesięczny termin i nie zawiadomił skarżącą w trybie art. 36 § 1 k.p.a. o przyczynach zwłoki. Nie odpowiedział również na ponaglenie. Uchybienia te uzasadniają stwierdzenie bezczynności i nie mogą zostać zaaprobowane, szczególnie, że stypendium socjalne służy zaspokajaniu bieżących potrzeb studenta znajdującego się w trudnej sytuacji materialnej.
Całokształt okoliczności nie pozwala jednak przypisać bezczynności Rektor kwalifikowanego charakteru. W chwili wniesienia skargi termin był przekroczony o osiemnaście dni, a decyzja została wydana 1 czerwca 2026 r., a więc po upływie około sześciu tygodni od ustawowego terminu. Nie była to zatem bezczynność długotrwała. Organ ostatecznie rozpoznał wniosek przed wydaniem wyroku i nie zachodziła potrzeba sądowego przymuszenia go do merytorycznego zakończenia postępowania. Z akt nie wynika ponadto, aby opóźnienie było celowe, wynikało ze złej woli albo miało charakter uporczywy. Wskazana awaria systemu informatycznego nie zwalniała Rektora z obowiązku terminowego działania, może jednak zostać uwzględniona przy ocenie stopnia naruszenia. Z tych względów Sąd stwierdził, że bezczynność nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa.
Zgodnie z art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a. sąd, uwzględniając skargę na bezczynność, może zobowiązać organ do wydania aktu w określonym terminie. Środek ten służy do doprowadzenia do zakończenia nadal niezakończonego postępowania. Jeżeli jednak po wniesieniu skargi organ wydał i skutecznie doręczył decyzję, zobowiązanie go do ponownego wydania rozstrzygnięcia w tej samej sprawie jest bezprzedmiotowe. W niniejszej sprawie Rektor decyzją z 1 czerwca 2026 r. odmówił skarżącej przyznania stypendium socjalnego, i decyzja ta została skutecznie przesłana do skarżącej listem poleconym w dniu 3 czerwca 2026 r. Wobec powyższego działając podstawie art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a. Sąd umorzył postępowanie w części dotyczącej żądania zobowiązania organu do rozpoznania wniosku.
Późniejsze załatwienie sprawy nie czyniło natomiast całego postępowania sądowego bezprzedmiotowym. Nadal konieczne było rozstrzygnięcie, czy organ dopuścił się bezczynności oraz czy miała ona miejsce z rażącym naruszeniem prawa, stosownie do art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a p.p.s.a.
Na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a. sąd może, z urzędu albo na wniosek strony, wymierzyć organowi grzywnę. Zastosowanie tego środka ma charakter fakultatywny i powinno być oceniane z uwzględnieniem czasu trwania bezczynności, jej przyczyn, stopnia naruszenia interesów strony, postawy organu oraz potrzeby jego zdyscyplinowania. Odnosząc powyższy przepis do przedmiotowej sprawy wskazać należy, że wymierzenie grzywny Rektorowi UKE nie było celowe. Opóźnienie nie miało charakteru długotrwałego ani rażącego, organ przed rozpoznaniem skargi wydał decyzję kończącą postępowanie, a akta sprawy nie wskazują na uporczywe lub świadome uchylanie się przez organ od wykonania obowiązku. Samo stwierdzenie bezczynności, obowiązek poniesienia kosztów postępowania oraz negatywna ocena niewykonania art. 36 § 1 k.p.a. stanowią wystarczającą reakcję na stwierdzone naruszenie. Dlatego w części obejmującej żądanie wymierzenia grzywny skarga podlegała oddaleniu na podstawie art. 151 p.p.s.a.
O kosztach postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 200 i art. 205 p.p.s.a., mając na uwadze, że skarga była zasadna co do jej zasadniczego przedmiotu, tj. stwierdzenia bezczynności organu.