Uzasadnienie
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (dalej zwany: WSA lub sądem I instancji) postanowieniem z 16 lipca 2025 r. sygn. akt V SA/Wa 3308/24, działając na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej zwanej: p.p.s.a.), odrzucił skargę J. N. (dalej zwanego: skarżącym) na decyzję Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z 17 września 2024 r. nr DIR-II.025.23.2020.IS.3 w przedmiocie orzeczenia o solidarnej odpowiedzialności za zaległości w zapłacie należności z tytułu zwrotu dofinansowania.
W uzasadnieniu sąd I instancji wskazał, że na podstawie zarządzenia Przewodniczącego Wydziału z 26 listopada 2024 r. pełnomocnik skarżącego został wezwany do usunięcia braków formalnych skargi przez złożenie pełnomocnictwa procesowego do reprezentowania strony skarżącej przed sądami administracyjnymi, potwierdzającego umocowanie do wniesienia skargi z 22 października 2024 r. w oryginale bądź uwierzytelnionej kopii, z uwagi że skarga została złożona bez załączników. Wezwanie 14 stycznia 2025 r. zostało zwrócone do sądu i uznane za doręczone w dniu 2 stycznia 2025 r.
W związku z powyższym sąd I instancji uznał, że nie uzupełniono braku formalnego skargi w postaci pełnomocnictwa zawierającego umocowanie do działaniu w imieniu strony skarżącej przed wojewódzkim sądem administracyjnym lub przed sądami administracyjnymi i odrzucił skargę.
Zażalenie na powyższe postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego wniósł pełnomocnik skarżącego, zaskarżając postanowienie w całości i wnosząc o jego uchylenie i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania. Pełnomocnik skarżącego wniósł o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodów z dokumentów w postaci:
- a. wydruku z archiwum ewidencji korespondencji przychodzącej do Kancelarii pełnomocnika skarżącego z 19 grudnia 2024 r. potwierdzającego funkcjonowanie Kancelarii we wskazanym dniu oraz przyjmowanie korespondencji;
- b. wydruku z archiwum korespondencji przychodzącej pełnomocnika skarżącego z 30 grudnia 2024 r. potwierdzającego funkcjonowanie Kancelarii we wskazanym dniu oraz przyjmowanie korespondencji;
- c. oświadczenie J. J. z 13 sierpnia 2025 r. dot. braku prób doręczenia przesyłki z WSA w Warszawie oraz niepozostawienia awiz z nią związanych do Kancelarii pełnomocnika skarżącego, dowody a-c powołane zostały na fakt: (1) braku doręczenia postanowienia WSA w Warszawie z 26 listopada 2024 r, (2) braku awiza pocztowego pozwalającego na odebranie postanowienia WSA w Warszawie z 26 listopada 2024 r. z placówki pocztowej;
- d. pełnomocnictwo pocztowe od pełnomocnika skarżącego dla J. J., dowód powołany na fakt uprawnienia J. J. do obioru korespondencji przychodzącej na adres kancelarii pełnomocnika skarżącego.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Zażalenie jest uzasadnione, a więc postanowienie WSA w Warszawie jako nieodpowiadające prawu podlega uchyleniu.
Wymogi formalne skargi określone zostały w przepisie art. 57 p.p.s.a. oraz art. 46 p.p.s.a. Zgodnie z art. 57 § 1 p.p.s.a. skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, które określa art. 46 ww. ustawy. Stosownie do art. 46 § 3 p.p.s.a. do pisma należy dołączyć pełnomocnictwo lub jego wierzytelny odpis, jeżeli pismo wnosi pełnomocnik, który w danej sprawie nie złożył jeszcze tych dokumentów przed sądem.
Niezłożenie dokumentu wykazującego umocowanie do wniesienia skargi i określającego sposób reprezentacji strony skarżącej stanowi brak formalny. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 49 § 1 p.p.s.a. sąd wzywa stronę do usunięcia tego braku formalnego, a w przypadku jego nieusunięcia w wyznaczonym terminie, odrzuca skargę na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a.
WSA wskazał, że w przedmiotowej sprawie braki formalne nie zostały uzupełnione w zakreślonym przez sąd terminie. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, sąd I instancji słusznie wezwał pełnomocnika skarżącego do uzupełnienia braków formalnych skargi. Pogląd, że zaniechanie przedłożenia pełnomocnictwa umocowującego do działania przed sądem stanowi brak formalny jest ogólnie przyjęty w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Pełnomocnik podnosi w zażaleniu, że odrzucenie skargi skarżącego ze względu na nieuzupełnienie braków formalnych skargi (mimo wystosowania wezwania w tym zakresie) było niezasadne, bowiem wezwania tego pełnomocnik skarżącego nigdy nie otrzymała, na co przedstawia dowód w postaci: a. wydruku z archiwum ewidencji korespondencji przychodzącej do Kancelarii pełnomocnika skarżącego z 19 grudnia 2024 r.; b. wydruku z archiwum korespondencji przychodzącej pełnomocnika skarżącego z 30 grudnia 2024 r.; c. oświadczenie pracownika z 13 sierpnia 2025 r. dot. braku prób doręczenia przesyłki z WSA w Warszawie oraz niepozostawienia awiz z nią związanych do Kancelarii pełnomocnika skarżącego; d. pełnomocnictwo pocztowe od pełnomocnika skarżącego dla pracownika.
W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego przedstawiona w zażaleniu argumentacja, na okoliczność braku prawidłowego doręczenia wezwania do uzupełnienia braków formalnych skargi, w zestawieniu z aktami sprawy pozwala uznać, że nie ziściła się fikcja doręczenia przewidziana w art. 73 § 4 p.p.s.a. Sąd I instancji nie miał bowiem wystarczających podstaw, by uznać, że pełnomocnikowi skarżącego skutecznie doręczono wezwanie do usunięcia braków formalnych skargi.
Aby w sposób prawidłowy doręczyć ww. wezwanie należy, zgodnie z dyspozycją art. 65 § 2 p.p.s.a., zastosować tryb, o którym mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz. U. z 2024 r. poz. 19; dalej zwanego: rozporządzenie), tzn. tylko w takim zakresie, w jakim przepisy rozdziału 4 działu III p.p.s.a. nie stanowią inaczej.
W niniejszej sprawie wezwanie do uzupełnienia braku formalnego skargi sąd I instancji uznał za doręczone pełnomocnikowi skarżącego w trybie zastępczym uregulowanym w art. 73 p.p.s.a. z dniem 2 stycznia 2025 r. – k. 40 akt sądowych.
Zgodnie z art. 73 p.p.s.a. w razie niemożności doręczenia pisma w sposób przewidziany w art. 65 – 72 tej ustawy, pismo składa się na okres czternastu dni w placówce pocztowej w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe albo w urzędzie gminy, dokonując jednocześnie zawiadomienia określonego w § 2 (§ 1). Zawiadomienie o złożeniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie siedmiu dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy to nie jest możliwe, na drzwiach mieszkania adresata lub w miejscu wskazanym jako adres do doręczeń, na drzwiach biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe (§ 6 ust. 2 rozporządzenia w zw. z art. 65 § 2 i art. 73 § 1 i 2 p.p.s.a.). Po pozostawieniu zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki we właściwej placówce pocztowej operatora lub właściwym urzędzie gminy doręczający dokonuje adnotacji o niedoręczeniu przesyłki na formularzu potwierdzenia odbioru oraz umieszcza adnotację "awizowano dnia" na stronie adresowej niedoręczonej przesyłki i składa swój podpis (§ 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w zw. z art. 65 § 2 i art. 73 § 2 p.p.s.a.).
Jeżeli osoba uprawniona nie zgłosi się po odbiór przesyłki złożonej w placówce pocztowej operatora w terminie siedmiu dni, placówka pocztowa operatora sporządza, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia, powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej, przy czym zaznacza dokonanie powtórnego zawiadomienia adnotacją "awizowano powtórnie dnia" i podpisem (§ 8 ust. 2 rozporządzenia w zw. z art. 65 § 2 i art. 73 § 2 i 3 p.p.s.a.).
Poczta Polska S.A. zobowiązana jest przez swojego pracownika do prawidłowego opisania/wypełnienia zwrotnego potwierdzenia odbioru informującego o miejscu pozostawienia zawiadomienia (awiza). W tym celu pracownik poczty, pozostawiając awizo, wskazuje odpowiednio miejsce pozostawienia zawiadomienia, tj.: 1. w drzwiach adresata;
- 2. w oddawczej skrzynce pocztowej;
- 3. w skrytce pocztowej (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym – Dz. U. z 2024 r. poz. 19; dalej zwanego: rozporządzenie – oraz zał. nr 3 do rozporządzenia w zw. z art. 65 § 2, art. 73 § 2, 3 i 5 p.p.s.a.).
W tym miejscu podkreślenia wymaga, że fikcja prawna doręczenia przewidziana w art. 73 p.p.s.a. jest skuteczna w tym znaczeniu, że pociąga za sobą wszelkie skutki doręczenia, które to doręczenie jest oparte na domniemaniu, że zawiadomienie o złożeniu pisma w urzędzie pocztowym dotarło do rąk adresata. Oznacza to, że skuteczność doręczenia dokonanego w tym trybie zależy w szczególności od prawidłowego zawiadomienia adresata o pozostawieniu pisma, które może być odebrane. Wypełnione prawidłowo potwierdzenie odbioru stanowi dokument urzędowy, który potwierdza fakt i datę doręczenia pisma. Stanowi ono dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone (por. postanowienia NSA: z dnia 5 października 2016 r., sygn. akt II OZ 1001/16 i z dnia 29 kwietnia 2016 r., sygn. akt I OZ 404/16; CBOSA).
Naczelny Sąd Administracyjny zauważa, że na zwrotnym potwierdzeniu odbioru przesyłki nr [...], zaadresowanej do pełnomocnika skarżącego, brakuje adnotacji o miejscu pozostawienia zawiadomienia dla odbiorcy w dniu 19 grudnia 2024 r. W związku z powyższym nie było możliwe ustalenie, w którym miejscu pracownik poczty doręczający przesyłkę pozostawił w dniu 19 grudnia 2024 r. awizo dla pełnomocnika skarżącego informujące o skierowanej do niego korespondencji sądowej. Ponadto placówka pocztowa operatora nie potwierdziła przez umieszczenie na przesyłce podpisu przyjmującego przyjęcie od doręczającego awizowanej przesyłki.
WSA w Warszawie, chcąc zatem zastosować art. 73 p.p.s.a., powinien był najpierw ustalić, czy nastąpiła prawidłowa próba doręczenia przez operatora pocztowego przesyłki. Tymczasem, na podstawie dokumentacji znajdującej się w aktach niniejszej sprawy, można zgodzić się z pełnomocnikiem skarżącego, że nie został on właściwie poinformowany o próbie doręczenia mu przesyłki zawierającej wezwanie do usunięcia braków formalnych skargi. Doręczenie przesyłki w sposób niewłaściwy przez pracownika poczty, podważa skuteczność podwójnego awizowania przesyłki, wobec braku stosownej adnotacji o miejscu umieszczenia zawiadomienia.
Mając powyższe na uwadze należało przyjąć, że doszło do obalenia domniemania doręczenia przesyłki przez operatora pocztowego. Tym samym podważone zostały ustalenia sądu I instancji, co do bezskutecznego upływu terminu wyznaczonego na uzupełnienie braku formalnego skargi. W konsekwencji niezasadne było odrzucenie skargi na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a.
Z uwagi na powyższe Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 185 § 1 w zw. z art. 197 § 2 p.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie.
Z kolei o zwrocie kwoty uiszczonej tytułem wpisu od zażalenia orzeczono jak w punkcie drugim sentencji postanowienia na podstawie art. 232 § 1 pkt 2 p.p.s.a.