Uzasadnienie
E. K. w piśmie z 13 maja 2026 r. wywiodła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach skargę na bezczynność Komendanta Straży Miejskiej w Kielcach (dalej też "Komendant") w sprawie udostępnienia informacji publicznej na jej wniosek z 30 marca 2026 r., zarzucając organowi naruszenie:
- 1) art. 1 ust. 1, art. 10 ust. 1, art. 6 ust. 2 pkt 2, 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902), zwanej dalej "u.d.i.p.", przez przyjęcie, że żądane informacje dotyczą informacji przetworzonej;
- 2) art. 2 ust. 1, art. 16 i art. 17 u.d.i.p., poprzez odmowę udostępnienia informacji bez zachowania formy decyzji administracyjnej;
- 3) art. 13 ust. 1 u.d.i.p. poprzez naruszenie ustawowego terminu udostępnienia informacji publicznej bez uzasadnionej przyczyny.
W oparciu o powyższe zarzuty skarżąca wniosła o:
- 1) zobowiązanie organu do udzielenia informacji w zakresie i w formie wskazanej we wniosku;
- 2) stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności;
- 3) stwierdzenie, że bezczynność ma charakter rażący;
- 4) przyznanie na jej rzecz sumy pieniężnej w kwocie 2000 zł; zasądzenie kosztów postępowania według norm przepisanych.
Z załączonego do skargi wniosku z 30 marca 2026 r. wynika, że skarżąca na podstawie art. 2 ust.1 i art. 10 u.i.d.p. zwróciła się do Komendanta Straży Miejskiej w K. o udostępnienie informacji w następującym zakresie:
"1) Wynagrodzenia za pracę Komendanta Straży Miejskiej w Kielcach wypłaconego w roku 2025 oraz za miesiące styczeń - marzec 2026 r.
Wynagrodzenia za pracę Zastępcy Komendanta Straży Miejskiej w Kielcach wypłaconego w roku 2025 oraz za miesiące styczeń - marzec 2026 r.;
Średniego poziomu wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w Straży Miejskiej w K. na stanowisku "kierownika" wypłaconego w roku 2025 oraz za miesiące styczeń - marzec 2026 r. (proszę podać liczbę pracowników zatrudnionych na stanowisku "kierownika", których wynagrodzenia uwzględniono do wyliczenia)
Średniego poziomu wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w Straży Miejskiej w K. na stanowisku "zastępcy kierownika" wypłaconego w roku 2025 oraz za miesiące styczeń - marzec 2026 r. (proszę podać liczbę pracowników zatrudnionych na stanowisku "zastępcy kierownika", których wynagrodzenia uwzględniono do wyliczenia);
Średniego poziomu wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w Straży Miejskiej w K. na stanowisku "starszy inspektor" wypłaconego w roku 2025 oraz za miesiące styczeń - marzec 2026 r. (proszę podać liczbę pracowników zatrudnionych na stanowisku "straszy inspektor", których wynagrodzenia uwzględniono do wyliczenia);
Średniego poziomu wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w Straży Miejskiej w K. na stanowisku "inspektor" wypłaconego w roku 2025 oraz za miesiące styczeń-marzec 2026 r. (proszę podać liczbę pracowników zatrudnionych na stanowisku "inspektor", których wynagrodzenia uwzględniono do wyliczenia Podając ww. kwoty wynagrodzenia proszę przedstawić podział kwot na następujące składniki:
wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek specjalny, dodatek za stopień, dodatek za wysługę lat, premie uznaniowa, nagrody dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych inne dodatki.
Średniego poziomu wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w Straży Miejskiej w K. na stanowisku "starszy inspektor" w okresie styczeń - marzec 2026 r. z uwzględnieniem kryterium płci (proszę podać liczbę pracowników według płci);
Podstawy, kryteriów przyznawania, wysokości ogółem premii i nagród wypłaconych pracownikom Straży Miejskiej w K. w 2025 r. i w 2026 r. z podaniem liczby pracowników, którym premię lub nagrodę przyznano, średniego poziomu wysokości premii, średniego poziomu wysokości nagrody w kategoriach pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych urzędniczych, urzędniczych i pomocniczych;
Podstawy, kryterium przyznawania oraz średniego poziomu wysokości premii i nagród przyznanych przez Komendanta Straży Miejskiej w 2025 r. i w 2026 r. pracownikom w kategoriach "starszy inspektor", "inspektor"
Liczby pracowników, którym przyznano dodatek przedemerytalny w 2025 i w 2026 r. oraz kwot przyznanych z tego tytułu.
Ponadto, proszę o udostępnienie w formie skan dokumentu "ewidencja etatów" w Straży Miejskiej w K. według stanu na 31 grudnia 2025 r. przekazywanej Komendantowi Wojewódzkiemu Policji za rok 2025 r. - zgodnie z właściwymi przepisami".
Skarżąca podniosła w szczególności, że termin udostępnienia informacji upłynął 13 kwietnia 2026 r., a wobec braku odpowiedzi pismem z 21 kwietnia 2026 r. wystosowała ponaglenie. Wskazała, że pismem z 13 kwietnia 2026 r. Zastępca Komendanta udzieliła cząstkowej odpowiedzi w zakresie pkt 1, 2, 4, 8 i 10 wniosku, natomiast informacje objęte pkt 3, 5, 6 i 7 uznała za informację przetworzoną, wzywając do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego. W odniesieniu do dokumentu "ewidencja etatów" wezwała zaś do sprecyzowania sposobu jego udostępnienia.
Zdaniem skarżącej pismo to było bezskuteczne, ponieważ pochodziło od osoby nieuprawnionej, żądane informacje nie stanowiły informacji przetworzonej, a sposób udostępnienia "ewidencji etatów" został jednoznacznie wskazany we wniosku jako skan. Podkreśliła, że żądane dane dotyczą funkcjonowania Straży Miejskiej, w szczególności struktury zatrudnienia, warunków wynagradzania pracowników oraz urzędowych ewidencji, a zatem stanowią informację publiczną. Skarżąca zakwestionowała uznanie informacji objętych pkt 3, 5, 6 i 7 wniosku za informację przetworzoną. W jej ocenie stanowią one sumę informacji prostych, których udostępnienie nie wymaga nadmiernych nakładów organizacyjnych ani finansowych, zwłaszcza że Straż Miejska dysponuje oprogramowaniem kadrowo-płacowym. Organ nie wykazał przy tym, jakie konkretnie czynności i nakłady byłyby konieczne do przygotowania żądanych danych, ani w jaki sposób miałoby to zakłócić funkcjonowanie jednostki.
W konsekwencji uznała, że bezczynność ma charakter rażący i uzasadnia przyznanie na jej rzecz sumy pieniężnej.
W odpowiedzi organ wniósł o oddalenie skargi i wniosków w niej zawartych w całości. Wniósł także o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodów z pisma z 30 kwietnia 2026 r. pn. "reklamacja na usługi pocztowe" wraz z odpowiedzią z 29 maja 2026 r., notatki służbowej z 13 maja 2026 r. wraz z kserokopią notatnika służbowego oraz notatki służbowej z 28 kwietnia 2026 r.
Uzasadniając swoje stanowisko, organ wskazał, że pismem z 13 kwietnia 2026 r., udzielił informacji w zakresie pkt 1, 2, 4, 8 i 10 wniosku. W zakresie pkt 11 wskazał, że żądana forma przekazania informacji jest dla organu niejasna i wniósł o wskazanie właściwej formy jej udostępnienia. Natomiast informacje objęte pkt 3, 5, 6, 7 i 9 organ uznał za informacje przetworzone i wezwał skarżącą do wykazania w terminie 14 dni szczególnie istotnego interesu publicznego uzasadniającego ich udostępnienie, pouczając, że brak wykazania tej przesłanki skutkować będzie odmową udostępnienia informacji w drodze decyzji administracyjnej.
Pismo z 13 kwietnia 2026 r. zostało doręczone skarżącej 4 maja 2026 r. Skarżąca nie udzieliła odpowiedzi na wezwanie organu i nie wykazała szczególnie istotnego interesu publicznego w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.
W konsekwencji decyzją z 1 czerwca 2026 r. Komendant odmówił udostępnienia informacji publicznej przetworzonej objętej pkt 3, 5, 6, 7 i 9 wniosku. Organ nie podzielił zarzutu skarżącej dotyczącego niezasadnego zakwalifikowania tych informacji jako przetworzonych. Wyjaśnił, że żądanie obejmowało m.in. zestawienia dotyczące liczby pracowników według określonych kategorii zatrudnienia, poziomu wynagrodzeń, płci oraz stanowisk służbowych. Dane te nie funkcjonują w gotowej postaci odpowiadającej treści wniosku, a ich przygotowanie wymagałoby analizy zasobów kadrowo-płacowych, zestawienia danych pochodzących z różnych źródeł oraz opracowania nowych zbiorów informacji według kryteriów wskazanych przez skarżącą. Według organu przygotowanie odpowiedzi wymagałoby analizy "niejako na piechotę" dokumentacji każdego pracownika zatrudnionego na wskazanych stanowiskach za okres 15 miesięcy, z uwzględnieniem zmian kadrowych zachodzących w tym okresie.
Organ wskazał przykładowo, że w styczniu 2025 r. na stanowisku inspektora zatrudnionych było 6 pracowników, a starszego inspektora - 27, w czerwcu 2025 r. odpowiednio 8 i 26, natomiast w grudniu 2025 r. - 9 i 29 pracowników. Organ podniósł nadto, że realizacja wniosku wymagałaby całkowitego zaangażowania przynajmniej kilku pracowników, podczas gdy dział kadr Straży Miejskiej liczy zaledwie 2 osoby. Jedna z nich była zatrudniona do 31 marca 2026 r., a od 1 kwietnia 2026 r. zatrudniono nowego pracownika, wymagającego wdrożenia do systemu pracy. Zdaniem organu realizacja wniosku miałaby zatem istotny wpływ na jego bieżącą działalność, co przemawiało za zakwalifikowaniem żądanych informacji jako przetworzonych.
Odnosząc się do zarzutu przekroczenia terminu określonego w art. 13 ust. 1 u.d.i.p., organ wskazał, że korespondencja zawierająca pismo z 13 kwietnia 2026 r. została przekazana do wysyłki tego dnia, jednak faktycznie nadano ją 27 kwietnia 2026r. Z przyczyn organizacyjno-technicznych związanych z obsługą korespondencji w placówce pocztowej przesyłka pozostawała omyłkowo niewysłana przez około dwa tygodnie w książce pocztowej w siedzibie Poczty Polskiej. Po ujawnieniu tej sytuacji została niezwłocznie nadana. W związku z tym organ złożył reklamację na usługi pocztowe oraz odebrał notatki służbowe od pracowników Straży Miejskiej.
W ocenie organu okoliczności te świadczą o tym, że czynności zmierzające do realizacji obowiązku ustawowego zostały podjęte w terminie, natomiast opóźnienie miało charakter incydentalny i wynikało z niezamierzonego błędu organizacyjnego przy obsłudze korespondencji wychodzącej, a nie z celowego zaniechania udostępnienia informacji publicznej. Organ podniósł, że nawet gdyby uznać, iż pozostawał w bezczynności, nie miała ona charakteru rażącego, ponieważ nie była działaniem zamierzonym ani celowym, wskazującym na niechęć do udzielenia żądanej informacji.
Za bezzasadny organ uznał również zarzut podpisania pisma z 13 kwietnia 2026 r. przez osobę nieuprawnioną. Wskazał, że fakt reprezentowania Straży Miejskiej przez Komendanta nie oznacza, iż wyłącznie Komendant może podpisywać korespondencję dotyczącą dostępu do informacji publicznej. Powołując się na § 11 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Straży Miejskiej w Kielcach, organ podał, że w czasie nieobecności Komendanta zastępuje go Zastępca Komendanta, którego zakres obowiązków i uprawnień obejmuje wszystkie zadania i kompetencje Komendanta. Zastępca Komendanta była zatem osobą uprawnioną do podpisania odpowiedzi na wniosek.
Organ podkreślił, że nie pozostawał bezczynny, gdyż pismem z 13 kwietnia 2026 r. udostępnił informacje w zakresie pkt 1, 2, 4, 8 i 10 wniosku, w zakresie pkt 11 wezwał do wskazania właściwej formy udostępnienia, a decyzją z 1 czerwca 2026 r. odmówił udostępnienia informacji przetworzonej objętej pkt 3, 5, 6, 7 i 9 wniosku wobec braku reakcji skarżącej na wezwanie do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego.
W konsekwencji organ uznał, że brak jest podstaw zarówno do stwierdzenia rażącej bezczynności, jak i do przyznania skarżącej sumy pieniężnej, o której mowa w art. 149 § 2 p.p.s.a. Wskazał, że działał w sposób transparentny, komunikował się ze skarżącą i przedstawił swoje stanowisko w piśmie z 13 kwietnia 2026 r. oraz decyzji z 1 czerwca 2026 r., co zaprzecza tezie o braku działania lub złej wierze.
Na marginesie organ wskazał, że w odpowiedzi na wcześniejszy wniosek skarżącej z 15 września 2025 r. w piśmie z 30 września 2025 r. przedstawił podstawy zatrudnienia B. B. na stanowisku Zastępcy Komendanta oraz przesłał skarżącej kserokopię umowy o pracę.
Reasumując, organ stwierdził, że rozpoznał wniosek w takim zakresie, w jakim było to uzasadnione przepisami obowiązującego prawa.
W piśmie procesowym z 13 czerwca 2026 r. skarżąca poinformowała, że 8 czerwca 2026 r. doręczono jej decyzję Komendanta Straży Miejskiej w Kielcach z 1 czerwca 2026 r. odmawiającą udostępnienia informacji publicznej objętej pkt 3, 5, 6, 7 i 9 wniosku z 30 marca 2026 r.
W związku z powyższym zmieniła żądanie skargi, wnosząc o stwierdzenie, że Komendant dopuścił się bezczynności w udostępnieniu informacji publicznej objętej pkt 1-10 wniosku oraz skanu dokumentu urzędowego "ewidencja etatów", stwierdzenie, że bezczynność miała charakter rażący, przyznanie na jej rzecz sumy pieniężnej w kwocie 2000 zł oraz zasądzenie kosztów postępowania.
Skarżąca wskazała, że skargę na bezczynność wniosła 15 maja 2026 r., a w tej dacie Komendant pozostawał w bezczynności w pełnym zakresie wniosku z 30 marca 2026 r. W ustawowym terminie, który upłynął 13 kwietnia 2026 r., nie udostępnił bowiem informacji w drodze czynności materialno-technicznej, nie przekazał skanu dokumentu urzędowego ani nie wydał decyzji o odmowie udostępnienia informacji lub decyzji umarzającej postępowanie.
W ocenie skarżącej doręczone jej 4 maja 2026 r. pismo Zastępcy Komendanta z 13 kwietnia 2026 r. oraz decyzja Komendanta z 1 czerwca 2026 r. nie znoszą bezczynności organu. Jednocześnie wskazała, że przekazanie po wniesieniu skargi informacji w zakresie pkt 1, 2, 4, 8 i 10 wniosku oraz merytoryczne jego rozpatrzenie w zakresie pkt 3, 5, 6, 7 i 9 uczyniło bezprzedmiotowym żądanie zobowiązania Komendanta do udostępnienia tych informacji. Dodała, że decyzja o odmowie udostępnienia informacji będzie przedmiotem odrębnej skargi.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach zważył, co następuje
Skarga nie zasługuje na uwzględnienie.
W pierwszej kolejności trzeba wyjaśnić, że zgodnie z art. 119 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.), zwanej dalej "p.p.s.a.", sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. Sytuacja taka miała miejsce w rozpoznawanej sprawie i stąd orzeczenie zapadło na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym.
Stosownie do art. 149 § 1 p.p.s.a., uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania, sąd zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu albo dokonania czynności, stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, a także stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie, stosownie do art. 149 § 1a p.p.s.a., sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa. W przypadku nieuwzględnienia skargi sąd ją oddala na podstawie art. 151 p.p.s.a.
W orzecznictwie i piśmiennictwie przyjmuje się, że z bezczynnością mamy do czynienia wówczas, gdy organ, będąc zobowiązanym do podjęcia określonego działania, nie podejmuje go w terminie wynikającym z przepisów prawa. Bezczynność zachodzi zatem zarówno wtedy, gdy organ w prawnie określonym terminie nie podejmuje żadnych czynności w sprawie, jak również wówczas, gdy wprawdzie prowadzi postępowanie, lecz mimo istnienia ustawowego obowiązku nie kończy go wydaniem stosownego aktu albo dokonaniem wymaganej czynności.
Na gruncie ustawy o dostępie do informacji publicznej ocena pozostawania podmiotu zobowiązanego w bezczynności wymaga ustalenia, czy żądanie dotyczy informacji publicznej, czy jego adresat jest podmiotem zobowiązanym do jej udostępnienia, a następnie czy podmiot ten podjął w odniesieniu do wniosku działania przewidziane przepisami ustawy.
Zgodnie z art. 1 ust. 1 u.d.i.p. każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie w niej określonych. Stosownie natomiast do art. 4 ust. 1 u.d.i.p. obowiązane do udostępniania informacji publicznej są władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne.
W rozpoznawanej sprawie nie budziło wątpliwości Sądu, że Komendant Straży Miejskiej w Kielcach jest podmiotem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej. Nie ulegało również wątpliwości, że informacje objęte wnioskiem skarżącej z 30 marca 2026 r., dotyczące funkcjonowania Straży Miejskiej, w tym wynagrodzeń jej pracowników, struktury zatrudnienia oraz prowadzonej przez jednostkę dokumentacji, mają charakter informacji publicznej (art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. d i pkt 4 lit. a u.d.i.p.).
Istota sprawy sprowadzała się zatem do ustalenia, czy Komendant Straży Miejskiej pozostawał w bezczynności w rozpoznaniu wniosku skarżącej z 30 marca 2026 r., przy uwzględnieniu ostatecznego zakresu żądania skargi sprecyzowanego w piśmie procesowym z 13 czerwca 2026 r.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 u.d.i.p. udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, z zastrzeżeniem ust. 2 i art. 15 ust.
2. Udostępnienie informacji publicznej stanowi czynność materialno-techniczną. Jeżeli natomiast zachodzą podstawy do odmowy jej udostępnienia, odmowa następuje, stosownie do art. 16 ust. 1 u.d.i.p., w drodze decyzji. Z kolei zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego. Jeżeli zatem podmiot zobowiązany uzna, że żądana informacja ma charakter informacji przetworzonej, a szczególnie istotny interes publiczny nie wynika już z treści wniosku, powinien wezwać wnioskodawcę do wykazania tej przesłanki. Dopiero po umożliwieniu wnioskodawcy przedstawienia stosownej argumentacji i w razie niewykazania szczególnie istotnego interesu publicznego organ może odmówić udostępnienia informacji, co - stosownie do art. 16 ust. 1 u.d.i.p. - następuje w drodze decyzji administracyjnej.
Przenosząc powyższe na grunt rozpoznawanej sprawy, Sąd uznał, że sposób rozpatrzenia wniosku skarżącej przez organ nie daje podstaw do stwierdzenia zarzucanej mu bezczynności.
W pierwszej kolejności odnieść należy się do punktów 1, 2, 4, 8 i 10 wniosku.
Z akt sprawy wynika, że organ pismem z 13 kwietnia 2026 r. rozpatrzył w tej części wniosek i przekazał skarżącej informację publiczną.
W zakresie pkt 1 i 2 wniosku organ podał wysokość wynagrodzenia Komendanta oraz Zastępcy Komendanta za wskazany we wniosku okres, z wyszczególnieniem poszczególnych jego składników, w tym wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego, dodatku specjalnego, dodatku za stopień, dodatku za wysługę lat, premii uznaniowych, nagród, dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych oraz innych dodatków. W odniesieniu do pkt 4 analogiczne dane przedstawił dla stanowiska zastępcy kierownika. Odpowiadając na pkt 8 wniosku, organ wskazał podstawę przyznawania premii i nagród, tj. zarządzenie nr 28/2025 Komendanta Straży Miejskiej w Kielcach z 27 czerwca 2025 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Wynagradzania Pracowników Straży Miejskiej, a także przedstawił przesłanki przyznawania premii uznaniowych i nagród pieniężnych. Podał ponadto liczbę pracowników, którym przyznano premie oraz średnią wysokość premii, jak również średnią wysokość nagród w podziale na stanowiska kierownicze urzędnicze, stanowiska urzędnicze i stanowiska pomocnicze. W zakresie pkt 10 organ wskazał natomiast, że dodatek przedemerytalny w wysokości 1000 zł otrzymywała jedna osoba w okresie od grudnia 2025 r. do marca 2026 r.
Podsumowując, w niniejszej sprawie zestawienie treści pkt 1, 2, 4, 8 i 10 wniosku z treścią pisma z 13 kwietnia 2026 r. nie daje podstaw do przyjęcia, że organ pozostawił wniosek w tej części bez rozpoznania. Przeciwnie, w odniesieniu do każdego z wymienionych punktów organ przekazał informacje odnoszące się do przedmiotu sformułowanego w nim żądania. Nie sposób stwierdzić, aby odpowiedź była niepełna w zakresie pkt 1, 2, 4, 8 i 10 wniosku. Stanowisko to znajduje dodatkowe potwierdzenie w piśmie procesowym skarżącej z 13 czerwca 2026 r., w którym sama strona wskazała, że informacje objęte pkt 1, 2, 4, 8 i 10 zostały jej przekazane i z tej przyczyny uznała żądanie zobowiązania Komendanta do ich udostępnienia za bezprzedmiotowe.
W konsekwencji Sąd uznał, że w zakresie pkt 1, 2, 4, 8 i 10 wniosku organ dokonał czynności materialno-technicznej polegającej na udostępnieniu informacji publicznej i nie pozostawił wniosku w tej części jako nierozpatrzony.
Sąd miał przy tym na uwadze, że pismo z 13 kwietnia 2026 r. zostało faktycznie nadane jako przesyłka rejestrowana dopiero 27 kwietnia 2026 r., a skarżącej doręczone 4 maja 2026 r. Okoliczność ta wymagała oceny z punktu widzenia zarzutu naruszenia terminu określonego w art. 13 ust. 1 u.d.i.p.
Zgromadzony w sprawie materiał dowodowy pozwala ustalić okoliczności, w jakich doszło do późniejszego nadania przesyłki. Z odpowiedzi Poczty Polskiej S.A. z 29 maja 2026 r. na reklamację organu wynika, że 13 kwietnia 2026 r. książkę nadawczą wraz z korespondencją zawierającą ww. odpowiedź przeznaczoną do nadania na Poczcie Polskiej przekazała funkcjonariuszka Straży Miejskiej. Następnie ustalono, że książka ta nie znajdowała się we właściwym urzędzie. Po jej odnalezieniu stwierdzono, że wewnątrz książki nadal znajdowała się przesyłka przeznaczona do nadania jako przesyłka rejestrowana. Ostatecznie w dniu 27 kwietnia 2026 r. przesyłka została nadana do skarżącej.
W ocenie Sądu, okoliczności te nie dają podstaw do przyjęcia, że Komendant pozostawał w bezczynności w zakresie pkt 1, 2, 4, 8 i 10 wniosku. Organ już 13 kwietnia 2026 r. sporządził odpowiedź na wniosek i podjął czynności zmierzające do przesłania jej skarżącej, kierując korespondencję do nadania na Poczcie Polskiej. To, że przesyłka została faktycznie nadana dopiero 27 kwietnia 2026 r., było związane z opisanymi wyżej okolicznościami dotyczącymi jej obsługi po przekazaniu do nadania i nie świadczy o niezałatwieniu przez organ wniosku. Nie wystąpił zatem stan, w którym podmiot zobowiązany, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie podjął w terminie czynności zmierzających do realizacji wniosku w trybie u.d.i.p. Organ nie odpowiada za działanie wadliwie obsługujących go podmiotów zewnętrznych, w tym operatora pocztowego, w sytuacji, gdy sam dopełnił wszelkich aktów staranności i w przepisanym terminie przekazał przygotowaną korespondencję pracownikowi placówki pocztowej.
O zachowaniu terminu decyduje fakt oddania pisma w placówce, a nie data technicznego stemplowania. Odwlekanie czynności przez pocztę (np. przetrzymanie przesyłki) nie obciąża nadawcy. Błędy logistyczne i opóźnienia operatora pocztowego, do których doszło już po faktycznym przekazaniu korespondencji przez organ, nie mogą skutkować zarzutem bezczynności (zob. np. wyroki NSA z: 5 lipca 2022 r., II OSK 2146/19 i 25 maja 2021 r., VII SA/Wa 2486/20, dostępne na: www.orzeczenia.nsa.gov.pl, CBOSA).
Odnośnie do części wniosku obejmującej pkt 3, 5, 6, 7 i 9 organ uznał objęte nimi informacje za informację publiczną przetworzoną.
W tym miejscu wymaga podkreślenia, że przedmiotem kontroli Sądu w niniejszym postępowaniu nie jest prawidłowość dokonanej przez organ kwalifikacji żądanych informacji jako informacji przetworzonej, lecz zarzucona Komendantowi bezczynność w rozpoznaniu wniosku z 30 marca 2026 r. W postępowaniu ze skargi na bezczynność Sąd bada bowiem, czy podmiot zobowiązany podjął działania wymagane w związku ze złożonym wnioskiem i czy uczynił to we właściwym czasie. Kontrola ta nie może zastępować kontroli legalności decyzji administracyjnej wydanej w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej, która może mieć miejsce w sprawie ze skargi na taką decyzję.
Z tego względu dla rozstrzygnięcia niniejszej sprawy istotne było ustalenie, czy organ, przyjmując, że informacje objęte pkt 3, 5, 6, 7 i 9 mają charakter informacji przetworzonej, podjął czynności odpowiadające takiej kwalifikacji.
Pismem z 13 kwietnia 2026 r. organ wezwał skarżącą do wykazania, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania, że uzyskanie żądanych informacji jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, pouczając ją, że niewykazanie tej przesłanki skutkować będzie odmową udostępnienia informacji w drodze decyzji administracyjnej. Wezwanie zostało doręczone skarżącej 4 maja 2026 r.
Okoliczność ta ma zasadnicze znaczenie dla oceny zarzutu bezczynności. Skarżąca wniosła bowiem skargę w piśmie z 13 maja 2026 r., a zatem jeszcze przed upływem wyznaczonego jej 14-dniowego terminu do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego. W dacie wniesienia skargi organ oczekiwał więc na stanowisko skarżącej, od którego zależał dalszy sposób rozpoznania tej części wniosku. Do czasu udzielenia przez nią odpowiedzi albo bezskutecznego upływu zakreślonego terminu nie było wiadomo, czy strona wykaże przesłankę uzasadniającą udostępnienie informacji uznanych przez organ za przetworzone. Organ nie miał zatem w tym czasie podstaw do przyjęcia, że przesłanka ta nie została wykazana i wydania z tego powodu decyzji odmownej.
Nie sposób zatem przyjąć, że w dacie wniesienia skargi organ pozostawał w bezczynności z tego względu, że nie wydał jeszcze decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej, bo musiałoby to nastąpić jeszcze przed upływem terminu, w którym skarżąca mogła przedstawić argumentację przemawiającą za udostępnieniem żądanych informacji. Skoro bowiem strona 4 maja 2026 r. odebrała wezwanie, to do 18 maja 2026 r. miała termin na udzielenie odpowiedzi na to wezwanie, czego nie uczyniła. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego jej terminu organ przystąpił zatem do zakończenia sprawy w zakresie pkt 3, 5, 6, 7 i 9 wniosku i decyzją z 1 czerwca 2026 r., znak RP.0141.17.2026/1, odmówił udostępnienia żądanych informacji.
W konsekwencji w odniesieniu do pkt 3, 5, 6, 7 i 9 wniosku nie wystąpił stan, w którym organ, mimo upływu terminu do podjęcia wymaganej czynności, pozostawałby bezczynny. W dacie wniesienia skargi nadal biegł termin wyznaczony skarżącej do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego, zaś po jego bezskutecznym upływie organ zakończył sprawę decyzją administracyjną. Okoliczność, że decyzja ta została wydana już po wniesieniu skargi, pozostaje zatem bez wpływu na powyższą ocenę. Z punktu widzenia niniejszej sprawy rozstrzygające znaczenie ma fakt, że organ nie pozostawił tej części wniosku bez załatwienia, lecz podjął działania właściwe dla dokonanej przez siebie kwalifikacji informacji publicznej jako przetworzonej, a kontrola tego stanowiska nastąpi przy rozpoznaniu skargi przez sąd administracyjny na tę decyzję.
Nie zasługiwał również na uwzględnienie argument skarżącej, że pismo z 13 kwietnia 2026 r. było bezskuteczne z tego względu, że zostało podpisane przez Zastępcę Komendanta. Jak wynika z Regulaminu Organizacyjnego Straży Miejskiej w Kielcach, na który powołał się organ, Zastępca Komendanta w czasie nieobecności Komendanta zastępuje go, a zakres jego obowiązków i uprawnień obejmuje wszystkie zadania i kompetencje Komendanta. Nie ma zatem podstaw do przyjęcia, że samo podpisanie pisma stanowiącego odpowiedź na wniosek o udostępnienie informacji publicznej przez Zastępcę Komendanta powodowało jego bezskuteczność i prowadziło do pozostawania organu w bezczynności.
W kwestii zawartego we wniosku żądania udostępnienia skanu dokumentu "ewidencja etatów" Straży Miejskiej w Kielcach według stanu na 31 grudnia 2025 r. zauważyć należy, że organ odniósł się również do tej części wniosku w piśmie z 13 kwietnia 2026 r. Wskazał, że żądanie zostało sformułowane w sposób niepozwalający na jednoznaczne ustalenie sposobu udostępnienia informacji.
Z jednej bowiem strony skarżąca zażądała udostępnienia skanu dokumentu "ewidencja etatów", z drugiej strony w podsumowaniu wniosku wskazała na udostępnienie informacji w formie pisemnej na podany adres, czyli pocztą tradycyjną. Organ uznał, że tak sformułowane żądanie wymaga sprecyzowania i zwrócił się do skarżącej o jednoznaczne wskazanie sposobu, w jaki informacja ma zostać jej udostępniona.
W ocenie Sądu podjęcie przez organ takiej czynności nie może być utożsamiane z pozostawieniem tej części wniosku bez rozpatrzenua. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej wprawdzie nie wymaga zachowania szczególnej formy, powinien on jednak pozwalać podmiotowi zobowiązanemu na ustalenie zarówno przedmiotu żądania, jak i sposobu, w jaki wnioskodawca oczekuje udostępnienia informacji. Jeżeli treść wniosku w tym zakresie nie jest jednoznaczna, zwrócenie się do wnioskodawcy o jego sprecyzowanie stanowi czynność zmierzającą do umożliwienia realizacji żądania zgodnie z jego rzeczywistą wolą.
W rozpoznawanej sprawie wezwanie nie zmierzało przy tym do nałożenia na skarżącą dodatkowych, niewynikających z ustawy wymogów formalnych, lecz do usunięcia konkretnej niejasności dotyczącej sposobu udostępnienia żądanego dokumentu. Organ nie odmówił zatem udostępnienia "ewidencji etatów", ani nie pozostawił tego żądania bez odpowiedzi, lecz podjął czynność niezbędną - w jego ocenie - do ustalenia sposobu jego realizacji. Skarżąca nie sprecyzowała sposobu udostępnienia żądanej informacji. W tych okolicznościach nie można przypisać organowi bezczynności w zakresie dotyczącym "ewidencji etatów", skoro dalsza realizacja tej części wniosku była uzależniona od usunięcia wskazanej niejednoznaczności, a organ zwrócił się do skarżącej o jej wyjaśnienie.
Odnosząc się do pisma procesowego z 13 czerwca 2026 r., Sąd miał na uwadze, że po doręczeniu skarżącej 8 czerwca 2026 r. decyzji Komendanta z 1 czerwca 2026 r. zmodyfikowała ona żądanie skargi. Nie domaga się już zobowiązania organu do udostępnienia informacji objętych pkt 1 - 10 wniosku, wskazując, że informacje objęte pkt 1, 2, 4, 8 i 10 wniosku zostały jej przekazane, zaś w zakresie pkt 3, 5, 6, 7 i 9 wniosku wydana została decyzja odmowna. Podtrzymała natomiast żądanie stwierdzenia bezczynności w zakresie pkt 1 - 10 oraz żądania dotyczącego "ewidencji etatów", stwierdzenia, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa, przyznania sumy pieniężnej w kwocie 2000 zł oraz zasądzenia kosztów postępowania.
Modyfikacja żądania skargi nie zmienia jednak dokonanej wyżej oceny.
Z przedstawionych wcześniej względów Sąd nie stwierdził, aby w jakiejkolwiek części w załatwieniu wniosku wystąpił stan bezczynności organu.
Skoro zaś bezczynność nie wystąpiła, brak było podstaw do stwierdzenia, że miała ona miejsce z rażącym naruszeniem prawa, jak również do przyznania skarżącej sumy pieniężnej na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a.
Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach, na podstawie art. 151 p.p.s.a., oddalił skargę.