Uzasadnienie
Przedmiotem skargi jest decyzja z 12 grudnia 2025 r. nr SKO.K/41.3/1443/2025/17439/KS Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Katowicach (dalej: SKO, Kolegium), którą to organ ten po rozpoznaniu odwołania A. C. (dalej: strona, skarżący) – działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691 ze zm.; dalej zwanej "k.p.a.") – utrzymał w mocy decyzję Prezydenta Miasta K. (dalej również: organ pierwszej instancji) z 25 września 2025 r. nr [...] w sprawie nałożenia kary pieniężnej w wysokości 500 zł z tytułu naruszenia obowiązku złożenia wniosku o rejestrację pojazdu w terminie 30 dni od dnia jego nabycia.
Stan sprawy jest następujący.
W dniu 7 lutego 2025 r. skarżący złożył wniosek o rejestrację pojazdu marki [...] o nr VIN: [...], nr rej. [...]. Do wniosku dołączono fakturę nr [...] z 2 stycznia 2025 r.
Po weryfikacji dokumentów organ pierwszej instancji stwierdził, że skarżący nabył przedmiotowy pojazd 2 stycznia 2025 r. natomiast w dniu 7 lutego 2025 r. złożył wniosek o rejestrację pojazdu w organie i tym samym uchybił 30-dniowemu terminowi do złożenia wniosku o jego rejestrację, co stanowi naruszenie art. 140 mb ust. 1 ustawy z 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r. poz. 1251 ze zm.; dalej: u.p.r.d.).
W konsekwencji Prezydent Miasta K. w dniu 25 sierpnia 2025 r. wszczął z urzędu postępowanie administracyjne w przedmiocie nałożenia kary pieniężnej z tytułu naruszenia obowiązku złożenia wniosku o rejestrację pojazdu w ustawowym terminie.
W odpowiedzi, pismem z 5 września 2025 r. skarżący wskazał, że w systemie rejestracji wizyt Wydziału Komunikacji UM K. w dniu 27 stycznia 2025 r. złożył wniosek o zarejestrowanie wykupionego z leasingu samochodu. Oświadczył, że system wyznaczył termin wizyty 7 lutego 2025 r. i w tym terminie stawił się z dokumentami, celem dokonania rejestracji.
W dniu 25 września 2025 r. organ pierwszej instancji wydał decyzję nr [...] na mocy której nałożono na stronę karę pieniężną w wysokości 500 zł z tytułu naruszenia obowiązku złożenia wniosku o rejestrację pojazdu marki [...] o nr VIN: [...] nr rej. [...] w terminie 30 dni od dnia nabycia pojazdu. Ww. decyzja została doręczona stronie 10 października 2025 r.
Prezydent stwierdził, że skarżący miał obowiązek złożenia wniosku o rejestrację pojazdu od 3 stycznia 2025 r. do upływu ustawowego terminu 30 dni tj. do 1 lutego 2025 r., czego jednak nie uczynił w ustawowym terminie. Okoliczność ta, zdaniem organu pierwszej instancji, uzasadnia konieczność nałożenia na stronę administracyjnej kary pieniężnej. Zaznaczono, ze dokonanie rezerwacji wizyty nie jest równoznaczne z zachowaniem terminu do złożenia wniosku o rejestrację pojazdu.
Skarżący nie godząc się z ww. decyzją z 25 września 2025 r. wniósł od niej w ustawowym terminie odwołanie. W jego uzasadnieniu przekonywał, że nie uchybił terminowi do złożenia wniosku, gdyż zainicjował postępowanie o przerejestrowanie pojazdu 27 stycznia 2025 r., tj. przed upływem 30 dniowego terminu, którego przekroczenie może skutkować nałożeniem kary pieniężnej. Podniósł rażące naruszenie art. 8 k.p.a. argumentując, że oficjalny system rejestracji Urzędu Miasta w K., to jedynie fikcja i brak informacji, iż złożenie w nim wniosku nie jest równoważne dotrzymywaniu ustawowych terminów.
Decyzją z 12 grudnia 2025 r. znak SKO.K/41.3/1443/2025/17439/KS SKO utrzymało w mocy decyzję Prezydenta Miasta K. podzielając w całości ocenę prawną zdarzenia.
Zdaniem Kolegium dołączone do akt dokumenty jednoznacznie wskazują, że skarżący 2 stycznia 2025 r. nabył na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej pojazd marki [...] o numerze rejestracyjnym: [...]. Strona była zatem zobowiązana do złożenia wniosku o rejestrację pojazdu w terminie 30 dni od dnia jego nabycia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, który upływał z dniem 1 lutego 2025 r. Z akt sprawy wynika natomiast, że strona złożyła wniosek o rejestrację pojazdu po upływie ustawowego terminu tj. dopiero 7 lutego 2025 r.
SKO argumentowała dalej, że o ile, stronie nie udało się zarezerwować wizyty w urzędzie rejestrującym przed upływem ustawowego terminu na dokonanie tej czynności, winna była złożyć wniosek o rejestrację pojazdu w Kancelarii Urzędu Miasta K. lub przesłać go za pośrednictwem operatora pocztowego, a następnie stawić się na umówioną wizytę celem dopełnienia reszty formalności. Brak jest przy tym podstaw prawnych do przyjęcia daty wygenerowania rezerwacji terminu wizyty w Urzędzie poprzez system elektroniczny za domniemaną datę złożenia wniosku o rejestrację pojazdu. Kodeks postępowania administracyjnego, jak dalej wskazano w uzasadnieniu decyzji, przewiduje wprawdzie w art. 63 § 1 k.p.a. elektroniczną formę wnoszenia podań, niemniej jednak tego typu podanie wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, czego w rozpatrywanej sprawie nie uczyniono, gdyż elektroniczna rezerwacja wizyty w Urzędzie nie spełnia tych wymogów zarówno co do formy, jak i treści.
W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach (WSA w Gliwicach) skarżący zarzucił Kolegium naruszenie przepisów postępowania mające wpływ na wynik sprawy, to jest:
- 1. art. 8 k.p.a. i art. 9 k.p.a., a to zasad pogłębiania zaufania i informowania, które stanowią, że organy administracji publicznej powinny prowadzić postępowanie w sposób, który budzi zaufanie obywateli do władzy publicznej, a obywatele nie powinni ponosić negatywnych konsekwencji zaniechań organu w tym zakresie poprzez zatajenie przed skarżącym faktu, iż oficjalny system rejestracji Urzędu Miasta w K., to jedynie fikcja i brak informacji, iż złożenie w nim wniosku nie jest równoważne dotrzymaniu ustawowych terminów, co skutkowało że skarżący w nieprzekraczalnym terminie nie złożył wniosku o rejestrację pojazdu marki [...] nr. rej. [...], podczas gdy organ sam przyznał, iż skarżący w dniu 27 stycznia 2025 r., a więc przed upływem 30 dniowego terminu do rejestracji samochodu złożył za pośrednictwem internetowego systemu, który automatycznie zarezerwował skarżącemu termin stawiennictwa w organie w celu rejestracji samochodu, a sam system ustanowiony jako narzędzie pomocnicze organu ustalił termin wizyty w Urzędzie na dzień 7 lutego 2025 r, co stanowi iż skarżący na skutek zawinionego braku informacji ze strony organu, składając wniosek w terminie ustalonym automatycznie przez system uchybił 30 dniowemu terminowi rejestracji pozostając w błędnym przekonaniu, iż skoro system automatycznie wyznaczył termin wizyty- skarżący nie uchybi terminowi ustawowemu, w wyniku czego została na niego nałożona kara pieniężna.
W konsekwencji strona domagała się: (1) uchylenia zaskarżonej decyzji i nakazanie organowi ponownego zbadania sprawy; (2) orzeczenia o kosztach postępowania według norm przepisanych.
W uzasadnieniu skargi przekonywano, że skarżący korzystając z internetowego systemu rejestracji pozostawał w przekonaniu, że skoro w terminie zgłosił się do Urzędu w celu załatwienia sprawy - nie dotkną go negatywne skutki prawne na wypadek upływu terminu oznaczonego w odrębnych przepisach. W systemie, jak dalej wskazała strona, brak jest bowiem informacji, że o ile system wyznaczy termin wizyty na datę przypadają już po upływie terminów to tego typu przekroczenie skutkować może dla strony negatywnymi konsekwencjami, takimi jak np. nałożenie kary finansowej.
Kolegium w odpowiedzi na skargę wniosło o jej oddalenie.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Skarga nie zasługuje na uwzględnienie.
Stosownie do treści art. 1 § 2 ustawy z 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) w zakresie swej właściwości sąd administracyjny sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem. Przedmiotem tej kontroli jest badanie, czy organy administracji w toku rozpoznania sprawy nie naruszyły prawa w stopniu mogącym mieć wpływ na jej wynik. W myśl art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej: p.p.s.a.) sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.
Materialnoprawną podstawę zaskarżonej decyzji SKO oraz poprzedzającej ją decyzji Prezydenta Miasta K. stanowiły przepisy art. 73aa ust. 1 pkt 1 ustawy z 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (tekst jedn. z 21 czerwca 2024 r., Dz.U. z 2024 r. poz. 1251 ze zm.; dalej: u.p.r.d.) oraz art. 140mb ust. 1 u.p.r.d. Mianowicie zgodnie z art. 73aa ust. 1 pkt 1 u.p.r.d. właściciel pojazdu jest obowiązany złożyć wniosek o jego rejestrację w terminie 30 dni od dnia nabycia pojazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W myśl art. 140mb ust. 1 u.p.r.d., kto będąc właścicielem pojazdu obowiązanym do złożenia wniosku o rejestrację pojazdu w terminie, o którym mowa w art. 73aa ust. 1 albo 2, nie złoży tego wniosku w terminie, podlega karze pieniężnej w wysokości 500 zł. W myśl art. 140n ust. 6 u.p.r.d. do kar pieniężnych, o których mowa w art. 140ma i art. 140mb, przepisów art. 189d-189f k.p.a. nie stosuje się.
Z powołanych przepisów wynika generalny obowiązek właścicieli pojazdów do ich rejestracji. Zgodnie bowiem z art. 71 ust. 1 u.p.r.d. dokumentem stwierdzającym dopuszczenie do ruchu pojazdu samochodowego jest, co do zasady, dowód rejestracyjny. Natomiast stosownie do art. 73 ust. 1 u.p.r.d. rejestracji pojazdu dokonuje, na wniosek właściciela pojazdu, starosta właściwy - wydając decyzję o rejestracji pojazdu, dowód rejestracyjny i zalegalizowane tablice rejestracyjne. Dlatego też warunkiem prawidłowego zastosowania art. 140mb ust. 1 u.p.r.d. jest uprzednie ustalenie przez organ administracji, że termin określony w art. 73aa ust. 1 u.p.r.d. - w konkretnym stanie faktycznym - nie został zachowany.
W rozpoznawanej sprawie z ustaleń organów obu instancji wynika – a strona skarżąca tego nie kwestionuje – że od 2 stycznia 2025 r. była właścicielem pojazdu. Wobec tego, zgodnie z art. 73aa ust. 1 pkt 1 p.r.d., do 1 lutego 2025 r. miała obowiązek złożenia wniosku o rejestrację pojazdu nabytego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Tymczasem wniosek o rejestrację pojazdu wpłynął do organu pierwszej instancji dopiero w dniu 7 lutego 2025 r., a zatem po upływie 30 dni od jego nabycia.
Strona skarżąca opóźnienie w wykonaniu obowiązku uzasadniała tym, że w systemie rejestracji wizyt Wydziału Komunikacji UM K. w dniu 27 stycznia 2025 r. złożyła wniosek o zarejestrowanie na nią wykupionego z leasingu pojazdu, przy czym system wyznaczył termin wizyty na dzień 7 lutego 2025 r. Jednak samo zarezerwowanie terminu wizyty w organie nie jest równoznaczne z zachowaniem terminu do złożenia wniosku, w szczególności nie przerywa biegu terminu objętego art. 73aa ust. 1 pkt 1 u.p.r.d. Zdaniem Sądu, który podziela w tym zakresie argumentację zawartą w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji SKO, elektroniczny system ustalenia terminu wizyty nie jest równoznaczny z wykonaniem obowiązku "złożenia wniosku" o którym mowa w art. 73aa u.p.r.d.
System informatyczny służący do rejestracji wizyty w organie administracji jest jedynie narzędziem technicznym mającym na celu ułatwienie kontaktu petenta z organem i nie może modyfikować przepisów prawa (materialnego ani procesowego).
Niezależnie od powyższego, a zatem błędnej identyfikacji przez pełnomocnika strony samej czynności ustalenia terminu wizyty w urzędzie z realizacją ustawowego obowiązku "złożenia wniosku o rejestrację pojazdu" Sąd nie zgadza się z pozostałą argumentacją skargi co do rażącego naruszenia przez organ zasad wynikających z art. 7 k.p.a. i art. 8 k.p.a. z niżej naprowadzanych powodów.
Termin ustanowiony w art. 73aa ust. 1 u.p.r.d. ma charakter materialnoprawny, a zatem – jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej – brak jest możliwości jego przywrócenia, przedłużenia lub sanowania jego naruszenia (por. wyrok NSA z 19 marca 2026 r., II GSK 1805/25, Legalis nr 3944878). Uwaga ta ma natomiast kluczowe znaczenie dla stanowiska prezentowanego w skardze zwłaszcza, że fakt naruszenia terminu, o którym mowa w art. 73aa ust. 1 u.p.r.d., w tej sprawie nie budzi wątpliwości (termin upływał definitywnie 1 lutego 2025 r. a wniosek został złożony 7 lutego 2025 r.), a zagadnienie "ograniczeń faktycznych" w zakresie możliwości dopełnienia powinności, o której mowa w art. 73aa ust. 1 pkt 1 u.p.r.d., w ostatnich dniach biegu ustawowego terminu o charakterze materialnoprawnym jest bez znaczenia dla oceny stwierdzenia realizacji znamion hipotezy art. 140mb ust. 1 u.p.r.d. (wyrok NSA z 19 marca 2026 r., II GSK 1805/25, Legalis nr 3944878).
Poza tym z kontrolowanych akt administracyjnych nawet nie wynika, aby skarżący próbował uprawdopodobnić fakt, że ze względu na wadliwie działający w organie pierwszej instancji elektroniczny system rezerwacji wizyt obiektywnie nie mógł złożyć wniosku w terminie otwartym do dokonania takiej czynności (np. nie załączono wydruku zawierającego termin rezerwacji). Nie przedstawiono również jakichkolwiek argumentów, aby w tej sprawie organ miał uzależnić przyjęcia wniosku dopiero od posiadania "numerka" uprzednio wygenerowanego z systemu informatycznego. Wręcz przeciwnie, organy obu instancji w uzasadnieniach kontrolowanych decyzji, zwróciły uwagę na alternatywne metody wniesienia wymaganego wniosku, tj. za pośrednictwem operatora publicznego lub w biurze podawczym organu administracji.
Wobec powyższego organy obu instancji prawidłowo nałożyły na skarżącego karę pieniężną w wysokości 500 zł, na podstawie art. 140mb ust. 1 u.p.r.d. Organ pierwszej instancji poprawnie ustalił okoliczności mające istotny wpływ na rozstrzygnięcie sprawy. Analiza akt sprawy nie pozostawia zatem wątpliwości, że w rozpatrywanym przypadku ani przepisy prawa materialnego, ani procesowego nie zostały przez organy prowadzące postępowanie naruszone. Ustaliły one w sposób prawidłowy, które z nich mają zastosowanie i w sposób poprawny je zastosowały. Z tego względu zarzuty eksponowane w skardze co do kwalifikowanego naruszenia przez organ art. 8 k.p.a i art. 9 k.p.a. lub dokonania błędów w ustaleniach faktycznych (vide: zarzuty wskazane w odwołaniu z 30 października 2025 r.) nie znalazły uznania Sądu. Domniemane trudności związane z działaniem elektronicznego systemu rejestracji wizyt w organie (na które powołuje się strona w skardze oraz w odwołaniu) nie uniemożliwiały bowiem skarżącemu wywiązania się z ustawowego obowiązku w inny sposób jak np. poprzez nadanie wniosku listem poleconym lub złożenia w biurze podawczym organu. Rejestracja wizyty w urzędzie nie jest natomiast równoznaczna ze złożeniem samego wniosku, czego świadomość miała strona.
W tym stanie rzeczy, gdy zarzuty skargi okazały się niezasadne Sąd skargę oddalił na podstawie art. 151 p.p.s.a.