Uzasadnienie
Wnioskiem z dnia [...] lutego 2026 r. Stowarzyszenie [...] w [...] zwróciło się do Burmistrza [...]o udostępnienie, na podany adres e-mail, informacji publicznej w postaci kompletnych protokołów ze wspólnych posiedzeń Komisji ds. Gospodarki i Komisji ds. Społecznych Rady Miejskiej w [...], które odbyły się 16 grudnia 2025 r. o godz. 13:00 oraz 26 stycznia 2026 r. o godz. 12:30. Niezależnie od powyższego Stowarzyszenie wniosło o udostępnienie wszelkich dokumentów, które stanowiły podstawę rozważań i prac komisji podczas obydwu wskazanych posiedzeń: w szczególności projekty uchwał w wersjach przedłożonych komisjom do zaopiniowania wraz z ich uzasadnieniami, wszelkie opinie, analizy, ekspertyzy, raporty i notatki służbowe przygotowane na potrzeby posiedzeń komisji bądź przedłożone im przez Burmistrza lub pracowników Urzędu Miejskiego, korespondencję, wnioski i stanowiska podmiotów zewnętrznych, które wpłynęły w związku z materią rozpatrywaną na posiedzeniach, informacje finansowe, zestawienia, kalkulacje i prognozy prezentowane komisjom lub stanowiące podstawę dyskusji – w tym zwłaszcza materiały dotyczące projektu budżetu na 2026 r., Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2025-2038, zmian budżetu na lata 2025 i 2026, kalkulacji wynagrodzenia Burmistrza, a także dokumentacji planistycznej, map, opracowań urbanistycznych i środowiskowych związanych z projektem zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla terenu przy jeziorze [...], wszelkich nagrań audio, wideo z przebiegu ww. posiedzeń komisji, jeżeli takie zostały utrwalone.
W krótkich odstępach czasu skarżące Stowarzyszenie złożyło jeszcze dwa inne wnioski, które nie stanowią przedmiotu rozpoznania w niniejszej sprawie: z [...] lutego 2026 r. oraz z [...] lutego 2026 r.
Pismem z dnia [...] lutego 2026 r. Burmistrz [...] wezwał skarżące Stowarzyszenie do wykazania, iż pozyskanie danych objętych m.in. wnioskiem z [...] lutego 2026 r. jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, gdyż w ocenie organu wnioskowana informacja stanowi informację przetworzoną.
W odpowiedzi na powyższe wezwanie, pismem z [...] marca 2026 r. Stowarzyszenie podniosło, że w ocenie strony wniosek nie dotyczy informacji przetworzonej w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.u. z 2022 r. poz. 902 ze zm., dalej u.d.i.p.) lecz informacji prostej. Do odpowiedzi Stowarzyszenie załączyło pakiet dokumentów w tym: wniosek z [...] lutego 2026 r. o udostępnienie informacji publicznej podpisany podpisem zaufanym A. M., zawiadomienie o dokonaniu wpisu do ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej przez Starostę [...]– skan dokumentu, uchwałę o wyborze zarządu stowarzyszenia zwykłego protokół z zebrania stowarzyszenia zwykłego z listą obecności zebrania online członków Stowarzyszenia, upoważnienie udzielone A. M. do reprezentowania Stowarzyszenia, regulamin stowarzyszenia zwykłego – skan dokumentu listę osób należących do Stowarzyszenia[...]– skan dokumentu.
Burmistrz [...], działając na podstawie art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691 ze zm., dalej k.p.a.) pismem z dnia [...] marca 2026 r. wezwał Stowarzyszenie [...] do usunięcia braków formalnych m.in. wniosku z [...] lutego 2026 r. poprzez złożenie oryginałów lub poświadczonych za zgodność z oryginałem odpisów:
- a) regulaminu Stowarzyszenia,
- b) dokumentu potwierdzającego wpisanie Stowarzyszenie do ewidencji stowarzyszeń zwykłych,
- – w terminie 7 dni od otrzymania wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.
W wezwaniu organ poinformował, że "przez kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem należy rozumieć kopię dokumentu zawierającą klauzulę "zgodnie z oryginałem" lub "za zgodność z oryginałem" umieszczona na każdej stronie dokumentu wraz z pieczęcią wnioskodawcy, datą i czytelnym podpisem lub podpisem nieczytelnym wraz z imienną pieczęcią osoby uprawnionej do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem wraz ze wskazaniem pełnionej funkcji. W przypadku dokumentów wielostronicowych dopuszcza się możliwość potwierdzania za zgodność z oryginałem od strony X do strony X wraz z pieczątką wnioskodawcy, datą i czytelnym podpisem lub podpisem nieczytelnym wraz z imienna pieczęcią osoby uprawnionej do potwierdzani dokumentów za zgodność z oryginałem wraz ze wskazaniem pełnionej funkcji. Dokumenty wielostronicowe powinny być zszyte i mieć ponumerowane strony, przy czym dopuszczalna jest forma odręczna numeracji.
Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne w formie dopisków, poprawek lub uszkodzeń, powyższe okoliczności stwierdza się w poświadczeniu. Poświadczenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentowania wnioskodawcy lub inna osoba upoważniona przez osobę uprawnioną do reprezentowania wnioskodawcy. Upoważnienie wymaga formy pisemnej i powinno być dołączone. Do poświadczenia kopii dokumentów za zgodność z oryginałem uprawnieni są również notariusz, adwokat, radca prawny.
W odpowiedzi, pismem z dnia [...] marca 2026 r. Stowarzyszenie podniosło, iż wezwanie z [...] marca 2026 r. jest pozbawione podstawy prawnej w zakresie, w jakim dotyczy wniosku z dnia [...] lutego 2026 r. Przepis art. 64 § 2 k.p.a. nie ma zastosowania do wniosków składanych w trybie u.d.i.p. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej jest odformalizowany i nie podlega rygorom formalnym k.p.a. Jest to już drugie wezwanie organu w tej sprawie. Na wezwanie z [...] lutego 2026 r., zawierające tożsame żądanie, Stowarzyszenie odpowiedziało pismem z dnia [...] marca 2026 r., wyczerpująco wykazując brak podstaw do stosowania art. 64 § 2 k.p.a. w postępowaniu o udostępnienie informacji publicznej. Ponowienie wezwania świadczy o tym, że działania organu nie służą wyjaśnieniu sprawy, lecz mają na celu celowe przedłużanie postępowania. Ustawowy termin 14 dni na udostępnienie informacji publicznej, wynikający z art. 13 ust. 1 u.d.i.p., upłynął bezskutecznie 2 marca 2026 r. Organ pozostaje w bezczynności. Stowarzyszenie podtrzymało wniosek z [...] lutego 2026 r. w całości i wezwało organ do niezwłocznego udostępnienia żądanych protokołów albo wydania decyzji odmownej w trybie art. 16 ust. 1 u.d.i.p.
Do w/w pisma załączono m.in. zawiadomienie o dokonaniu wpisu do ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej przez Starostę [...] – skan dokumentu, uchwałę z [...] lutego 2025 r. o wyborze zarządu stowarzyszenia zwykłego, protokół z zebrania stowarzyszenia zwykłego z [...] lutego 2025 r. z listą obecności zebrania online członków stowarzyszenia, upoważnienie udzielone A. M. do reprezentowania Stowarzyszenia, regulamin stowarzyszenia zwykłego – skan dokumentu, listę osób należących do stowarzyszenia [...] – skan dokumentu.
Pismem z dnia [...] marca 2026 r. Stowarzyszenie [...] w [...] wniosło do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim skargę na bezczynność Burmistrza [...] w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej na wniosek z [...] lutego 2026 r. wnosząc o zobowiązanie organu do udostępnienia informacji publicznej objętej w/w wnioskiem w terminie 14 dni od dnia doręczenia akt organowi, a także o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych. Zdaniem strony skarżącej organ w ustawowym terminie nie udostępnił informacji, nie wydał decyzji odmownej, a nie powiadomił o przedłużeniu terminu, co czyni skargę uzasadnioną.
Z kolei pismem z dnia [...] marca 2026 r. Burmistrz [...], działając na podstawie art. 64 § 2 k.p.a., zawiadomił Stowarzyszenie o pozostawieniu m.in. wniosku z [...] lutego 2026 r. bez rozpoznania, albowiem w ocenie organu braki wniosku nie zostały uzupełnione w wymagany sposób, gdyż nie złożono oryginałów lub poprawnie poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii regulaminu Stowarzyszenia oraz dokumentu potwierdzającego wpisanie Stowarzyszenia do ewidencji stowarzyszeń zwykłych.
W odpowiedzi na skargę Burmistrz [...] wniósł o umorzenie postępowania jako bezprzedmiotowego, ewentualnie o oddalenie skargi. Zdaniem organu w związku z podejmowaniem licznych czynności mających materialne uzasadnienie w treści dokumentacji urzędowej zgromadzonej w sprawie niniejszej, stosując się do nadrzędnych przepisów proceduralnych, nie popadł w jakąkolwiek bezczynność, a postępowanie jako bezprzedmiotowe powinno ulec umorzeniu, przy czym w przypadku niepodzielenia powyższego wniosku w zakresie umorzenia, skarga powinno zostać oddalona. Zdaniem organu nieprzedłożenie przez skarżącą oryginałów albo poświadczonych za zgodność z oryginałem odpisów regulaminu Stowarzyszenia i dokumentu potwierdzającego wpisanie Stowarzyszenia do ewidencji stowarzyszeń zwykłych stanowi przeszkodę formalną uniemożliwiającą przyjęcie, że wniosek został skutecznie wniesiony przez należycie oznaczony i prawidłowo reprezentowany podmiot.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Stosownie do treści art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tj. Dz.U. z 2024 r., poz. 1267) sądy administracyjne kontrolują działalność administracji publicznej pod względem zgodności z prawem. W myśl art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r., poz. 143 ze zm., dalej p.p.s.a.) kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje m.in. orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1-4a. Sąd rozstrzyga przy tym w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1 p.p.s.a.).
Sprawa została rozpoznana w trybie uproszczonym, stosownie do art. 119 pkt 4 oraz art. 120 p.p.s.a.
Skarżące Stowarzyszenie, kierując do Burmistrza [...] wniosek z [...] lutego 2026 r., wniosło o udostępnienie informacji w trybie u.d.i.p., która reguluje zakres podmiotowy, przedmiotowy oraz procedurę i tryb udostępniania informacji publicznej. Jednym z nich jest udostępnianie informacji publicznej na wniosek (art. 10 u.d.i.p.).
Dla dopuszczalności skargi w opisywanym przedmiocie nie jest wymagane poprzedzenie jej jakimkolwiek środkiem zaskarżenia, tzn. nie jest wymagane "wyczerpanie środków zaskarżenia" w rozumieniu art. 52 § 1 i 2 p.p.s.a.
Ustawa o dostępie do informacji publicznej, stanowiąca rozwinięcie prawa określonego w art. 61 Konstytucji RP, reguluje zakres podmiotowy i przedmiotowy jej stosowania, procedurę oraz tryb udostępniania informacji publicznej. Stosownie do art. 1 ust. 1 u.d.i.p. informacją publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych. Jego doprecyzowaniem jest art. 6 ust. 1 u.d.i.p., który wymienia rodzaje spraw, jakich mogą dotyczyć informacje o charakterze publicznym. Przepis ten zawiera jednak tylko przykładowy katalog spraw, dlatego przyjmuje się, że informacją publiczną jest każda informacja wytworzona przez władze publiczne, osoby pełniące funkcje publiczne oraz inne podmioty, które wykonują funkcje publiczne lub gospodarują mieniem publicznym, jak również informacje odnoszące się do wspomnianych władz, osób i innych podmiotów, które realizują zadania publiczne bądź gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa w zakresie swoich kompetencji.
Charakter taki ma również wiadomość niewytworzona przez podmioty publiczne, lecz odnosząca się do tych podmiotów, o ile odnosi się do faktów i danych (por. uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 9 grudnia 2013 r., I OPS 8/13, orzeczenia.nsa.gov.pl).
Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia m.in. do uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego (art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.).
Podmiotami zobowiązanymi do udostępnienia informacji publicznej są władze publiczne oraz inne podmioty o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2, w szczególności organy władzy publicznej (art. 4 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.), będące w posiadaniu takich informacji.
Bezspornym jest, że wniosek skarżącej został zaadresowany do organu, który w myśl art. 4 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. zobowiązany jest do udostępnienia informacji publicznej. Burmistrz [...] jest organem wykonawczym Gminy [...] i co do zasady ciąży na nim obowiązek udostępnienia tej informacji. Treść informacji objętej wnioskiem strony, jako że odnosi się danych publicznych, w tym do dokumentów urzędowych (art. 6 pkt 4 u.d.i.p.) mieści się zaś w zakresie pojęcia "informacja publiczna".
Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 2 u.d.i.p. udostępnienie informacji publicznej następuje m.in. w sposób, o którym mowa w art. 10 i 11 – czyli na wniosek. W przypadku skierowania pisemnego wniosku podmiot, do którego wniosek taki został skierowany, może: udostępnić tę informację, gdy jest jej dysponentem oraz nie zachodzą okoliczności wyłączające możliwość jej udostępnienia w formie czynności materialno-technicznej; poinformować wnioskodawcę, że jego wniosek nie znajduje podstawy w przepisach u.d.i.p., gdyż żądanie nie dotyczy informacji mających charakter informacji publicznej, lub też wskazać, że organ nie jest dysponentem informacji, o którą wnioskodawca się zwrócił (art. 4 ust. 3 u.d.i.p.), bądź też poinformować stronę, że w sprawie obowiązuje inny tryb udostępnienia informacji niż ten, w którym strona się zwróciła (art. 1 ust. 2 u.d.i.p.); odmówić udostępnienia informacji lub umorzyć postępowanie, w sytuacji wskazanej w art. 14 ust. 2 stosownie do treści art. 16 u.d.i.p., czego dokonuje w formie decyzji administracyjnej. Może również odmówić w drodze decyzji udostępnienia informacji publicznej przetworzonej w związku z niespełnieniem przez stronę warunku wskazanego w art.
- 3. Przy czym działań tych należy dokonać w terminie 14 dni od daty złożenia wniosku, z wyjątkami wynikającymi z omawianej ustawy (art. 13 ust. 1 i ust. 2 u.d.i.p.).
Bezczynność organu na gruncie przepisów u.d.i.p. polega na tym, że organ zobowiązany do podjęcia czynności w przedmiocie informacji publicznej, takich czynności nie podejmuje i jednocześnie nie wydaje decyzji o odmowie jej udostępnienia, albo też udziela informacji niepełnej, czy też niezgodnej z wnioskiem, niejasnej, czy niewiarygodnej oraz gdy odmawia jej udostępnienia w nieprzewidzianej do tej czynności formie, ponadto gdy nie informuje strony o tym, że nie posiada wnioskowanej informacji lub, że żądanie nie dotyczy informacji publicznej.
Wskazać należy, iż u.d.i.p. w istocie nie przewiduje jakichkolwiek wymagań formalnych wniosku, poza utrwaleniem go w formie pisemnej (możliwe jest zatem jego przesłanie także drogą elektroniczną, bez użycia podpisu elektronicznego). Wynika to z braku konieczności pełnego zidentyfikowania wnioskodawcy, który żądając informacji publicznej, nie musi wykazać się jakimkolwiek uzasadniającym to interesem faktycznym lub prawnym. Wniosek składany w trybie u.d.i.p. nie musi zatem odpowiadać żadnym szczególnym wymogom formalnym. Nie stanowi on podania w rozumieniu art. 63 k.p.a., gdyż na tym etapie postępowania nie stosuje się przepisów k.p.a. Minimalne wymogi odnośnie do takiego wniosku muszą obejmować jasne sformułowanie, z którego wynika, co jest przedmiotem żądania udostępnienia informacji publicznej, niezbędne jest bowiem wykazanie, że żądana informacja ma charakter informacji publicznej. Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku, co uzasadnia przyjęcie, iż postępowanie w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej jest odformalizowane i uproszczone.
Z tego też względu np. brak autoryzowanego podpisu na wniosku o udostępnienie informacji publicznej nie stanowi jego braku formalnego (por. wyroki NSA z 16 marca 2009 r., I OSK 1277/08; z 30 listopada 2012 r., I OSK 1991/12; z 27 marca 2018 r., I OSK 1701/16, z 13 września 2024 r., III OSK 3268/23, orzeczenia.nsa.gov.pl).
Wniosek o udostępnienie informacji publicznej musi jednak spełniać wymogi określone w art. 63 k.p.a. w sytuacji, w której występują podstawy do wydania decyzji w oparciu o art. 16 u.d.i.p. Z chwilą wpłynięcia do organu takiego wniosku jest on obowiązany ustalić, czy przedmiot wniosku rzeczywiście dotyczy informacji publicznej, a jeśli tak, to o jakim charakterze (informacje proste czy przetworzone), czy informacje te znajdują się w posiadaniu zobowiązanego podmiotu, czy podmiot zobowiązany posiada środki techniczne umożliwiające udostępnienie ich w sposób wskazany przez wnioskodawcę oraz czy udostępnienie żądanych informacji nie podlega ograniczeniu ze względu na tajemnice prawnie chronione. Jeżeli wniosek dotyczy informacji publicznej, a brak ustawowych ograniczeń w jej udostępnieniu, wówczas organ jest zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej w drodze czynności materialno-technicznej.
W tych sytuacjach wniosek nie musi spełniać wymogów określonych w k.p.a. Dopiero ustalenie, że istnieje podstawa do odmowy udostępnienia informacji publicznej bądź umorzenia postępowania o udostępnienie informacji w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 u.d.i.p., uzasadnia wezwanie wnioskodawcy o uzupełnienie braków formalnych wniosku, jeżeli wniosek jest obarczony brakami, o jakich stanowi k.p.a. Dopiero bowiem w takiej sytuacji – z mocy art. 16 ust. 2 u.d.i.p. – do decyzji, a w konsekwencji i postępowania poprzedzającego jej wydanie, znajdują zastosowanie przepisy k.p.a. Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych wniosku znajduje uzasadnienie po dokonaniu powyższej analizy i uzewnętrznieniu zamiaru organu. Innymi słowy, na gruncie regulacji zawartych w u.d.i.p. istotne jest wyróżnienie dwóch etapów postępowania o różnym charakterze i mających za przedmiot odmienne sprawy administracyjne.
W pierwszym rzędzie, jeżeli organ (lub inny zobowiązany podmiot) dysponuje żądaną informacją publiczną i istnieje podstawa do jej udostępnienia bez opłat, to w postępowaniu tym nie mają w ogóle zastosowania przepisy k.p.a., bowiem informacja publiczna jest wtedy po prostu udostępniana, co przybiera postać czynności materialno-technicznej. Dla wszczęcia takiego postępowania wystarczy wniosek ustny bądź złożony w innej niesformalizowanej formie, wniosek ten nie musi być poparty żadnym uzasadnieniem ani wskazaniem szczególnego interesu. Sytuacja wygląda inaczej, gdy organ zobowiązany do udostępnienia informacji np. uznaje żądaną informację za informację przetworzoną, w związku z czym żąda wykazania interesu publicznego od wnioskodawcy albo w sprawie konieczne jest poniesienie kosztów przez wnioskodawcę, względnie by w sprawie chociażby potencjalnie zachodziła możliwość podjęcia decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej lub decyzji o umorzeniu postępowania, albo też jakiegokolwiek innego aktu administracyjnego, który wiązałby się ustaleniem podmiotu, od którego pochodzi wniosek.
Wówczas do usunięcia braków formalnych wniosku znajduje zastosowanie art. 64 § 2 k.p.a. (por. wyroki NSA z 4 lutego 2016 r., I OSK 873/15 oraz z 2 sierpnia 2024 r., III OSK 3146/23). Jak podkreślił NSA w wyroku z 16 grudnia 2009 r., I OSK 1002/09, "wszystkie te przypadki, w których ma dojść do podjęcia przez organ aktu administracyjnego, w tym zwłaszcza kwalifikowanego, jakim jest decyzja administracyjna (odmowna oraz o umorzeniu postępowania), bezwzględnie wymagać będą własnoręcznego podpisu wnioskodawcy (podpisu elektronicznego) na wniosku o udostępnienie informacji publicznej, a jego brak winien być usuwany w postępowaniu naprawczym, regulowanym w art. 64 § 2 k.p.a. Zgodnie z art. 16 ust. 2 u.d.i.p. do decyzji odmownej oraz o umorzeniu postępowania stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, co oznacza, że Kodeks ten ma zastosowanie do całego procesu wydawania decyzji, a więc także do kwestii usuwania braków formalnych wniosku o dostęp do informacji publicznej, o ile zobowiązany organ zmierza do wydania takiej decyzji (podjęcie decyzji administracyjnej w sytuacji niepodpisania wniosku wykazuje cechy działania organu z urzędu, co w przypadku postępowania wszczynanego jedynie na wniosek oznacza wydanie decyzji nieważnej – art. 156 § 1 pkt 2 k.p.a.)." Stanowisko to zostało zaakceptowane w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego (zob. postanowienie NSA z 29 lutego 2012 r., I OW 196/11; wyroki NSA: z 4 lutego 2016 r., I OSK 873/15; z 26 maja 2017 r., I OSK 2534/16; z 27 września 2017 r., I OSK 7/17; z 12 października 2017 r., I OSK 430/17; z 18 stycznia 2018 r., I OSK 758/16).
W orzecznictwie i piśmiennictwie przyjmuje się, że termin czternastodniowy określony w art. 13 ust. 1 u.d.i.p. dotyczy również obowiązku poinformowania skarżącego o tym, że wnioskowana informacja ma charakter przetworzony i że w związku z tym faktem, w zakreślonym przez organ terminie, powinien on wykazać szczególnie istotny interes publiczny w jej uzyskaniu (por. A. Piskorz-Ryń (red.), M. Sakowska-Baryła (red.), U.d.i.p. Komentarz, LEX/el. 2025, t. 1.3 do art. 13, wyroki WSA w Krakowie z 6 maja 2021 r., II SAB/Kr 37/21, WSA w Rzeszowie z 9 marca 2021 r., II SAB/Rz 7/21).
W rozpoznawanej sprawie wniosek Stowarzyszenia [...] został złożony drogą elektroniczną dnia 16 lutego 2026 r. W odpowiedzi na wniosek, organ pismem z dnia [...] lutego 2025 r. wezwał Stowarzyszenie do wykazania w terminie 7 dni, iż pozyskanie tych danych jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, gdyż w ocenie organu wnioskowana informacja stanowi informację przetworzoną. W odpowiedzi na powyższe wezwanie pismem z dnia [...] marca 2026 r. Stowarzyszenie podtrzymało wniosek z [...] lutego 2026 r. oraz że objęte nim informacje są gotowymi dokumentami wytworzonymi przez organ a ich udostępnienie polega wyłącznie na przekazaniu istniejących akt, nie zaś na wytworzeniu nowego opracowania. Czynność zebrania i przesłania istniejących dokumentów nie stanowi wytworzenia informacji przetworzonej w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. Jednocześnie tego dnia Stowarzyszenie przesłało do organu dokumenty dotyczące statusu prawnego Stowarzyszenia i upoważnienie dla A.M..
Następnie organ pismem z [...] marca 2026 r. wezwał stronę do uzupełnienia braków formalnych wniosku poprzez m.in. złożenie oryginałów lub poświadczonych za zgodność z oryginałem odpisów regulaminu Stowarzyszenia, dokumentu potwierdzającego wpisanie Stowarzyszenie do ewidencji stowarzyszeń zwykłych.
Stowarzyszenie pismem z dnia [...] marca 2026 r., przesłanym elektronicznie przedłożyło regulamin stowarzyszenia, potwierdzenie wpisu do ewidencji stowarzyszeń zwykłych, aktualną uchwałę o składzie zarządu dokument potwierdzający umocowanie osoby podpisującej wnioski – A.M., listę członków stowarzyszenia. Jednocześnie podtrzymało wniosek z [...] lutego 2026 r. oraz wyjaśniło, iż wezwanie z [...] marca 2026 r. jest pozbawione podstawy prawnej w zakresie dotyczącym tego wniosku.
Z uwagi na fakt, że organ uznał żądaną informację za przetworzoną (czemu dał wyraz w piśmie z dnia [...] lutego 2026 r., przy czym na obecnym etapie postępowania Sąd nie jest uprawniony do dokonania wiążącej oceny tej okoliczności) i w konsekwencji wezwał wnioskujące Stowarzyszenie do wykazania interesu publicznego, należy uznać, że – co do zasady – do usunięcia braków formalnych wniosku mógł znaleźć zastosowanie art. 64 § 2 k.p.a. Nie oznacza to jednak, że samo wezwanie do uzupełnienia braków formalnych nastąpiło zgodnie z prawem. Przepis art. 64 § 2 k.p.a. dotyczy bowiem wyłącznie formalnych braków pisma, których nieusunięcie nie pozwala na nadanie mu biegu. Nie dotyczy natomiast okoliczności, które organ uznaje za istotne dla ustalenia stanu faktycznego sprawy. Stosowanie tego przepisu nie może bowiem zmierzać do merytorycznej oceny przedstawionego wniosku, treść tego przepisu nie może też być wykładana szeroko (zob. wyrok NSA z 26 września 2017 r., II OSK 1071/16).
Instytucja unormowana w art. 64 § 1 i 2 k.p.a. odnosi się do takich braków formalnych wniesionego podania, które powodują jego prawną bezskuteczność, a więc niemożność w ogóle prowadzenia postępowania, np. przez brak adresu wnioskodawcy i niemożność jego ustalenia, niezałączenie dokumentu pełnomocnictwa itp. Charakterystyczną cechą tych braków jest to, że ich usunięcie może nastąpić w stosunkowo prosty sposób (wyrok NSA z 14 czerwca 2023 r., II OSK 2036/20). Brakiem formalnymi podania, do których usunięcia wzywa się wnoszącego podanie na podstawie art. 64 § 2 k.p.a., jest również podpisanie podania niezgodnie ze sposobem reprezentacji osoby prawnej albo bez wykazania odpowiednim dokumentem uprawnienia osoby podpisującej odwołanie do reprezentowania osoby prawnej (wyrok NSA z 21 czerwca 2017 r., II GSK 2760/15).
Zdaniem Sądu za brak formalny nie można uznać niezłożenia oryginałów lub poświadczonych za zgodność z oryginałem odpisów regulaminu Stowarzyszenia oraz dokumentu potwierdzającego wpisanie Stowarzyszenia do ewidencji stowarzyszeń zwykłych. Po pierwsze, brak przedłożenia tych dokumentów w żądanej przez organ formie, nie stanowił przeszkody do nadania wnioskowi o udostępnienie informacji publicznej dalszego biegu, w szczególności poprzez wydanie ewentualnej decyzji administracyjnej. Organ nie wskazał, z jakich powodów konieczne było przedłożenie w/w dokumentów w oryginale lub poświadczonych za zgodność z oryginałem.
Zauważyć przy tym należy, iż Stowarzyszenie już wcześniej tj. 3 marca 2026 r. przesłało organowi żądane dokumenty, korzystając z drogi elektronicznej, a następnie także dokumenty te złożone zostały ponownie z pismem z [...] marca 2026 r. Przy czym należy zauważyć, że organ w wezwaniu z [...] marca 2026 r., informując stronę o sposobie złożenia dokumentów, w istocie pominął możliwość przesłania ich drogą elektroniczną, co jest tak samo dopuszczalne jak złożenie dokumentu osobiście czy za pośrednictwem doręczyciela (poczty), co stoi w sprzeczności z art. 9 k.p.a. Jednocześnie Sąd zwraca uwagę, iż organ informując stronę w wezwaniu z [...] marca 2026 r. o formie, w jakiej powinny zostać złożone dokumenty, nie wskazał podstawy prawnej, ale jednocześnie treść tej informacji wskazuje, że organ bazował na treści art. 76a k.p.a., który w istocie odnosi się do dowodów. Tymczasem w przedmiotowej sprawie nie chodziło o złożenie dokumentu w postępowaniu dowodowym, a o wykazanie umocowania wnioskodawcy do występowania w postępowaniu.
W tym zakresie zdaniem Sądu strona jest uprawniona, celem wykazania swojego umocowania do działania w sprawie, do złożenia dokumentu w postaci oryginału lub kserokopii potwierdzonej przez siebie za zgodność z oryginałem.
Przede wszystkim jednak podkreślić należy, że brak w aktach sprawy oryginału lub urzędowo uwierzytelnionego odpisu dokumentu nie oznacza, że taki dokument nie istnieje, zaś brak właściwego uwierzytelnienia dokumentu urzędowego nie pozbawia nieuwierzytelnionej kopii charakteru dowodu w postępowaniu administracyjnym, a jedynie wpływa na jego moc dowodową. O ile bowiem kserokopia właściwie uwierzytelniona korzysta z mocy dokumentu oryginalnego, to brak właściwego uwierzytelnienia powoduje, że dokument taki musi być oceniony w świetle całego materiału dowodowego (por. wyroki NSA z 25 maja 2016 r., I OSK 2842/15, z 24 maja 2019 r., II GSK 1646/17, z 4 marca 2021 r., II GSK 744/20). Nie ma też podstaw do pozostawienia wniosku strony bez rozpoznania z uwagi na opisane wyżej przyczyny, co organ uczynił po wniesieniu skargi, pismem z dnia [...] marca 2026 r.
Mając powyższe na uwadze Sąd uznał, że działanie organu w niniejszej sprawie pozbawione było podstaw prawnych. Uzasadniony jest zatem wniosek, że organ nie rozpoznał w sposób prawidłowy w świetle przepisów u.d.i.p. złożonego wniosku o udostępnienie informacji publicznej, pozostając w tym zakresie w stanie bezczynności od 18 marca 2026 r., następującego po ostatnim dniu czternastodniowego terminu (art. 13 ust. 1 u.d.i.p.) od złożenia przez skarżące Stowarzyszenie wskazanych wcześniej dokumentów wraz z pismem z [...] marca 2026 r. Organ nie udostępnił w ustawowym terminie żądanej informacji publicznej, nie wydał decyzji o odmowie jej udostępnienia w termie określonym w art. 13 ust. 1 u.d.i.p., nie przedłużył też terminu do wydania decyzji na podstawie art. 13 ust. 2 u.d.i.p.
W konsekwencji Sąd stwierdził, że Burmistrz [...] pozostaje w dacie wydania niniejszego wyroku w bezczynności w zakresie rozpoznaniu wniosku strony z [...] lutego 2026 r. o udostępnienie informacji publicznej.
Z powyższych względów Sąd na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a. zobowiązał organ do rozpoznania wniosku Stowarzyszenia z [...] lutego 2026 r. Przepis art. 13 ust. 1 u.d.i.p. stanowi, że udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Mając zatem na względzie treść powyższego przepisu Sąd, uwzględniając skargę skarżącego na bezczynność Burmistrza [...], zakreślił organowi termin 14 dni do rozpoznania wniosku, liczony od daty doręczenia odpisu prawomocnego wyroku, o czym orzeczono w pkt I sentencji wyroku.
Bezczynność organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa. Pojęcie to oznacza wadliwość o szczególnie dużym ciężarze gatunkowym i ma miejsce w razie oczywistego braku podejmowania przez organ jakichkolwiek czynności, oczywistego lekceważenia wniosków wnioskodawcy i jawnego natężenia braku woli do załatwienia sprawy jak i w razie ewidentnego niestosowania przepisów prawa, przy czym każdorazowo taka ocena musi być dokonana przy uwzględnieniu okoliczności danej sprawy. W rozpatrywanej sprawie organowi nie można postawić tego rodzaju zarzutów. Bezczynność organu nie polegała na jego milczeniu wobec wniosku strony skarżącej, ale na błędnym zastosowaniu przepisów u.d.i.p.
Nie można zatem uznać, że stwierdzona bezczynność w sposób rażący uchybia przepisom tej ustawy. W tym stanie rzeczy Sąd, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a p.p.s.a. stwierdził, że organ dopuścił się bezczynności, która nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa, o czym orzeczono w pkt II sentencji wyroku.
Zawarte w pkt III sentencji rozstrzygnięcie w przedmiocie kosztów postępowania znajduje oparcie w treści art. 200 oraz art. 205 § 1 p.p.s.a., a także § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2003 r. w sprawie wysokości oraz szczegółowych zasad pobierania wpisu w postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 535). Zasądzona kwota stanowi równowartość uiszczonego wpisu od skargi (100 zł).