Uzasadnienie
W dniu 22 marca 2026 r. P. K. (dalej jako: "skarżący") przesłał za pośrednictwem platformy ePUAP na urzędową skrzynkę Sądu Rejonowego w O. wniosek o udzielenie informacji publicznej:
- I. W zakresie zasad ogólnych przydziału spraw:
- - obowiązującego regulaminu / zarządzeń / zasad przydziału spraw sędziom w Sądzie Rejonowym w O., w szczególności w III Wydziale Rodzinnym i Nieletnich;
- - aktów wewnętrznych regulujących: sposób funkcjonowania systemu losowego przydziału spraw (SLPS), zasady koncentracji spraw dotyczących tych samych uczestników lub tej samej rodziny, kryteria odstępstwa od losowego przydziału spraw, zasady przydziału spraw poza systemem SLPS;
- - informacji, czy w Sądzie Rejonowym w O. obowiązuje praktyka lub formalne zarządzenie kierowania spraw dotyczących tej samej rodziny do jednego referenta - a jeśli tak, na jakiej podstawie prawnej.
- II. W zakresie konkretnych spraw - metryk przydziału w systemie SLPS (lub równoważnych dokumentów) dla spraw: III Nsm 245/24, III Nsm 257/24, III Nsm 340/25, III Nsm 468/25. W szczególności daty i godziny przydziału sprawy referentowi, czy przydział nastąpił w trybie losowym (SLPS), czy zastosowano wyłączenie z losowania, jeśli tak - na jakiej podstawie prawnej i faktycznej, czy przydział nastąpił w wyniku decyzji administracyjnej (ręcznej), numeru i treści zarządzenia stanowiącego podstawę odstępstwa, czy sprawa została oznaczona jako powiązana z inną sprawą (i z którą).
- III. Dodatkowo wniósł o wskazanie czy system SLPS posiada mechanizm przypisywania spraw dotyczących tej samej rodziny do tego samego referenta, czy mechanizm taki został zastosowany w powyższych sprawach, kto podjął decyzję o ewentualnym odstępstwie od losowego przydziału spraw.
Skarżący wniósł o udostępnienie informacji w formie elektronicznej.
W dniu 28 kwietnia 2026 r. skarżący wywiódł skargę na bezczynność Prezesa Sądu Rejonowego w O. (dalej: "organ"). Wniósł o zobowiązanie organu do udostępnienia żądanej informacji publicznej, stwierdzenie, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa i wymierzenie organowi grzywny.
Dodatkowo wniósł o zobowiązanie organu do udostepnienia informacji uzupełniających dotyczących wyszczególnionych sygnatur spraw i dodatkowych spraw o sygnaturze III RC 23/26 i III Nsm 140/26 – w zakresie metryk i logów przydziału spraw, historii operacji na sprawach (SLPS i systemy pomocnicze), pełnej historii obiegu akt pomiędzy sądami oraz pełnego zestawienia korespondencji wychodzącej i przychodzącej. Skarżący stwierdził, że powyższy zakres stanowi uszczegółowienie i rozwinięcie pierwotnego wniosku, odnosi się do konkretnych spraw skarżącego, nie jest zaś nowym wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej.
Skarżący zarzucił, że organ nie udzielił odpowiedzi na wniosek z 22 marca 2026 r. w ustawowym terminie określonym w art. 13 ust. 1 u.d.i.p. ani nie wydał decyzji odmownej na podstawie art. 16 ust. 1 u.d.i.p. Bezczynność trwa pomimo wniesienia w dniu 20 kwietnia 2026 r. ponaglenia.
W uzasadnieniu skargi skarżący wyjaśnił, że żądane informacje mają znaczenie z uwagi na toczące się postępowania dotyczące wykonywania władzy rodzicielskiej i sprawowania opieki nad małoletnim synem skarżącego. Brak udostępnienia żądanych informacji uniemożliwia skarżącemu weryfikację prawidłowości działania organu w zakresie realizacji zadań publicznych.
W odpowiedzi na skargę z 13 maja 2026 r. organ wniósł o jej oddalenie. Wskazał, że wniosek został mu przekazany przez III Wydział Rodzinny i Nieletnich w dniu 21 kwietnia 2026 r. Natomiast w dniu 23 kwietnia 2026 r. organ udzielił skarżącemu odpowiedzi na wniosek za pośrednictwem platformy ePUAP. Nadto w dniu 12 maja 2026 r. za pośrednictwem platformy ePUAP wysłano odpowiedź na wniosek zawarty w skardze.
W piśmie procesowym z 18 maja 2026 r. skarżący podtrzymał skargę w całości. Podniósł, że pisma organu z 23 kwietnia i 12 maja 2026 r. nie doprowadziły do prawidłowego i pełnego załatwienia sprawy. Wskazał na żądane w skardze informacje uzupełniające i zakwestionował zajęte przez organ stanowisko wyrażone w piśmie z 12 maja 2026 r. Zarzucił, że organ udostępnił tylko wybrane dokumenty końcowe, natomiast odmówił udostępnienia danych źródłowych, systemowych i kancelaryjnych, które były przedmiotem wniosku. Odmowa została dokonana zwykłym pismem, bez wydania decyzji administracyjnej i bez realnego rozpoznania istoty żądania.
Skarżący wskazał, że organ udostępnił raporty SLPS, jednak raporty te nie zastępują żądanych logów, metryk ani historii operacji. Stwierdził, że w piśmie z 23 kwietnia 2026 r. organ sam potwierdził brak automatycznego mechanizmu przypisywania spraw tej samej rodziny do jednego referenta. Jednocześnie z dokumentów udostępnionych przez organ wynika, że sprawy dotyczące małoletniego były wyłączone od udziału w losowaniu oraz kierowane do tego samego referenta. Musiało to wynikać z konkretnych czynności organizacyjnych, kancelaryjnych lub systemowych. To właśnie dane o tych czynnościach były przedmiotem wniosku. Udostepnienie końcowych skanów zarządzeń nie załatwia wniosku.
Skarżący podkreślił, że nie żądał wyłącznie końcowych dokumentów wynikowych, ale wnosił o dane pozwalające na odtworzenie przebiegu czynności, które do tych dokumentów doprowadziły. Żądał danych pozwalających ustalić kiedy sprawa wpłynęła, kiedy została wpisana, kto i kiedy nadał jej symbol oraz kategorię, kiedy i przez kogo została zakwalifikowana do wyłączenia z losowania, jakie operacje wykonano w systemie, kiedy skierowano ją do referenta oraz jakie były daty i godziny czynności kancelaryjnych. Skarżący wskazał też na niepełność udostępnionego mu zarządzenia dotyczącego sprawy III Nsm 468/25, gdyż na przekazanym mu skanie zostały zasłonięte fragmenty dolnej części dokumentu. Zarzucił, że organ nie wskazał, czy zasłonięcie stanowiło anonimizację, czego dotyczyło ani na jakiej podstawie prawnej zostało dokonane. Jeżeli zakryte fragmenty obejmowały adnotacje kancelaryjne, daty wykonania, podpisy, dekretacje, informacje o wykonaniu zarządzenia albo inne dane techniczno-organizacyjne, to przekazany skan nie może być traktowany jako pełne udostępnienie informacji.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie zważył, co następuje
Na wstępie wyjaśnić należy, że sprawa została rozpoznana w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 4 w zw. z art. 120 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143, dalej jako: "p.p.s.a."), zgodnie z którym sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów.
Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267 ze zm.) w zw. z art. 3 § 1 p.p.s.a. sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej.
W myśl art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. kontrola ta obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1 - 4 lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a. Instytucja skargi na bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania ma na celu ochronę praw strony przez doprowadzenie do wydania w sprawie rozstrzygnięcia lub podjęcia innej czynności dotyczącej uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, gdy organ miał obowiązek podjąć działanie w danej formie i w określonym przez prawo terminie. Powyższe determinuje zakres kontroli sądu, sprowadzającej się w tym wypadku do oceny, czy sprawa podlega załatwieniu przez organ w drodze określonego przez ustawodawcę aktu administracyjnego lub czynności i czy organ pozostaje w zwłoce w rozpatrzeniu wniosku.
W kontrolowanej sprawie skarżący domagał się informacji w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902; w skrócie: "u.d.i.p"). Ustawa ta, stanowiąc generalną zasadę udostępniania informacji publicznej, reguluje zakres podmiotowy i przedmiotowy jej stosowania oraz procedurę i tryb udostępniania informacji publicznej. Stosownie do art. 1 ust. 1 u.d.i.p. informacją publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych. Natomiast podmiotami zobowiązanymi do udostępnienia informacji są m.in. władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne, o których mowa w art. 4 ust. 1 u.d.i.p. Ustawa o dostępie do informacji publicznej przewiduje różne sposoby udostępniania informacji publicznych, a jednym z nich jest udostępnianie informacji publicznej, zgodnie z art. 10 u.d.i.p., na wniosek. W myśl art. 13 ust. 1 u.d.i.p. udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki i nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.
Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot zobowiązany do udostępnienia, nie umożliwiają udostępnienia informacji w sposób i w formie określonych we wniosku (art. 14 ust. 1 u.d.i.p.). Natomiast w myśl art. 16 ust. 1 i art. 17 ust. 1 u.d.i.p. odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 u.d.i.p. następuje w drodze decyzji administracyjnej.
Te ostatnie przepisy określają prawną formę działania organów, przy czym mają zastosowanie w ściśle określonych sytuacjach. Mianowicie wynika z nich, że decyzja wydawana jest, gdy wystąpią przesłanki uzasadniające odmowę udostępnienia informacji publicznej oraz gdy zaistnieją podstawy do umorzenia postępowania na podstawie art. 14 ust. 2 u.d.i.p. W pozostałych przypadkach załatwienie sprawy dostępu do informacji publicznej ma formę czynności materialno-technicznej, tj. udostępnienia wnioskowanej informacji publicznej lub pisma informacyjnego skierowanego do wnioskodawcy.
Zgodnie z utrwalonym w judykaturze stanowiskiem organ może poprzestać na pisemnym zawiadomieniu wnioskodawcy, gdy nie jest podmiotem zobowiązanym w świetle art. 4 u.d.i.p., gdy żądana informacja nie stanowi informacji publicznej, gdy nie dysponuje on przedmiotową informacją oraz gdy w zakresie żądanej informacji publicznej przepisy prawa wprowadzają odrębny tryb dostępu (por. wyrok NSA z dnia 27 stycznia 2016 r., sygn. akt I OSK 127/15 i powołane tam orzecznictwo, publ. w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych na stronie orzeczenia.nsa.gov.pl, dalej: "CBOSA").
Reasumując, w orzecznictwie przyjmuje się, że na gruncie u.d.i.p. może dojść do bezczynność organu, w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a., gdy organ zobowiązany do podjęcia czynności materialno-technicznej w przedmiocie informacji publicznej, takiej czynności nie podejmuje i jednocześnie nie wydaje decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej, albo też udziela informacji niepełnej, czy też niezgodnej z wnioskiem, niejasnej, czy niewiarygodnej, oraz gdy odmawia udzielenia informacji publicznej w nieprzewidzianej do tej czynności formie, ponadto nie informuje strony o tym, że nie posiada wnioskowanej informacji (por. wyrok WSA w Olsztynie z 12 maja 2022 r. sygn. akt II SAB/Ol 84/22, publ. CBOSA).
W niniejszej sprawie nie jest sporne, że Prezes Sądu Rejonowego, jako organ władzy publicznej (art. 4 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.) jest zobowiązany do udostępnienia posiadanych informacji publicznych.
Nie budzi też wątpliwości w sprawie, że organ nie kwestionował zakresu wniosku skarżącego z 22 marca 2026 r. i go rozpatrzył w całości, udostępniając żądane tym wnioskiem dane w zakresie zasad ogólnych przydziału spraw (pkt I. wniosku).
Przesłał też skarżącemu żądane w pkt II. wniosku skany metryk przydziału spraw w systemie SLPS oraz skany zarządzeń o przydzieleniu referentowi sprawy ze wskazaniem podstawy prawnej. Z dokumentów tych wynika, w których sprawach przydział sprawy referentowi nastąpił w trybie losowania, a w których miało miejsce wyłączenie i na jakiej podstawie prawnej. Na dokumentach tych widnieją daty podjęcia tych czynności, natomiast brak jest godzin przydziału sprawy referentowi. Skarżący żądał wskazania godziny, jednak z przekazanych skanów jasno wynika, że nie ewidencjonuje się godziny przydziału sprawy. Okoliczność ta nie powinna budzić wątpliwości. Organ podał też informacje dotyczące powiązań spraw w związku z przydziałem.
Stosownie do pkt III. wniosku organ wyjaśnił, że system SLPS nie posiada mechanizmu przypisywania spraw dotyczących tej samej rodziny do tego samego referenta. Niezasadnie skarżący kwestionuje przesłany mu skan zarządzenia dotyczący wpisania do repertorium sprawy o sygn. Nsm 468/25 w związku z zasłonięciem części tego dokumentu. Przesłany skan zawiera prawidłowo tylko dane objęte wnioskiem z 22 marca 2026 r. Okoliczność, że skarżący na etapie wniesienia skargi uszczegółowił wniosek z 22 marca 2026 r., żądając dodatkowych danych, nie może wpływać na ocenę realizacji pierwotnego wniosku, gdyż załatwienie tego wniosku objętego skargą na bezczynność nastąpiło przed wniesieniem skargi i przed zakomunikowaniem organowi rozszerzenia wniosku.
W ocenie Sądu organ udzielił wyczerpującej odpowiedzi na wniosek z 22 marca 2026 r. W wyroku z 6 lutego 2026 r., sygn. akt III OSK 632/25, publ.
w CBOSA, Naczelny Sąd Administracyjny wyjaśnił, że prawo dostępu do informacji publicznej jest prawem politycznym obywatela, mającym na celu realizację jego konstytucyjnego uprawnienia do kontroli władz publicznych. Charakter tego uprawnienia powoduje, że to wnioskodawca jest gospodarzem postępowania w sprawie udzielenia informacji publicznej, wyznaczając zakres swojego żądania. Wnioskodawca musi sprecyzować jakie informacje i w jakiej formie chce otrzymać. Podmiot, do którego wpłynął wniosek o udostępnienie informacji publicznej, jest związany żądaniem wnioskodawcy. Oznacza to, że organ nie może dowolnie interpretować treści wniosku, czy domniemywać intencji wnioskodawcy, ale powinien kierować się literalnym brzmieniem wniosku.
W wyroku z 20 października 2021 r., sygn. akt III OSK 1092/21, CBOSA, Naczelny Sąd Administracyjny również przekonywująco wyjaśnił, że właściwa realizacja wniosku o dostęp do informacji publicznej wymaga precyzyjnego udzielenia informacji na temat zawartych w nim kwestii. Nie chodzi bowiem o udzielenie jakiejkolwiek informacji, ale o przedstawienie jej w takim zakresie i w taki sposób, jaki odpowiada treści żądania. W rozpatrywanym przypadku treść udzielonej przez organ odpowiedzi na wniosek z 22 marca 2026 r. jest pełna i adekwatna do treści wniosku.
Z akt administracyjnych sprawy wynika, że wniosek datowany 22 marca 2026 r. został wysłany drogą elektroniczną na skrzynkę podawczą sądu rejonowego w niedzielę o 19:41. Zatem organ mógł odnotować jego wpływ i zapoznać się z jego treścią dopiero 23 marca 2026 r. W związku z tym 14-dniowy termin na załatwienie wniosku rozpoczął bieg od 24 marca 2026 r. i upływał 6 kwietnia 2026 r. Przy ustaleniu zachowania ustawowego terminu nie miał znaczenia wewnętrzny obieg dokumentów, zasygnalizowany przez organ w odpowiedzi na skargę. Okoliczność, że przewodniczący wydziału w sądzie przekazał organowi wniosek dopiero 21 kwietnia 2026 r. nie uzasadniał przyjęcia, że od tego dnia rozpoczął bieg terminu na jego załatwienie.
Istotnym jest przy tym w sprawie to, że organ udostępnił skarżącemu wnioskowane w podaniu z 22 marca 2026 r. informacje - pismem z 23 kwietnia 2026 r., a więc przed wniesieniem skargi (datowanej 27 kwietnia 2028 r. i nadanej 28 kwietnia 2026 r.).
Skarżący w ogóle nie zanegował stanowiska organu, że odpowiedź na wniosek została mu przesłana prawidłowo drogą elektroniczną 23 kwietnia 2026 r. Z przekazanych akt administracyjnych sprawy wynika jednoznacznie, że odpowiedź organu wraz z załącznikami została przesłana skarżącemu za pośrednictwem platformy e-PUAP 23 kwietnia 2026 r. (k. 20 akt administracyjnych). Z urzędowego poświadczenia doręczenia wynika również, że skarżący podjął tę korespondencję dopiero po wniesieniu skargi. Dla oceny zasadności skargi nie może mieć jednak znaczenia data podjęcia korespondencji przez wnioskodawcę, ale data nadania przesyłki do wnioskodawcy. Nadanie przesyłki ze stanowiskiem organu przed datą wniesienia skargi na bezczynność oznacza, że organ nie pozostawał już w zwłoce w czasie wniesienia skargi.
W orzecznictwie sądów administracyjnych utrwalone jest stanowisko, zgodnie z którym jeżeli w momencie wniesienia skargi bezczynność nie istniała, to skarga nie może zostać uwzględniona. Nie można bowiem zobowiązać organu do określonego działania, które przed dniem wniesienia skargi zostało już podjęte (por. uchwały NSA: sygn. akt II OPS 5/19 z 22 czerwca 2020 r. i II OPS 1/21 z 7 marca 2022 r., publ. w CBOSA).
Wyjaśnić jeszcze pozostaje, że przedmiotem niniejszej skargi mogła być bezczynność w udostepnieniu informacji publicznej określonej wyłącznie we wniosku z 22 marca 2026 r. Skarżący nie mógł skutecznie uzupełnić i rozszerzyć tego wniosku na etapie wniesienia skargi na bezczynność. Z treści art. 13 ust. 1 u.d.i.p. wynika wprost, że termin na udostępnienie informacji liczony jest "od dnia złożenia wniosku". Oczywiste i logiczne jest w związku z tym, że aby można było przypisać organowi zwłokę w załatwieniu wniosku, to uprzednio wniosek musi zostać skutecznie przedłożony organowi. Jeżeli strona chce skutecznie uzupełnić lub doprecyzować wniosek, to powinna to uczynić w postępowaniu przed organem i to przed rozpatrzeniem zgłoszonego pierwotnie wniosku przez organ. Dopiero od zakomunikowania organowi żądania uzupełnienia wniosku biegnie dla organu termin na udzielenie odpowiedzi objętej wnioskowanym uzupełnieniem.
Skoro w realiach niniejszej sprawy organ dowiedział się o żądaniu uzupełnienia wniosku po udzieleniu już odpowiedzi na pierwotny wniosek i to na etapie wniesienia skargi na bezczynność w załatwieniu pierwotnego wniosku, to żądanie informacji uzupełniających stanowi nową sprawę podlegającą odrębnemu rozpatrzeniu, a w konsekwencji odrębnemu zaskarżeniu. Potwierdza to treść art. 134 § 1 p.p.s.a. Zgodnie z tym unormowaniem sąd administracyjny rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Rozstrzyganie "w granicach sprawy" oznacza, że sąd nie może uczynić przedmiotem rozpoznania legalności innej sprawy administracyjnej niż ta, w której wniesiono skargę.
Sąd związany jest bowiem granicami przedmiotu zaskarżenia, którym jest konkretny akt lub czynność, kwestionowana przez uprawniony podmiot (zob. uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 lutego 1997 r. sygn. akt OPS 12/96, ONSA 1997, nr 3, poz. 104, wyrok NSA z 10 lipca 2019 r., sygn. akt I OSK 2507/18, publ. CBOSA).
Na zasadzie art. 134 § 1 p.p.s.a., co podkreślić pozostaje, Sąd nie może w niniejszym postępowaniu uczynić przedmiotem oceny sprawy podlegającej odrębnemu rozstrzygnięciu, a tym samym odrębnemu zaskarżeniu. W rozpatrywanym przypadku granice sprawy wyznaczył objęty skargą na bezczynność wniosek z 22 marca 2026 r., który został załatwiony przed wniesieniem niniejszej skargi. Rolą Sądu było ustalenie czy organ udzielił wyczerpującej odpowiedzi na ten wniosek. Zakres żądanych dodatkowo danych, zakomunikowanych organowi dopiero na etapie wniesienia skargi na bezczynność, a po załatwieniu już prawidłowo pierwotnego wniosku, stanowi w istocie nowy wniosek, podlegający odrębnemu rozpatrzeniu. Kwestionowana przez skarżącego odpowiedź organu z 12 maja 2026 r., odnosząca się do wniosku o udostępnienie informacji publicznej zawartego w skardze, dotyczy odrębnej sprawy, w rozumieniu art. 134 § 1 p.p.s.a., i podlegać może odrębnemu zaskarżeniu. Dlatego Sąd pozostawił bez oceny wniosek skarżącego zawarty w skardze i wyrażone w tym względzie stanowisko organu.
Mając powyższe na uwadze Sąd oddalił skargę jako niezasadną, na podstawie art. 151 p.p.s.a.