Uzasadnienie
Zaskarżonym postanowieniem z 10 lutego 2026 r. nr 454760903, znak: SW/1015501777, Prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Warszawie po rozpatrzeniu odwołania B. K. działając na podstawie art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 1576 ze zm.), powoływanej dalej jako: "u.p.p.w.d." i art. 134 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691), powoływanej dalej jako: "k.p.a." stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 20 grudnia 2024 r. znak: SW/1015501777 stwierdzającej, że wypłacone świadczenie wychowawcze na dziecko A. K., za okres od 1 lipca 2024 r. do 30 listopada 2024 r., w łącznej kwocie 4 000,00 zł stanowi nienależnie pobrane świadczenie wychowawcze, o którym mowa w art. 25 u.p.p.w.d.
W uzasadnieniu decyzji organ I instancji stwierdził, że nienależnie pobrane świadczenie skarżący jest zobowiązany zwrócić łącznie z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, które są naliczane od pierwszego dnia miesiąca następującego po dniu wypłaty świadczenia do dnia spłaty. Kwota odsetek za okres od 1 sierpnia 2024 r. do 20 grudnia 2024 r. wynosi 99,61 zł. Należności w łącznej w kwocie 4 099,61 zł należy wpłacić na rachunek bankowy ZUS w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.
Skarżący wniósł odwołanie od ww. decyzji.
Przywołanym na wstępie postanowieniem Prezes ZUS stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania. W uzasadnieniu stwierdził, że decyzja organu I instancji została doręczona skarżącemu 7 stycznia 2025 r., w formie elektronicznej na platformie PUE-ZUS. W pouczeniu skarżący został poinformowany, że przysługuje prawo do wniesienia odwołania do Prezesa ZUS, które należy wnieść w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji. W sytuacji nieskorzystania z tego prawa, decyzja staje się ostateczna i nie ma możliwości złożyć od niej odwołania. Zachowanie ustawowego terminu jest jednym z warunków skuteczności wniesienia odwołania. Dokumentacja potwierdza, że odwołanie do Prezesa ZUS skarżący wniósł 18 kwietnia 2025 r. w formie papierowej po upływie ww. terminu. Skarżący nie złożył przy tym wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania.
W skardze wniesionej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi B. K. zaskarżył w całości postanowienie organu II instancji wnosząc o jego uchylenie, przywrócenie terminu do wniesienia odwołania oraz ponowne rozpatrzenie sprawy przez ZUS.
W uzasadnieniu stwierdził, że organ całkowicie pominął wyjątkowe i tragiczne okoliczności życiowe, które miały bezpośredni wpływ na możliwość zajmowania się sprawami urzędowymi. W czasie, którego dotyczy sprawa, matka dzieci wniosła pozew o rozwód co było dla skarżącego traumatycznym przeżyciem. Żona miała silną depresję więc był to bardzo ciężki czas, w rezultacie czego popełniła samobójstwo pozostawiając skarżącego samego z dwójką małych dzieci.
Następnie skarżący wyjaśnił, że osobiście złożył wniosek o świadczenie, pieniądze wpływały na wspólne konto z którego cały czas korzystała żona. Po pierwszej rozprawie, która odbyła się w maju 2024 r., Sąd pod koniec czerwca ustalił miejsce zamieszkania dzieci przy matce i zobowiązał skarżącego do płacenia alimentów na rzecz dzieci. Żona z dziećmi mieszkała razem ze skarżącym do końca września 2024 r., wyprowadziła się dzień przed drugą rozprawą, która odbyła się 25 września 2024 r. Na drugiej rozprawie Sąd ustalił skarżącemu spotkania z dziećmi w co drugi weekend od piątku po lekcjach do poniedziałku rano, oraz każdy wtorek po lekcjach do środy rano.
Skarżący musiał zmienić pracę, gdyż poprzednia nie dawała mu możliwości czasowych. Miał w tym czasie wiele nowych problemów z którymi musiał zmierzyć się i dlatego niestety zaniedbał kilka ważnych spraw. Żona nie pracowała, a skarżący był jedynym żywicielem rodziny.
Pierwsze informacje z ZUS o zwrocie świadczenia wpłynęły na konto skarżącego w listopadzie 2024 r. Skarżący nie był świadomy, że żona otworzyła nowe konto i złożyła wniosek na swoje dane korzystając w dalszym ciągu z konta wspólnego W tym okresie najważniejszym obowiązkiem była nowa praca i opieka nad dziećmi oraz zapewnienie im bezpieczeństwa i stabilizacji w traumatycznej sytuacji. W takiej sytuacji skarżący nie był w stanie w sposób normalny funkcjonować ani zajmować się sprawami administracyjnymi czy kontrolować korespondencji elektronicznej w systemie PUE ZUS.
Uchybienie terminu nie wynikało ze złej woli ani lekceważenia obowiązków, lecz było skutkiem wyjątkowej tragedii rodzinnej oraz ogromnego obciążenia psychicznego i organizacyjnego. Skarżący nadmienił, że decyzja została uznana za doręczoną wyłącznie poprzez platformę PUE ZUS, mimo że skarżący nie korzysta z niej na co dzień i nie monitoruje regularnie korespondencji elektronicznej w tym systemie. W praktyce oznacza to, że decyzja została uznana za skutecznie doręczoną bez realnej pewności, że strona rzeczywiście zapoznała się z jej treścią. Taki sposób doręczenia, w szczególności w sytuacji gdy strona znajduje się w trudnej sytuacji życiowej, może prowadzić do pozbawienia obywatela realnej możliwości obrony swoich praw.
W ocenie skarżącego zastosowanie w tej sprawie wyłącznie formalnego podejścia do terminu i pominięcie nadzwyczajnych okoliczności życiowych pozostaje w sprzeczności z podstawowymi zasadami postępowania administracyjnego, w szczególności: zasadą zaufania obywatela do organów państwa, proporcjonalności i sprawiedliwości proceduralnej.
Skarżący dodał, że sprawa dotyczy świadczenia wychowawczego przeznaczonego na utrzymanie i wychowanie małoletnich dzieci, które obecnie pozostają wyłącznie pod jego opieką. Odmowa rozpatrzenia sprawy wyłącznie z przyczyn formalnych w praktyce uderza nie tylko w skarżącego, ale przede wszystkim w dobro dzieci, które po śmierci matki znalazły się w szczególnie trudnej sytuacji życiowej. Po ustabilizowaniu sytuacji rodzinnej skarżący niezwłocznie podjął działania w celu wyjaśnienia sprawy i złożenia odwołania. W jego ocenie przedstawione okoliczności stanowią szczególnie uzasadniony przypadek, który powinien skutkować przywróceniem terminu do wniesienia odwołania i umożliwieniem merytorycznego rozpoznania sprawy.
W odpowiedzi na skargę Prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Warszawie wniósł o jej oddalenie podtrzymując argumentację wyrażoną w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia.
Postanowieniem z 26 marca 2026 r. Prezes ZUS odmówił przywrócenia terminu do wniesienia odwołania od decyzji ZUS z 20 grudnia 2024 r. znak: SW/1015501777.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi zważył, co następuje
W pierwszym kolejności wyjaśnić trzeba, że zgodnie z art. 119 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2026 r., poz. 143 z zm.) – dalej: "p.p.s.a.", sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie.
Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, a kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem. Zaznaczyć należy, że sąd administracyjny nie ocenia rozstrzygnięcia organu administracji pod względem jego słuszności czy też celowości, nie rozpatruje również sprawy kierując się zasadami współżycia społecznego. Zgodnie z art. 134 § 1 p.p.s.a. sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną w niej podstawą prawną.
Biorąc pod uwagę powyższe kryteria Sąd uznał, że skarga zasługuje na uwzględnienie, ponieważ zaskarżone postanowienie jest nie zgodne z prawem.
Przedmiotem kontroli sądowej jest postanowienie Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 10 lutego 2026 r., w którym stwierdzono uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 20 grudnia 2026 r. (decyzja została doręczona elektronicznie 7 stycznia 2025 r.)
Wskazać należy, że warunkiem skuteczności wniesienia środka odwoławczego jest zachowanie ustawowego terminu do jego dokonania. Uchybienie ustawowego terminu powoduje bezskuteczność środka, a w następstwie ostateczność kwestionowanego rozstrzygnięcia. Przystępując do ewentualnego rozpatrzenia odwołania organ zobowiązany jest zatem w pierwszej kolejności podjąć czynności sprawdzające, mające na celu zbadanie czy odwołanie jest dopuszczalne i czy został zachowany termin do jego wniesienia. W przypadku stwierdzenia niespełnienia któregokolwiek z warunków dopuszczalności odwołania organ powinien wydać postanowienie o niedopuszczalności odwołania lub o uchybieniu terminu do jego wniesienia.
W przedmiotowej sprawie skarżący jednak nie złożył odwołania od decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 20 grudnia 2026 r. Pismo skarżącego z dnia 8 kwietnia 2025 r. (prezentata na dokumencie), które Zakład Ubezpieczeń Społecznych jak i Prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potraktowali jako odwołanie od decyzji jest wnioskiem o umorzenie nie należenie pobranej należności co wprost wynika z tytułu tego pisma "Wniosek o całkowite umorzenie należności" jak i uzasadnienia "Proszę o uwzględnienie powyższych okoliczności i pozytywne rozpatrzenie wniosku poprzez umorzenie należności.". W tym miejscu należy zauważyć, że stosownie do art. 61 § 1 k.p.a. postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. W myśl art. 63 § 2 k.p.a. jednym z wymogów formalnych podania, warunkujących nadanie mu dalszego biegu, jest wskazanie w jego treści żądania. Zgodnie bowiem z art. 63 § 2 k.p.a. podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres, również w przypadku złożenia podania w postaci elektronicznej, i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
Wobec powyższego istotą podania stanowiącego żądanie wszczęcia postępowania administracyjnego jest jego treść ustalona przez wnoszącego podanie, a organ administracji, do którego wpłynął wniosek jest związany zakresem postawionego żądania. Z uwagi na to, że treść żądania wyznacza faktyczne granice przedmiotu sprawy, w razie wątpliwości w tym zakresie, organ administracji, do którego podanie wniesiono, zobowiązany jest wyjaśnić rzeczywistą treść żądania, aby rozstrzygana sprawa stanowiła odpowiedź ściśle na zgłoszone żądanie. Nie można przyjąć, że jeżeli żądanie jest zredagowane niezręcznie lub mało zrozumiale, to organ administracji publicznej jest uprawniony do sprecyzowania treści żądania. O tym, jaki charakter i zakres żądania posiada pismo wniesione przez stronę w postępowaniu administracyjnym decyduje ostatecznie wyłącznie strona. Ewentualne wątpliwości co do treści żądania organ winien wyjaśniać, zwracając się do strony o zajęcie stanowiska w określonym terminie (wyrok WSA w Warszawie z dnia 21 listopada 2024 r., sygn. akt II SA/Wa 280/24).
W orzecznictwie sądów administracyjnych zwraca się uwagę, że uprawnienie do określenia żądania, w razie wątpliwości sprecyzowania żądania, należy wyłącznie do strony, a nie do sfery ocennej organu. Organ nie może zatem wyręczyć strony i zdecydować za nią, w jakim przedmiocie będzie toczyć się postępowanie zainicjowane jej podaniem. Brak w podaniu określenia żądania w sposób precyzyjny i nienasuwający jakichkolwiek wątpliwości jest brakiem formalnym, który uniemożliwia wszczęcie i prowadzenie postępowania administracyjnego. W przypadku, gdy treść żądania nie jest jednoznaczna lub nasuwa wątpliwości organu, powinien na podstawie art. 64 § 2 k.p.a., wezwać stronę o wyjaśnienie bądź sprecyzowanie złożonego żądania, a więc do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (wyrok NSA z dnia 12 grudnia 2023 r., sygn. akt I OSK 841/23).
Z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika również, że w sytuacji, gdy żądanie zawarte w podaniu jest sformułowane w sposób niejasny i nieprofesjonalny, organ administracji publicznej nie jest uprawniony do samodzielnego precyzowania treści żądania (mogłoby to bowiem prowadzić do niedopuszczalnej zmiany kwalifikacji prawnej żądania, wbrew intencjom osoby wnoszącej), lecz winien ustalić rzeczywistą treść żądania przez wezwanie strony do jego doprecyzowania w trybie art. 64 § 1 k.p.a., udzielając przy tym wnioskodawcy niezbędnych wskazówek i wyjaśnień, zgodnie z zasada informowania określoną w art. 9 k.p.a. Niedopuszczalne jest wszakże, by to organ administracji samodzielnie rozstrzygał wątpliwości dotyczące treści żądania strony (wyrok WSA w Lublinie z dnia 21 lutego 2024 r., sygn. akt II SA/Lu 1063/23).
Przy ponownym rozpoznaniu organ powinien jeżeli ma wątpliwości ustalić treść żądania skarżącego w tym dowiedzieć się czy wniosek ten dotyczy obu dzieci.
Mając powyższe na względzie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w oparciu o art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie.
ds