Uzasadnienie
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie (dalej: WSA w Olsztynie, Sąd I instancji) postanowieniem z dnia 16 kwietnia 2026 r., sygn. akt I SA/Ol 509/25 po rozpoznaniu wniosku A. – I. P. P. M. K. o przywrócenie terminu do wniesienia zażalenia na postanowienie WSA w Olsztynie z 31 grudnia 2025 r., sygn. akt I SA/Ol 509/25 w przedmiocie odrzucenia skargi w sprawie ze skargi A. – I. P. P. M. K. (dalej: skarżący) na informację Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego Spółka Akcyjna z siedzibą w Olsztynie z dnia 6 listopada 2025 r. nr WPU-FEWM.01.09-IP.02-0223/24.2025 (6325) w przedmiocie częściowego nieuwzględnienia protestu: odmówił przywrócenia terminu.
W uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia Sąd I instancji wskazał, że postanowienie WSA w Olsztynie z dnia 31 grudnia 2025 r. odrzucające skargę zostało uznane za doręczone z dniem 21 stycznia 2026 r. w trybie art. 73 § 4 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2026 r. poz. 143, ze zm., dalej jako: "p.p.s.a."). Tym samym termin na wniesienie zażalenia upłynął 28 stycznia 2026 r.
Skarżący złożył wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia zażalenia, wraz z wnioskiem przedłożył potwierdzenie zgłoszenia 15 lutego 2026 r. reklamacji dotyczącej przesyłki zawierającej odpis postanowienia sądu o odrzucenie skargi (k. 243-246 akt sądowych), a także zażalenie. Z treści rozpoznawanego wniosku wynika, że przyczynę uchybienia terminu stanowiło nieotrzymanie przez skarżącego zawiadomienia (awizo) o próbie doręczenia przesyłki zawierającej odpis postanowienia z 31 grudnia 2025 r. Wskutek wezwania skarżący w dniu 20 marca 2026 r. przedłożyła odpowiedź Poczty Polskiej na reklamację.
Sąd I instancji stwierdził, że skarżący dochował ustawowego terminu na złożenie wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia zażalenia (art. 87 §1 p.p.s.a.). O wydaniu przez Sąd postanowienia odrzucającego skargę w jego sprawie dowiedział się po zapoznaniu z aktami sprawy w dniu 11 lutego 2026 r., a 18 lutego 2026 r. wniósł on o przywrócenie terminu. Ponadto wykonał czynność, której nie dokonał w terminie (przedłożył zażalenie na ww. postanowienie). Natomiast w ocenie Sądu I instancji skarżący nie uprawdopodobnił w sposób wystarczający braku winy w uchybieniu terminu do wniesienia zażalenia.
Sąd zauważył, że otrzymana odpowiedź Poczty Polskiej na zgłoszoną przez skarżącego reklamację nie potwierdziła twierdzeń strony zawartych we wniosku. Zatem w ocenie Sądu podnoszone przez skarżącego okoliczności nie uprawdopodabniają, że konieczny do przyjęcia fikcji doręczenia ciąg czynności podejmowanych przez doręczyciela nie został zrealizowany. Tym samym nie obalają przyjętego w sprawie przez sąd domniemania doręczenia odpisu postanowienia.
Nadto Sąd I instancji podkreślił, że adnotacje poczynione przez doręczyciela na zwrotnym poświadczeniu odbioru oraz na kopercie zawierającej odpis postanowienia sądu odpowiadają wymogom rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz.U. z 2024 r. poz.
19) w zakresie awizowania przesyłek pocztowych pochodzących od sądów i wskazują, że podjęto próbę dwukrotnego doręczenia przesyłki skarżącemu. Powyższe przeczy twierdzeniom strony o niepozostawieniu awiza w miejscu jej zamieszkania. W ocenie Sądu skarżący nie uprawdopodobnił, że doręczyciel w rzeczywistości dwukrotnie poświadczył nieprawdę na dokumencie mającym znaczenie prawne (adnotacje na zwrotnym poświadczeniu odbioru oraz na przesyłce). Sąd wskazał, że treść wniosku o przywrócenie terminu nie obala domniemania zgodności doręczenia zastępczego odpisu postanowienia dokonanego w trybie art. 73 § 1-4 p.p.s.a.
W zażaleniu na powyższe postanowienie skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia. W uzasadnieniu wskazał, że awizo nie zostało mu doręczone i nie doszło do realnej możliwości zapoznania się z korespondencją i podjęcia czynności w terminie. Skarżący wskazał, że działał z najwyższą starannością codziennie sprawdzając skrzynkę pocztową. W ocenie skarżącego nie doszło do celowego uchybienia terminu ze strony skarżącego a brak odbioru przesyłki był wynikiem zaniedbania operatora pocztowego. Wskazał, że obecnie podejmuje działania w celu formalnego potwierdzenia nieprawidłowości przez operatora pocztowego. Rozmawiał telefonicznie z kierownikiem listonoszy Urzędu Pocztowego Olsztyn 10 i ostatecznie skierował do niego pismo z 13 maja 2026 r. z prośbą o wyjaśnienie sytuacji dotyczącej barku awizo. Pismem z dnia 5 czerwca 2026 r. skarżący przedstawił odpowiedź Poczty Polskiej z której wynika że odniesienie się do zgłaszanego braku awizo jest dla poczty utrudnione. Wskazał, że do chwili obecnej nie uzyskał konkretnego wyjaśnienia zaistniałych okoliczności.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Zażalenie zasługuje na uwzględnienie.
W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego argumentacja przedstawiona w zażaleniu na okoliczność braku otrzymania awizo w zestawieniu z aktami sprawy pozwala uznać, że nie ziściła się fikcja doręczenia przewidziana w art. 73 § 4 p.p.s.a.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie nie miał bowiem wystarczających podstaw, by uznać, że skarżącemu skutecznie doręczono postanowienie z dnia 31 grudnia 2025 r., sygn. akt I SA/Ol 509/25 w przedmiocie odrzucenia skargi.
Aby w sposób prawidłowy doręczyć orzeczenie sądowe należy, zgodnie z dyspozycją art. 65 § 2 p.p.s.a., zastosować tryb, o którym mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz. U. z 2024 r. poz. 19; dalej: rozporządzenie), tzn. tylko w takim zakresie, w jakim przepisy rozdziału 4 działu III p.p.s.a. nie stanowią inaczej.
Zgodnie z art. 73 p.p.s.a. w razie niemożności doręczenia pisma w sposób przewidziany w art. 65-72 tej ustawy, pismo składa się na okres czternastu dni w placówce pocztowej w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe albo w urzędzie gminy, dokonując jednocześnie zawiadomienia określonego w § 2 (§ 1). Zawiadomienie o złożeniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie siedmiu dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy to nie jest możliwe, na drzwiach mieszkania adresata lub w miejscu wskazanym jako adres do doręczeń, na drzwiach biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe (§ 6 ust. 2 rozporządzenia w zw. z art. 65 § 2 i art. 73 § 1 i 2 p.p.s.a.). Po pozostawieniu zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki we właściwej placówce pocztowej operatora lub właściwym urzędzie gminy doręczający dokonuje adnotacji o niedoręczeniu przesyłki na formularzu potwierdzenia odbioru oraz umieszcza adnotację "awizowano dnia" na stronie adresowej niedoręczonej przesyłki i składa swój podpis (§ 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w zw. z art. 65 § 2 i art. 73 § 2 p.p.s.a.).
Jeżeli osoba uprawniona nie zgłosi się po odbiór przesyłki złożonej w placówce pocztowej operatora w terminie siedmiu dni, placówka pocztowa operatora sporządza, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia, powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej, przy czym zaznacza dokonanie powtórnego zawiadomienia adnotacją "awizowano powtórnie dnia" i podpisem (§ 8 ust. 2 rozporządzenia w zw. z art. 65 § 2 i art. 73 § 2 i 3 p.p.s.a.).
Poczta Polska S.A. zobowiązana jest poprzez swojego pracownika do prawidłowego opisania/wypełnienia zwrotnego potwierdzenia odbioru informującego o miejscu pozostawienia zawiadomienia (awiza). W tym celu pracownik poczty, pozostawiając awizo, wskazuje odpowiednio miejsce pozostawienia zawiadomienia, tj.: 1. w drzwiach adresata;
- 2. w oddawczej skrzynce pocztowej;
- 3. w skrytce pocztowej (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia oraz zał. nr 3 do rozporządzenia w zw. z art. 65 § 2, art. 73 § 2, 3 i 5 p.p.s.a.).
W tym miejscu podkreślenia wymaga, że fikcja prawna doręczenia przewidziana w art. 73 p.p.s.a. jest skuteczna w tym znaczeniu, że pociąga za sobą wszelkie skutki doręczenia, które to doręczenie jest oparte na domniemaniu, iż zawiadomienie o złożeniu pisma w urzędzie pocztowym dotarło do rąk adresata. Oznacza to, że skuteczność doręczenia dokonanego w tym trybie zależy w szczególności od prawidłowego zawiadomienia adresata o pozostawieniu pisma, które może być odebrane. Wypełnione prawidłowo potwierdzenie odbioru stanowi dokument urzędowy, który potwierdza fakt i datę doręczenia pisma. Stanowi ono dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone (por. postanowienia NSA: z dnia 5 października 2016 r., sygn. akt II OZ 1001/16 i z dnia 29 kwietnia 2016 r., sygn. akt I OZ 404/16; CBOSA).
Naczelny Sąd Administracyjny zauważa, że na zwrotnym potwierdzeniu odbioru przesyłki nr 00 759007734674221170, zaadresowanej do skarżącego, brakuje adnotacji o miejscu pozostawienia zawiadomienia dla odbiorcy w dniu 7 stycznia 2026 r. W związku z powyższym nie było możliwe ustalenie, w którym miejscu pracownik poczty doręczający przesyłkę pozostawił w dniu 7 stycznia 2026 r. awizo dla skarżącego informujące o skierowanej do niego korespondencji sądowej.
WSA w Olsztynie, chcąc zatem zastosować art. 73 p.p.s.a., powinien był najpierw ustalić, czy nastąpiła prawidłowa próba doręczenia przez operatora pocztowego przesyłki. Tymczasem, na podstawie dokumentacji znajdującej się w aktach niniejszej sprawy, można zgodzić się ze skarżącym, że nie został on właściwie poinformowany o próbie doręczenia mu przesyłki zawierającej postanowienie WSA w Olsztynie z dnia 31 grudnia 2025 r. Doręczenie przesyłki w sposób niewłaściwy przez pracownika poczty, podważa skuteczność podwójnego awizowania przesyłki, wobec braku stosownej adnotacji o miejscu umieszczenia zawiadomienia.
W konsekwencji Sąd I instancji nie miał podstaw do uznania, że próba doręczenia przez operatora pocztowego przesyłki zawierającej postanowienie sądowe była prawidłowa. Skarżący nie mógł tym samym uchybić terminowi do wniesienia zażalenia na postanowienie o odrzuceniu skargi.
Z powyższych względów Naczelny Sąd Administracyjny uznając, że zaskarżone postanowienie zostało wydane z naruszeniem art. 86 § 1 p.p.s.a. na podstawie art. 188 w zw. z art. 197 § 1 i 2 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji.
Z kolei o zwrocie kwoty uiszczonej tytułem wpisu od zażalenia orzeczono jak w punkcie trzecim sentencji postanowienia na podstawie art. 232 § 1 pkt 2 p.p.s.a.