Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiuz 9 lipca 2026 r., sygn. akt III SA/Wr 256/25

Uzasadnienie

Uzasadnienie:

W dniu 26 marca 2025 r. Prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu (dalej jako: Prezes SO) ogłosił konkurs na stanowisko [...] pod sygnaturą [...]. W odpowiedzi na ogłoszenie, A. W. (dalej jako: skarżąca) w dniu 4 kwietnia 2025 r. zgłosiła się do konkursu na stanowisko [...] składając wniosek o zatrudnienie na wskazanym stanowisku wraz z załącznikami.

W dniu 18 kwietnia 2025 r. Prezes SO opublikował listę kandydatów dopuszczonych do części pisemnej konkursu na [...]. Skarżąca nie została dopuszczona do udziału w konkursie. Pod listą kandydatów wskazano jej imię i nazwisko wraz z podaniem przyczyny niedopuszczenia do udziału w konkursie - brak podpisanej klauzuli informacyjnej dla kandydatów na pracowników, wymaganej w ogłoszeniu.

W dniu 22 kwietnia 2025 r. skarżąca złożyła wniosek o dopuszczenie do części pisemnej konkursu na [...] wraz z wnioskiem o umożliwienie jej uzupełnienia braku formalnego.

Prezes SO w piśmie z dnia 24 kwietnia 2025 r. odmówił skarżącej dopuszczenia do konkursu na [...] przez niespełnienie wymogów formalnych zawartych w ogłoszeniu z dnia 26 marca 2025 r.

W dniu 16 maja 2025 r. skarżąca złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu zarzucając naruszenie:

1. 1. przepisów prawa materialnego przez jego błędne zastosowanie, tj.
2. - § 2 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 marca 2012 r. w sprawie przeprowadzenia konkursu na stanowisko [...] (Dz.U. z 2023 r., poz. 2546)- dalej: rozporządzenie MS, poprzez jego niezastosowanie i umieszczenie w ogłoszeniu o konkursie na [...] wymaganych dokumentów niewymienionych w § 3 ust. 1 powołanego rozporządzenia;
3. - § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia MS poprzez jego błędną wykładnię i przyjęcie, że kandydat na [...] obowiązany jest spełnić inne niż wymienione w § 3 ust. 1 tegoż rozporządzenia oraz w art. 149 § 1 i 1a ustawy z 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. tj. z 2024 r., poz. 334) – dalej: p.u.s.p., wymagania formalne i w konsekwencji niedopuszczenie skarżącej do konkursu przeprowadzanego w dniu 28 kwietnia 2025 r.;
4. 2. przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy:
5. - art. 64 § 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. t.j. z 2024 r., poz. 572) - dalej: k.p.a. poprzez niezastosowanie i niewezwanie skarżącej do uzupełnienia braków formalnych zgłoszenia do konkursu na [...].

W skardze wniosła o stwierdzenie bezskuteczności czynności Prezesa SO we Wrocławiu z dnia 18 kwietnia 2025 r. oraz 24 kwietnia 2025 r. odmawiającej dopuszczenia skarżącej do konkursu na [...] w dniu 28 kwietnia 2025 r., oraz o stwierdzenie nieważności przeprowadzonego w dniu 28 kwietnia 2025 r. konkursu na [...] w SO we Wrocławiu.

W uzasadnieniu skarżąca wskazywała, że wymieniona w ogłoszeniu o konkursie na [...] w ust. 3 pkt 7 klauzula informacyjna nie jest dokumentem/oświadczeniem wymienionym jako dokument wymagany w przepisach prawa do przedłożenia przez kandydata wraz z ogłoszeniem. Zgodnie bowiem z treścią § 2 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia MS, ogłoszenie o konkursie powinno zawierać określenie wymaganych dokumentów, o których mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia. Skarżąca zaznaczyła, iż przytoczony przepis wprost wskazuje, że katalog wymaganych dokumentów w nim zawarty jest katalogiem zamkniętym. W rozumieniu skarżącej oznacza to, że łącznie ze spełnieniem przesłanek z art. 149 § 1 p.u.s.p., brak jest podstaw prawnych do żądania od kandydatów dokumentów i oświadczeń niewymienionych w powołanym rozporządzeniu, a w szczególności do niedopuszczenia do części pisemnej konkursu. Tym samym brak było podstawy prawnej do odmowy dopuszczenie jej do udziału w konkursie z powodu wskazanego pod listą kandydatów.

Ponadto strona skarżąca wskazała, że już po zbadaniu treści owej klauzuli informacyjnej doszła do przekonania, że w dokumentach dołączonych do zgłoszenia (CV oraz oświadczenia kandydata) znajdują się oświadczenia o tożsamej treści, co wymagana klauzula informacyjna. Klauzula ta stanowi nic innego jak klauzulę RODO w przedmiocie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych. Skarżąca zauważyła, że gdyby nie wyraziła takiej zgody to nie zostałaby wymieniona z imienia i nazwiska pod listą osób dopuszczonych do konkursu, ponieważ organ administracji nie mógłby wymienić jej z imienia i nazwiska.

Skarżąca niezależnie od powyższego wskazywała także, że procedura konkursowa prowadzona jest w trybie postępowania administracyjnego. W związku z czym organ zgodnie z art. 64 § 2 k.p.a. miał obowiązek wezwać ją do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Dlatego też przedłożyła do organu wniosek o umożliwienie uzupełnienia braku formalnego w postaci braku klauzuli informacyjnej dla pracowników.

W ocenie skarżącej Prezes SO przeprowadził weryfikację kandydatów do konkursu na stanowisko [...] z naruszeniem procedury konkursowej, w konsekwencji czego naruszony został nie tylko jej indywidualny interes, ale także konkurs został rozstrzygnięty i wyłoniony został kandydat, który został wybrany niezgodnie z przepisami prawa.

W odpowiedzi na skargę Prezes SO wniósł o jej oddalenie w całości. Odpowiadając na zarzuty Prezes SO argumentował, że lista dokumentów wskazanych w § 3 ust. 1 rozporządzenia nie ma charakteru katalogu zamkniętego, gdyż prawodawca nie posłużył się w nim sformułowaniem "wyłącznie".

Ponadto Prezes SO wskazał, iż wymóg przedłożenia odrębnego oświadczenia o zgodzie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz.U.UE.L.2016.119.1 z dnia 2016.05.04 – dalej jako: RODO, rozporządzenie 2016/679 oraz klauzuli informacyjnej dla kandydatów na pracowników (z art. 13 RODO) – wynika wprost z aktu wyższego rzędu niż rozporządzenie MS, to jest z powyższego rozporządzenia RODO. Brak sformalizowanej zgody uczestnika konkursu na przetwarzanie danych osobowych zgłaszającego się konkursu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO i brak podpisania klauzuli informacyjnej dla kandydatów na pracowników zgodnie z art. 13 RODO – w świetle ww. przepisów uniemożliwiał dopuszczenie skarżącej do konkursu.

Natomiast odnosząc się do zarzutu skarżącej dot. treści zapisów zawartych w CV i oświadczeniu kandydata, Prezes SO zauważył, iż istotnie odbiegają one od treści oświadczenia sformułowanego przez Inspektora Ochrony Danych Osobowych Sądu Okręgowego we Wrocławiu i nie zawierają treści opisanej w klauzuli informacyjnej dla kandydatów na pracowników (art. 13 RODO).

Odnosząc się do zarzutu naruszenia przepisów postępowania, Prezes SO stanowczo podkreślił, że procedura konkursowa została uregulowana całościowo w ustawie Prawo o ustroju sądów powszechnych oraz w rozporządzeniu o konkursie na stanowisko [...]. Akty te nie przewidują, zdaniem Prezesa SO, odpowiedniego stosowania art. 64 § 2 k.p.a. Tym samym organ nie miał żadnych podstaw prawnych do wzywania kandydatki do uzupełnienia braków formalnych po upływie terminu wskazanego w ogłoszeniu.

Na rozprawie w dniu 10 grudnia 2025 r. pełnomocnik strony skarżącej wskazał, że skarga dotyczy pisma organu z dnia 24 kwietnia 2025 r. o odmowie dopuszczenia do konkursu, ale też dotyczy sporządzenia listy kandydatów dopuszczonych do konkursu z dnia 18 kwietnia 2025 r. podkreślając, że w istocie odmową było już sporządzenie listy z dnia 18 kwietnia 2025 r. Zarządzeniem Przewodniczącego Wydziału III WSA we Wrocławiu, zmienionym zarządzeniem z 9 lipca 2025 r., rozdzielono skargę A. W. na: skargę na czynność Prezesa Sądu Okręgowego we Wrocławiu w przedmiocie nieumieszczenia A. W. na liście kandydatów dopuszczonych do konkursu na stanowisko [...] (sprawa pod sygnaturą III SA/Wr 504/25) oraz skargę na akt Prezesa Sądu Okręgowego we Wrocławiu w przedmiocie odmowy dopuszczenia do konkursu na stanowisko [...] sprawa pod sygnaturą III SA/Wr 256/25).

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu zważył, co następuje

Skarga zasługuje na uwzględnienie.

Stosownie do art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2026 r., poz. 143 ze zm.) kontrola działalności administracji publicznej jest sprawowana przez sądy administracyjne pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Natomiast zgodnie z art. 3 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm., dalej jako "p.p.s.a."), kontrola, o której mowa obejmuje orzekanie w sprawach skarg między innymi na inne niż decyzje i postanowienia akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Przedmiotem zaskarżenia w przedmiotowej sprawie jest akt Prezesa SO z 24 kwietnia 2025 r. w przedmiocie odmowy dopuszczenia skarżącej do konkursu na stanowisko [...].

Oceniając dopuszczalność skargi w tym przedmiocie Sąd podzielił stanowisko wyrażane przez sądy administracyjne w podobnych sprawach, iż czynność taka podlega zaskarżeniu do sądu administracyjnego. Postępowanie konkursowe zmierzające do wyłonienia kandydata na wolne stanowisko [...] w sądzie powszechnym jest postępowaniem z zakresu administracji publicznej, a czynności podejmowane w toku konkursu przez prezesa sądu są czynnościami z zakresu administracji publicznej.

Wymóg przeprowadzenia konkursu wynika z przepisów ustawy (art. 149a § 1 p.u.s.p.). Konkurs ma na celu wyłonienie kandydata o największej wiedzy i najwyższych umiejętnościach, predyspozycjach i zdolnościach ogólnych, niezbędnych do wykonywania obowiązków [...]. Procedura konkursowa uregulowana jest przepisami rozporządzenia MS. Powstały w związku z prowadzeniem konkursu stosunek między jego uczestnikami a organem administracji publicznej (prezesem sądu), nie jest oparty na zasadzie równorzędności podmiotów. Poprzez określone w trakcie postępowania konkursowego czynności, jak np. dopuszczenie i niedopuszczenie kandydata do konkursu, ustalenie i ogłoszenie listy kandydatów dopuszczonych do konkursu, zakwalifikowanie kandydata do zatrudnienia na podstawie wyników konkursu, organ administracji dokonuje władczych rozstrzygnięć (czynności). Są one aktami stosowania prawa i kształtują sytuację prawną uczestników konkursu.

Akty te są skierowane do zindywidualizowanego podmiotu i wyznaczają określoną sytuację prawną tego podmiotu w zakresie uprawnień wynikających z przepisów prawa. Należy więc uznać, że postępowanie konkursowe zakończone ustaleniem jego wyników w sposób prawnie wiążący wpływa na sytuację prawną osób uczestniczących w konkursie. Wywołuje bowiem skutek, jaki wiąże się z wynikami konkursu, to jest możliwością objęcia określonego stanowiska w sądzie powszechnym, przy czym rekrutacja na te stanowisko odbywa się w sposób sformalizowany, wobec czego również informacja o wynikach konkursu podlega kontroli sadu administracyjnego (por. wyrok WSA we Białymstoku z 12 października 2023 r., sygn. akt II SA/Bk 593/23, wyrok WSA w Gdańsku z 26 czerwca 2025 r., sygn. akt III SA/Gd 166/25). Możliwe jest zatem zaskarżenie do sądu administracyjnego czynności dokonywanych w trakcie konkursu na wolne stanowisko [...].

Uprawnionym do wniesienia skargi jest każdy, kto ma w tym interes prawny, tj. którego uprawnień dotyczy zaskarżony akt lub czynność. Dotyczy to także kandydata nie dopuszczonego do konkursu, bowiem czynność prezesa sądu polegająca na nieumieszczeniu go na liście kandydatów dopuszczonych do konkursu na tym etapie ukształtowała jego sytuację prawną poprzez pozbawienie go prawa dalszego udziału w procedurze umożliwiającej objęcie stanowiska [...] (por. wyrok WSA w Lublinie z 22 grudnia 2014 r., sygn. akt III SA/Lu 61714). W rozpoznawanej sprawie skarżąca wobec wskazania jej na opublikowanej 18 kwietnia 2025 r. liście kandydatów dopuszczonych do konkursu na stanowisko [...] jako osoby, której nie dopuszczono do konkursu, zwróciła się do Prezesa SO dodatkowo pismem z 22 kwietnia 2025 r. o dopuszczenie jej do pisemnej części konkursu, w odpowiedzi otrzymując pismo Prezesa SO z 24 kwietnia 2025 r o odmowie dopuszczenia jej do konkursu na stanowisko [...].

Pismo to, zdaniem Sądu, należy potraktować jako akt, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4, bowiem załatwiał on wniosek skarżącej dotyczący jej uprawnień wynikających z przepisów prawa publicznego, w sprawie w której nie mają zastosowania przepisy k.p.a. (o czym niżej).

Art. 149 § 1 p.u.s.p., określa wymagania jakie powinien spełniać kandydat na [...]. Zgodnie z tym przepisem, w brzmieniu obowiązującym od 28 marca 2012 r., na stanowisko [...] może być mianowany ten, kto: posiada obywatelstwo polskie i korzysta z pełni praw cywilnych i obywatelskich, jest nieskazitelnego charakteru, ukończył wyższe studia prawnicze w Polsce i uzyskał tytuł magistra prawa lub zagraniczne uznane w Polsce, ukończył 24 lata (pkt 1-4), jak również ukończył aplikację ogólną prowadzoną przez Krajową Szkołę Sądownictwa i Prokuratury lub zdał egzamin sędziowski, prokuratorski, notarialny, adwokacki lub radcowski (pkt 5). Wybór [...] dokonywany jest w trybie konkursu, którego tryb przeprowadzenia określony został w rozporządzeniu MS.

Zgodnie z § 2 ww. aktu prezes sądu, w którym znajduje się wolne stanowisko [...], wyznacza termin i miejsce konkursu, a następnie informuje o konkursie co najmniej na 30 dni przed jego rozpoczęciem poprzez ogłoszenie, w którym określa m.in. wymagane dokumenty, o których mowa w § 3 ust.

1. 1. W myśl zaś art. 3 ust. 1 rozporządzenia, które mówią, że do zgłoszenia kandydat dołącza:
2. 1) wniosek o zatrudnienie na stanowisku [...];
3. 2) życiorys i informację o przebiegu kariery zawodowej;
4. 3) oryginał lub urzędowo poświadczony odpis dokumentu potwierdzającego uzyskanie pozytywnego wyniku z egzaminu sędziowskiego, prokuratorskiego, notarialnego, adwokackiego, radcowskiego lub referendarskiego albo oryginał lub urzędowo poświadczony odpis dyplomu ukończenia aplikacji ogólnej, aplikacji sędziowskiej lub aplikacji prokuratorskiej;
5. 4) 3 aktualne fotografie zgodne z wymaganiami stosowanymi przy wydawaniu dowodów osobistych.
6. 2. Do zgłoszenia kandydat może dołączyć dokumenty potwierdzające dodatkowe kwalifikacje i osiągnięcia.

Po sprawdzeniu, czy zgłoszenia spełniają wymogi formalne określone w § 3 ust. 1 oraz czy kandydaci odpowiadają wymaganiom określonym w art. 149 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych, prezes sądu ustala listę kandydatów dopuszczonych do konkursu i umieszcza ją w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie sądu oraz w Biuletynie Informacji Publicznej nie później niż na 7 dni przed terminem rozpoczęcia konkursu (§ 5 rozporządzenia MS).

W rozpoznawanej sprawie Prezes SO nie dopuścił skarżącej do udziału w konkursie przyjmując – błędnie, zdaniem tutejszego Sądu – że nieodesłanie przez skarżącą podpisanej klauzuli informacyjnej RODO stanowiło brak dopełnienia wymogu formalnego, o którym mowa w § 5 rozporządzenia i bezwzględną przeszkodę dla jej dalszego udziału w procedurze wymagającej przetwarzania danych osobowych, co musiało skutkować nieumieszczeniem jej na liście kandydatów dopuszczonych do konkursu. Dodatkowo w odpowiedzi na skargę podniesiono – również, zdaniem Sądu, błędnie – nieprzedłożenie przez skarżącą zgody na przetwarzanie danych osobowych sformułowanej dokładnie w sposób wskazany na stronie internetowej, do której odsyłało ogłoszenie o konkursie, także uniemożliwiał jej dalszy udział w procedurze konkursowej.

W pierwszej kolejności wskazać zatem należy, że działania Prezesa SO podejmowane w toku procedury konkursowej oraz formułowane przez niego wobec kandydatów wymogi wskazane w ogłoszeniu o konkursie należy oceniać w dwóch płaszczyznach: 1) jako działania organu, którym mowa w §2 rozporządzenia MS tj. organu właściwego do przeprowadzenia konkursu na stanowisko [...] oraz 2) jako podmiotu stosującego procedurę związaną ze zbieraniem i przetwarzaniem danych osobowych i zarazem administratora danych osobowych. Jego obowiązki w pierwszym z tych obszarów zostały określone przez przepisy p.u.s.p. oraz rozporządzenia MS, w drugim zaś wynikają z regulacji RODO. W odpowiedzi na skargę trafnie podniesiono, że organ przeprowadzający postępowanie konkursowe na stanowisko [...] jest obowiązany stosować wszystkie obowiązujące przepisy, a więc nie tylko zawarte w p.u.s.p. oraz wydanych na podstawie tej ustawy aktach wykonawczych, ale także m.in. przepisy ww. rozporządzenia 2016/679.

Skutki stosowania ww. regulacji należy jednak określić oddzielnie dla każdego ze wskazanych obszarów. Czym innym jest bowiem niespełnienie przesłanek materialno prawnych lub proceduralnych warunków ubiegania się o stanowisko [...], a czym innym niezapewnienie organizatorowi konkursu możliwości zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych. Nabór na stanowisko [...] jest sformalizowaną procedurą, w której od kandydatów oczekuje się spełnienia ściśle określonych przesłanek materialnoprawnych (wskazanych w p.u.s.p.) oraz przedstawienia konkretnych dokumentów potwierdzających ich spełnienie (§ 3 rozporządzenia MS) i umożliwiających wybór najlepszego kandydata oraz jego zatrudnienie. Konieczność dochowania warunków legalnego przetwarzania danych osobowych dotyczy natomiast każdej procedury związanej z ich przetwarzaniem, w tym każdego otwartego konkursu oraz naboru na określone stanowisko, różne mogą być co najwyżej podstawy przetwarzania poszczególnych rodzajów tych danych, z czym mogą wiązać się dodatkowe warunki, jak np. pozyskanie zgody osoby, której dane dotyczą.

Zatem regulacje dotyczące konkretnego konkursu będą determinowały podstawy, na jakich dane są przetwarzane oraz i zakres ich przetwarzania, a dochowanie tych warunków należy oceniać przez pryzmat przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, a nie regulacji określających wymogi i tryb, na jakich dochodzi do zatrudnienia na danym stanowisku. W tym sensie spełnienie wymogów wynikających z rozporządzenia RODO ma walor pierwotny i dalej idący w stosunku do wymogów formalnych wynikających z rozporządzenia MS, jako że brak możliwości zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych de facto uniemożliwia w ogóle udział kandydata w postępowaniu konkursowym, a w konsekwencji także ocenę spełnienia przez niego stawianych mu w tym postępowaniu wymagań merytorycznych i formalnych, wynikających z p.u.s.p. i rozporządzenia MS.

Sąd podziela pogląd Prezesa SO, iż regulacje rozporządzenia MS mają charakter kompletny, tj. całościowo regulują procedurę naboru na stanowisko [...], co oznacza również, że nie mają w niej zastosowania przepisy k.p.a., w tym także regulacje dotyczące m.in. wezwania o uzupełnienia braków formalnych dokumentów w trybie art. 64 k.p.a. Potwierdza to brzmienie § 5 ust.2 rozporządzenia MS, z którego wynika, że sporządzenie listy kandydatów dopuszczonych do konkursu następuje bezpośrednio po kontroli formalnej zgłoszeń, a na listę zostają wpisani kandydaci, których zgłoszenia spełniają wymogi formalne, określone w § 3 ww. rozporządzenia. Uzasadnia to także sam charakter tej procedury, która jest w założeniu postępowaniem konkursowym, opartym na rywalizacji kandydatów, wobec czego istotne jest zapewnienie w niej równości szans kandydatów, bezstronności i obiektywizmu. W przypadku postępowań toczących się w trybie konkursu w sprzeczności z taką formułą stałaby ingerencja przeprowadzającego konkurs w treść składanych ofert i wezwanie do ich uzupełnienia lub poprawienia (vide wyrok NSA z 12 maja 2020 r., sygn. akt I OSK 1032/19 w sprawie dotyczącej konkursu na stanowisko dyrektora szkoły).

Konkursowy charakter procedury naboru na stanowisko [...], w której nie znajdują zastosowania przepisy k.p.a. przesądza też o tym, że po upływie wskazanego w ogłoszeniu terminu na składanie dokumentów, również w przypadku jakichkolwiek dokumentów innych, niż wskazane w rozporządzeniu MS, nie ma możliwości ich uzupełniania, skoro ogłoszenie tego nie przewiduje.

Brzmienie przywołanego przepisu § 5 rozporządzenia MS jest, zdaniem Sądu, jednoznaczne i wynika z niego, że pojęcie "wymogów formalnych" oraz związany z ich spełnieniem skutek w postaci umieszczenia nazwiska kandydata na liście kandydatów dopuszczonych do konkursu, należy odnosić wyłącznie do dokumentów enumeratywnie wymienionych w § 3 tego rozporządzenia. Kompletność regulacji dotyczących konkursu na stanowisko [...] trzeba rozumieć także jako niedopuszczalność wprowadzania żadnych dodatkowych warunków – materialnych czy proceduralnych, których niedochowanie można byłoby uznać za "brak formalny", o którym mowa w § 5 rozporządzenia MS.

W rozpoznawanej sprawie Prezes SO w ogłoszeniu o konkursie (pkt.3) wśród wymaganych dokumentów, poza dokumentami wymienionymi w § 3 rozporządzenia MS wymienił także:

1. a) oświadczenie kandydata, że posiada obywatelstwo polskie i korzysta z pełni praw cywilnych i obywatelskich (przesłanka z art. 149 u.s.p.),
2. b) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z klauzulą informacyjną na potrzeby rekrutacji oraz przyszłej rekrutacji (dotyczy ewentualnej listy rezerwowej) - dokumenty do pobrania ze strony internetowej Sądu Okręgowego we Wrocławiu).

Sformalizowana wersja ww. zgody na przetwarzanie danych osobowych dostępna pod udostępnionym w ogłoszeniu linkiem miała brzmienie: "Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a - Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady - w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Sąd Okręgowy we Wrocławiu, w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacji". Zgodnie z treścią ogłoszenia, wszystkie składane dokumenty i oświadczenia winny być własnoręcznie podpisane przez kandydata. Treść ww. klauzuli informacyjnej została ponadto umieszczona w ogłoszeniu o konkursie.

W kontekście poczynionych powyżej uwag, dokumenty wymienione w pkt b) nie mogły być uznane za wymogi formalne konkursu na stanowisko [...], o których mowa w § 3 rozporządzenia MS, których dopełnienie podlegało sprawdzeniu zgodnie z dyspozycją § 5 ust. 2 tego aktu. Natomiast jeśli rzeczywiście w świetle przepisów rozporządzenia RODO konieczne byłoby np. uzyskanie zgody kandydata na [...] na przetwarzanie jego danych osobowych (o czym niżej), a zgody takiej organizator nie uzyskał, to osoba taka de facto nie mogłaby zostać umieszczona na liście kandydatów dopuszczonych do konkursu, nawet jeśli jej zgłoszenie spełniałoby wymogi formalne, określone w § 3 rozporządzenia MS. Podstawą takiego działania nie byłby jednak wówczas § 5 ust.2 i 3 rozporządzenia MS, ale przepisy rozporządzenia 2016/679, a taka osoba nie mogłyby w ogóle zostać wskazana na liście z imienia i nazwiska jako niedopuszczona do konkursu.

Podobnie za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych należałoby uznać umieszczenie imienia i nazwiska kandydata wśród osób wymienionych na liście jako niedopuszczone do konkursu w przypadku, gdyby jego organizator nie mógł legalnie przetwarzać danych osobowych kandydata wobec niewypełnienia obowiązku informacyjnego (art. 13 RODO). Imienne wskazanie na liście przez Prezesa SO osób, które nie zostały dopuszczone do dalszego udziału w konkursie mogło obejmować kandydatów, których podania nie odpowiadały wymogom formalnym z § 3 rozporządzenia MS, ale w odniesieniu do których zostały zagwarantowane warunki zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.

W dalszej kolejności konieczne jest zatem wyjaśnienie, czy wskazane przez Prezesa SO w ogłoszeniu o konkursie wymogi przedłożenia podpisanej klauzuli informacyjnej oraz zgody na przetwarzanie danych osobowych (według formuły wskazanej na stronie internetowej Sądu Okręgowego) rzeczywiście były niezbędne i konieczne dla zapewnienia legalnego przetwarzania danych osobowych skarżącej w ramach konkursu. Należy bowiem stanowczo opowiedzieć się przeciwko dopuszczalności formułowania przez poszczególnych prezesów sądów jakichkolwiek dodatkowych warunków udziału w konkursie ponad te, które wyartykułowano w regulacjach odnoszących się do postępowania konkursowego na stanowisko [...] oraz ponad te, które wynikają z innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa, stosowanych w tym postępowaniu. Swoboda kształtowania przez prezesa sądu zarówno przebiegu postępowania konkursowego, jak i wymogów stawianych kandydatom jest bardzo ograniczona w porównaniu do zwykłego pracodawcy prowadzącego rekrutację lub organizatora innego konkursu.

Stanowisko [...] wiąże się ze sprawowaniem funkcji publicznej wobec czego również warunki dostępu do tego stanowiska zostały ściśle określone przez ustawodawcę i powinna je cechować jednolitość nie tylko na poziomie danego konkursu (równość szans kandydatów w konkretnym postępowaniu), ale również na poziomie ogólnokrajowym (równość i przejrzystość w dostępie do stanowisk publicznych). Wszelkie zatem ich ewentualne modyfikacje, w tym wprowadzenie nowych lub zaostrzenie warunków, powinny mieć miejsce jedynie gdy wymagają tego inne obowiązujące przepisy i tylko w zakresie z tych przepisów wynikającym. W przeciwnym razie trzeba by było przyjąć, że dopuszczalne jest zróżnicowanie warunków udziału w konkursie na [...] w poszczególnych sądach, w zależności od tego jakie dodatkowe wymogi, w stosunku do określonych w p.u.s.p. i rozporządzeniu MS, zostały wskazane jako obligatoryjne przez prezesów sądów prowadzących postępowania konkursowe – co uderza w zasady wyrażone w art. 2 i 7 Konstytucji.

Wprowadzone przepisami rozporządzenia RODO restrykcyjne zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych (w tym odnoszące się do zgody oraz obowiązku informacyjnego) mają służyć ochronie interesu osób, których dane te dotyczą. Potrzebą tej ochrony nie mogą jednak być uzasadniane działania wykraczające poza to co jest niezbędne dla jej zapewniania, a mogące jednocześnie prowadzić do nieuzasadnionego ograniczenia dostępu do udziału w postępowaniach dotyczących stanowisk związanych z pełnieniem funkcji publicznych. Dotyczy to także żądania od osoby, której dane dotyczą, przedkładania dodatkowych dokumentów jak zgody czy oświadczenia "na wszelki wypadek" lub w celu dodatkowego zabezpieczenia się adminstratora danych, jeśli taka konieczność nie wynika z RODO. Innymi słowy, do udziału w konkursie na [...] powinna zostać dopuszczona każda osoba, która spełnia warunki wynikające z art. 149 p.u.s.p., która w terminie wyznaczonym zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia MS przedłożyła dokumenty, o których mowa w § 3 ust.1 tego rozporządzenia i której dane mogą być legalnie przetwarzane w świetle przepisów RODO – na takich samych zasadach w całym kraju.

W rozpoznawanej sprawie osią sporu jest to, czy dopuszczalne było żądanie od kandydatów w konkursie prowadzonym pod sygnaturą [...] przedłożenia dokumentów wymienionych w pkt IIIa ppkt 7 Ogłoszenia z dnia 25 marca 2025 r. ze skutkiem niedopuszczenia kandydata do udziału w konkursie w razie ich nieprzedłożenia. W świetle poczynionych wyżej uwag konieczna jest zatem ocena, czy – biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy, dokumentację konkursową, w tym dokumenty złożone w konkursie przez skarżącą - Prezes SO istotnie nie miał możliwości przetwarzania jej danych osobowych i umożliwienia jej w związku z tym udziału w procedurze konkursowej.

Zasady, na jakich dopuszczalne jest zbieranie i przetwarzanie danych osobowych oraz obowiązki ciążące w związku z tymi działaniami na administratorze danych osobowych zostały uregulowane w rozporządzeniu 2016/679. Zawarte tam normy prawne stanowią prawo bezpośrednio obowiązujące w krajowym porządku prawnym i obowiązek ich stosowania ciąży na każdym podmiocie będącym administratorem danych osobowych w związku z podjętą procedurą, w ramach której zbierane są i przetwarzane dane osobowe.

W art. 5 ust. 1 RODO wśród podstawowych zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych wskazano (w pkt a i b) na obowiązek przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą ("zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość") oraz zbierania w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Ponadto zgodnie z zasadą rozliczalności wyrażoną w art. 5 ust. 2 RODO administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie. Realizacja powyższych zasad w procesie rekrutacji, a także naboru na stanowisko publiczne w drodze konkursu, odbywa się m.in. poprzez zapewnienie odpowiedniej podstawy przetwarzania danych osobowych (art. 6 RODO) oraz wykonanie tzw. obowiązku informacyjnego (art. 13 RODO).

Zgodnie z art. 6 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

1. a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
2. b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
3. c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
4. d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
5. e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
6. f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Jak wynika wprost z treści tego przepisu i co podkreśla się w literaturze przedmiotu, wskazane w tym przepisie przesłanki mają charakter samoistny, autonomiczny i niezależny, tzn. dla uznania przetwarzania danych za prawnie dopuszczalne wystarczy istnienie jednej z nich. Zasadniczo przesłanki te mają charakter równoważny, tzn. dla dopuszczalności przetwarzania nie jest istotne, w oparciu o którą podstawę dokonywane jest przetwarzanie danych. Jednak wśród przesłanek szczególne znaczenie odgrywają przesłanki zgody i wypełnienia obowiązku prawnego. Zgoda osoby, której dane dotyczą, stanowi więc tylko jedną z prawnie dopuszczalnych podstaw zbierania i przetwarzania danych osobowych (Fajgielski Paweł, Komentarz do rozporządzenia nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych.

Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. III WKP 2025). Jak się zarazem wskazuje, w przypadku przetwarzania danych w celu wypełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa przyjmuje się, że tę przesłankę należy stosować przed innymi przesłankami, z uwagi na prymat przepisów szczególnych. Przetwarzanie danych w oparciu o konkretną podstawę prawną pociąga za sobą określone konsekwencje, które mogą być różne w odniesieniu do poszczególnych przesłanek. Dla dopuszczalności przetwarzania danych nie ma znaczenia, czy przetwarzanie jest legalizowane przez jedną z przesłanek, czy też przez kilka z nich (por. J. Barta, P. Fajgielski, R. Markiewicz, Ochrona danych osobowych..., s. 400).

W rozpoznawanej sprawie Prezes SO był podmiotem zbierającym i przetwarzającym dane osobowe skarżącej (oraz ich administratorem) w związku ze zgłoszeniem przez nią swojej kandydatury w konkursie na stanowisko [...], co wiązało się z koniecznością przedłożenia dokumentów zawierających dane objęte ochroną w rozumieniu rozporządzenia 2016/679. Podstawą zbierania i przetwarzania danych jest w takim wypadku co do zasady art. 6 ust. 1 pkt b i c) ww. rozporządzenia – jako że ma to miejsce w celu zapewnienia kandydatowi udziału w konkursie oraz ewentualnie jego dalszego zatrudnienia, a z regulacji p.u.s.p. oraz rozporządzenia MS wynika, że wymogiem uczestnictwa w konkursie i wyboru na stanowisko [...] jest podanie ściśle określonych informacji zawierających dane osobowe. To, że właśnie powyższe przepisy oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO (a nie art. 6 ust. 1 pkt a) są właściwą podstawą, na jakiej Prezes SO był upoważniony i zobowiązany do przetwarzania danych kandydatów potwierdza zresztą sama treść klauzuli informacyjnej RODO, zamieszczonej w ogłoszeniu o konkursie (pkt III klauzuli).

W przypadku podania przez kandydata dodatkowo innych danych osobowych, niż niezbędne w świetle przepisów normujących rekrutację (w tym przypadku regulacji p.u.s.p. oraz rozporządzania MS, a w pewnym zakresie także Kodeksu pracy), w szczególności danych tzw. wrażliwych (art. 9 ust. 1), konieczne może być uzyskanie jego zgody na ich przetwarzanie (z wyłączeniem przypadków wskazanych w art. 9 ust.2). Dotyczy to także przetwarzania zgody w celu innym niż potrzeby danego konkursu - np. przyszłych rekrutacji. Warunki, jakie powinna spełniać taka zgoda, wynikają z przepisów rozporządzenia, w tym jego motywów.

Dodatkowo można posiłkować się wytycznymi wydanymi w tym zakresie przez Europejską Radę Ochrony Danych (Wytyczne 05/2020 dotyczące zgody na mocy rozporządzenia 2016/679 – Wersja 1.1. z dnia 4 maja 2020 r.). I tak w art. 4 pkt 11) RODO zdefiniowano zgodę osoby, której dane dotyczą jako "dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych". W motywie 32 preambuły ww. rozporządzenia wskazano ponadto, że "Zgoda powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, która wyraża odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie osoby, których dane dotyczą, na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych i która ma na przykład formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia. (...) Zgoda powinna dotyczyć wszystkich czynności przetwarzania dokonywanych w tym samym celu lub w tych samych celach.

Jeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda na wszystkie te cele". W wytycznych 05/2020 dotyczących zgody na mocy rozporządzenia 2016/79 zostało określone, że obowiązek wyrażenia zgody na wykorzystywanie danych osobowych w sposób wykraczający poza niezbędne minimum ogranicza przysługującą osobie, której dane dotyczą, możliwość wyboru i uniemożliwia wyrażenie dobrowolnej zgody. Ponieważ celem prawa w dziedzinie ochrony danych jest ochrona praw podstawowych, kontrola osoby fizycznej nad jej danymi osobowymi jest kluczowa, przy czym istnieje silne domniemanie, że zgody na przetwarzanie danych osobowych, która nie jest konieczna, nie można postrzegać jako obowiązkowego świadczenia w zamian za wykonanie umowy lub świadczenie usługi.

W kontekście powyższego wskazać należy, że niezależnie od wskazanych w pkt b i c art. 6 ust. 1 oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO legalnych postaw przetwarzania danych osobowych skarżącej Prezes SO dysponował także oświadczeniami Kandydatki o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, złożonymi: 1) pod kwestionariuszem osobowym, 2) w dokumencie zatytułowanym "OŚWIADCZENIA KANDYDATA". W ocenie Sądu, wbrew temu co podniesiono w odpowiedzi na skargę, nie ma znaczenia, czy treść tych oświadczeń dokładnie pokrywa się z formułą przygotowaną przez inspektora ochrony danych osobowych oraz zawiera podstawy wskazane w klauzuli informacyjnej, o ile wypełniają one wskazane wyżej kryteria zgody według RODO. Prezes sądu, jako podmiot publiczny przeprowadzający procedurę konkursową i obowiązany do działania w niej na podstawie przepisów prawa musi zatem dokonać oceny złożonych oświadczeń w tym aspekcie biorąc pod uwagę i treść oraz kontekst, w jakim zostały złożone.

Okoliczność, że skarżąca w pismach dołączonych do kierowanego do Prezesa SO wniosku o zatrudnienie na stanowisku [...] z 4 kwietnia 2025 r. zwarła wyraźne twierdzenia "Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb rekrutacji (...)" pozwala, zdaniem Sądu, przyjąć, że ona udzieliła temu organowi w sposób dobrowolny, świadomy i jednoznaczny zgody, o jakiej mowa w art. 6 ust. 1 pkt a RODO na przetwarzanie jej danych osobowych w związku z przeprowadzanym konkursem.

Natomiast w rozpoznawanej sprawie, zgodnie klauzulą informacyjną oraz formułą zgody, do której odsyłało ogłoszenie o konkursie, pkt a) art. 6 ust. 1 RODO, (tj. zgoda kandydata) był podstawą przetwarzania danych jedynie dla celów przyszłej rekrutacji (i jak wynikało z ogłoszenia – na potrzeby sporządzenia listy rezerwowej). W oświadczeniu Kandydatki z 4 kwietnia 2025 r. zawartym w pkt. g) dokumentu "OŚWIADCZENIA KANDYDATA" zawarto zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych "na potrzeby rekrutacji oraz przyszłej rekrutacji". Celu w postaci przyszłej rekrutacji nie wskazano zaś w oświadczeniu o zgodzie zawartym pod kwestionariuszem osobowym – co mogło wzbudzić wątpliwości Prezesa SO co do zakresu wyrażonej zgody, tj. tego, czy obejmowała ona także udział w przyszłych rekrutacjach. Powyższe nie ma jednak znaczenia dla oceny zgodności z prawem czynności Prezesa SO w niniejszej sprawie. Wyrażenie zgody na udział w przyszłych rekrutacjach lub umieszczenie na liście rezerwowej nie może w żadnym wypadku stanowić warunku formalnego dopuszczenia kandydata na [...] do udziału w konkretnym konkursie, w którym zgłosił już swoją kandydaturę.

Zgoda na dalsze przetwarzanie danych osobowych w celu niezwiązanym z procedurą w której są udostępniane musi być, jak już podkreślono, dobrowolna. Stworzenie więc z takiej zgody bezwzględnego warunku udziału w konkretnym postępowaniu konkursowym niweluje jej dobrowolność. Niewątpliwie posiadanie zgody kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych stanowi ułatwienie dla Prezesa SO i może usprawniać przeprowadzenie przyszłych postępowań - wobec czego w ogłoszeniu o konkursie tego rodzaju oświadczenia mogą być ewentualnie wymienione w ogłoszeniu wśród dodatkowych, nieobligatoryjnych dokumentów. Przedłożenie ich nie powinno natomiast stanowić wymogu ograniczającego możliwość ubiegania się o stanowisko w konkursie, w którym zgłaszana jest kandydatura.

Tym samym brak było, zdaniem Sądu, podstaw do przyjęcia w niniejszej sprawie, że w oparciu o przedłożone przez skarżącą dokumenty i w ramach przeprowadzanego konkursu Prezes SO nie dysponował możliwością przetwarzania danych osobowych skarżącej w oparciu o podstawy wskazane w art. 6 ust. 1 oraz 9 ust. 2 pkt b RODO.

Kolejnym dokumentem, do którego przedłożenia zobowiązywało potencjalnych kandydatów na [...] sądowych Ogłoszenie o konkursie, była podpisana przez nich klauzula informacyjna.

Wskazana przez Prezesa SO w ogłoszeniu o konkursie klauzula informacyjna stanowi wypełnienie obowiązku informacyjnego, jaki spoczywał na nim zgodnie z art. 13 RODO jako na administratorze danych osobowych zbieranych od osoby, której dane dotyczą. Przepis ten nakazuje adminstratorowi danych podanie tej osobie, podczas pozyskiwania danych osobowych wszystkich objętych ochroną informacji wymienionych w ust. 1 pkt a-f oraz w ust. 2, a dotyczących: jego tożsamości i danych kontaktowych oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamości i danych kontaktowych swojego przedstawiciela; gdy ma to zastosowanie - danych kontaktowych inspektora ochrony danych; celów przetwarzania danych osobowych, oraz podstawy prawnej przetwarzania; okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteriach ustalania tego okresu; prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych; jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) - informacji o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem; o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego; informacji, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych; informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, informacji o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją oraz gdy ma to zastosowanie - informacji o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

Obowiązek informacyjny przy przetwarzaniu danych jest ściśle związany z jednym z uprawnień składających się na prawo do ochrony danych osobowych – uprawnieniem osoby, której dane dotyczą, do "bycia poinformowanym" o fakcie i okolicznościach przetwarzania danych. Podmiot danych powinien wiedzieć (móc się dowiedzieć) o tym, że administrator przetwarza (zamierza przetwarzać) jego dane osobowe, gdyż tego rodzaju wiedza pozwala na decydowanie o przetwarzaniu danych (prawo do informacyjnego samookreślenia), daje także możliwość reagowania w sytuacjach, gdy przetwarzanie odbywa się z naruszeniem prawa. Uprawnienie do uzyskania informacji o przetwarzaniu warunkuje możliwość korzystania z innych uprawnień przyznanych podmiotowi danych, gdyż tylko osoba poinformowana może domagać się skorygowania nieprawidłowych danych, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych bądź skorzystać z innych uprawnień przyznanych jej w przepisach o ochronie danych.

Osoba pozbawiona możliwości uzyskania informacji o przetwarzaniu danych jej dotyczących nie wie o fakcie (bądź zamiarze) przetwarzania danych, a co za tym idzie – nie jest w stanie zareagować i korzystać z przysługujących jej uprawnień. Nałożone na administratora obowiązki informacyjne i odpowiadające im po stronie podmiotu danych uprawnienia informacyjne stanowią przejaw realizacji zasady przejrzystości przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą, określonej w art. 5 ust. 1 lit. a (...). Obowiązek informacyjny przy zbieraniu danych od osoby, której dane dotyczą, nie ma charakteru bezwzględnego i podlega ograniczeniu. Przepis ust. 4 komentowanego artykułu przewiduje jeden wyjątek – administrator nie musi informować osoby, której dane dotyczą, w sytuacji gdy osoba ta dysponuje już informacjami, które miałyby zostać jej przekazane. Oznacza to, że administrator może odstąpić od informowania przy zbieraniu danych od osoby, której dane dotyczą, jeśli jest w stanie wykazać, że osoba ta zna już wszystkie informacje, które miałyby zostać jej przekazane (Fajgielski Paweł, Komentarz do rozporządzenia nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. III, opublikowano: WKP 2025).

Wykonanie spoczywającego na administratorze danych obowiązku informacyjnego, aby realizowało zasadę przejrzystości, powinno następować zgodnie z motywem 39 oraz art. 12 RODO. Informacja o przetwarzaniu danych winna być zatem przekazana w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, na piśmie lub w inny sposób. W przepisach RODO nie narzucono konkretnej formy lub sposobu przekazywania tych informacji ograniczając się w art. 12 RODO do wskazania, że administrator danych osobowych podejmuje w tym celu "odpowienie środki". O ile podstawową pozostaje forma pisemna podania informacji, o których mowa w art. 13, RODO zezwala również na stosowanie innych, nieokreślonych "środków", w tym środków elektronicznych. Jak wskazywano w wytycznych Grupy Roboczej art. 29 w sprawie przejrzystości na mocy rozporządzenia 2016/679 z 29 listopada 2017 r., w przypadku działania poprzez stronę internetową zaleca się stosowanie warstwowych oświadczeń/informacji o prywatności, które pozwalają osobom odwiedzającym stronę internetową na nawigowanie do konkretnych aspektów właściwego oświadczenia/informacji o prywatności, którymi są one najbardziej zainteresowane Jednakże całość informacji skierowanej do osób, których dane dotyczą, powinna być również dostępna dla nich w jednym miejscu lub jednym kompletnym dokumencie (albo w formacie cyfrowym, albo papierowym), do którego osoby, których dane dotyczą, mają łatwy dostęp, jeśli chcą skonsultować całą informację do nich skierowaną.

Takie podejście warstwowe nie ogranicza się przy tym wyłącznie do elektronicznych środków dostarczania informacji do osób, których dane dotyczą, ale może być również wykorzystane poprzez zastosowanie kombinacji metod, w celu zagwarantowania przejrzystości w odniesieniu do przetwarzania. Łatwość dostępu do informacji oznacza z kolei, że osoba której dane dotyczą, nie powinna być zmuszona do poszukiwania informacji. Powinno być dla niej natychmiast oczywiste, gdzie i w jaki sposób taka informacja może być dostępna. Przykładem będzie bezpośrednie dostarczenie jej informacji, ale także dostarczenie linka do informacji, jej jasne oznaczenie lub udzielenie odpowiedzi na zapytanie sformułowane zwykłym językiem (na przykład w warstwowym oświadczeniu/informacji dotyczącej prywatności online). Chodzi o to, by dobranie metody dostarczenia informacji było odpowiednie dla właściwych okoliczności tj. sposobu interakcji między administratorem danych a osobą, której dane dotyczą.

Zgodnie ze wspomnianą zasadą rozliczalności wykazanie dopełnienia obowiązku informacyjnego obciąża administratora danych osobowych. Ocena, czy wywiązał się on z tego obowiązku nie opiera się na ustaleniu, czy osoba, do której skierowana była ta informacja faktycznie się z nią zapoznała. RODO nie wymaga również od osoby, której dane osobowe są przetwarzane, potwierdzenia przez nią faktu jej otrzymania i zapoznania się z jej treścią (np. poprzez podpisanie dostarczonej jej klauzuli informacyjnej). Kluczowe z punktu widzenia zasady rozliczalności jest natomiast zgromadzenie przez administratora danych dowodów, że doszło do podania wymaganych treści osobie, której dane dotyczą. Użyte w art. 13 RODO słowo "podanie" należy rozumieć w ten sposób, że to administrator danych musi podjąć aktywne kroki, aby osobie, której dane dotyczą udzielić informacji, o której mowa w tym przepisie lub aktywnie skierować tę osobę do miejsca, w którym informacja się znajduje (np. za pomocą bezpośredniego linku), a osoba, której dane dotyczą nie musi aktywnie poszukiwać informacji objętych tym przepisem wśród innych informacji (por. ust. 3 Wytycznych Grupy Roboczej art. 29.....).

Dowodem podania informacji w tym znaczeniu będzie więc nie tylko oświadczenie osoby, do której skierowana jest informacja na podstawie art. 13 RODO o jej otrzymaniu, ale także wszelkie inne ślady procesu komunikacji, potwierdzające że informację podano w sposób zapewniający możliwość zapoznania się z nią.

Przenosząc powyższe uwagi na grunt rozpoznawanej sprawy Sąd stoi na stanowisku, że w przypadku informacji skierowanej na podstawie art. 13 RODO do kandydatów w konkursie sygn. [...]. na stanowisko [...] w Sądzie Okręgowym we Wrocławiu nie było konieczności żądania od kandydatów przedłożenia wydrukowanej i podpisanej przez nich treści ww. klauzuli. W ogłoszeniu o konkursie poza tym, że umieszczono link odsyłający do pełnej treści powyższej klauzuli informacyjnej (w części dotyczącej składanych dokumentów), została ona w całości zawarta w treści samego ogłoszenia w części "Klauzula informacyjna dla kandydatów na pracowników" i zawierała informacje wymagane zgodnie z art. 13 RODO. W sytuacji, gdy zgłoszenia kandydatów składane są na podstawie powyższego ogłoszenia taki sposób podania informacji należy, zdaniem Sądu, uznać za właściwy i adekwatny z punktu widzenia omawianych wcześniej wymogów wynikających z zasady przejrzystości, a także wystarczający z punktu widzenia zasady rozliczalności - skoro ogłoszenie jest publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej SO we Wrocławiu, na stronie internetowej tego Sadu.

Działanie takie jest też zgodne z ogólnie zalecanym przez UODO sposobem wykonania obowiązku informacyjnego w procesach rekrutacji (https://uodo.gov.pl/art-docs/7361.pdf). Niezależnie od powyższego można zauważyć, że nawet jeśli Prezes Sądu, wobec nieodesłania przez skarżącą podpisanej klauzuli informacyjnej, nadal miał wątpliwości co do udokumentowania obowiązku informacyjnego, można je było łatwo usunąć poprzez przesłanie tej kaluzuli skarżącej na wskazany przez nią adres elektroniczny, ewentualnie przekazanie jej na piśmie w inny sposób, skoro skarżąca jest jednocześnie pracownikiem Sądu Okręgowego we Wrocławiu.

Sąd zauważa jednocześnie, że o ile żądanie od osób biorących udział w procesie, w którym przetwarzane są ich dane osobowe, podpisania przez nich treści klauzuli informacyjnej (lub przesłania podpisanej klauzuli informacyjnej) może być postrzegane jako najprostszy i najpewniejszy sposób udokumentowania dopełnienia obowiązku informacyjnego, to należy ostrożnie podchodzić do takiej praktyki w przypadku w przypadku podmiotów wykonujących na podstawie przepisów prawa zadania publiczne, a w szczególności organów władzy i administracji publicznej. Również potrzeba udokumentowania realizacji obowiązku informacyjnego nie powinna bowiem prowadzić do takich działań ze strony prezesa sądu, które wprowadzałyby wobec osób zgłaszających kandydatury na [...] dodatkowe, potencjalnie blokujące ich udział w postępowaniu kwalifikacyjnym warunki, jeżeli w danych okolicznościach możliwe jest wykazanie spełnienia tego obowiązku bez ich wprowadzenia.

W rozpoznawanej sprawie to właśnie miało miejsce. Sam tylko konkursowy charakter tego postępowania - z założenia opartego na rywalizacji i tych samych zasadach wiążących wszystkich uczestników konkursu - nie mógł zatem stanowić wystarczającego uzasadnienia dla wyprowadzenia tak daleko idących skutków, jak wykluczenie z udziału z naborze, z uwagi na niedopełnienie przez kandydata wymogu, który w tych okolicznościach był w świetle RODO zbędny dla zapewnienia legalnego przetwarzania danych.

Reasumując, w rozpoznawanej sprawie Prezes SO wprowadzając w ogłoszeniu o konkursie na stanowisko [...] obowiązek przedłożenia podpisanej zgody na przetwarzanie danych dla potrzeb przyszłych procesów rekrutacji oraz wymóg przesłania podpisanej klauzuli informacyjnej, której treść zawarto bezpośrednio w ogłoszeniu, wprowadził dodatkowe warunki udziału w konkursie z powołaniem się na wymogi niewynikające faktycznie z przepisów RODO. Za nieuprawnione zatem należało uznać przypisanie tym warunkom charakteru obligatoryjnego, ze skutkiem w postaci wykluczenia z konkursu w razie ich niespełnienia. Nieprzedłożenie tych dokumentów nie mogło w tej sytuacji być podstawą niedopuszczenia kandydata do dalszego udziału w procedurze konkursowej. Brak tych dokumentów nie stanowił również braku formalnego, o którym mowa w § 5 ust.2 rozporządzenia MS.

Wobec zatem złożenia przez skarżącą, po opublikowaniu listy kandydatów dopuszczonych do konkursu na stanowisko [...] a przed jego przeprowadzeniem, wniosku o dopuszczenie jej do konkursu, Prezes SO nie miał podstaw do wydania skarżonego obecnie aktu odmowy. Ponieważ nie można wykluczyć wpływu odmowy dopuszczenia skarżącej do udziału w konkursie na stanowisko [...] na wynik postępowania konkursowego, spełnione zostały przesłanki uchylenia tego aktu na podstawie art. 146 p.p.s.a.

Wskazane naruszenie proceduralne nie mogło zarazem stanowić podstawy do stwierdzenia przez Sąd nieważności postępowania konkursowego. Wskazać w tym względzie należy, że sąd administracyjny dokonując kontroli legalności działań administracji publicznej działa w zakresie kognicji przewidzianym w art. 3 p.p.s.a. oraz wynikającym z wprost z innych ustaw oraz jest zobligowany i kompetentny jedynie do wydawania rozstrzygnięć przewidzianych w przepisach p.p.s.a. lub w przepisach szczególnych, z których wynika właściwość sądu administracyjnego do przeprowadzania takiej kontroli oraz został wskazany jej zakres. W odniesieniu do konkursu na stanowisko [...] brak jest regulacji prawnych przewidujących i umożliwiających unieważnienie zakończonego konkursu (m.in. wyrok NSA z 11 czerwca 2024 r., sygn. akt. IIIOSK 5033/21). W rozpoznawanej sprawie skarżąca nie wniosła skargi na czynność Prezesa SO w przedmiocie ogłoszenia wyników konkursu, zaś osoba, która wygrała konkurs została mianowana na stanowisko [...].

Brak jest zatem w niniejszej sprawie możliwości podważenia na drodze sądowoadministracyjnej wyników konkursu oraz aktu mianowania, natomiast w gestii sądu administracyjnego nie mieści się rozstrzyganie o roszczeniach dotyczących ewentualnych szkód poniesionych przez uczestników konkursu wskutek zaistniałych w nim uchybień proceduralnych.

Mając na uwadze powyższe, Sąd na podstawie art. 146 p.p.s.a. uchylił zaskarżony akt.

O kosztach orzeczono na podstawie art. 200 i 205 p.p.s.a.