Uzasadnienie
Decyzją z 12 stycznia 2026 r., nr 90.132.003.4723.12.2026, Rektor Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (dalej: "organ", "rektor"), utrzymał w mocy własną decyzję z 10 grudnia 2025 r. odmawiającą przyznania K. J. (dalej jako: "skarżąca", "studentka") stypendium rektora w roku akademickim 2025/2026.
W uzasadnieni organ wyjaśnił, że skarżąca wystąpiła z wnioskiem o przyznanie stypendium na kierunku Prawo z tytułu osiągnięć naukowych oraz wyróżniających wyników w nauce. We wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy skarżąca wskazała na udział w jeszcze jednej konferencji naukowej w minionym roku akademickim, która nie została ujęta w pierwotnym wniosku o przyznanie stypendium, ponieważ certyfikat potwierdzający udział w konferencji otrzymała dopiero po upływie terminu umożliwiającego złożenie kompletnego wniosku. Doliczenie punktu za udział w konferencji skutkowałoby zwiększeniem łącznej liczby punktów o 0,2 - do wartości 2,852.
Organ wskazał, że ponownie przeanalizował wniosek, weryfikując zarówno średnią ocen uzyskaną w dwóch ostatnich semestrach studiów, jak i osiągnięcia naukowe wskazane we wniosku złożonym w dniu 8 października 2025 r. (data wpływu wniosku do organu). Łączna liczba punktów uzyskanych przez studentkę została obliczona zgodnie z algorytmem określonym w § 12 ust. 13 regulaminu i wyniosła 2,652 (4,63 X 0,4 +4,00 X 0,2). Minimalna liczba punktów uprawniająca do otrzymania stypendium rektora na piątym roku jednolitych studiów magisterskich na kierunku Prawo, studia stacjonarne, wynosiła zaś 2,692. Studentka nie osiągnęła zatem minimalnej liczby punktów kwalifikującej do grupy otrzymującej stypendium rektora.
Odnosząc się do wniosku dotyczącego zaliczenia konferencji, która nie została wykazana w podaniu z 8 października 2025 r., organ wskazał, że zgodnie z § 4 ust. 16 regulaminu termin składania wniosków o stypendium rektora w semestrze zimowym upływa 15 października. Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy nie służy uzupełnianiu materiału dowodowego, lecz kontroli prawidłowości oceny dokumentów złożonych w terminie. Organ ocenia wyłącznie dokumenty złożone do 15 października 2025 r. Możliwość uwzględnienia osiągnięć przedstawionych po upływie terminu składania wniosków, prowadziłaby to do naruszenia zasady równego traktowania wnioskodawców, faworyzując osoby, które uzupełniają dokumentację na etapie postępowania odwoławczego. Nawet jeśli dane osiągnięcie naukowe zostało uzyskane w okresie podlegającym ocenie, lecz nie zostało wykazane w terminie, nie może ono zostać uwzględnione w postępowaniu.
Ocena danych osiągnięć dla wszystkich musi być porównywalna w tym samym momencie postępowania. Mając powyższe na uwadze, organ stwierdził, że decyzja o odmowie przyznania stypendium rektora została wydana prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulaminu świadczeń dla studentów.
W skardze na powyższą decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie skarżąca przytoczyła stan faktyczny sprawy. Podkreśliła, że do wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy załączyła treść maila z przesłanym certyfikatem potwierdzającym datę i godzinę otrzymania certyfikatu za udział w konferencji "Prawo karne materialne i procesowe w obliczu projektowanych zmian", która odbyła się 30 maja 2025 r. na Uczelni Łazarskiego w Warszawie. Załączyła harmonogram i certyfikat z konferencji potwierdzający wystąpienie na konferencji. Wyjaśniła, że aby uzyskać punkty za udział w konferencji naukowej trzeba wykazać swój udział przez załączenie wymienionych dokumentów. W dniu składania wniosku o stypendium nie miała certyfikatu uczestnictwa, zatem nie mogła wykazać udziału w konferencji. Skarżąca przekonywała, że nie miała możliwości dołączenia dokumentów potwierdzających czynny udział w wymienionej konferencji, bowiem organizator konferencji przesłał certyfikat dopiero 15 października 2025 r. o godzinie 23:06, mimo próby kontaktu w celu szybszego uzyskania certyfikatu.
Skarżąca oświadczyła, że podczas składania wniosku o stypendium rektora informowała Komisję, że czeka na przesłanie certyfikatu. Członkini Komisji poinformowała ją, że po wydaniu decyzji można złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Skarżąca stwierdziła, że nie ze swej winy nie miała możliwości załączenia certyfikatu do wniosku o stypendium. Podniosła, że zgodnie z art. 136 § 1 k.p.a. organ odwoławczy może przeprowadzić dodatkowe postępowanie dowodowe. Zarzuciła, że organ naruszył ten przepis, lekceważąc istnienie nowego dowodu. Zauważyła, że organ działając w trybie odwoławczym (ponownego rozpoznania sprawy) nie dokonuje kontroli legalności decyzji wydanej w I instancji, ale zgodnie z zasadą dwuinstancyjności postępowania (art. 15 k.p.a.) obowiązkiem organu jest ponowne rozpatrzenie sprawy z uwzględnieniem nie tylko ustalonych już okoliczności faktycznych i prawnych, ale także tych, które zaistniały na etapie jego procedowania.
Według skarżącej, to organ narusza zasadę równego traktowania wnioskodawców, przyznając stypendium rektora wnioskodawcom, którzy uzyskali niższą średnią ocen niż skarżąca lub wykazali mniej osiągnięć naukowych. Uwzględnienie przez organ ww. ogólnopolskiej konferencji naukowej pozwoliłoby skarżącej uzyskać sumę punktów równą 2,852.
W odpowiedzi na skargę rektor wniósł o jej oddalenie i rozpatrzenie sprawy w trybie uproszczonym. Podtrzymał dotychczasowe stanowisko w sprawie. Odnosząc się do zarzutu naruszenia art. 136 § 1 k.p.a., wskazał, że przepis ten ma charakter fakultatywny, a jego zastosowanie uzależnione jest od istnienia potrzeby uzupełnienia materiału dowodowego w granicach danej sprawy administracyjnej. Podniósł, że postępowanie w sprawie przyznania stypendium rektora ma charakter konkursowy i rankingowy, zaś termin składania wniosków oraz dokumentów potwierdzających osiągnięcia ma charakter materialnoprawny. Oznacza to, że dokumenty potwierdzające określone osiągnięcia powinny zostać złożone w terminie wskazanym w regulaminie. Po jego upływie materiał dowodowy podlega zamknięciu i nie może być skutecznie uzupełniony o nowe okoliczności lub dowody. Organ podkreślił, że skarżąca nie wskazała przedmiotowego osiągnięcia w pierwotnym wniosku o przyznanie stypendium.
Powołał się na wyrok NSA z 29 stycznia 2025 r., sygn. akt III OSK 6840/21, w którym wskazano, że dokumentowanie osiągnięć dopiero na etapie postępowania odwoławczego nie jest prawnie skuteczne. Stwierdzono, że art. 136 § 1 k.p.a. znajduje zastosowanie wyłącznie wówczas, gdy w toku postępowania przed organem odwoławczym zachodzi potrzeba uzupełnienia materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie. Postępowanie w tym trybie ma bowiem charakter uzupełniający, a nie zastępczy względem postępowania przed organem I instancji. Nie jest zatem dopuszczalne gromadzenie istotnej części materiału dowodowego dopiero w postępowaniu odwoławczym, gdyż prowadziłoby to do obejścia reguł procedury administracyjnej. Taka sytuacja miałaby miejsce w niniejszej sprawie. Postępowanie w trybie ponownego rozpatrzenia sprawy nie służy rozszerzeniu katalogu osiągnięć ani uzupełnianiu wniosku o nowe elementy, lecz kontroli prawidłowości wydanej decyzji.
Organ odwoławczy nie jest zobowiązany do uwzględniania osiągnięć, które nie zostały nawet zgłoszone w terminie, nawet jeżeli dane osiągnięcie faktycznie miało miejsce w okresie objętym oceną. Zasada dwuinstancyjności postępowania nie oznacza obowiązku uwzględnienia nowych dowodów zgłoszonych po upływie terminu. Subiektywne okoliczności związane z opóźnieniem w wydaniu certyfikatu przez organizatora konferencji, jakkolwiek niezawinione przez skarżącą, nie mogą wpływać na wynik postępowania konkursowego, którego istotą jest obiektywne i jednolite stosowanie reguł wobec wszystkich uczestników.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie zważył co następuje
Skarga została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, na podstawie art. 119 pkt 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143, zwanej dalej: "p.p.s.a."), na wniosek organu, wobec braku żądania przeprowadzenia rozprawy przez skarżącą.
Zasada legalności, wyrażona w art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r.- Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U z 2024 r. poz. 1267) obliguje sądy administracyjne do kontroli działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem. Sąd administracyjny może wzruszyć zaskarżony akt jedynie wówczas, gdy narusza on przepisy prawa materialnego lub przepisy postępowania w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy (art. 3 § 1 w zw. z art. 145 § 1 p.p.s.a.).
Dokonując kontroli legalności zaskarżonej decyzji w świetle powołanych wyżej kryteriów oraz w oparciu o akta sprawy, zgodnie z art. 133 § 1 p.p.s.a., Sąd stwierdził, że skarga zasługuje na uwzględnienie.
W niniejszej sprawie nie budzi wątpliwości ocena wniosku skarżącej z 8 października 2025 r. i suma przyznanych na jego podstawie punktów w łącznej liczbie 2,652. Rozstrzygnięcia Sądu wymaga natomiast, czy w oparciu o mające w sprawie zastosowanie przepisy regulaminu świadczeń dla studentów Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (dalej: "regulamin") stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 62/2025 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 30 września 2025 r., wydanego na podstawie art. 95 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm.; dalej jako: "P.s.w."), wniosek o przyznanie stypendium rektora może zostać uzupełniony po terminie wyznaczonym na składanie wniosków o nową okoliczność faktyczną, kwalifikującą do uzyskania stypendium.
W pierwszej kolejności zauważyć trzeba, że każda uczelnia ma uchwalony własny regulamin, który określa m.in. szczegółowe kryteria i tryb przyznawania świadczeń (art. 95 ust. 1 pkt 2 P.s.w.). Przepisy regulaminów mogą się różnić i powoływanie się na wyrok wydany w oparciu o inny regulamin, którego treść nie jest znana, nie jest słuszne. W rozpatrywanym przypadku w spornym zakresie regulamin wskazuje w § 2 pkt 5, że student dołącza do wniosku wszystkie wymagane niniejszym regulaminem załączniki w postaci cyfrowych odwzorowań dokumentów (skanów) lub jako dokumenty elektroniczne wystawione przez uprawniony organ. Zgodnie z § 2 pkt 7 regulaminu za właściwe skompletowanie dokumentów stanowiących podstawę do rozpatrzenia wniosku o przyznanie świadczeń odpowiedzialny jest student. W § 4 pkt 16 1 lit. a określono terminy składania wniosków o stypendium rektora - do 15 października
- - w semestrze zimowym. Na zasadzie § 4 pkt 19 weryfikacja wniosków, o których mowa w § 1 ust. 2, następuje pod kątem ich kompletności oraz poprawności wypełnienia.
W przypadku stwierdzenia braków formalnych pracownik dziekanatu lub członek Komisji Stypendialnej wzywa studenta do ich usunięcia w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Wezwanie do usunięcia braków formalnych doręcza się w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu USOSweb lub uczelnianej poczty elektronicznej (w domenie uczelni). Nieusunięcie braków formalnych w wyznaczonym terminie skutkuje wydaniem decyzji na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego albo pozostawieniem wniosku bez rozpoznania. Zgodnie z § 12 pkt 9 regulaminu student ubiegający się o przyznanie stypendium rektora, w terminach wskazanych w § 4 ust. 16 pkt 1, składa wniosek z obliczoną średnią arytmetyczną ocen za dwa ostatnie semestry wraz z wykazem ocen za dwa ostatnie semestry studiów lub wykazem osiągnięć naukowych, artystycznych, sportowych, obliczoną liczbą punktów oraz dokumentację potwierdzającą osiągnięcia naukowe, artystyczne i sportowe.
W myśl § 15 pkt 16 regulaminu osiągnięcia naukowe, artystyczne i sportowe student potwierdza odpowiednimi dokumentami. Sposób dokumentowania osiągnięć określa załącznik nr 1. Stosownie do § 15 pkt 17 student ma obowiązek udokumentować osiągnięcia wskazane we wniosku. W przypadku braku wymaganych dokumentów, osiągnięcia zostaną uznane za nieudowodnione i nie będą brane pod uwagę przy rozpatrywaniu wniosku.
Treść przytoczonych przepisów wskazuje, że okoliczności uzasadniające przyznanie stypendium student powinien zgłosić i udokumentować we wniosku. Niemniej jednak z unormowań tych nie sposób wywieść zakazu uzupełnienia wniosku i zgłoszenia w toku postępowania administracyjnego o przyznanie stypendium rektora dodatkowych osiągnięć podlegających punktacji. Nie można się zgodzić, że ustalony w § 4 pkt 16 pkt 1 lit. a) regulaminu termin składania wniosku do 15 października wyklucza możliwość powoływania dodatkowych osiągnięć naukowych po jego upływie. Przepis ten określa tylko termin dla skutecznego wszczęcia postępowania administracyjnego o przyznanie stypendium. Nie jest to równoznaczne z zakazem powoływania dodatkowych okoliczności i dowodów na późniejszym etapie postępowania. Skoro w treści przepisów P.s.w. i regulaminu mającego w sprawie zastosowanie nie wprowadzono prekluzji dowodowej, tj. nie wskazano wyraźnie na utratę prawa do powoływania nowych okoliczności faktycznych i dowodów po upływie wyznaczonego terminu, to nie można uznać za niedopuszczalne zgłoszenie na późniejszym etapie dodatkowej okoliczności kwalifikującej do przyznania uprawnienia, szczególnie, gdy strona wyjaśniła, że nie miała możliwości wykazania uczestnictwa w rzeczonej konferencji naukowej na etapie składania wniosku.
Sam organ przyznał, że opóźnienie w wydaniu certyfikatu wynikało z opóźnienia organizatora konferencji i nie było zawinione przez skarżącą. Obiektywnie skarżąca nie miała więc możliwości wykazania udziału w tej dodatkowej konferencji naukowej na etapie składania wniosku. Niewątpliwym też jest, że udział w tej konferencji naukowej stanowi osiągnięcie naukowe skarżącej, uzyskane w poprzednim roku studiów, które od początku uprawniało skarżącą do ubiegania się o stypendium, skarżąca nie mogła (i to bez swej winy) osiągnięcia tego udokumentować na etapie składania wniosku. W tych okolicznościach słuszny interes skarżącej przemawiał za uwzględnieniem wniosku dowodowego zgłoszonego we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, gdyż, jak wyjaśniono powyżej, mające w sprawie zastosowanie przepisy nie zakazują wyraźnie uzupełnienia materiału dowodowego na późniejszym etapie postępowania. Podkreślić trzeba, że prekluzji dowodowej nie można domniemywać, musi ona wynikać jednoznacznie z przepisu prawa.
Wobec braku ustanowienia prekluzji dowodowej w rzeczonym regulaminie, przy wydaniu przez rektora decyzji administracyjnej miały zastosowanie ogólne zasady postępowania dowodowego unormowane w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691; dalej: "k.p.a."). W myśl zaś unormowań art. 61 k.p.a. wniosek wszczyna jedynie postępowanie o przyznanie stypendium. Zgodnie z art. 104 § 1 k.p.a. organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji. Tym samym do czasu ostatecznego zakończenia postępowania otwarta jest ocena przyznania stypendium. Rozpatrzenie wniosku następuje przez wydanie decyzji administracyjnej, która co do zasady powinna uwzględniać stan faktyczny i prawny sprawy obowiązujący w dacie jej wydania.
Zgodnie z art. 7 k.p.a. w toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. Z przepisu tego wynika, że organy administracji publicznej mają obowiązek dążyć do ustalenia prawdy materialnej i wydać rozstrzygnięcie w oparciu o stan faktyczny zgodny z rzeczywistością. W świetle tego unormowania nie budzi też w orzecznictwie wątpliwości, że organ administracji publicznej działający na podstawie przepisów prawa materialnego przewidujących uznaniowy charakter rozstrzygnięcia obowiązany jest załatwić sprawę według ustalonego stanu faktycznego i w sposób zgodny ze słusznym interesem obywatela, jeśli nie stoi temu na przeszkodzie interes społeczny, ani nie przekracza to możliwości organu wynikających z przyznanych mu uprawnień i środków (zob. wyrok NSA z 11.06.1981 r., sygn. akt SA 820/81, ONSA 1981, nr 1, poz. 57, wyrok NSA z 19.01.2006 r., sygn. akt I OSK 777/05, LEX nr 194414).
Wskazać pozostaje, że zgodnie z art. 127 § 3 k.p.a. do wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące odwołań od decyzji. Przepis ten ma zastosowanie odpowiednio do decyzji wydawanych przez rektora w zw. z art. 23 ust. 4 P.s.w., który stanowi, że od decyzji administracyjnych wydawanych przez rektora służy wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Oznacza to, że w kontrolowanym postępowaniu administracyjnym obowiązywała zasada dwuinstancyjności postępowania wyrażona w art. 15 k.p.a. Zgodnie z tą zasadą każda sprawa administracyjna winna podlegać dwukrotnemu merytorycznemu rozstrzygnięciu. Skuteczne wniesienie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy stanowi podstawę do ponownego postępowania w tej samej sprawie, obligując organ orzekający do ponownego rozpoznania i rozstrzygnięcia sprawy indywidualnej w jej całokształcie, co jest równoznaczne z możliwością uzupełnienia materiału dowodowego i jego ponownej oceny.
Przekonuje co do tego szczególnie treść art. 136 § 1 k.p.a., który uprawnia do przeprowadzenia w postępowaniu odwoławczym (odpowiednio z wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy) dodatkowego postępowania dowodowego. Na zasadzie art. 78 § 1 k.p.a. żądanie strony dotyczące przeprowadzenia dowodu należy uwzględnić, jeżeli przedmiotem dowodu jest okoliczność mająca znaczenie dla rozstrzygnięcia. Tym samym organ orzekając na skutek wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy nie może ograniczyć się jedynie do oceny legalności wydanej uprzednio decyzji, a więc poprzestać na stwierdzeniu czy przy jej wydaniu naruszone zostały przepisy, ale powinien rozstrzygnąć sprawę na nowo w jej całokształcie, mając również na uwadze powołane przez stronę nowe okoliczności i dowody, według ustalonego stanu faktycznego i prawnego obowiązującego w dacie wydania decyzji ostatecznej. Tylko decyzja ostateczna w rozumieniu art. 16 § 1 k.p.a. ma cechę powagi rzeczy osądzonej i trwałości, zapewniając stabilność porządku prawnego.
Powyższe przekonuje, że organ z naruszeniem przytoczonych przepisów procesowych uznał, że wskazanie przez skarżącą dopiero na etapie złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy dodatkowego osiągnięcia naukowego mieszczącego się niewątpliwie w czasokresie uwzględnianym przy ustalaniu prawa do stypendium rektora w danym roku, było działaniem spóźnionym. W konsekwencji organ niezasadnie pominął to dodatkowe osiągnięcie naukowe zgłoszone przez stronę i pozostawił je bez oceny.
Nie można się zgodzić z organem, że dopuszczenie możliwości powoływania nowych osiągnięć naukowych w toku postępowania, w świetle omówionych przepisów, narusza zasadę równości. Omówione zasady postępowania dotyczą każdego wnioskodawcy i powinny zostać uwzględnione przy tworzeniu listy rankingowej.
Przy ponownym rozpatrzeniu sprawy organ będzie związany dokonaną przez Sąd oceną prawną, stosownie do art. 153 p.p.s.a. Wskazania co do dalszego postępowania wynikają wprost z powyższych rozważań.
Z podanych przyczyn Sąd uchylił zaskarżoną decyzję i poprzedzającą ją decyzję z dnia 10 grudnia 2025 r., na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a.
O kosztach postępowania obejmujących zwrot skarżącej od organu uiszczonego wpisu od skargi w kwocie 200 zł, orzeczono zgodnie z art. 200 p.p.s.a.