Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowiez 28 lipca 2026 r., sygn. akt III SA/Kr 780/26

Uzasadnienie

Decyzją z dnia 23.04.2026 r. znak: WO-II.6231.1.2.2026, Wojewoda Małopolski, działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691, dalej: k.p.a.), art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 393; dalej: p.a.s.c.), po rozpatrzeniu odwołania K. M. (dalej: skarżący), utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w S. z dnia 5.02.2026 r. nr USC.5364.11.2026 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych.

Powyższe decyzje zostały wydane w następującym stanie faktycznym i prawnym.

Wnioskiem z dnia 11.11.2025 r. skarżący wystąpił do Urzędu Stanu Cywilnego w S. o udostępnienie akt stanu cywilnego do skanowania, tj. aktów stanu cywilnego spisanych od momentu założenia księgi do roku 1924 dla urodzeń oraz do roku 1944 dla małżeństw i zgonów. W uzasadnieniu wniosku skarżący podał, że celem wniosku jest publikacja serwisie Polskiego Towarzystwa Genealogicznego Skanoteka.

Decyzją z 5.02.2026 r. nr USC.5364.11.2025 organ I instancji odmówił udostępnienia akt stanu cywilnego do skanowania.

Po rozpatrzeniu odwołania skarżącego, decyzją z 23.04.2026 r. znak WO-II.6231.1.2.2026 Wojewoda Małopolski utrzymał w mocy opisaną wyżej decyzję organu I instancji.

Wojewoda Małopolski w uzasadnieniu wskazał, że podstawę orzekania w przedmiotowej sprawie stanowią przepisy – obowiązującej od 1 marca 2015 r. – ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego ("p.a.s.c."), która – zgodnie z dyspozycją art. 1 – reguluje zasady i tryb rejestracji stanu cywilnego oraz dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Należy więc wnioskować, iż wszystko to, co nie mieści się w kategorii "zasady i tryb rejestracji stanu cywilnego", dotyczy w istocie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego.

Z kolei w myśl przepisu art. 2 ust. 6 w związku z art. 2 ust. 5 p.a.s.c. odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego (w tym również czynności materialno – technicznej jaką jest udostępnienie aktu stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz udostępnienia aktu poprzez umożliwienie wykonania jego fotokopii), następuje w formie decyzji administracyjnej.

Dalej organ przywołał przepisy p.a.s.c. oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym.

Wskazano, że do uzyskania dostępu – na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – do aktów stanu cywilnego, sporządzonych w księgach stanu cywilnego, prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c., uprawniony jest każdy zainteresowany podmiot, pod warunkiem jednak, że w stosunku do tych ksiąg upłynęły okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. (upływ 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów, sporządzenie aktu zgonu lub zarejestrowanie informacji o zgonie osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego dla której upłynął okres przechowywania). Równocześnie nie powinno uchodzić uwadze, iż z tego samego przepisu (art. 128 ust 1 zd. drugie) wynika że, jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

Jednocześnie, w myśl art. 130 ust. 4 p.a.s.c., sporządzone w tych księgach akty nie mogą być przenoszone do rejestru stanu cywilnego. Nie budzi również wątpliwości fakt, że zgodnie z ogólnym uregulowaniem art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dostęp do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu, a ograniczenia w tym zakresie mogą nastąpić z przyczyn wskazanych w ww. ustawie.

Akty stanu cywilnego, sporządzone w księgach, dla których okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego jeszcze nie upłynął udostępniane są natomiast na zasadach określonych w p.a.s.c. Na podstawie art. 130 ust. 5 p.a.s.c. osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można zatem umożliwić nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego. Osobie uprawnionej do otrzymania odpisu aktu zgonu można ponadto umożliwić przeglądanie skorowidzów alfabetycznych aktu zgonu (art. 130 ust. 6 p.a.s.c.).

Sformułowanie przepisu art. 45 p.a.s.c. wskazuje zaś, iż odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych, dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań. U podstaw powyższego uregulowania, określającego w istocie krąg osób uprawnionych do uzyskania przewidzianych prawem dokumentów z rejestru stanu cywilnego, stoi zasada ograniczonej jawności aktów stanu cywilnego i dokumentów stanowiących podstawę ich sporządzenia – podyktowana koniecznością ochrony danych w tych dokumentach zawartych.

Z treści przepisu art. 130 ust. 5 p.a.s.c. wynika zatem, że do wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego, uprawniona jest każda osoba wymieniona wprost w art. 45 p.a.s.c.

Reasumując, w ocenie Wojewody, przez interes prawny, w przeciwieństwie do interesu faktycznego, rozumie się przyznany przepisami prawa materialnego zakres uprawnień podmiotu, kształtujący jego sytuację prawną (sferę indywidualnych praw i obowiązków).

Wniosek K. M. – w zakresie objętym zaskarżonym rozstrzygnięciem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w S. – jak już wskazano – dotyczył udostępnienia w trybie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach "(...) ksiąg metrykalnych w celu zeskanowania wszystkich akt stanu cywilnego znajdujących się w USC do roku 1924 włącznie dla urodzeń (...)

Jednocześnie, z dokumentacji przedmiotowej sprawy wynika, że wszystkie wskazane wyżej akty stanu cywilnego zostały sporządzone w księgach, które wchodzą w skład wyszczególnionych już wyżej ksiąg łączonych, przy czym dla ksiąg urodzeń nie upłynął jeszcze termin przechowywania, tj. 100 lat, liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi sporządzonej w danej łączonej księdze tj. od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono ostatni akt w księdze.

Jak natomiast wynika z treści art. 130 ust. 4 p.a.s.c., udostępnianie przez kierownika urzędu stanu cywilnego – na zasadach archiwalnych – aktów stanu cywilnego, sporządzonych w księgach stanu cywilnego, prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c., odbywa się po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. Tym samym, dopiero po upływie terminu przechowywania, co nastąpi: z dniem 31 grudnia 2045 r. – w przypadku księgi urodzeń prowadzonej w latach 1890-1945,

1. - wszystkie akty z danej księgi łączonej, jako podlegające przekazaniu do archiwum państwowego, będą mogły być udostępniane na zasadach archiwalnych przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w S., do czasu przekazania ich do Archiwum Państwowego – jeżeli dla każdej z osób, których akty urodzenia znajdują się w danej księdze sporządzono akt zgonu lub zarejestrowano informację o zgonie.

Do czasu ustalenia wyżej wymienionych okoliczności (o których mowa w art. 128 ust. 1a p.a.s.c.) wszystkie akty stanu cywilnego z tej księgi mogą być udostępniane tylko w trybie przewidzianym przez przepisy p.a.s.c. i podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, zaś księga nie może zostać przekazana do archiwum państwowego.

Zatem, w ocenie organu II instancji, uzyskanie przez K. M. dostępu do danych zawartych w treści aktów urodzenia, w zakresie wskazanym we wniosku z 11 listopada 2025 r. możliwe jest wyłącznie na zasadach określonych w ustawie prawo o aktach stanu cywilnego (w formie odpisów aktów – skróconych lub zupełnych, zaświadczeń lub samodzielnie wykonanej fotokopii, pod warunkiem, że Wnioskodawca należy do kręgu osób wymienionych wprost w przepisach p.a.s.c., jako uprawniony do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego, bądź wykazania posiadania interesu prawnego do jego uzyskania).

Z dokumentacji niniejszej sprawy wynika bezsprzecznie, że wnioskodawca nie udowodnił, że należy do kręgu podmiotów bezpośrednio uprawnionych na mocy przepisów p.a.s.c. do otrzymania odpisów aktów, o których udostępnienie wnioskuje.

Wymieniony nie wykazał również w sposób obiektywnie sprawdzalny czy i jaki wpływ uzyskanie dostępu do danych zawartych w tych aktach miałoby na jego sytuację prawną. Natomiast zamiar "(...) zeskanowania wszystkich akt stanu cywilnego znajdujących się w USC do roku 1924 włącznie dla urodzeń (...)" w celu opublikowania ich w bezpłatnym serwisie Polskiego Towarzystwa Genealogicznego dostępnym na stronie internetowej bezsprzecznie nie wypełnia wartości na których oparty jest interes prawny.

Powyższe okoliczności prowadzą organ II instancji do konkluzji, że żądanie K. M. nie zasługuje na uwzględnienie.

Zdaniem organu II instancji, stanowiące przedmiot zainteresowania K. M. akty urodzenia, sporządzone w przechowywanych przez Urząd Stanu Cywilnego w S. księgach metrykalnych, które prowadzone były jako księgi łączone nie stały się jeszcze dokumentami archiwalnymi, do których dostęp może uzyskać każdy na zasadach powszechnej dostępności materiałów archiwalnych. Udostępnienie przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w S. wskazanych przez K. M. aktów z tych ksiąg możliwe jest tylko na zasadach określonych w ustawie p.a.s.c.

Na koniec podkreślono, że podstawę działania kierownika urzędu stanu cywilnego stanowią przepisy ustawy p.a.s.c., która - zgodnie z dyspozycją art. 1 - reguluje zasady i tryb rejestracji stanu cywilnego oraz dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego w tym udostępniania dokumentów z akt stanu cywilnego. W art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wskazano okoliczności, w których księga stanu cywilnego staje się materiałem archiwalnym. Zgodnie z tym przepisem warunkiem wyłączenia możliwości przenoszenia aktów sporządzonych w papierowych księgach do rejestru stanu cywilnego oraz uruchomienia możliwości udostępniania ich na zasadach archiwalnych jest upływ okresów przechowywania, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c., który liczony jest od zamknięcia ksiąg.

Tym samym dopiero z upływem tych okresów mamy do czynienia z materiałem archiwalnym. Przyjęcie założenia przeciwnego – zgodnego z argumentacją odwołania – prowadziłoby do wniosku że materiałem archiwalnym, który podlega udostępnieniu na zasadzie "szerszego dostępu do danych (...)" są wszystkie zamknięte księgi stanu cywilnego tj. księgi stanu cywilnego sporządzone do 2015 r. włącznie.

Niezależnie od powyższego wyjaśniono, że udostępnienie "w celu zeskanowania wszystkich akt stanu cywilnego (...) do roku 1944 włącznie dla małżeństw i zgonów (...)", znajdujących się w księgach Urzędu Stanu Cywilnego w S., które - z uwagi na upływ 80 lat od daty ich zamknięcia - z dniem 1 stycznia 2026 r. mogą stanowić materiał archiwalny, o ile zaistnieją okoliczności o których mowa w art. 128 ust. 1a, wymaga ustalenia czy zachodzą przesłanki odmowy dostępu do materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 16b ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Podkreślić przy tym należy, że wniosek o udostępnienie przez kierownika urzędu stanu cywilnego materiałów archiwalnych powinien zawierać dane umożliwiające określenie grona osób, których dane osobowe lub dobra osobiste mogą stanowić przeszkodę w udostępnieniu materiałów archiwalnych, a następnie dokonanie oceny czy udostępnienie tych materiałów z uwagi na ochronę ww. wartości jest możliwe.

W skardze wywiedzionej od powyższej decyzji przez skarżącego jego pełnomocnik podniósł zarzuty naruszenia:

1. - niewłaściwego zastosowanie art. 128 ust. 1 p.a.s.c. poprzez przyjęcie, że normy tam zawarte regulują zasady udostępniania opisanych tam akt stanu cywilnego osobom trzecim, a przez to że stanowią one podstawę do odmowy udostępniania takich akt skarżącemu celem ich digitalizacji, podczas gdy przepisy te regulują zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego z urzędu stanu cywilnego do archiwum, a więc nie mogą stanowić podstawy prawnej do odmowy udostępnienia ksiąg do digitalizacji;
2. - niezastosowanie art. 16a ust. 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 130 ust. 4 p.a.s.c., w sytuacji gdy art. 130 ust. 4 zdanie drugie tej ustawy jasno stanowi, że akta stanu cywilnego sporządzone przed wejściem w życie ustawy, po upływie 80 lat (dla ksiąg małżeństw i zgonów) i 100 lat (księgi urodzeń) od zamknięcia księgi, tak długo jak długo nie zostały przekazane do archiwum, są udostępniane przez kierownika urzędu stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie, a zgodnie z art. 16a ust. 1 p.a.s.c. każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych, natomiast zgodnie z art. 16d ust. 1 pkt. 1 lit. a) p.a.s.c. podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym materiały archiwalne przez umożliwienie osobistego utrwalenia ich treści w postaci m.in. odwzorowań cyfrowych;
3. - niewłaściwe zastosowanie art. 45 ust. 1 p.a.s.c. poprzez przyjęcie, że ma on zastosowanie w niniejszej sprawie do skarżącego (i może być odmową udostępnienia żądanych akt do digitalizacji), podczas gdy ten przepis dotyczy wydawania odpisów z aktów stanu cywilnego i stosuje się wyłącznie do osób uprawnionych (niezależnie od tego czy upłynął okres przechowywania akt czy nie), a bezspornym jest, że takie uprawnienie skarżącemu nie przysługuje, skarżący nigdy o odpis aktu nie występował i nie na tej podstawie skarżący żądał udostępnienia akt do digitalizacji;
4. - niewłaściwe zastosowanie art. 130 ust. 5 p.a.s.c., poprzez przyjęcie, że ma on zastosowanie w niniejszej sprawie do skarżącego (i może być odmową udostępnienia żądanych akt do digitalizacji), podczas gdy ten przepis stosuje się wyłącznie do osób uprawnionych do otrzymania odpisu akt stanu cywilnego (niezależnie od tego czy upłynął okres przechowywania akt czy nie), a bezspornym jest, że takie uprawnienie skarżącemu nie przysługuje i nie na tej podstawie skarżący żądał udostępnienia akt do digitalizacji.

Pełnomocnik skarżącego wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych.

W odpowiedzi na skargę organ podtrzymał swoje stanowisko oraz wniósł o jej oddalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje

Skarga okazała się zasadna, dlatego została uwzględniona.

W analogicznych sprawach do niniejszej zapadły m.in. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z: 22 stycznia 2019 r. (sygn. akt II OSK 417/17); 1 marca 2023 r. (sygn. akt II OSK 192/22); 14 lutego 2024 r. (sygn. akt II OSK 1243/21). Podobnie orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyrokach z: 1 lutego 2024 r. (sygn. akt III SA/Kr 1512/23); 1 kwietnia 2025 r. (sygn. akt III SA/Kr 2076/24); 6 sierpnia 2025 r. (sygn. akt III SA/Kr 2120/24); 20 listopada 2025 r. (sygn. akt III SA/Kr 99/25); 20 marca 2026 r., (III SA/Kr 1188/25); 28 kwietnia 2026 r. (II SA/Rz 1473/25). Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie w pełni podziela wyrażone tam stanowisko, dlatego też częściowo posłuży się argumentami zawartymi w tych wyrokach.

W rozpoznawanej sprawie kluczowe jest dokonanie prawidłowej wykładni art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w zw. z art. 128 ust. 1 p.a.s.c. Zgodnie z art. 128 ust. 1 omawianej ustawy kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

Na podstawie z kolei art. 130 ust. 4 p.a.s.c. akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Z powyższego przepisu wynika, że pomimo upływu wskazanych okresów kierownik urzędu stanu cywilnego musi nadal przechowywać akta stanu cywilnego, co nie oznacza jednak, że nie stają się one materiałami archiwalnymi. Jak stanowi bowiem przepis po upływie wskazanych terminów ich udostępnianie odbywa się na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Nieprawidłowa jest interpretacja organów, zgodnie z którą brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów.

Kwestia przechowywania akt i zasad z tym związanych nie ma bezpośredniego przełożenia na kwestię udostępniania tych akt. Z art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub aktów zbiorowych stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie.

Wykładnia art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. musi odbywać się w świetle wyartykułowanej na wstępie ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mowa jest, że materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku: 1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń - po 100 latach, b) małżeństw i zgonów - po 80 latach. Przepisy tej ostatniej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów.

W świetle powyższego stwierdzić należy, że okres przechowywania nie jest równoznaczny z okresem udostępniania akt. Jeszcze raz podkreślić należy, że przepisy art. 28 ust. 4 oraz 128 ust. 1 P.a.s.c. dotyczą okresu przechowywania i przekazywania akt do archiwów, a nie odnoszą się w ogóle do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego. Z przepisów tych jednoznacznie wynika, że w przypadku, gdy księgi urodzeń, małżeństwa i zgonów są prowadzone w odrębnych woluminach, okres ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego oraz ich przekazywania do archiwum jest różny i niezależny od siebie.

Natomiast jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W przepisie nie ma mowy o zamknięciu księgi (woluminu) jako całości, co również błędnie wywodzą organy. Trudno sobie wyobrazić, aby w przypadku gdy w jednym woluminie są prowadzone razem księga urodzeń, małżeństwa i zgonów, urząd stanu cywilnego dzielił ten wolumin w celu odłączenia od niego ksiąg prowadzonych dla aktów ślubów i zgonów. Analogicznie należy postępować, gdy w jednym woluminie są dodatkowo prowadzone księgi z wielu lat. W spornej sprawie zachodzą oba te przypadki.

Natomiast niczym nie jest usprawiedliwiony wniosek, jakoby zasady przechowywania akt stanu cywilnego dotyczyły również ich udostępniania. Gdyby przyjąć odmiennie, wówczas okres 80 lat ustalony dla aktów małżeństw i zgonów byłby fikcyjny. Bowiem musiałyby one "czekać" jeszcze 20 lat aby upłynął okres przechowywania aktów urodzenia. W przypadku gdy w jednej księdze (woluminie) są sporządzone nie tylko wszystkie trzy rodzaje aktów stanu cywilnego, ale jeszcze dodatkowo są one sporządzone od bardzo wielu lat, okres oczekiwanie na powszechne udostępnienie, w wielu przypadkach przekroczyłby 100 lat.

Trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu - stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 p.a.s.c. materiał archiwalny, a także w sytuacji, gdy księga stanu cywilnego jednego rodzaju obejmuje wiele lat, ze względu na fakt, że stanowiła księgę metrykalną prowadzoną i przechowywaną w parafii danego wyznania, nie mogą być ograniczeniem obowiązującej zasady powszechnego dostępu określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sposób prowadzenia ksiąg nie może bowiem ograniczać zasady powszechnego dostępu wynikającej z art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Odczytując w świetle powyższego obecnie obowiązujące przepisy z zakresu udostępniania aktów stanu cywilnego należy wskazać, że art. 128 ust. 1 zd. 2 p.a.s.c. dotyczy również takiej sytuacji, gdy w jednej księdze stanu cywilnego przechowuje się łącznie księgi jednego rodzaju prowadzone przez wiele lat, a nie tylko sytuacji, gdy dana księga zawiera księgi łączone urodzeń, małżeństw i zgonów.

Odnosząc się z kolei do stanowiska organów dotyczącego ograniczenia dostępu do dokumentów archiwalnych ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych należy wskazać, że w tym przypadku punktem wyjścia dla oceny powinna być wyrażona w art. 16 a u.n.z.a., zasada powszechnego dostępu. Art. 16a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowi, że każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych. Oznacza to, że dostęp do nich jest powszechny i żądający dostępu nie musi wykazywać "interesu prawnego" w rozumieniu art. 28 k.p.a.

Zatem przyjęta w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zasada powszechnego dostępu nie wprowadza ograniczenia przez wskazanie kręgu podmiotowego uprawnionych do dostępu do materiału archiwalnego.

Nie ma zatem podstaw prawnych do wyprowadzenia ograniczenia na mocy art. 45 ustawy o aktach stanu cywilnego – tak jak uczyniły to w sprawie organy.

Jeśli zaś chodzi o ochronę danych osobowych, o których mowa w art. 16 b ust. 1 pkt 2 lit b) ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wymagają rozpoznania przy rozstrzygnięciu żądania udostępnienia, w trybie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (patrz wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17).

Zdaniem Sądu, orzekające organy administracji dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 28 ust. 4, art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Ponownie rozpoznając tę sprawę organ winien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, uwzględniając ocenę prawną wyrażoną w niniejszym wyroku i rozpoznać wniosek skarżącego. W szczególności organ powinien zbadać, czy nie zachodzą przesłanki uzasadniające ograniczenie powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych skonstruowane w art. 16b ust. 1 powołanej wyżej ustawy.

Orzekając o uchylenie decyzji wydanych w obu instancjach Sąd kierował się art. 135 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2026 r., poz. 143 ze zm.; dalej jako "P.p.s.a."). Przepis ten przewiduje, że dokonując oceny legalności zaskarżonej decyzji sąd stosuje przewidziane ustawą środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia. Obowiązkiem sądu administracyjnego jest bowiem stworzenie takiego stanu, aby w obrocie prawnym nie istniał i funkcjonował żaden akt organu administracji publicznej niezgodny z prawem (por. T. Woś (w:) T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2011, s. 629).

O kosztach postępowania Sąd orzekł w punkcie 2 wyroku na podstawie art. 200 w związku z art. 206 P.p.s.a., zasądzając od Wojewody na rzecz strony skarżącej kwotę 200 zł tytułem zwrotu kosztów postępowania, na które składa się wpis sądowy od skargi w wysokości 100 zł oraz wynagrodzenie profesjonalnego pełnomocnika w kwocie (miarkując je na podstawie art. 206 p.p.s.a.).

Stosownie do art. 206 P.p.s.a. Sąd może w uzasadnionych przypadkach odstąpić od zasądzenia zwrotu kosztów postępowania w całości lub w części, w szczególności jeżeli skarga została uwzględniona w części niewspółmiernej w stosunku do wartości przedmiotu sporu ustalonej w celu pobrania wpisu. W orzecznictwie podkreśla się, że "uzasadnionym przypadkiem", o którym mowa w art. 206 P.p.s.a., jest przypadek sprawy sądowoadministracyjnej, w której wystąpiły następujące okoliczności: niewielki wkład pracy pełnomocnika wobec treści skargi i jej seryjności, inicjowanie podobnych postępowań sądowych przez stronę, istnienie wątpliwości, czy rzeczywistą intencją skargi jest doprowadzenie do usunięcia stanu niezgodnego z prawem, czy też uzyskanie zasądzenia kosztów zastępstwa procesowego.

Sądowi z urzędu znany jest fakt występowania przez skarżącego w wielu innych sprawach przed sądami administracyjnymi w bardzo zbliżonych stanach faktycznych, objętych jednolitą regulacją prawną, w których strona jest reprezentowana przez tego samego pełnomocnika (II SA/Rz 578/22, II SA/Rz 1009/23,II SA/Rz 1795/23, II SA/Rz 1906/23, II SA/Rz 1904/23, II SA/Rz 1294/24, II SA/Rz 471/25, II SA/Rz 1118/25, II SA/Rz 1408/25)

Sąd zważył, że każda ze spraw wymagała w tej sytuacji mniejszego nakładu pracy, przy jednoczesnym niewielkim stopniu złożoności sprawy. Wskazuje na to tożsama, szablonowa, treść wniesionych skarg, znana Sądowi z urzędu. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego podkreśla się, że wywiedzenie skarg i reprezentowanie strony w sprawach o tożsamym stanie faktycznym oraz objętych jednolitą regulacją prawną uzasadnia miarkowanie wynagrodzenia pełnomocnika czyli dostosowanie tego wynagrodzenia do stopnia zindywidualizowania sprawy i koniecznego nakładu pracy (zob. w tej materii postanowienia NSA z dnia 7 czerwca 2016 r. sygn. akt I OZ 544/16, z dnia 1 lipca 2016 r. sygn. akt II GZ 668/16 oraz z dnia 25 stycznia 2019 r. sygn. akt I GZ 502/18). Zaznaczyć także należy, że instytucję miarkowania kosztów zastępstwa procesowego Sąd zastosował dopiero po wielokrotnym przyznaniu pełnomocnikowi skarżącego kosztów zastępstwa w pełnej wysokości.

Ponadto analiza akt sprawy wymagała niewielkiego nakładu pracy pełnomocnika, zaś sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym (na wniosek profesjonalnego pełnomocnika), co wiązało się z brakiem koniczności stawiennictwa pełnomocnika przez sądem.