Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnegoz 9 lipca 2026 r., sygn. akt II OSK 304/26

Uzasadnienie

Wyrokiem z 13 października 2025 r., sygn. akt IV SA/Wa 1285/25, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (dalej: WSA w Warszawie, sąd wojewódzki, sąd pierwszej instancji) po rozpoznaniu skargi N. G. (dalej: cudzoziemka, strona, skarżąca) na postanowienie Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców (dalej: Szef Urzędu, skarżący kasacyjnie) z 7 kwietnia 2025 r. nr DL.WIIPO.4100.915.2025/AJas w przedmiocie odmowy przywrócenia terminu do wniesienia odwołania oraz stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania - uchylił zaskarżone postanowienie (pkt I.) oraz orzekł w przedmiocie kosztów postępowania sądowego (pkt II.).

Wyrok został wydany w następującym stanie faktycznym i prawnym sprawy.

Wnioskiem z 26 lipca 2024 r. cudzoziemka wystąpiła o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy.

Wojewoda Mazowiecki (dalej: Wojewoda, organ pierwszej instancji) decyzją z 18 listopada 2024 r. nr WSC-II-S.6151.68145.2024 odmówił udzielenia stronie wnioskowanego zezwolenia. Przesyłka zawierająca decyzję została zwrócona przez operatora pocztowego jako niedoręczona.

Od powyższego rozstrzygnięcia złożono odwołanie z 8 stycznia 2025 r. wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu do wniesienia tego środka zaskarżenia. W uzasadnieniu wniosku wskazano, że skarżąca nie otrzymała listu, a listonosz nie zostawił awiza.

Szef Urzędu, zaskarżonym postanowieniem odmówił przywrócenia terminu do wniesienia odwołania od decyzji Wojewody oraz stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania. W ocenie Szefa Urzędu, decyzja organu pierwszej instancji z 18 listopada 2024 r. zgodnie z art. 44 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572; dalej: k.p.a.), pomimo prawidłowego, dwukrotnego awizowania przesyłki przez placówkę pocztową (10 grudnia 2024 r. oraz 18 grudnia 2024 r.), nie została odebrana i 27 grudnia 2024 r. została zwrócona. Podano, że szczegółowa analiza elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO) wykazała prawidłowość doręczenia zastępczego i zdaniem Szefa Urzędu, decyzja była skutecznie doręczona stronie na podstawie art. 44 § 4 k.p.a. 24 grudnia 2024 r., tym samym weszła do obrotu prawnego. Wyjaśniono, że termin do wniesienia odwołania upłynął bezskutecznie 7 stycznia 2025 r., natomiast strona wniosła je 8 stycznia 2025 r., tj. po upływie 14-dniowego terminu wyznaczonego do dokonania tej czynności, w związku z czym uchybiono terminowi.

Odnosząc się do twierdzeń zawartych we wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania, wskazano m.in., że w związku z brakiem możliwości wykazania nieprawidłowości bądź uchybień w przebiegu doręczenia stronie zaskarżonej decyzji uznano, że brak jest podstaw do stwierdzenia nieskuteczności doręczenia zastępczego w trybie art. 44 k.p.a. oraz uznania, że były one faktyczną przyczyną uchybienia terminu. Szef Urzędu stwierdził, że przedstawione w przedmiotowym wniosku okoliczności nie świadczą o zaistnieniu sytuacji wyjątkowej, obiektywnej przyczynie niezawinionej przez stronę, która uniemożliwiła złożenie odwołania w ustawowym terminie.

WSA w Warszawie wskazanym na wstępie wyrokiem uwzględnił skargę. Zdaniem sądu wojewódzkiego, organ odwoławczy błędnie ustalił jako niebudzący w sprawie wątpliwości fakt, że w sprawie dokonano powtórnego awizowania przesyłki zawierającej decyzję organu pierwszej instancji. Podano, że wynika to co prawda z wydruku z usługi Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO), ale na znajdującej się w aktach sprawy kopercie, w której znajdowała się decyzja organu pierwszej instancji, zwróconej do organu, widnieje jedynie data jednej awizacji przesyłki - 10 grudnia 2024 r. Tym samym, z koperty nie wynika data drugiego awizowania, które według organu odwoławczego miało nastąpić 18 grudnia 2024 r. Wskazano, że na kopercie figuruje tylko (oprócz wskazanej wyżej daty I awizo) zwrot "Nie podjęto w terminie" i data 27 grudnia 2025 r. wraz z podpisem doręczyciela.

W ocenie sądu pierwszej instancji, analiza treści naniesień (pieczęci) zamieszczonych na kopercie, w której znajdowała się decyzja organu pierwszej instancji, prowadzi do wniosku, że doręczyciel zaniechał drugiego awizowania tej przesyłki, czego wymaga art. 44 § 3 k.p.a. Dalej, że jak wynika z koperty, sporna korespondencja, po pierwszym jej awizowaniu i niedobraniu przez skarżącą, została zwrócona organowi pierwszej instancji.

Zdaniem WSA w Warszawie, jeżeli na kopercie widnieją inne treści niż na EPO (czy ewentualnie papierowym zwrotnym potwierdzeniu odbioru) – to nie można uznać przesyłki za skutecznie doręczoną bez jednoznacznego wyjaśnienia zaistniałych rozbieżności. Dalej, że w sprawie organ odwoławczy tej rozbieżności nie wyjaśnił (między danymi zawartymi na EPO i zwróconej kopercie), co poddaje w wątpliwość fakt dokonania drugiego zawiadomienia o nadejściu przesyłki. Podano, że zarówno EPO i koperta z adnotacjami dokonanymi przez doręczyciela posiada walor dokumentu urzędowego. Podniesiono, że w sprawie zaistniała rozbieżność pomiędzy ww. dokumentami. Podkreślono, że uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, że organ korzystając z niego, nie może powołać się na domniemanie doręczenia.

Mając na uwadze, że okoliczności doręczenia w trybie art. 44 k.p.a., należy interpretować ściśle i rygorystycznie, stwierdzono, że brak informacji o powtórnym awizo na kopercie, nie pozwala w sprawie zastosować fikcji doręczenia kwestionowanej przesyłki.

Skargę kasacyjną od powyższego wyroku złożył Szef Urzędu, zaskarżając go w całości, zarzucając na podstawie art. 174 pkt 1 i 2 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej: p.p.s.a.):

1. I. naruszenie przepisów postępowania sądowoadministracyjnego w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy w zw. z przepisami postępowania administracyjnego poprzez naruszenie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c w zw. art. 141 § 4 p.p.s.a. w zw. z art. 58 § 1-3, art. 59 § 1 i 2, art. 134 w zw. z art. 40 § 1 oraz art. 44 § 1-4, a także art. 7 i art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a. polegające na nieuzasadnionym i skutkującym uchyleniem zaskarżonego postanowienia przypisaniu Szefowi Urzędu naruszenia wskazanych powyżej przepisów postępowania administracyjnego w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy, do czego doszło na skutek wadliwego przyjęcia przez sąd I instancji, że: organ odwoławczy błędnie ustalił jako niebudzący w sprawie wątpliwości fakt, że w sprawie dokonano podwójnego awizowania przesyłki poleconej zawierającej decyzję organu I instancji; analiza treści zamieszczonych na kopercie, w której znajdowała się decyzja prowadzi do wniosku, że doręczyciel zaniechał drugiego awizowania tej przesyłki; jeżeli na kopercie widnieją inne treści lub ich brak niż na Elektronicznym Potwierdzeniu Odbioru (EPO) - to nie można uznać przesyłki za skutecznie doręczoną bez jednoznacznego wyjaśnienia zaistniałych rozbieżności; brak informacji o awizowaniu na kopercie, nie pozwalał w rozpatrywanej sprawie zastosować fikcji doręczenia kwestionowanej przesyłki podczas gdy: z informacji znajdujących się na wydruku z usługi Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO) wynikało jednoznacznie, że przesyłka była dwukrotnie awizowana 10 grudnia 2024 r. oraz 18 grudnia 2024 r. a awizo pozostawiono w skrzynce oddawczej; brak adnotacji na kopercie o powtórnym awizowaniu nie przekreśla skuteczności doręczenia przesyłki albowiem przepis art. 44 § 1-4 k.p.a. nie uzależnia skuteczności doręczenia przesyłki od umieszczenia na niej jakichkolwiek adnotacji, a jedynie od zachowania trybu przewidzianego w tym przepisie; przepisy k.p.a. nie regulują technicznych kwestii świadczenia usług pocztowych, a w postępowaniu administracyjnym brak jest przepisów wykonawczych do kodeksu postępowania administracyjnego szczegółowo regulujących zasady i tryb doręczania pism organu w tym postępowaniu, takich jak obowiązujące dla doręczeń pism sądowych w postępowaniu cywilnym i karnym; fakt podwójnego awizowania przesyłki organ odwoławczy przyjął w oparciu o wydruk z usługi EPO, zastępujący tradycyjne ("papierowe") zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki a w świetle poglądów judykatury pocztowy dowód doręczenia adresatowi przesyłki jest dokumentem urzędowym, potwierdzającym fakt i datę doręczenia zgodnie z danymi na dokumencie tym umieszczonymi, a zatem: sam brak naniesienia na kopercie adnotacji o powtórnym awizowaniu przesyłki, wobec jednoznacznych zapisów operatora pocztowego zawartych w wydruku z usługi EPO, nie mógł skutkować przyjęciem, że w sprawie nieprawidłowo uznano przesyłkę za doręczoną w trybie przewidzianym w art. 44 k.p.a., a tym samym nie było dostatecznych podstaw do przypisania organowi odwoławczemu istotnego naruszenia art. 58, art. 59, art. 134 w zw. z art. 44 § 1-4, a także art. 7 i art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a. uzasadniającego uchylenie zaskarżonego postanowienia.

Kierując się względami ostrożności procesowej, mając na uwadze, że w orzecznictwie sądowym wskazywano niekiedy na materialnoprawny charakter art. 58 i art. 134 k.p.a. zarzucono także:

1. II. naruszenie prawa materialnego w postaci art. 58 § 1-3 oraz art. 134 w zw. z art. 144 k.p.a. poprzez ich błędne zastosowanie, wyrażające się w błędnym przypisaniu organowi odwoławczemu naruszenia ww. przepisów, mającego polegać na niezasadnym stwierdzeniu przez Szefa Urzędu uchybienia terminu do wniesienia odwołania oraz na dokonaniu oceny przesłanek przywrócenia terminu do jego wniesienia przed niewątpliwym (pewnym) ustaleniem, że rozstrzygnięcie, od którego środek ten został wywiedziony, zostało skutecznie doręczone podczas gdy wobec jednoznacznych zapisów operatora pocztowego zawartych w wydruku z usługi EPO istniały dostateczne podstawy do uznania za doręczoną, w trybie przewidzianym w art. 44 k.p.a., przesyłki zawierającej decyzję organu I instancji, a zatem prawidłowe i konieczne było dokonanie oceny przesłanek przywrócenia terminu do wniesienia odwołania w niniejszej sprawie, a z uwagi na brak podstaw do przywrócenia terminu konieczne okazało się następnie stwierdzenie jego uchybienia.

Na podstawie przywołanych zarzutów, skarżący kasacyjnie Szef Urzędu wniósł o uchylenie zaskarżonego wyroku w całości i oddalenie skargi na zaskarżone postanowienie; względnie uchylenie zaskarżonego wyroku w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania WSA w Warszawie oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych. Ponadto oświadczył, że zrzeka się rozprawy.

Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: "NSA") zważył, co następuje

Zgodnie z art. 183 § 1 p.p.s.a. NSA rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, bierze jednak z urzędu pod rozwagę nieważność postępowania, której przesłanki enumeratywnie wymienione w art. 183 § 2 p.p.s.a. w niniejszej sprawie nie występują. Oznacza to, że przytoczone w skardze kasacyjnej przyczyny wadliwości prawnej zaskarżonego wyroku determinują zakres kontroli dokonywanej przez NSA.

Skarga kasacyjna jest niezasadna.

Zarzut naruszenia przepisów procesowych, wymienionych w pkt I petitum skargi kasacyjnej, okazał się nieusprawiedliwiony. Zarzutem tym Szef Urzędu podjął próbę zakwestionowania stanowiska sądu wojewódzkiego, że organ rozpoznając wniosek cudzoziemki o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Wojewody Mazowieckiego z 18 listopada 2024 r. naruszył art. 58, art. 59 k.p.a., art. 134 k.p.a. oraz art. 44 § 1 - 4 k.p.a. bowiem przyjął, że nastąpiło doręczenie decyzji Wojewody przy zastosowaniu fikcji doręczenia. Tymczasem wobec niespójności między treścią dokumentu Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO), z którego wynika, że doręczyciel dokonał dwóch awizacji, a adnotacjami na przesyłce zawierającej decyzję (koperta), która jest przesyłana przy pomocy operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640; dalej: p.p.), nie jest możliwe zastosowanie art. 44 § 4 k.p.a. (str. 7 uzasadnienia).

Zdaniem NSA zasadnie sąd wojewódzki zastosował art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. gdyż trafnie dopatrzył się naruszenia art. 58 § 1 - 3 i art. 59 § 1 i 2 k.p.a., co było skutkiem błędnego zastosowania art. 44 § 1 - 4 k.p.a. i przyjęcia, że decyzja Wojewody z 18 listopada 2024 r. została doręczona stronie w trybie doręczenia zastępczego. A dalszym skutkiem było zastosowanie art. 134 k.p.a. i stwierdzenie uchybienia do wniesienia odwołania od w/w decyzji. Przywołane w zarzutach procesowych przepisy nie zostały naruszone, a decydującym argumentem jest ocena prawidłowości doręczenia zastępczego decyzji Wojewody Mazowieckiego z 18 listopada 2024 r. Istota bowiem sporu w niniejszej sprawie sprowadza się do odpowiedzi na pytanie, czy Sąd I instancji, uwzględniając skargę cudzoziemki, oparł się na właściwych kryteriach oceny prawidłowości doręczenia zastępczego decyzji Wojewody Mazowieckiego.

Przypomnieć trzeba, że w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43 k.p.a. operator pocztowy w rozumieniu p.p. przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Przed wprowadzeniem usługi EPO przez doręczyciela, jak i po jej wprowadzeniu istotą drugiej awizacji jest przypomnienie adresatowi, że przesyłka rejestrowana znajduje się w placówce pocztowej i do określonego dnia może być odebrana przez tegoż adresata. Dowodem na tę drugą awizację była i jest adnotacja na samej przesyłce (kopercie).

Zgodnie z art. 39 § 3 pkt 1 k.p.a. organ administracji publicznej doręcza pisma przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 p.p. Pod pojęciem przesyłki rejestrowanej rozumie się przesyłkę pocztową przyjętą za pokwitowaniem przyjęcia i doręczaną za pokwitowaniem odbioru (art. 3 pkt 23 p.p.). Jak wskazuje się w doktrynie i orzecznictwie pokwitowanie ma szczególną moc dowodową, stwarza bowiem domniemanie doręczenia i jest niezbędne do oceny daty rozpoczęcia lub zakończenia biegu terminu oraz możliwości dokonywania określonych czynności (zob. R. Hauser, M. Wierzbowski, Kodeks postępowania administracyjnego, Komentarz, Warszawa 2015 r., str. 268 i nast.) oraz ma walor dokumentu urzędowego i stanowi dowód tego, co zostało w nim stwierdzone (por. wyrok NSA z 26 stycznia 2023 r., sygn. akt II GSK 1712/21).

W przedmiotowej sprawie niewykazaną okolicznością jest to, czy zostało dokonane powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki przez cudzoziemkę z placówki pocztowej (art. 44 § 3 k.p.a.). Z analizy EPO wynika, że takie powtórne zawiadomienie (awizo) miało miejsce, natomiast z przesyłki listowej (analiza adnotacji znajdujących się na kopercie) zawierającej decyzję Wojewody, taka informacja nie wynika.

Korespondencja zawierająca decyzję Wojewody została przesłana z wykorzystaniem usługi POLECONA-E bez zwrotnego pokwitowania doręczenia odbioru (tzw. "zwrotki"). Jest to forma rejestrowanej korespondencji doręczanej przez Pocztę Polską. Przesyłka ta jest rejestrowana (posiada numer nadania, można ją śledzić), ale nie wymaga podpisu odbiorcy na tzw. papierowej zwrotce wracającej do nadawcy (zamiast zwrotki papierowej mamy elektroniczny dokument, który może być podpisany za pomocą odpowiedniego urządzenia) – vide wyrok NSA z 9 czerwca 2026 r. sygn. akt II OSK 184/26. Niemniej jest to jedynie potwierdzenie odbioru przesyłki, które zastępuje własnoręczny podpis adresata składany na dokumencie papierowym, tzw. zwrotce. Natomiast EPO nie zastępuje samej przesyłki rejestrowanej.

W realiach niniejszej sprawy, na kopercie zawarto informację o pierwszym awizowaniu przesyłki 10 grudnia 2024 r. oraz o niepodjęciu przesyłki w terminie i zwrocie do nadawcy 27 grudnia 2024 r. Jak już wskazano, brak jest na tej kopercie informacji o powtórnym zawiadomieniu (drugim awizowaniu), miejscu pozostawienia przesyłki oraz informacji o miejscu pozostawienia awizo. Odmiennego rodzaju natomiast informacja wynika z EPO - mianowicie miała miejsce druga awizacja przesyłki. Występuje zatem sprzeczność adnotacji (informacji) zawartych na przesyłce listowej i informacji wynikających z EPO.

Sporność tejże kwestii ma związek z koniecznością rozstrzygnięcia, czy fakt niepokrywania się adnotacji na kopercie, w której umieszczona była przesyłka zawierająca decyzję Wojewody, z informacjami zamieszczonymi w EPO może wywoływać wątpliwości odnośnie do zachowania warunków przewidzianych w art. 44 § 1 - 4 k.p.a.. W odniesieniu do tego zagadnienia NSA wypowiedział się w kilku wyrokach i jednolicie przyjął, że pomiędzy tymi dokumentami nie powinno być rozbieżności (por. np. wyrok NSA z 7 marca 2024 r. sygn. akt II OSK 1348/23; postanowienie NSA z 19 grudnia 2024 r. sygn. akt II OZ 793/24; wyrok NSA z 18 marca 2026 r. sygn. akt II OSK 1062/25; wyrok NSA z 6 maja 2026 r. sygn. akt II OSK 2398/25; wyrok NSA z 11 maja 2026 r. sygn. akt II OSK 2137/25, wyrok NSA z 9 czerwca 2026 r. sygn. akt II OSK 184/26, CBOSA). Podzielając ten pogląd należy zwrócić uwagę na następujące kwestie.

Koniecznym elementem składowym doręczenia na podstawie art. 44 k.p.a. jest złożenie przez doręczającego pisma w placówce operatora wyznaczonego, a także umieszczenie stosownego zawiadomienia o tym, czemu powinno towarzyszyć dopełnienie przez doręczającego szczegółowo opisanego obowiązku informacyjnego. Informacja o prawidłowym awizowaniu przesyłki powinna być utrwalona w formie umożliwiającej potwierdzenie prawidłowości zachowania doręczającego pod rygorem uznania doręczenia zastępczego za bezskuteczne. W dotychczasowym orzecznictwie sądowoadministracyjnym za ugruntowany należy uznać pogląd, że skutek, o którym mowa w art. 44 § 4 k.p.a., może być przyjęty, kształtując sytuację prawną strony jako podmiotu, któremu zostało doręczone pismo, wyłącznie wówczas, gdy ponad wszelką wątpliwość stwierdzone zostanie, iż operator pocztowy dochował wszystkich warunków wskazanych w art. 44 § 1 - 3 k.p.a. Kluczowa jest zatem informacja, że nastąpiło powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki, która została złożona w placówce pocztowej.

Chodzi o przypomnienie adresatowi o czekającej na niego korespondencji, aby mógł dopełnić obowiązkowi jej odebrania z placówki pocztowej. Materiał dowodowy zgromadzony w aktach sprawy, w oparciu o który organ orzeka, musi zatem dawać pewność spełnienia wszystkich przesłanek regulujących stosowaną w niej fikcję prawną (por. wyrok NSA z 13 marca 2025 r., sygn. akt II OSK 2127/24; wyrok NSA z 13 grudnia 2023 r., sygn. akt II OSK 705/21; wyrok NSA z 22 listopada 2022 r., sygn. akt II OSK 121/20; wyrok NSA z 12 lipca 2022 r., sygn. akt II OSK 1942/21; wyrok NSA z 8 grudnia 2020 r., sygn. akt II OSK 861/20).

Za pośrednictwem doręczenia pisma w postępowaniu administracyjnym organy administracji publicznej uzewnętrzniają treść podejmowanych czynności procesowych wobec strony, przez co przestrzeganie warunków jego dokonywania opisanych w rozdziale 8 działu I k.p.a. stanowi istotny element prawidłowego działania organów administracji publicznej. Zasady doręczeń nie stanowią wyłącznie technicznego aspektu procedowania, lecz są fundamentalną gwarancją realizacji wywodzonej z art. 2 Konstytucji RP zasady zaufania obywatela do państwa, a także prawa do obrony i prawa do rzetelnego procesu. Doniosłość czynności doręczenia pisma w sposób umożliwiający stronie zapoznanie się z jego treścią przejawia się w tym, że ma ona podstawowe znaczenie dla zapewnienia tejże stronie możliwości obrony jej praw w postępowaniu administracyjnym, a tym samym stanowi podstawowy wyznacznik oceny, czy zapewniony został stronie przez organ czynny w nim udział.

Powyższe uzasadnia przyjęcie, że przesłanki umożliwiające organowi posłużenie się wskazaną fikcją prawną powinny być wykładane ściśle (rygorystycznie). Fikcja prawna nie może bowiem rodzić negatywnych skutków dla strony, jeśli występują niespójności lub braki dowodowe rzutujące na ocenę przebiegu procesu doręczania pisma.

W rozpatrywanej sprawie WSA w Warszawie zdiagnozował niespójność między omówionymi wyżej dokumentami, co słusznie prowadziło do poddania w wątpliwość dochowanie warunków doręczenia określonych w art. 44 § 1-3 k.p.a. Zdaniem NSA ustalenia organu nie mogły odwoływać się wyłącznie do informacji o doręczeniu przesyłki, które wynikały z EPO. Tenże dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego operatora wyznaczonego może być wykorzystany jako dowód doręczenia przesyłki rejestrowanej na podstawie art. 39 § 3 pkt 1 k.p.a. pod warunkiem, że wpisy dokonywane w ww. systemie przez doręczyciela nie pozostają rozbieżne z adnotacjami zamieszczonymi równocześnie przez niego bezpośrednio na przesyłce (kopercie). Stanowi ona bowiem fizyczny nośnik informacji o podejmowanych przez doręczyciela czynnościach. W rozważanym przypadku, taka rozbieżność wystąpiła w związku z tym, że doręczyciel odnotował na stronie adresowej przesyłki jej awizowanie 10 grudnia 2024 r., a także jej zwrot z uwagi na niepodjęcie przesyłki w terminie, co pokrywało się z informacją umieszczoną w EPO - jednakże odstąpił od potwierdzenia w podobny sposób na przesyłce faktu drugiej awizacji, która miała mieć miejsce 18 grudnia 2024 r.

Tejże oceny nie podważa uwaga skargi kasacyjnej, że przepisy k.p.a. nie regulują technicznych kwestii świadczenia usług pocztowych, w tym nanoszenia określonych adnotacji na kopercie w sposób odpowiadający zasadom obowiązującym dla doręczeń pism w postępowaniu cywilnym i karnym. Organ wskazał, że w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026) wyraźny obowiązek umieszczenia na przesyłce adnotacji (o dacie doręczenia) nakłada na operatora wyznaczonego wyłącznie § 39 ust. 1, gdy takie żądanie zgłosił adresat w chwili odbioru przesyłki. Jakkolwiek zgodzić się trzeba z wnioskiem, że w świetle § 31 ust. 2 cyt. rozporządzenia operator wyznaczony może zdecydować o wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej przy dostarczaniu organowi jako nadawcy informacji o doręczanej przesyłce, niemniej na przeszkodzie temu, by status doręczanej przesyłki wyznaczany mógł być jedynie w trybie określonym w ww. przepisie, stoi stwierdzenie posługiwania się przez doręczyciela określonymi adnotacjami na stronie adresowej przesyłki.

Sfera techniczna doręczeń pocztowych określona w p.p. nie może uchybiać standardom gwarancyjnym, stanowionym przez ustawodawcę wprost w k.p.a. W takiej sytuacji dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego operatora wyznaczonego nie powinien być traktowany jako wyłączny dowód zaistniałych zdarzeń, które ustawodawca czyni relewantnymi na gruncie art. 44 § 1-4 k.p.a., w szczególności, gdy działania doręczyciela noszą znamiona niekonsekwencji. Brak adnotacji o dwukrotnym awizowaniu na przesyłce dyskwalifikuje informację pochodzącą z EPO jako miarodajną (tak wyrok NSA z 11 maja 2026 r. sygn. akt II OSK 2137/25 i wyrok NSA z 7 lipca 2024 r. sygn. akt II OSK 1348/23).

W tych warunkach Sąd I instancji był uprawniony, by przyjąć, że informacje pochodzące od operatora wyznaczonego nie dają pewności co do tego, iż nastąpiło prawidłowe zawiadomienie skarżącej jako adresata przesyłki o jej pozostawieniu w oddawczym urzędzie pocztowym przez określony czas. Z tego powodu nieodebranie przesyłki i niepodjęcie przez skarżącą koniecznych działań w celu wniesienia odwołania od decyzji Wojewody odmawiającej udzielenia jej zezwolenia na pobyt czasowy nie mogło podlegać rozważeniu przez organ wyłącznie na płaszczyźnie oceny tego, czy wskazane zaniechanie, które należało przypisać cudzoziemcowi, ma charakter zawiniony w rozumieniu art. 58 § 1 k.p.a.

Mając na uwadze powyższe, NSA na podstawie art. 184 p.p.s.a., orzekł jak na wstępie.

NSA orzekał na posiedzeniu niejawnym na podstawie art. 182 § 2 p.p.s.a.