Uzasadnienie
Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Kielcach złożyło 11 czerwca 2026 r. do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach pismo K. Ż. z 4 maja 2026 r. zatytułowane "Wniosek o doręczenie decyzji, ustalenie braku rozpoczęcia terminu do wniesienia skargi, ewentualnie przywrócenie terminu oraz wstrzymanie wykonania decyzji". W piśmie tym jego autor między innymi domagał się ustalenia, że termin do wniesienia skargi na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Kielcach z 12 lutego 2026 r., nie rozpoczął biegu z uwagi na brak skutecznego doręczenia tej decyzji stronie.
Powyższe pismo K. Ż. zostało potraktowane jako wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia skargi na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Kielcach z 12 lutego 2026 r. znak: [...], o czym strona została poinformowana przez sąd 17 czerwca 2026 r.
W skierowanym do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach piśmie z 23 czerwca 2026 r. K. Ż. wniósł o przywrócenie terminu do wniesienia skargi na decyzję z 12 lutego 2026 r. Wskazał, że z akt sprawy wynika, że decyzja ta była awizowana 18 i 26 lutego 2026 r., jednak nie miał on wiedzy o jej wydaniu i pozostawał w przekonaniu, że postępowanie odwoławcze nadal się toczy. Zdaniem skarżącego przekonanie to znajdowało odzwierciedlenie w jego pismach, które skierował do SKO w Kielcach 20 kwietnia 2026 r. i 4 maja 2026 r.
Skarżący podkreślił, że pomimo podjętych działań nie otrzymał egzemplarza decyzji i dopiero 18 czerwca 2026 r. po uprzednim kontakcie telefonicznym i uzyskaniu zgody pracownika SKO w Kielcach, osobiście stawił się w siedzibie organu i odebrał wydruk decyzji. Tak więc dopiero od tego momentu możliwe było rzeczywiste zapoznanie się z treścią rozstrzygnięcia i przygotowanie skargi.
Do powyższego wniosku skarżący załączył skargę na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Kielcach z 12 lutego 2026 r. znak: [...]
W odpowiedzi na skargę Kolegium wniosło o jej oddalenie, wskazało, że doręczenie zastępcze decyzji, które miało miejsce w tej sprawie, było prawidłowe.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach zważył, co następuje
Wniosek podlega odrzuceniu.
Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.), dalej "p.p.s.a.", jeżeli strona nie dokonała w terminie czynności w postępowaniu sądowym bez swojej winy, sąd na jej wniosek postanowi przywrócenie terminu. Z kolei art. 88 p.p.s.a., stanowi, że spóźniony lub z mocy ustawy niedopuszczalny wniosek o przywrócenie terminu sąd odrzuci na posiedzeniu niejawnym. Na postanowienie przysługuje zażalenie.
Skarżący wniósł o przywrócenie terminu do złożenia skargi na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Kielcach z 12 lutego 2026 r. znak: [...], wskazując, że nie miał wiedzy o wydaniu tej decyzji, gdyż nie została mu ona doręczona.
Z kolei w odpowiedzi na skargę organ podniósł, że mające w niniejszej sprawie doręczenie zastępcze decyzji z 12 lutego 2026 r. w trybie art. 44 k.p.a. nie było wadliwe.
Mając na uwadze powyższe należało w pierwszej kolejności rozważyć kwestię skuteczności doręczenia zaskarżonej decyzji.
Jak stanowi art. 44 § 1 k.p.a., w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43:
- 1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;
- 2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ.
Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata (art. 44 §2 k.p.a.).
W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia (art. 44 § 3 k.p.a.). Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy (art. 44 § 4 k.p.a.).
Artykuł 44 k.p.a. określa, kiedy możliwe jest przyjęcie fikcji doręczenia. Przesłanką zastosowania wskazanego przepisu jest niemożność doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43 k.p.a., zgodnie z którymi pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie (art. 42 k.p.a.).
W przypadku nieobecności adresata, pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania (art. 43 k.p.a.).
Pierwszą przesłanką skuteczności doręczenia przewidzianego w art. 44 k.p.a. jest przechowanie pisma przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przez okres czternastu dni w jego placówce pocztowej lub złożenie pisma w urzędzie właściwej gminy (miasta) na ten okres (§ 1 pkt 1 i 2). Drugą przesłanką skuteczności doręczenia przewidzianego w tym przepisie jest umieszczenie zawiadomienia o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni w placówce pocztowej lub złożeniu w urzędzie gminy (miasta), w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata (§ 2). W wypadku gdy adresat pisma nie podjął przesyłki w terminie siedmiu dni, wówczas doręczający jest obowiązany pozostawić powtórnie zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pisemnego zawiadomienia (§ 3).
Złożenie przez doręczającego pisma w jednym z miejsc wskazanych w omawianej normie oraz umieszczenie zawiadomienia o złożeniu pisma w miejscu określonym w tym przepisie należy uważać za doręczenie dokonane z upływem ostatniego dnia okresu czternastu dni liczonego od następnego dnia od dnia złożenia pisma w placówce pocztowej lub w urzędzie gminy. Pismo pozostawia się w aktach sprawy.
W orzecznictwie utrwalony jest pogląd, że w związku z dotkliwością skutków doręczenia zastępczego zasady stosowania tej instytucji powinny być przestrzegane ściśle. Warunkiem przyjęcia domniemania skutecznego doręczenia w trybie zastępczym - jak wynika z ugruntowanych poglądów judykatury - jest dysponowanie przez organ niebudzącymi wątpliwości dowodami potwierdzającymi, że wszystkie przesłanki określone w art. 44 k.p.a. zostały spełnione. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, że nie można skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Musi istnieć pewność co do tego, że nastąpiło prawidłowe zawiadomienie adresata o pozostawieniu przesyłki w oddawczym urzędzie pocztowym przez określony czas. Adresat musi być zawiadomiony zarówno o pozostawieniu pisma, jak i miejscu, gdzie może je odebrać i o terminie odbioru, a zwrotne potwierdzenie odbioru musi zawierać pełną informację o sposobie poinformowania adresata (por.m.in. wyrok WSA w Gliwicach z 15 maja 2026 r., II SA/Gl 9/26, Lex nr 4099528 i tam: wyroki NSA: z 13 grudnia 2023 r., sygn. akt II OSK 705/21; z 12 lipca 2022 r., sygn. akt II OSK 1942/21; z 26 kwietnia 2022 r., sygn. akt II OSK 2253/19; z 8 grudnia 2020 r., sygn. akt II OSK 861/20).
Z akt niniejszej sprawy wynika, że SKO w Kielcach nie miało podstaw do ustalenia, że decyzja z 12 lutego 2026 r. znak: [...] była skutecznie doręczona skarżącemu z zastosowaniem doręczenia zastępczego wywołującego skutek doręczenia oparty na konstrukcji fikcji prawnej. Ze znajdującej się w aktach administracyjnych koperty (k.
- 99) wynika jedynie, że zamieszczono na niej informację o awizowaniu przesyłki 18 i 26 lutego 2026 r. Następnie 5 marca 2026r. zamieszczono na kopercie adnotację o zwrocie przesyłki.
Należy zauważyć, że przy przesyłce brak jest druku zwrotnego potwierdzenia odbioru, a na kopercie brak jest adnotacji poczynionych przez listonosza, w jaki sposób dokonano zawiadomienia o pozostawieniu pisma - czy zawiadomienie pozostawiono w oddawczej skrzynce pocztowej, czy na drzwiach mieszkania adresata, czy w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Brak jest również adnotacji, że adresat został zawiadomiony o możliwości odbioru pisma, o terminie tego odbioru i gdzie pismo pozostawiono.
W tej sytuacji trzeba zaznaczyć, że brak powyższych adnotacji, wskazuje na uchybienia w procedurze doręczenia zastępczego powodujące, że organ administracji publicznej nie może w tej sprawie skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia pisma z zastosowaniem fikcji prawnej doręczenia pisma. Sąd rozpoznający niniejszą sprawę podziela pogląd wyrażony w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 czerwca 2013 r. w sprawie I OSK 406/13, że organ dokonujący oceny zachowania warunków doręczenia zastępczego pisma w odniesieniu do konkretnej przesyłki nie powinien mieć wątpliwości co do zachowania tych warunków przez podmiot dokonujący doręczenia. Podkreślić wypada, że ocena ta dokonywana jest w oparciu o informacje w dokumencie potwierdzenia odbioru przesyłki (lub adnotacje na kopercie), które powinny odzwierciedlać okoliczności związane z próbą doręczenia pisma i podjęte przez podmiot doręczający czynności.
Organ wysyłający pismo nie może więc domyślać się zaistnienia pewnych faktów lub dokonania określonych czynności. Powinien je ustalić w drodze zbadania dokumentu dowodu doręczenia pisma lub zwróconej koperty (zob. cyt. wyrok WSA w Gliwicach z 15 maja 2026 r., sygn. akt II SA/Gl 9/26).
Tak więc, samo umieszczenie na kopercie zawierającej decyzję wzmianki o awizowaniu przesyłki nie może być dla organu wystarczające do ustalenia, że zostały spełnione warunki skuteczności doręczenia zastępczego, ponieważ z powyższego dokumentu wynikać musi, że doręczający dokonał powiadomienia adresata o przesyłce w sposób wskazany w art. 44 k.p.a., to jest z zachowaniem nie tylko przesłanek zastosowania doręczenia zastępczego, ale także z zastosowaniem wszystkich elementów procedury doręczenia zastępczego.
Skoro w niniejszej sprawie przy doręczeniu zastępczym decyzji organu odwoławczego na kopercie (przy braku zwrotnego potwierdzenia odbioru) brak było informacji, gdzie umieszczono zawiadomienie o pozostawieniu pisma (w oddawczej skrzynce pocztowej, na drzwiach mieszkania adresata, czy w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata), czy adresat został zawiadomiony o możliwości odbioru pisma, o terminie tego odbioru i gdzie pismo pozostawiono - to przyjąć należy, że nie było podstaw do przyjęcia, że działa domniemanie doręczenia skarżącemu decyzji oparte na fikcji prawnej doręczenia pisma.
Wobec powyższego nie można przyjąć, że skarżący w dniu wniesienia skargi uchybił terminowi do jej wniesienia, ponieważ zgodnie z art. 53 § 1 p.p.s.a. skargę wnosi się w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie. Natomiast z okoliczności niniejszej sprawy wynika, że skarżący w siedzibie organu SKO w Kielcach 18 czerwca 2026 r. osobiście odebrał wydruk decyzji, następnie 23 czerwca 2026 r. złożył do tut. Sądu skargę, załączając ją do rozpoznawanego wniosku. Skoro decyzja nie została skarżącemu skutecznie doręczona w trybie art. 44 k.p.a. i nie doszło do uchybienia terminu do wniesienia skargi, to wniosek jest niedopuszczalny. Formalną przesłanką dopuszczalności wniosku o przywrócenie terminu przez sąd administracyjny jest bowiem jego uchybienie.
Mając powyższe na uwadze, Sąd na podstawie art. 88 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji postanowienia.