Uzasadnienie
Dnia 03 stycznia 2025 r. skarżący M. A. złożył do Wojewody [...] wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Z uwagi na zmianę miejsca zamieszkania cudzoziemca, pismem z dnia 4 grudnia 2025 r. Wojewoda [...] przekazał przedmiotowy wniosek wraz z aktami sprawy do Wojewody według właściwości miejscowej.
W toku prowadzonego postępowania skarżący ustanowił swoim pełnomocnikiem r. K., którego pełnomocnictwo z dnia 27 czerwca 2025 r. wpłynęło do akt sprawy w dniu 7 lipca 2025 r. W dniu 14 kwietnia 2026 r. do Wojewody wpłynęło przekazane przez Wojewodę [...] pismo z dnia 08 lipca 2025 r. zawierające o cofnięciu wniosku o zezwolenie na pobyt. Oświadczenie to zostało podpisane i złożone w imieniu strony przez pełnomocnika, r. K.. Następnie, w dniu 20 maja 2026 r. organ otrzymał kolejne pismo od tego samego pełnomocnika, opatrzone datą 06 lutego 2026 r., w którym potwierdzono wolę cofnięcia wniosku przez stronę.
Mając na uwadze powyższe dyspozycje, Wojewoda decyzją z dnia 22 maja 2026 r. (nr [...]) umorzył postępowanie w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy. Jako podstawę prawną organ powołał art. 105 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r., poz. 1691, dalej jako: "K.p.a."), wskazując, że postępowanie zostało umorzone na wniosek strony, a żądanie to nie było sprzeczne z interesem społecznym. Zaskarżona decyzja została doręczona pełnomocnikowi strony, r. K., w dniu 22 maja 2026 r.
W dniu 27 maja 2026 r. do organu złożono nowe pełnomocnictwo, udzielone przez skarżącego ad. M..
Pismem z dnia 11 czerwca 2026 r. nowy pełnomocnik wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, zaskarżając decyzję o umorzeniu w całości. W skardze sformułowano następujące zarzuty naruszenia:
- 1. art. 105 § 2 K.p.a. w zw. z art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 K.p.a. poprzez bezpodstawne umorzenie postępowania na skutek cofnięcia wniosku przez poprzedniego pełnomocnika, bez ustalenia rzeczywistej woli strony oraz pominięcie działań nowego pełnomocnika.
- 2. art. 10 § 1 K.p.a. poprzez niezapewnienie stronie czynnego udziału w postępowaniu i nieumożliwienie wypowiedzenia się co do materiału dowodowego przed wydaniem decyzji.
- 3. art. 40 § 2 K.p.a. poprzez pominięcie wniosku nowego pełnomocnika o doręczanie mu korespondencji.
- 4. art. 19 i art. 65 § 1 K.p.a. przez zaniechanie zbadania właściwości organu w zakresie wniosku o zwrot opłaty.
- 5. art. 107 § 3 i 4 K.p.a. przez sporządzenie wadliwego uzasadnienia.
- 6. art. 8 § 1 K.p.a. przez prowadzenie postępowania w sposób podważający zaufanie do organów państwa.
W uzasadnieniu skargi podniesiono, że organ oparł decyzję o umorzeniu na oświadczeniach o cofnięciu wniosku złożonych przez poprzedniego pełnomocnika (datowanych na 8 lipca 2025 r. i 6 lutego 2026 r.). Pełnomocnik podkreślił, że organ nie ustalił, czy oświadczenia te odpowiadają aktualnej woli cudzoziemca, który nie miał zamiaru kończyć postępowania pobytowego. Pismo z 2026 r. zostało skierowane do niewłaściwego już wtedy urzędu we [...], co powinno wzbudzić wątpliwości organu co do jego aktualności.
Następnie pełnomocnik wskazał, że w dniu 13 października 2025 r. cudzoziemiec ustanowił nowego pełnomocnika (P. S.), który wniósł o doręczanie mu wszelkiej korespondencji oraz zainicjował przeniesienie sprawy do Wojewody. Organ zignorował ten fakt, nie respektując dyspozycji doręczania pism aktualnemu pełnomocnikowi i nie dając mu szansy na odniesienie się do pism byłego pełnomocnika.
Równocześnie, opierając rozstrzygnięcie na niezweryfikowanych dokumentach od byłego pełnomocnika, organ pozbawił stronę i jej nowego pełnomocnika możliwości wypowiedzenia się co do zebranego materiału dowodowego przed wydaniem decyzji.
W skardze zwrócono uwagę, że w toku sprawy cudzoziemiec domagał się zwrotu [...] zł opłaty uiszczonej we [...]. Z powodu nieznajomości prawa skierował pismo do Wojewody zamiast do właściwego Urzędu Miasta. Organ bezpodstawnie potraktował tę niefrasobliwość jako potwierdzenie chęci zakończenia postępowania o pobyt czasowy, zamiast przekazać żądanie właściwemu podmiotowi.
Finalnie wskazano, że organ bezpodstawnie uznał, że decyzja uwzględnia w całości żądanie strony, co doprowadziło do sporządzenia uzasadnienia w sposób niewystarczający. W decyzji nie wyjaśniono, dlaczego oświadczenia byłego pełnomocnika uznano za wiążące, pomijając całkowicie istnienie nowego pełnomocnika i jego działania. W sprawach cudzoziemców, gdzie umorzenie postępowania wywołuje poważne skutki osobiste i zawodowe, organy powinny wykazać się szczególną starannością.
W odpowiedzi na skargę z dnia 7 lipca 2026 r. Wojewoda wniósł o jej oddalenie, podtrzymując dotychczasowe stanowisko i argumentując, że skarżący sam dokonał wyboru pełnomocnika i jest związany jego czynnościami procesowymi.
Do akt sprawy wpłynęło również późniejsze pismo z dnia 21 sierpnia 2026 r., w którym obecny pełnomocnik (ad. M.) złożył wniosek o przeprowadzenie dowodu uzupełniającego z dokumentów, tj. wezwania z dnia 26 czerwca 2026 r. skierowanego do r. K. oraz odpowiedzi r. K. z dnia 7 lipca 2026 r., z której wynikało, że cofa on oświadczenia o wycofaniu wniosku, twierdząc, iż zostały one złożone w wyniku błędu.
Podczas trwania rozprawy sądowoadministracyjnej w dniu 02 września 2026 r. pełnomocnik skarżącego podtrzymał zarzuty skargi, wyjaśniając dodatkowo, że wobec treści zaskarżonej decyzji obecnie pobyt cudzoziemca na terenie kraju uznać należy za nielegalny.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu zważył, co następuje
Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Ponadto, zgodnie z art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako: "P.p.s.a.") sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.
Kwestią sporną w niniejszej sprawie było ustalenie, czy organ administracji publicznej prawidłowo umorzył postępowanie w sytuacji, gdy wniosek o umorzenie pochodził od należycie umocowanego pełnomocnika, podczas gdy po wydaniu decyzji strona, za pośrednictwem nowego pełnomocnika, oświadczyła, że jej intencją była kontynuacja postępowania.
W pierwszej kolejności wskazać należy, że działanie Wojewody było prawidłowe. Z akt sprawy jednoznacznie wynika, że r. K. dysponował szerokim pełnomocnictwem udzielonym mu przez skarżącego. Z perspektywy postępowania przed Wojewodą powyższe prowadzi do konkluzji, że wniosek o umorzenie postępowania, który wpisywał się w umocowanie wynikające z dokumentu pełnomocnictwa, spowodował bezpośrednie skutki dla samego skarżącego, tak jakby pochodził od niego. Oznacza to, że na etapie wydawania decyzji Wojewoda postąpił prawidłowo, tak samo jak prawidłowo dokonywał doręczeń do r. K..
Sąd zauważa bowiem, że chociaż w dniu 13 października 2025 r. skarżący ustanowił nowego pełnomocnika (P. S.), to jednak równocześnie nie tylko nie wypowiedziano pełnomocnictwa udzielonego r. K., jak również, wbrew zarzutom skargi, w treści pełnomocnictwa nie wskazano, do którego z pełnomocników ma być kierowana korespondencja. Oznacza to, że kierowanie korespondencji do r. K. było z punktu widzenia procedury administracyjnej prawidłowe.
Pomimo poprawności działania organu, Sąd stanął jednak na stanowisku, że skarżący nie może ponieść tak drastycznych, negatywnych następstw wadliwego działania swoich pełnomocników. Z akt sprawy, w tym ze skargi wniesionej w dniu 11 czerwca 2026 r. przez nowego pełnomocnika, ad.M., a w szczególności z późniejszej odpowiedzi r. K. z dnia 7 lipca 2026 r., wynika bezspornie, że oświadczenia o wycofaniu wniosku zostały złożone wyłącznie w wyniku błędu pełnomocnika. Rzeczywistą intencją skarżącego w żadnym momencie nie było cofnięcie wniosku o zezwolenie na pobyt. Potwierdzają to aktywne działania cudzoziemca, który m.in. dążył do zwrotu wniesionej opłaty we [...], a w październiku 2025 r. ustanowił kolejnego pełnomocnika, P. S., w celu zainicjowania przeniesienia sprawy do właściwego miejscowo Wojewody.
Kluczowe dla rozstrzygnięcia Sądu są konsekwencje, jakie wywołała zaskarżona decyzja, które mają charakter osobisty i zawodowy. Otóż na skutek zaskarżonej decyzji pobyt skarżącego w Polsce stał się obecnie pobytem nielegalnym. Skarżący stracił status legalnego przebywania na terytorium RP i nie podlega już ochronie prawnej, co stanowi dla niego sankcję skrajnie niewspółmierną.
Skarżący obdarzył zaufaniem profesjonalnego pełnomocnika, a na skutek jego ewidentnych zaniedbań znalazł się w krytycznej sytuacji życiowej, sprzecznej z jego rzeczywistą wolą. Zasada pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa, podnoszona w skardze w kontekście naruszenia art. 8 § 1 K.p.a., sprzeciwia się mechanicznemu stosowaniu prawa ze szkodą dla jednostki. Utrzymanie w obrocie prawnym zaskarżonej decyzji sankcjonowałoby stan, w którym cudzoziemiec traci podstawowe prawa pobytowe wyłącznie z powodu fatalnego w skutkach błędu obsługi prawnej. Z tego względu decyzja o umorzeniu postępowania musiała zostać uchylona, co pozwoli na merytoryczne rozpoznanie pierwotnego wniosku skarżącego o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy.
Sąd wyjaśnia w tym miejscu, że prawo administracyjne, w przeciwieństwie do prawa cywilnego, nie przewiduje wprost instytucji uchylenia się od skutków prawnych oświadczenia woli złożonego pod wpływem błędu. Z zasady przyjmuje się – co słusznie zauważył organ – że czynności procesowe podejmowane przez prawidłowo umocowanego pełnomocnika, nawet jeśli są wynikiem pomyłki, pozostają wiążące i wywołują bezpośrednie skutki dla mocodawcy. Nie oznacza to jednak, że w wyjątkowych, skrajnych sytuacjach życiowych i procesowych konstrukcja błędu nie może znaleźć zastosowania poprzez prokonstytucyjną wykładnię ogólnych zasad postępowania administracyjnego.
Niniejsza sprawa ma właśnie taki wyjątkowy charakter, który uzasadnia przełamanie rygoryzmu na rzecz zapewnienia pierwszeństwa zasadzie sprawiedliwości społecznej (art. 2 Konstytucji). Przemawiają za tym następujące argumenty.
Po pierwsze, jak powyżej wskazano, wskutek błędnych pism poprzedniego pełnomocnika z 8 lipca 2025 r. i 6 lutego 2026 r., skarżący utracił prawo legalnego przebywania w Polsce. Zastosowanie sztywnego automatyzmu prawnego doprowadziło do sytuacji, w której cudzoziemiec, wbrew własnej woli, stał się osobą przebywającą nielegalnie i pozbawioną podstawowej ochrony prawnej.
Po drugie, z akt sprawy wyłania się obraz ewidentnej pomyłki obsługi prawnej, a nie celowego działania strony. W piśmie z dnia 7 lipca 2026 r. r. K. wprost oświadczył, że wcześniejsze wnioski o wycofanie sprawy zostały złożone w wyniku błędu i dokonał ich cofnięcia. Mamy zatem do czynienia z udokumentowaną omyłką, która nie powinna obciążać wyłącznie mocodawcy.
Po trzecie, skarżący będą cudzoziemcem, a więc osobą posiadającą trudności w kontaktach z organami administracji publicznej, obdarzył zaufaniem profesjonalnego pełnomocnika (radcę prawnego), a organ oparł swoją decyzję na niezweryfikowanych pod kątem aktualności dokumentach od tego pełnomocnika (pismo z 2026 r. skierowano do niewłaściwego urzędu we [...], co powinno wzbudzić wątpliwości).
Choć Wojewoda nie miał prawnych możliwości samodzielnego kontynuowania umorzonego postępowania po skutecznym doręczeniu decyzji w dniu 22 maja 2026 r., to na etapie kontroli sądowoadministracyjnej Sąd ma obowiązek ocenić sprawę w całokształcie. W demokratycznym państwie prawa jednostka nie może ponosić tak drastycznych konsekwencji wyłącznie z powodu udowodnionej pomyłki pełnomocnika, gdy z okoliczności sprawy bezsprzecznie wynika, że oświadczenie to było obarczone błędem i całkowicie sprzeczne z celem oraz działaniami samej strony.
Mając powyższe na względzie Wojewódzki Sąd Administracyjny uchylił zaskarżoną decyzję.
Ponownie rozpoznając sprawę organ zobowiązany jest do dokonania merytorycznej oceny wniosku skarżącego.
O kosztach postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 P.p.s.a., zasądzając od Wojewody na rzecz skarżącego kwotę 797;- zł tytułem zwrotu kosztów postępowania, na które oprócz wpisu sądowego od skargi w wysokości 300;- zł, składa się również wynagrodzenie pełnomocnika w osobie radcy prawnego, w wysokości 480;- zł ustalone na podstawie § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2026 r., poz. 215) oraz opłata od pełnomocnictwa w wysokości 17;- zł.